Стандарт организации (стр. 1 )

«УТВЕРЖДАЮ»

Ректор НовГУ

___________________

«___» ______________ 2011 г.

Стандарт организации

Система менеджмента качества

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

СТО СМК 4.2.02-2011

Версия 01

Дата введения: 2011-___-___

«СОГЛАСОВАНО»

Представитель Руководства

по качеству

______________

«___» ______________ 2011г.

Великий Новгород

2011

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН Рабочей группой НИЦ НовГУ

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ректора НовГУ № ____ от __.__.____г.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве стандарта организации НИЦ НовГУ без разрешения представителя руководства по качеству

Содержание

1 Область применения................................................................................................................................................................. 4

2 Нормативные ссылки............................................................................................................................................................... 4

3 Термины и определения, сокращения............................................................................................................................... 4

4 Общие положения...................................................................................................................................................................... 5

5 Порядок выполнения процесса............................................................................................................................................ 8

6 Ответственность....................................................................................................................................................................... 13

Лист согласования............................................................................................................................................................................... 14

Список использованных источников........................................................................................................................................... 15

Приложения............................................................................................................................................................................................ 15

Лист регистрации изменений.......................................................................................................................................................... 21

Лист рассылки....................................................................................................................................................................................... 22

Лист ознакомления.............................................................................................................................................................................. 23

Введение

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в НИЦ НовГУ, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Настоящий стандарт устанавливает порядок управления записями, необходимыми для подтверждения соответствия качества продукции, процессов и всей системы менеджмента качества в целом установленным требованиям. Стандарт разработан в развитие п.4.2 Руководства по качеству.

2  Область применения

1.1 Настоящий стандарт является нормативным документом, устанавливающим порядок выполнения процесса «Управления записями» СМК НИЦ НовГУ в соответствии с требованиями п.4.2.4 стандарта ISO 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

1.2 Настоящий стандарт предназначен для персонала НИЦ НовГУ, регистрирующего, сохраняющего и/или использующего записи и данные по качеству СМК.

1.3 Настоящий стандарт обязателен к применению всеми структурными подразделениями НИЦ НовГУ.

3  Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

·  ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

·  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Часть 1. Общие требования.

·  ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

·  ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования.

·  ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

·  ГОСТ РВ 15.002-2003 СРППП. Военная техника. Системы менеджмента качества. Общие требования.

·  ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 Менеджмент организации. Руководство по документированию СМК.

·  СТО СМК 4.2.01-2011 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление документацией.

Примечание: Дополнения, переработка и издание взамен настоящего нового стандарта по мере обновления действующих межгосударственных и государственных стандартов, других нормативных актов находится в компетенции научно-исследовательского центра университета. Однако в целях обеспечения непрерывности научной деятельности при пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов по указателю "Национальные стандарты", составленному по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

4  Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины, определения и сокращения:

3.1 Документ (document): Информация, представленная на соответствующем носителе.

П р и м е р:

Записи, спецификация, процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт.

3.2 Запись (record): Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

П р и м е ч а н и я:

1 Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.

2 Пересмотры записей, как правило, в управлении не нуждаются.

3.3 Информация (information): Значимые данные.

3.4 Объективное свидетельство (objective evidence): Данные, подтверждающие наличие или истинность чего-либо.

П р и м е ч а н и е:

Объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения, измерения, испытания или другим способом.

3.5 Доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

3.6 Контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

3.7 ДПУ – документированная процедура управления.

3.8 ДИ – должностная инструкция.

3.9 ИК – информационная карта.

3.10 КД – корректирующие действия.

3.11 МИ – методическая инструкция.

3.12 НД – нормативная документация.

3.13 НИР – научно-исследовательская работа.

3.14 ПД – предупреждающие действия.

3.15 ПСП – положение о структурном подразделении.

3.16 РК – руководство по качеству.

3.17 СМК – система менеджмента качества.

3.18 СТО – стандарт организации.

3.19 ТЗ – техническое задание.

3.20 УДОТ – управление документооборота и офисных технологий.

5  Общие положения

Целью процесса «Управление записями» является подтверждение соответствия качества продукции, процессов и всей системы менеджмента качества в целом установленным требованиям, факта выполнения тех или иных работ, принятие обоснованных решений.

Для реализации этой цели решаются следующие задачи:

·  распределение полномочии, функций и ответственности по подразделениям НИЦ НовГУ в части сбора, регистрации, систематизации, хранения и выдачи записей и данных о качестве;

·  применение процедур управления для обеспечения регистрации достоверных записей и данных о качестве, для того, чтобы в дальнейшем располагать необходимыми сведениями для оценки результативности СМК в целом и её улучшения.

В соответствии с СТО СМК 4.2.01 записи относятся к документам третьего уровня в иерархической структуре документов СМК. Основное требование к этому виду документов – обеспечить их сохранность в первоначальном виде и доступ к ним для систематизации, обработки и последующего анализа.

Записи и данные по качеству являются документами оперативного характера, так как содержат сведения о результатах или свидетельствах осуществленной деятельности и способствуют выполнению требований к качеству в научной деятельности НовГУ.

4.1 Виды записей и данных по качеству

4.1.1 Виды записей и данных по качеству приведены в Записи и данные по качеству, применяемые в НИЦ НовГУ, распределены в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001.

Специально выделенные в Приложении А документы являются обязательными и имеют статус записей. Например, к таким документам относятся: