Утверждаю:
Руководитель агентства записи актов гражданского состояния
_____________
_________ _________ 2012
Должностной регламент
специалиста первой категории территориального отдела агентства записи актов гражданского состояния Красноярского края
Раздел 1. Общие положения
1.1. Наименование государственного органа: агентство записи актов гражданского состояния Красноярского края (далее агентство ЗАГС Красноярского края).
1.2. Наименование должности: специалист первой категории территориального отдела.
1.3. Назначение (цель) должности: обеспечение своевременной и полной государственной регистрации актов гражданского состояния на территории (на которой замещается должность) Красноярского края.
1.4. Категория должности: обеспечивающие специалисты.
1.5. Группа должности: младшая.
1.6. Должность непосредственного руководителя: руководитель территориального отдела агентства записи актов гражданского состояния Красноярского края.
Должность вышестоящего руководителя: руководитель агентства ЗАГС Красноярского края.
1.7. Перечень подчиненных должностей: подчиненных должностей нет.
1.8.Наименование должности лица, осуществляющего назначение
на должность, порядок назначения на должность: назначается на должность и освобождается от должности руководителем агентства ЗАГС Красноярского края. Должность замещается в порядке конкурса.
1.9. Перечень, сведений составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации, использующихся при выполнении должностных обязанностей (функций): при выполнении должностных обязанностей использует в своей деятельности служебную информацию, в том числе относящуюся к категории конфиденциальной информации, персональным данным граждан, обратившихся в орган ЗАГС по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния.
1.10. Перечень основных правовых актов, которыми государственный гражданский служащий должен руководствоваться при исполнении должностных обязанностей:
- Конституцией Российской Федерации;
- Семейным кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом -ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Налоговым кодексом Российской Федерации;
- Международными договорами в сфере правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, в том числе Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 22 января 1993г.) и Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года);
- Федеральным законом -ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации»;
- Федеральным законом -ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
- Федеральным законом -ФЗ « О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Законом Красноярского края -3514 «О реестре должностей государственной гражданской службы Красноярского края»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния»;
- Приказом Федеральной архивной службы России и Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 38/230 «Об утверждении правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и метрических книг»;
- иными федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регулирующими вопросы в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и государственной гражданской службы;
- Уставом Красноярского края, законами Красноярского края, правовыми актами Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края, регулирующими вопросы деятельности органов исполнительной власти края, и прохождения государственной гражданской службы Красноярского края.
Раздел 2. Квалификационные требования
2.1. Уровень и направления подготовки (специальности) образования: среднее - профессиональное
2.2. Стаж государственной гражданской службы или стаж (опыт) работы по специальности: требования к стажу гражданской службы и стажу работы по специальности не предъявляются.
2.3. Профессиональные знания:
общие знания:
- Конституции Российской Федерации (достаточный уровень);
- Устава края (достаточный уровень);
- основ государственной гражданской службы (достаточный уровень);
- основных правил ведения делопроизводства и оформления служебных документов (достаточный уровень);
- порядка работы со служебной информацией (достаточный уровень);
- правил делового этикета (достаточный уровень);
- аппаратного и программного обеспечения (достаточный уровень);
- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота (достаточный уровень);
- общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности (достаточный уровень).
специальные знания:
- законодательство по вопросам регистрации актов гражданского состояния (достаточный уровень);
- законодательства о порядке рассмотрения обращений граждан (достаточный уровень);
- систем взаимодействия с гражданами о организациями (достаточный уровень);
- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных (достаточный уровень).
2.4. Профессиональные умения и навыки:
умения:
- эффективно планировать и организовывать свою служебную деятельность (достаточный уровень);
- владение официальным деловым стилем письма (достаточный уровень);
- грамотность (высокий уровень);
- продуктивно действовать в напряженных условиях (достаточный уровень);
- находить пути решения возникающих проблем и поставленных руководителем задач (достаточный уровень);
- объективно рассматривать вопросы (достаточный уровень);
- умение оперативно принимать и реализовывать решения (достаточный уровень).
навыки:
- подготовки и оформления служебных документов, владения официальным
деловым стилем письма (достаточный уровень);
- ведения делопроизводства (достаточный уровень);
- работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера (достаточный уровень);
- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет (достаточный уровень);
- работы в операционной системе (достаточный уровень);
- работы в текстовом редакторе (достаточный уровень);
- управления электронной почтой (достаточный уровень);
- работы с базами данных (достаточный уровень);
- работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями (достаточный уровень);
- работы с системами межведомственного взаимодействия (достаточный уровень).
- работы с оргтехникой (достаточный уровень).
Раздел 3. Должностные обязанности
1. Консультирует граждан о режиме работы отдела, о перечне необходимых документов для государственной регистрации актов гражданского состояния, о порядке истребования и выдачи повторных свидетельств, справок о регистрации актов гражданского состояния из органов ЗАГС, расположенных на территории России, о порядке заполнения заявлений на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
2. Обеспечивает деятельность территориального отдела по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния (о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства):
2.1. осуществляет прием документов на государственную регистрацию актов гражданского состояния, по вопросу внесения исправлений или изменений в актовую запись, выдачи повторных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2. проверяет полномочия заявителя (либо уполномоченного лица) на подачу заявления и государственную регистрацию акта гражданского состояния либо по вопросу внесения исправлений или изменений в актовую запись;
2.3. проверяет наличие всех необходимых документов, исходя из установленного перечня документов, представляемых на государственную регистрацию актов гражданского состояния;
2.4. проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным статьей 7 Федерального закона от 15 ноября 1997 года «Об актах гражданского состояния» удостоверяясь, что документы, являющиеся основанием для государственной регистрации, установленной формы, в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон, документы иностранных граждан и лиц без гражданства, выданные компетентными органами иностранных государств и предъявленные для государственной регистрации актов гражданского состояния, легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, и переведены на государственный язык Российской Федерации (верность перевода должна быть нотариально удостоверена);
2.5. готовит проекты запросов на высылку документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния, копий актовых записей, составленных в отношении заявителя, в адрес органов ЗАГС по месту хранения актовых записей;
2.6. уведомляет заявителя о наличии препятствий для государственной регистрации при отсутствии необходимых документов, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает меры по их устранению;
2.7. проводит проверку представленных заявителем документов, устанавливает их соответствие требованиям законодательства об актах гражданского состояния и принимает решение о составлении записи акта гражданского состояния;
2.8. оформляет в соответствии с установленными правилами актовую запись и свидетельство о государственной регистрации,
2.9. в установленном порядке на основании документов, являющимися основаниями для внесения исправлений, вносит исправления в запись акта гражданского состояния;
2.10. представляет заявителю (заявителям) составленную запись акта гражданского состояния для прочтения и подписания;
2.11. осуществляет выдачу заявителю свидетельства о государственной регистрации и других необходимых документов, подтверждающих факт государственной регистрации, либо отказа в государственной регистрации;
2.12. производит отметки о регистрации и расторжении брака в паспортах граждан РФ;
2.13. оформляет и формирует другие необходимые документы (справки, сведения, извещения и т. д.), подтверждающие факт государственной регистрации, либо внесения исправлений в актовую запись, и передает их для направления адресатам;
3. Выдает гражданам бланки заявлений на государственную регистрацию акта гражданского состояния и выдачи (высылки) повторных свидетельств (справок) о государственной регистрации актов гражданского состояния.
4.Осуществляет работу по регистрации и отправке служебной корреспонденции.
5. Осуществляет качественное и своевременное рассмотрение входящих документов, подготовку проектов ответов по поступившим запросам.
6. Оформляет сопроводительные письма на сообщения, извещения о государственной регистрации актов гражданского состояния, внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.
7. Осуществляет изготовление копий документов (актовых записей), в том числе с использованием копировально-множительной техники.
8. Составляет алфавитные списки по всем видам актов гражданского состояния.
9.Проводит проверку наличия в архиве отдела записей актов гражданского состояния.
10. По запросу заявителя проводит проверку по книге учета свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, поступивших из других органов ЗАГС на наличие документа в отделе.
11. Производит отметки в записях актов гражданского состояния на основании решений суда (о прекращении брака, признании брака недействительным, о лишении родительских прав или ограничении в родительских правах), а также на основании извещений органов ЗАГС о расторжении брака.
12. Оформляет и направляет сведения (извещения) о произведенных отметках в записях актов гражданского состояния в предусмотренные законодательством органы.
13. Ведет первичный учет государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и иных юридически значимых действий по квитанциям, поступившим в отдел.
14. Передает в территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Красноярскому краю вторые экземпляры записей актов гражданского состояния по акту передачи.
15. Своевременно передает (направляет) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния и о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния в органы, предусмотренные законодательством.
16. Осуществляет пополнение электронной базы данных отдела путем введения в компьютерную программу сведений по записям актов гражданского состояния, зарегистрированным ранее.
17. Оформляет дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела.
18. Проводит торжественные церемонии бракосочетания, имянаречения и торжественного чествования золотых и серебряных юбилеев.
19. Проводит церемонию бракосочетания на дому, в медицинской или иной организации, а также в местах лишения свободы в случаях, предусмотренных законодательством.
20. Осуществляет выдачу повторных свидетельств (справок) о государственной регистрации актов гражданского состояния:
- проверяет полномочия заявителя;
- проверяет правильность уплаты государственной пошлины;
- принимает заявление и регистрирует его в журнале входящей корреспонденции;
- оформляет свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния в соответствии с Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- выдает свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния по Книге выдачи (высылки) свидетельств о регистрации актов гражданского состояния;
- в случае поступления в отдел письменного запроса, направляет свидетельство заказной корреспонденцией.
21. Ведет реестр почтовых расходов по учету расходования конвертов и марок.
22.. Формирует списки передаваемых паспортов и военных билетов умерших.
23. Выполняет оперативные поручения руководителя отдела.
Раздел 4. Права по должности
В целях исполнения должностных обязанностей специалист первой категории территориального отдела вправе:
- получать необходимую информацию от непосредственного руководителя и от структурных подразделений агентства ЗАГС Красноярского края;
- получать необходимые сведения и документы от органов ЗАГС, расположенных на территории Российской Федерации; Министерства иностранных дел Российской Федерации; Консульских департаментов Российской Федерации, расположенных на территории иностранных государств;
- получать необходимые сведения и документы от компетентных органов иностранных государств, Консульских департаментов иностранных государств, расположенных на территории Российской Федерации;
- получать необходимые сведения и документы от других органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и учреждений;
- вносить предложения по организации своей работы непосредственному руководителю;
- взаимодействовать с государственными гражданскими служащими агентства ЗАГС Красноярского края, по вопросам, касающимся исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать участие в совещаниях, семинарах, конференциях по вопросам, входящим в компетенцию территориального отдела агентства ЗАГС;
- получать объективную оценку своей служебной деятельности от непосредственного и вышестоящего руководителя.
- пользоваться в установленном порядке информационной базой данных агентства ЗАГС Красноярского края.
Раздел 5. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей
Специалист первой категории территориального отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей, в том числе за:
1) причиненный своими незаконными решениями, действиями (бездействием) при государственной регистрации актов гражданского состояния гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам или лицам без гражданства, вред в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
2) нарушение требований законодательства при выдаче повторных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния;
3) неправомерное использование гербовых бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния и других материальных ценностей, переданных в отдел;
4) несоблюдение без уважительной причины установленных сроков исполнения должностных обязанностей;
5) низкий уровень знания законодательства, необходимого для профессионального исполнения должностных обязанностей;
6) низкое качество проектов ответов, подготовленных на обращения граждан и организаций.
Раздел 6. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В пределах своей компетенции принимает неформализованные решения относительно организации своей работы, способов и механизмов выполнения полученных заданий и поручений.
Принимает самостоятельные решения:
- о составлении записи акта гражданского состояния и выдаче документов, подтверждающих факт государственной регистрации;
- о выдаче (высылке) повторных документов о государственной регистрации акта гражданского состояния либо об отказе в выдаче;
- в выборе источников информации, необходимой для подготовки служебных записок, писем, отчетов и других служебных документов в пределах своей компетенции.
Раздел 7. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов управленческих и иных решений
- формирует руководителю отдела свои предложения по вопросам наиболее целесообразного и качественного обслуживания граждан;
- готовит проекты ответов по поступившим запросам;
Раздел 8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
1. При обращении гражданина по вопросу государственной регистрации акта гражданского состояния в установленные законом сроки составляют запись акта гражданского состояния.
2. При обращении гражданина по вопросу выдачи повторного документа о государственной регистрации акта гражданского состояния:
2.1. при личном обращении – в день обращения;
2.2. при поступлении в отдел письменного запроса – в течение половины срока, утвержденного Инструкцией по делопроизводству агентства ЗАГС Красноярского края.
3. При рассмотрении письменного обращения гражданина, организации специалист I категории :
3.1. в течение половины от установленного для рассмотрения обращения срока со дня регистрации обращения готовит проект ответа на обращение (в случае необходимости - обсуждает проект ответа на обращение с руководителем отдела) и представляет обращение и проект ответа на него на рассмотрение руководителю отдела;
3.2. осуществляет доработку проекта ответа на обращение и представляет руководителю отдела в срок, обеспечивающий принятие управленческого решения по обращению в срок, установленный федеральным законом, Инструкцией по делопроизводству агентства ЗАГС Красноярского края.
4. При формировании сведений, связанных с государственной регистрацией актов гражданского состояния для предоставления в необходимые органы, готовит сопроводительные документы и передает на подпись руководителю в сроки, предусмотренные законодательством.
5. При обращении заявителя по вопросу наличия в отделе документа о государственной регистрации акта гражданского состояния, поступившего из других органов ЗАГС проводит проверку по Книге учета свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния в момент обращения.
6. Исполняет иные правомерные поручения руководителя территориального отдела в порядке и сроки, установленные в соответствующем поручении.
Раздел 9. Порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего
Вид должностной обязанности | Сторона взаимодействия | В чем выражается взаимодействие |
Прием документов на государственную регистрацию актов гражданского состояния, внесений изменений в актовые записи, выдача (высылка) повторных документов | - органы ЗАГС Российской Федерации; | Формирование запросов-ответов по необходимой информации, уточнение информации в телефонном режиме |
Своевременное формирование и предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния | - орган социальной защиты населения; - налоговый орган; - орган Пенсионного фонда; - орган Фонда социального страхования; - администрация муниципального образования; по запросу: - суда; - органов прокуратуры; -органов дознания или следствия; - Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; - других случаях, установленных федеральными законами | Направление (передача) сведений |
Формирование и направление предусмотренных законом извещений (сообщений) о внесенных исправлениях или изменениях и отметках в актовых записях | - орган ЗАГС по месту хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния; - орган Пенсионного фонда; - орган социальной защиты населения; - военные комиссариаты; - миграционная служба; | Направление (передача) сведений |
Формирование списков и передача паспортов и военных билетов умерших | - миграционная служба; - военные комиссариаты | передача документов по спискам |
Отправка служебной корреспонденции | - почтовые отделения | отправка заказной корреспонденции |
Проведение церемонии бракосочетания вне органов ЗАГС | - медицинские и иные организации; - органы Федеральной службы исполнения наказания | Государственная регистрация в помещениях указанных организаций |
Предоставление вторых экземпляров записи актов гражданского состояния | территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Красноярскому краю | передача документов по акту передачи |
Раздел 10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа
1. Консультация граждан о режиме работы отдела; перечне необходимых документов для государственной регистрации актов гражданского состояния; порядке истребования и выдачи повторных свидетельств, справок о регистрации актов гражданского состояния из органов ЗАГС, расположенных на территории России; о порядке заполнения заявлений на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
2. Составление актов гражданского состояния и выдача документов, подтверждающих факт государственной регистрации.
3. Выдача гражданам повторных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния.
4. Проведение по желанию граждан церемонии бракосочетания и имянаречения в торжественной обстановке.
5. Предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в органы, предусмотренные законодательством.
Раздел 11. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего
Показателями эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности специалиста первой категории являются:
1. Количественные показатели:
1.1. количество зарегистрированных записей актов гражданского состояния;
1.2. количество иных юридически значимых действий в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
1.3. количество подготовленных проектов ответов на запросы граждан и организаций;
1.4. количество проведенных торжественных церемоний;
1.5. количество иных поручений непосредственного и вышестоящего руководителей.
2. Качественные показатели:
2.1. количество выявленных нарушений законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2. количество возвращенных руководителем отдела проектов ответов на доработку;
2.3. качество проведения проверок на наличие в архиве отдела записей актов гражданского состояния;
2.4. нарушение полноты и сроков предоставление сведений, связанных с государственной регистрации актов гражданского состояния в органы, предусмотренные законодательством;
2.5. обеспечение квалифицированного и корректного обращения с гражданами в рамках исполнения должностных обязанностей;
2.6. качество и своевременность выполнение иных поручений непосредственного и вышестоящего руководителей.
