Управление архивами Свердловской области
Государственный архив административных органов
Свердловской области
(ГААОСО)
ПАМЯТКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ КАТАЛОГОМ ФОТОДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Екатеринбург
2009
УТВЕРЖДАЮ Директор ГААОСО ____________ «___» ______________2009 г. |
Памятка пользователю каталогом фотодокументов
Государственного архива административных органов
Свердловской области
Данная памятка определяет организацию поиска документной информации по каталогу фотодокументов Государственного архива административных органов Свердловской области (далее – ГААОСО) и предназначена пользователям каталогом фотодокументов ГААОСО.
Поиск документной информации возможен благодаря схеме классификации документной информации. Основой схемы классификации в ГААОСО является Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ)[1]. На основе ЕКДИ документная информация в каталоге фотодокументов классифицируется по отраслям, темам и предметам.
Пользователю каталогом фотодокументов предоставляется схема классификации документной информации, используемая в ГААОСО (Приложение 1). В нее включены индексы и наименования отделов, подотделов, разделов и подразделов, используемых в каталоге фотодокументов ГААОСО. По данной схеме пользователь может выявить фотографии для изучения определенной темы.
Например, фотографии эмигрантов описаны на карточках, расположенных в подразделе 01.01.03.03 Перемещение населения (миграция (переселение) внутригосударственная, эмиграция), фотографии военнослужащих Первой мировой войны в подразделе 06.02.05.04 Первая мировая война и т. д.
Место расположения необходимого отдела, подотдела, раздела или подраздела в каталоге фотодокументов можно найти по индексу, обозначенному в правом верхнем углу карточки. Карточки с одинаковыми индексами сгруппированы и в каталожном ящике расставлены в соответствии со схемой классификации в цифровой последовательности присвоенных им индексов.
Например, подраздел 06.02.05.05 Гражданская война и военная интервенция расположен после подраздела 06.02.05.04 Первая мировая война.
Необходимый отдел, подотдел, раздел и подраздел в каталоге фотодокументов ГААОСО можно найти благодаря карточкам-разделителям. На них указаны индексы и названия подразделения схемы классификации. Внутри отделов, подотделов, разделов и подразделов фотокаталога карточки систематизируются по номеру дела, написанному в верхней строчке текста карточки, в порядке возрастания.
Индексы и наименования общих и специальных определителей приводятся в списке общих и специальных определителей, использованных при классификации документной информации в каталоге фотодокументов ГААОСО (Приложение 2).
Благодаря цифровой системе индексирования возможен автоматизированный поиск документной информации. Учет состояния каталога фотодокументов в ГААОСО ведется с помощью программы Microsoft Excel. В учетно-поисковой базе данных можно произвести поиск:
1. По индексу структурного подразделения схемы классификации.
Например, в учетно-поисковой базе данных можно выбрать в меню «Правка» команду «Найти», ввести в поле поиска индекс рубрики 06.02.05.12.03 Великая Отечественная война и узнать поисковые данные дела, в котором хранится фотография военнослужащего Великой Отечественной войны.
2. По индексу общего или специального определителя.
Например, ввести в поле поиска индекс общего определителя места «5.81» Китай и выявить место расположения карточек с описанием фотографий представителей русской диаспоры в Маньчжурии. Информация в учетно-поисковой базе данных систематизирована по архивному шифру в порядке возрастания номеров фондов, описей и дел.
3. По архивному шифру и заголовку дела, в котором хранится описанный в каталоге фотодокумент.
Например, ввести в поле поиска заголовок дела или архивный шифр и определить, какие фотографии из этого дела описаны в каталоге и в каких структурных подразделениях расположены карточки с описанием фотографий.
Для поиска документной информации по предметным понятиям к каталогу фотодокументов составлен предметный указатель. Каждое предметное понятие обозначено на отдельной карточке. Карточки систематизированы по алфавиту предметных понятий.
Например, чтобы выявить в фотокаталоге карточки с описанием фотографий Георгиевских кавалеров, необходимо в предметном указателе найти карточку с предметным понятием «Георгиевский крест».
Напротив предметного понятия на карточке предметного указателя приводятся поисковые данные, по которым в фотокаталоге можно найти карточку с описанием необходимой фотографии. Поисковые данные включают в себя индексы структурных подразделений схемы классификации и архивные шифры, обозначенные на карточке фотокаталога, которая содержит искомое предметное понятие.
Например, если на карточке с предметным понятием «Георгиевский крест» указано 06.01.03.08 / Ф. Р-1. Оп. 2. Д. 33492. Л. 110. Фото № 4, то это означает, что карточка с описанием фотографии Георгиевского кавалера расположена в подразделе 06.01.03.08 Военная форма одежды и знаки различия. Найти ее в этом подразделе можно по номеру дела и номеру фотографии (Д. 33492. Л. 110. Фото № 4).
На карточке каталога фотодокументов приводится подробная информация о фотографии: номер фонда, описи и дела, в котором хранится фотодокумент, описанный на карточке, номер листа и фотодокумента, формат фотодокумента, дата и место съемки, автор съемки, вид основы фотодокумента, описание изображения, подписи, оттиски печатей, пометы на фотодокументе, сохранность фотодокумента.
Составитель:
Научный сотрудник отдела
использования и публикации документов
Приложение 1
Индекс | Наименование структурного подразделения схемы классификации |
01. 01. 03. 03 | Перемещение населения (миграция (переселение) внутригосударственная, эмиграция) |
02. 01. 03. 01 | Государственные деятели |
02. 01. 03. 02 | Государственный чиновники, государственные служащие |
02. 02. 01. 00 | Глава государства (император) |
04. 05. 00. 00 | Охрана правопорядка |
06. 01. 01. 02 | Органы управления вооруженными силами |
06. 01. 03. 00 | Военная служба. Порядок прохождения службы |
06. 01. 03. 08 | Военная форма одежды и знаки различия |
06. 01. 03. 09 | Военные ордена, медали и наградные знаки |
06. 01. 09. 01 | Военно-морской флот |
06. 01. 10. 01 | Казачьи войска |
06. 02. 05. 04 | Первая мировая война |
06. 02. 05. 05 | Гражданская война и иностранная военная интервенция (1917 - 1922 гг.) |
06. 02. 05. 12. 03 | Великая Отечественная война |
14. 01. 04. 00 | Промышленность. Персоналии |
16. 02. 00. 00 | Автомобильный транспорт |
16. 03. 00. 00 | Железнодорожный транспорт |
16. 05. 00. 00 | Воздушный транспорт |
21. 01. 01. 04 | Торговля. Персоналии |
21. 01. 02. 06 | Рынки (базары). Рыночные фонды. Торговые ярмарки. Торговые аукционы |
21. 01. 02. 07 | Торговая сеть (сведения о деятельности автолавок, магазинов и т. д.) |
24. 01. 02. 02 | Среднее общее школьное образование (гимназии; специальные школы: военные училища) |
24. 01. 03. 02 | Среднее профессиональное образование (реальные училища) |
24. 01. 03. 03 | Высшее профессиональное образование |
24. 02. 02. 00 | Внешкольное воспитание |
26. 02. 03. 00 | Архитектура городов, поселков, населенных пунктов |
26. 08. 00. 00 | Театр. Цирк. Эстрада. Концертные залы. Филармонии. Ансамбли |
28. 05. 01. 00 | Выставки |
29. 01. 02. 01 | Медицинское обслуживание населения |
31. 01. 00. 00 | Быт населения |
31. 01. 02. 00 | Общественный быт |
31. 01. 04. 00 | Семейный быт |
32. 02. 01. 00 | Православная церковь |
32. 02. 01. 04 | Православные церковные иерархи |
32. 02. 01. 07 | Церковные реликвии православной церкви |
32. 02. 01. 09 | Православное духовное образование и воспитание |
32. 02. 02. 00 | Католическая церковь |
32. 02. 03. 00 | Протестантская церковь |
32. 07. 01. 00 | Христианские секты |
Схема классификации документной информации, используемая в ГААОСО
Приложение 2
Индекс | Наименование общего или специального определителя |
(06.24) | Воинские парады, торжества, церемонии, почетные караулы |
(06.33) | Российские (советские) военнопленные |
(06.34) | Иностранные военнопленные |
-2.1 | Дети |
-9.6 | Духовенство |
«5.177» | Франция |
«5.184» | Чехословакия |
«5.197» | Япония |
«5.2» | Австрия |
«5.45» | Германия |
«5.81» | Китай |
Список общих и специальных определителей, использованных при классификации документной информации в каталоге фотодокументов ГААОСО
[1] См.: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. – М.,2007. – 668 с.
