УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства
социальной защиты населения Республики Мордовия
от 01.01.2001г. № 000
Порядок
использования, учета, хранения и уничтожения печати Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия
Глава 1. Общие положения
1. В соответствии с законодательством Республики Мордовия Министерство социальной защиты населения Республики Мордовия (далее – Министерство) имеет печать с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия (далее – гербовая печать).
Порядок изготовления гербовой печати установлен Указом Главы Республики Мордовия от 6 октября 2011 г. "Об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия".
2. Ответственность за использование и хранение гербовой печати возлагается на сотрудника отдела бухгалтерского учета, назначенного приказом Министерства (далее – ответственное лицо).
При убытии в отпуск, командировку, на период болезни ответственного лица решением начальника отдела бухгалтерского учета производится передача гербовой печати другому сотруднику отдела путем перерегистрации в специальном журнале учета.
3. В случае утраты гербовой печати комиссией по контролю за сохранностью материальных ценностей Министерства (далее - Комиссия Министерства), состав которой утверждается соответствующим приказом Министерства, проводится служебное расследование, результаты и выводы которого докладываются Министру (первому заместителю Министра).
При необходимости по факту утраты гербовой печати направляется заявление в органы внутренних дел, в банк и СМИ.
4. Вся документация, связанная с изготовлением, хранением, использованием и уничтожением гербовой печати включается в сводную номенклатуру дел Министерства.
Глава 2. Порядок использования гербовой печати
5. Гербовую печать используют для удостоверения документов, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписания таких документов (Министр, заместители Министра, главный бухгалтер, а также должностные лица, которым приказом Министерства или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия).
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.
6. Все документы заверяются гербовой печатью только при наличии подписей и виз руководителей Министерства, его структурных подразделений и ответственных исполнителей.
Документы, подготовленные с отклонением от установленного порядка оформления документов, гербовой печатью не заверяются.
7. Примерный перечень документов, которые удостоверяются гербовой печатью, указан в приложении № 1 к настоящему Порядку.
Глава 3. Организация учета и хранения гербовой печати
8. Сотрудником, назначенным соответствующим приказом Министерства ответственным за учет печатей и штампов Министерства, ведется журнал учета печатей и штампов Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия (далее – журнал учета) по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку.
9. Листы журнала учета нумеруются, журнал учета прошивается и скрепляется оттиском гербовой печати и заверяется подписью заместителя Министра (в соответствии с распределением обязанностей).
10. Проверка наличия, условий хранения и использования гербовой печати проводится не реже одного раза в год Комиссией Министерства. По результатам проверки делается очередная отметка в журнале учета. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовой печати Комиссия Министерства проводит служебную проверку, результаты которой оформляются актом и доводятся до сведения Министра (первого заместителя Министра).
К виновным должностным лицам применяются меры дисциплинарного взыскания.
11. Гербовая печать хранится в запираемом несгораемом сейфе.
Глава 4. Порядок уничтожения гербовой печати
12. Уничтожение утратившей свое значение или пришедшей в негодность гербовой печати производится непосредственно в Министерстве, о чем делается отметка в журнале учета.
13. Уничтожение гербовой печати производится Комиссией Министерства.
Комиссия Министерства составляет акт о списании и уничтожении пришедшей в негодность в процессе эксплуатации печати Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия (далее – акт) по форме согласно приложению № 3 к настоящему Порядку. В акте проставляется оттиск гербовой печати.
Акт подписывается членами Комиссии Министерства и утверждается Министром; подшивается в специально заведенное дело, хранящееся до передачи на государственное хранение в хозяйственном отделе.
В графе "Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: оттиск и дата проверки" журнала учета делается отметка в строке гербовой печати "Уничтожена по акту от______________ №___."
14. Уничтожение гербовой печати производится:
1) мастичной печати - путем их отделения от основания, разрезания не менее чем на четыре части и последующим сжиганием (измельчением);
2) металлической печати - путем отделения от основания, спиливания всего изображения или переплавки.
15. При ликвидации Министерства гербовая печать уничтожается ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности Министерства.
Приложение
к Порядку использования, учета,
хранения и уничтожения печати
Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия
Примерный перечень
документов, которые удостоверяются гербовой печатью
01. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и т. д.).
02. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т. д.).
03. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).
04. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические).
05. Исполнительные листы.
06. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
07. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.).
08. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
09. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, сводные, в банк и т. д.).
10. Протоколы (согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей и т. д.).
11. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в Центральный банк Российской Федерации).
12. Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т. д.).
13. Соглашения (трудовые и т. д.).
14. Справки (льготные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований, на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).
15. Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
16. Титульные списки.
17. Трудовые книжки.
18. Удостоверения (личности, командировочные).
19. Чековые книжки.
20. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение
к Порядку использования, учета,
хранения и уничтожения печати
Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия
№ п/п | Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления | Оттиск печати (штампа; дата проставления оттиска | Наименование подразделения, должность и фамилия ответственного за применение | Подпись ответствен-ного за применение; дата получения | Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: оттиск и дата проверки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Приложение
к Порядку использования, учета,
хранения и уничтожения печати
Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия
УТВЕРЖДАЮ
Министр социальной защиты
населения Республики Мордовия
_________ ___________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___"______________________20__г.
Акт
о списании и уничтожении пришедшей в негодность в процессе эксплуатации печати Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением
Государственного герба Республики Мордовия
"___"_______________20____г. г.___________________
Основание: п.18 Указа Главы Республики Мордовия от 6 октября 2011 г. "Об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия"; приказ Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия от________№_____ "Об упорядочении использования, учета, хранения и уничтожении бланков, печатей и штампов в аппарате Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия".
Комиссия в составе:
(должность, фамилия и инициалы)
(должность, фамилия и инициалы)
(должность, фамилия и инициалы)
(должность, фамилия и инициалы)
(должность, фамилия и инициалы)
произвела списание и уничтожение путем полного разрушения печатающей поверхности пришедшей в негодность в ходе длительной эксплуатации (или выведенной из действия и утратившей практическое значение) печати Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия.
Возможность дельнейшего использования и восстановления указанной печати исключена.
Приложение: оттиск печати на 1 листе.
Председатель комиссии: | ( | ) | ||
(подпись) | (фамилия и инициалы) | |||
Члены комиссии: | ( | ) | ||
(подпись) | (фамилия и инициалы) | |||
( | ) | |||
(подпись) | (фамилия и инициалы) |
