Деловой этикет (стр. 2 )

Стенограмма.

Стенограмма деловых переговоров, выступлений на конференциях, съездах или совещаниях обычно ведется в тех случаях, когда необходимо обеспечить полное соответствие каждого выступления, реплик председательствующего и т. д. В случае переговоров каждая из сторон вправе вести стенограмму самостоятельно. Бывает и так, что участники переговоров поручают стенографирование организаторам переговоров - в этом случае стенограмма рассматривается как совместная работа. Как правило, в начале работы председательствующий предупреждает участников о том, что выступления стенографируются. Имеющиеся письменные тексты выступлений сдаются после выступления стенографистам. После завершения работы, если ведется общая для всех участников стенограмма, председательствующий вносит предложение о дальнейшей работе с текстом и об использовании стенограммы. Стенограмма может включаться в официальные документы конференций, совещаний, переговоров или же только упоминаться в них - в таких случаях делается ссылка на то, где с ней можно ознакомиться. Предварительный текст или его части могут быть представлены выступавшим для редакционной правки, текст может считаться открытым для дальнейшего использования или закрытым - сугубо для сведения участников. Стенограмма - это достаточно свободный по форме документ, однако она должна содержать обязательные атрибуты - гриф конфиденциальности, дату, место проведения и название мероприятия, имена или инициалы стенографов, визу или подпись председательствующего или секретаря (стенограмма переговоров может быть завизирована или подписана руководителями делегаций). В случае, если стенограмма выступавшими или ведущими мероприятия не просматривалась, то в конце текста или в сноске делается соответствующая запись.

Когда можно пользоваться диктофоном

В целом к использованию диктофонной записи предъявляются те же основные требования, что и к стенограмме. Как правило, при ведении магнитофонной записи необходимо предупредить участников переговоров об этом, четко обозначив, как будет использоваться эта магнитозапись в дальнейшем (для последующего использования при подготовке стенограммы, для ведения досье переговоров фирмы, для подготовки текста исследования, интервью и т. п.). При магнитозаписи совещаний и переговоров уместно председательствующему предложить выступающим в начале своего выступления называть себя - это облегчит дальнейшую обработку записи. При проведении переговоров сторона, организующая совместную магнитозапись обычно предоставляет копию магнитозаписи партнерам по переговорам. Расшифровка магнитозаписи, наряду с общими для стенограмм атрибутами, должна содержать упоминание о том, что она сделана со звукозаписи. При использовании диктофонных записей журналистами принято некоторое время после публикации текстов хранить сделанные магнитозаписи для проверки точности использованных автором высказываний. Ни в коем случае недопустима передача магнитозаписей конфиденциальных переговоров, выступлений или телефонных разговоров третьим лицам. Для этого требуется письменное согласие того лица, выступление которого записывалось.
Если вы хотите записать важный для вас разговор, то лучше всего это делать открыто, не стараясь спрятать диктофон.

Иностранные слова и их употребление. Профессиональный жаргон.

Иностранные слова и профессиональный жаргон все шире входят в обиход. В целом это можно рассматривать как нормальный процесс развития языка. В то же время важно следить за тем, чтобы использование таких слов и выражений не осложнило ваших отношений с окружающими, и, конечно, не обидело их. Чрезмерное использование профессионального жаргона или иноязычных выражений может создать неверное впечатление, будто вы стремитесь унизить собеседника, показать ему его некомпетентность. Старайтесь использовать литературный язык. Иностранные слова или профессиональный жаргон можно употреблять в меру только в тех случаях, когда вы уверены в том, что собеседник полностью понимает вас. Если такой уверенности нет, но употребление иностранных слов или жаргона все-таки необходимо (например, при дословном цитировании), то следует сопроводить свои слова переводом или разъяснением смысла сказанного. С особой осторожностью следует подходить к использованию иностранных языков или жаргона при разговоре втроем или с большим количеством собеседников. Старайтесь выбрать понятный всем язык и манеру разговора. Если это невозможно, то перед тем, как продолжить двусторонний разговор на иностранном языке, следует попросить извинения у третьего участника разговора, а затем, коротко пересказать ему суть сказанного на другом языке.

Комплименты. Комплименты любят все. Использование их поможет приобрести вам много добрых друзей, успех и уважение. Но фальшивый, `дежурный`, вынужденный комплимент может лишь обидеть собеседника, закрепить у него трудно преодолимое впоследствии мнение о вас как о человеке двуличном и ненадежном. Основное правило - его максимальная искренность. Будьте максимально дружественны и естественны. Недопустимо сделать один и тот же комплимент двум рядом стоящим людям. Делая комплименты, соблюдайте чувство меры и такт. Так, чрезмерные комплименты молодого мужчины молодой девушке в присутствии ее жениха или друга могут поставить всех троих в неудобное положение. Принимая комплимент в свой адрес, кратко поблагодарите и дайте понять, что это вам приятно. Постарайтесь ответить добрыми словами, в то же время и не навязываясь на дальнейшую похвалу. Особую роль играют комплименты в официальной переписке. В ряде случаев, например, в дипломатической переписке обязательным считается наличие устоявшихся комплиментов в начале и в конце официального письма. Отсутствие какого-либо из этих обязательных атрибутов может быть воспринято как намеренное оскорбление.

Крылатые слова, шутки, анекдоты.

месту сказанная шутка, анекдот, крылатое слово способны украсить вашу речь, сделать ее выразительной, помочь вам донести свою мысль до окружающих. Особую роль в этих случаях играет чувство такта, меры и ваша интуиция, оценка характера и настроения собеседника. Четких правил здесь не существует, хотя к ним можно отнести некоторые `запреты`. Так, недопустимы шутки злые, обидные, унижающие достоинство не только собеседников, но и других людей. Нельзя шутить над беспомощностью, инвалидностью или болезнью. Как правило, неуместны шутки и анекдоты с использованием нецензурных и грубых выражений и слов, основанных на высмеивании половых, национальных или культурных особенностей. Услышав неуместную шутку, проигнорируйте ее, а при продолжении такого разговора постарайтесь сменить тему или прервать разговор. Если это не удается - найдите возможность дать понять собеседнику неуместность разговора на эту тему. В остальном же реакция на хорошую шутку или забавный анекдот вполне однозначна - улыбка, искренний смех, которые являются лучшей наградой рассказчику.

Прощание.

Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех - и для уходящего, и для остающегося. По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Следует избегать искушения превратить этот жест внимания в продолжение переговоров. Прощаясь, можно договориться о новой встрече, передать деловой сувенир. Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки, сказать слово благодарности переводчику. Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.  Проблемы одежды в различных обстоятельствах деловой жизни уже неоднократно затрагивались в предыдущих статьях. Сейчас мы подробнее рассмотрим общие принципы подбора аксессуаров гардероба, позволяющие одеться в соответствии с требованиями вкуса и этикета. Прежде всего, важно одеваться сообразно случаю. Одежда должна быть отличного качества и в хорошем вкусе. Еще важнее быть опрятным и хорошо ухоженным. Главным же является отношение человека к себе, к окружающим, к своей работе.

Одежда в деловой жизни

Проблемы одежды в различных обстоятельствах деловой жизни уже неоднократно затрагивались в предыдущих статьях. Сейчас мы подробнее рассмотрим общие принципы подбора аксессуаров гардероба, позволяющие одеться в соответствии с требованиями вкуса и этикета.
Прежде всего, важно одеваться сообразно случаю. Одежда должна быть отличного качества и в хорошем вкусе. Еще важнее быть опрятным и хорошо ухоженным. Главным же является отношение человека к себе, к окружающим, к своей работе.
Общий подход к подбору одежды заключается в следующем:
* обратитесь к консультанту по модной одежде или к человеку, который одевается в хорошем деловом стиле;
* не следуйте слепо каждому последнему направлению в моде;
* подражайте вашему руководству в тонах одежды;
* если в вашей организации или фирме приняты какие-либо нормы одежды, придерживайтесь их. Выбирать одежду также следует вдумчиво и осмотрительно. Прежде всего обдумайте, какую сумму вы хотите потратить на одежду. Затем смотрите на качество - прослужит ли она больше одного сезона? Быть может, это нечто экстравагантное, что через год выйдет из моды?
Кроме того:
* учитывайте профиль работы и стиль компании, в которой вы работаете;
* очень важно, чтобы вещь хорошо на вас сидела. Ведь она может быть модной и из хорошего материала, но не подходить вам;
* обратите внимание на фасон и цвет: соответствуют ли они вашему цвету волос и кожи, подходят ли вашей фигуре?
* запомните: качество предпочтительнее количества. В деловой одежде - чем меньше, тем лучше;
* как в монастыре, забудьте про сексуальность - не выставляйте напоказ свою грудь, бедра, ноги.

Подбор одежды для деловых переговоров

Для такого события больше подходят однотонные костюмы - серые, темно-серые, темно-синие, черные. Близкими по тону должны быть и цвета галстуков: соответственно серо-жемчужные, сине-красные, темно-бордовые; при этом на галстуке должен доминировать цвет костюма и желателен рисунок. Такое сочетание цветов не будет отвлекать и раздражать ваших партнеров, а ваш внешний вид подчеркнет ваше уважение к ним. Известно, что яркий галстук с вычурным рисунком оказывает некоторое эмоциональное давление на собеседников. В официальной обстановке пиджак должен быть застегнут. Это касается как переговоров, так и совещаний: в застегнутом пиджаке заходят в кабинет на заседание, сидят в президиуме, выступают с докладом. В таком же виде входят в зрительный зал театра и ресторан. При этом нижнюю пуговицу пиджака никогда не застегивают. Сидя в кресле, а также за столом во время еды, пиджак можно расстегнуть. Этикет деловых приемов всех видов требует надевать белые рубашки. В остальных случаях цвет рубашки должен гармонировать с цветом костюма. Оптимальная длина галстука - до пояса брюк, он должен быть аккуратно завязан. К костюмам строгих цветов подходят полуботинки или ботинки черного либо темно-коричневого цветов. Черная обувь подходит к костюмам любых цветов.
Днем и в летнее время предпочтительнее светлые костюмы и платья, вечером и зимой - более темных тонов. К светлому костюму следует надевать светлую обувь. Головной убор по цвету и фасону должен соответствовать остальной одежде. Фетровую шляпу надевают с хорошим пальто, кожаная или матерчатая шляпа, а также головной убор с небольшими полями сочетаются с плащом и курткой спортивного типа. Кепка не `стыкуется` с костюмами. Перчатки, шарф и платок по цвету и рисунку должны гармонировать с остальными частями туалета. В верхние наружные карманы пиджаков и жакетов нельзя класть ручку, карандаш, расческу и прочие предметы так, чтобы они торчали наружу. Такой же принцип в одежде справедлив и для женщин: цветовая гамма туалета, платья и прочих деталей должны дополнять друг друга, фасон одежды - соответствовать специфике фигуры, хотя, несомненно, женская мода более подвержена изменениям, чем мужская. Костюм деловой женщины, ведущей переговоры с представителями других фирм, должен быть функционален, т. е. соответствовать целям такого мероприятия, чтобы способствовать успеху. Нежелательны платья с глубокими вырезами и очень короткие юбки - одежда не должна отвлекать партнера от серьезного разговора. В ней не должно быть ярких цветов, множества сверкающих нитей. Основу деловой одежды женщины составляет костюм или платье-костюм. Брючные костюмы и вязаные вещи подходят далеко не всегда. Важный элемент - украшения. Во-первых, их не должно быть много, а во-вторых, они должны быть высокого качества, от престижных фирм.