Деловой этикет (стр. 4 )

Приём на работу и собеседование

От степени успешности вашего собеседования будет зависеть, возьмут ли вас на работу. Вы имеете возможность показать себя с наилучшей стороны:
прийти вовремя, одеться подобающим образом и блеснуть знанием хороших манер. Если собеседование начнется с опозданием, не подавайте вида, что вы недовольны; ваша задача - произвести благоприятное впечатление. Какова ваша цель во время первой встречи с возможным работодателем? Опытные администраторы советуют: самое главное - постараться быть похожим на своего собеседника. Необходимо выглядеть так, будто вы преуспевающий работник и удачливы в личной жизни. Впечатление о вас начинается с внешнего вида: хорошо уложенные волосы, начищенная до блеска обувь, подходящая к случаю одежда, тонкий аромат лосьона либо духов, дезодорант для рта и тела, ухоженные ногти.
Первое, что вы должны сказать лицу, которое будет проводить собеседование, это - `благодарю вас` - имея в виду время, которое вам уделят. После рукопожатия ждите предложения сесть. После того как вы сели, ваше поведение должно отвечать следующим требованиям:
* Сидите прямо, руки держите свободно, не совершая ими суетливых движений.
* Смотрите собеседнику прямо в глаза.
* Ничего не трогайте на столе, за которым сидит беседующий с вами.
* Не заглядывайте в его бумаги, лежащие на столе.
* Помните, что положительную реакцию у другого человека вызывают, главным образом, выражение лица и тон голоса.
* Внимательно слушайте и кратко отвечайте. Говорите так, чтобы было ясно каждое слово, - четко и уверенно, предварительно подумав. Не бойтесь кратких пауз.
* Следите за жестикуляцией. `Поведение` рук и тела может подвести вас и показать с невыгодной стороны.
* По окончании собеседования в одной фразе подчеркните свое желание работать в данной организации. Ничего не просите, тем более не умоляйте - только уверенно выскажите свое желание.
* Пожмите руку, улыбнитесь и неспешным, уверенным шагом выйдите из помещения. В первый период пребывания на новой работе для облегчения адаптации к новой среде придерживайтесь следующих несложных рекомендаций.
* Задавайте новым сослуживцам вопросы профессионального и служебного характера, но не касайтесь личных тем.
* Не высказывайте свои заботы и опасения.
* Не сближайтесь быстро с кем-либо из сотрудников или групп. Будьте со всеми дружелюбны, но дайте себе время получше узнать людей.
* Избегайте сплетен.
* Благодарите тех, кто помогает вам.

Основы ведомственного этикета

Рассмотрим положения, соблюдение которых позволит вам создать у вашего начальства и коллег впечатление, что вы классный профессионал, патриот дела и уверенный в себе человек. Первое из них элементарно: если у вас появилось свободное время, не слоняйтесь по учреждению и не болтайте по пустякам. В противном случае о вас может сложиться мнение как о ленивом работнике. Вообще, все посторонние дела в рабочее время должны быть полностью исключены. То же можно сказать и о плохом настроении. Тем более недопустимо срывать его на других. Если кто-либо зашел к вам в кабинет поболтать, встаньте и направьтесь к двери, давая тем самым понять, что вы заняты. Будьте даже в этом случае дружелюбны, но непреклонны. Не `пойте` на работе: никогда не жалуйтесь на других людей, на свои проблемы, например, на задержку в служебной карьере. Ваши беседы и разговоры должны быть организованы таким образом, чтобы вашими собеседниками были лишь те сотрудники, которых обсуждаемая тема непосредственно касается. Кроме того, не смешивайте свою личную и деловую жизнь. Важный раздел общего характера касается `гигиенических` вопросов. Здесь многие образованные и опытные люди часто показывают себя не с лучшей стороны. Среди распространенных `гигиенических` процедур можно выделить ковыряние в носу, в ушах, в зубах - ручками и карандашами, обработку ногтей - подстригание и подпиливание, почесывание, жевание жвачки и т. п.
Некоторые считают нормальным в обществе щелканье суставами, неприкрытые зевоту и чихание, ковыряние в зубах зубочисткой и держание ее во рту, жевание спички. Сразу `отрежем`: всего этого делать нельзя! Особенно это относится к физиологическим `спецэффектам`. Если в вашем присутствии наблюдаются подобные вещи, вы имеете полное право попросить `автора` прекратить это.
Итак, вот свод запретов на такого рода занятия:
* Зубы чистят в ванной комнате, зубочистка сразу выбрасывается.
* Нельзя жевать жевательную резинку.
* Не трогайте руками свое лицо и волосы.
* Не ешьте за рабочим столом, исключая особые случаи.
* Курите тогда и там, когда и где это предписано в вашей организации.
* Не занимайтесь косметикой, находясь на рабочем месте.
* Не обсуждайте фигуру или функции тела.

Приветствия

По традиции деловое приветствие начинается с обмена рукопожатиями. Изредка `используется` поцелуй, который в зависимости от обстоятельств может быть как уместным, так и неуместным. В деловых отношениях к нему надо прибегать с большой осторожностью, и тем более не следует лезть с поцелуем к малознакомым людям. Короче говоря, чем дольше вы знакомы с человеком и чем теснее деловые и дружеские отношения с ним, тем больше оправдания имеет приветственный поцелуй.
Необходимо помнить о поводе, по которому вы встречаетесь, и ясно представлять ситуацию, в которой происходит встреча. Обмен поцелуями между деловыми партнерами во время светского приема, на собраниях, банкетах, куда гости приглашены с супругами, может быть вполне уместен. Приветствие же на чисто деловой встрече, проводимой в комнате для переговоров или в конференц-зале, должно ограничиваться дружеским рукопожатием. Не вздумайте целоваться с теми, кто выше или ниже по служебному положению. Если молодая особо целует ответственного сотрудника, то складывается впечатление, что она что-то желает попросить у него. Когда же руководитель целует молодую подчиненную, то возникает мысль, что он намерен злоупотребить служебным положением, имея вполне понятные мотивы.
Вообще, поцелуй - вовсе не обязательная `процедура`. Вполне достаточно искренней улыбки и слов:
`очень рад вас видеть`, соединенных с рукопожатием. Возможно, во время предыдущей встречи кто-то приветствовал вас поцелуем, а вы хотите сейчас избежать этого. Тогда держитесь от такого человека на определенном расстоянии и, прежде чем он приблизится на `опасную` дистанцию, протяните ему руку.
Вопросы о том, когда сидеть, когда вставать, кажутся мелкими, но в практическом исполнении представляют собой плохо решаемую задачу. Поэтому тезисно изложим порядок реализации таких процедур. Прежде всего:
* вставайте, когда в ваш кабинет входит начальник;
* если в ваше учреждение приходит новый посетитель, не знакомый с расположением помещений, то его надо проводить к месту встречи, а затем к выходу. Делать это должен либо секретарь, либо тот сотрудник, с которым они встречаются. Провожатый должен идти первьм, посетитель - следом за ним;
* секретарь должен встать для приветствия посетителя. Вы также должны встать из-за стола и протянуть руку посетителю. Порядок перемещения внутри помещений также определенным образом регламентируется.
* Из лифта первым выходит тот, кто ближе всех расположен к двери лифта. Тот же порядок верен и при посадке в лифт.
* Если вы стали возле панели с кнопками, осведомитесь, кому какой этаж нужен, а затем нажмите соответствующую (соответствующие) кнопки.
* Подчиненные при открытии двери лифта должны пропустить вперед начальников и их посетителей.
Должен ли мужчина открывать дверь перед женщиной? Данные по множеству фирм и организаций
показывают, что эта традиция еще широко распространена, но также распространяется обычай, когда женщина открывает двери мужчине. Зато исчезает из обихода старинный обычай, предписывавший мужчине вставать, если в его кабинет входит женщина. Похоже, что по мере завоевания равенства с мужчинами женщины завоевывают и их прежние `привилегии` в этикете.
*И мужчины, и женщины должны встать, когда в кабинет входит старший по возрасту или положению человек. Клиента или заказчика также следует приветствовать стоя. Необязательно вставать, когда входит секретарша, - если только она не является новым сотрудником, который зашел к вам представиться. То же относится и к коллегам, независимо от их пола и возраста.
*В недалеком прошлом по правилам этикета женщина при встрече с деловым партнером мужчиной всегда протягивала руку первой. Сейчас это не обязательно: как женщина, так и мужчина могут первыми протянуть руку для приветствия любому человеку.

ТЕЛЕФОННЫЕ РАЗГОВОРЫ.  Начинать телефонный разговор следует словами приветствия и последующей просьбой пригласить к телефону того, с кем вы хотите говорить. Далее необходимо четко обозначить себя. Если вы звоните кому-то по делу, то следует назвать себя (фамилия, имя), объяснить, кто вы (особенно если это ваш первый звонок этому человеку), сжато и точно разъяснить суть вопроса, который вы хотите обсудить с собеседником.

Начало телефонного разговора.

Начинать телефонный разговор следует словами приветствия и последующей просьбой пригласить к телефону того, с кем вы хотите говорить. Далее необходимо четко обозначить себя. Если вы звоните кому-то по делу, то следует назвать себя (фамилия, имя), объяснить, кто вы (особенно если это ваш первый звонок этому человеку), сжато и точно разъяснить суть вопроса, который вы хотите обсудить с собеседником.
Часто на первом этапе телефонного разговора приходится иметь дело с секретарем фирмы или человека, которому вы звоните. В этом случае суть вопроса можно изложить очень кратко, обозначив только тему. С секретарем не следует обсуждать какие-либо детали или конфиденциальные вопросы, которые ранее обсуждались с начальником или другим сотрудником фирмы. Часто при первом звонке вы не уверены в имени своего собеседника - в этом случае вполне уместно уточнить их и в дальнейшем обращаться к нему по имени (и отчеству). Уточнить имя можно в ходе разговора с секретарем или даже с самим собеседником. Если вы звоните в организацию или фирму и не уверены в том, с кем необходимо обсуждать интересующий ваш вопрос, то секретарь, как правило, может вам это подсказать. Перед тем, как вас переключат для разговора с этим сотрудником, поинтересуйтесь у секретаря, как зовут этого человека.
Отвечая на деловой телефонный звонок, многие называют свою фамилию - это помогает собеседнику сориентироваться, с кем он говорит. Секретари, как правило, своих имен не называют, а обозначают `телефонный адрес` - (`приемная Иванова`, `секретариат директора` и т. п.). Если инициатива звонка принадлежит вашему собеседнику, следует предоставить ему возможность высказаться. Часто бывает так, что кто-то звонил вам и, не застав, оставил через секретаря или на автоответчике свой номер телефона и просьбу позвонить. В этом случае, позвонив ему, можно только назвать себя и напомнить о звонке, предоставив дальнейшие объяснения собеседнику. К сожалению, далеко не все собеседники называют себя в начале разговора. В этом случае уместно спросить об этом. Ни в коем случае не следует затягивать начало разговора, превращать свои первые слова в длинную лекцию. Суть дела необходимо излагать кратко и точно. Говорить надо четко и внятно, нормальным и по возможности максимально доброжелательным тоном. Если после первых фраз разговора вы чувствуете, что ваш собеседник позвонил вам не совсем по адресу, то уместно сразу сказать ему об этом, порекомендовав позвонить тому сотруднику, который занимается этими вопросами, дав необходимый номер телефона.