Регламент нотариата (стр. 6 )

(2) Если нотариус совершил действие по удостоверению, сомневаясь в тождестве личности, представительских полномочиях или праве распоряжения, либо без их установления, в книгу регистрации служебных действий вносятся первоначальные данные об участнике служебного действия.

(3) К действию по удостоверению с указанным недостатком в графе примечаний вносится запись о наличии сомнений в тождестве личности, представительских полномочиях или праве распоряжения либо о том, что они не установлены. В случае установления нотариусом тождества личности, представительских полномочий и права распоряжения нотариус в графе примечаний вписывает оговорку соответствующего содержания.

Глава 6
Замещение нотариуса

Статья 42. Особенности служебных действий заместителя, назначенного по ходатайству нотариуса

(1) Назначенный по ходатайству нотариуса заместитель в период заместительства использует печать и книги регистрации служебных действий замещаемого нотариуса.

(2) Заместитель нотариуса делает отметку о заместительстве в книге служебных действий нотариуса. По окончании заместительства в книгу служебных действий нотариуса вносится отметка об окончании заместительства.

(3) Лицо, назначенное заместителем нотариуса, должно перед началом деятельности представить министру юстиции образец своей подписи.

(4) В нотариальных актах, совершаемых во время заместительства, заместитель нотариуса указывает имя замещаемого нотариуса, факт заместительства и свои персональные данные в соответствии с частью 1 статьи 10 настоящего Регламента. Заместитель нотариуса собственноручно вписывает рядом со своей подписью слова «заместитель нотариуса».

(5) К своей подписи под нотариальными надписями, выполненными во время заместительства, заместитель нотариуса собственноручно вписывает слова «заместитель нотариуса N. N. (имя и фамилию).

Статья 43. Особенности служебных действий заместителя, нотариуса, назначенного на временно вакантную должность нотариуса

(1) При назначении заместителя на временно вакантную должность нотариуса на время заместительства заводятся книга регистрации служебных действий нотариуса и книга депонирования. На обложке дела с распечатками вместо обозначения должности, имени и фамилии нотариуса указывается наименование временно вакантной должности нотариуса. В случае назначения на эту вакантную должность нового заместителя продолжается ведение книги регистрации служебных действий нотариуса и книги депонирования, начатых прежним замещающим лицом. В книге регистрации служебных действий и в книге депонирования делается отметка о начале деятельности нового заместителя.

(2) Назначенный на временно вакантную должность нотариуса заместитель имеет печать замещающего нотариуса лица с изображением малого государственного герба. Вокруг изображения государственного герба располагается текст «Заместитель нотариуса ».

(3) Печать заместителя нотариуса вручается заместителю при его назначении на должность.

(4) Лицо, назначенное заместителем нотариуса, должно перед началом деятельности представить министру юстиции образец своей подписи и образы оттиска печатей.

(5) В нотариальных актах и нотариальных надписях, совершаемых во время заместительства, заместитель нотариуса указывает свои персональные данные в соответствии с частью 1 статьи 10 настоящего Регламента и рядом со своей подписью собственноручно вписывает прописью слова «заместитель нотариуса ».

(6) Счета и депозитные ячейки для депонирования денежных сумм, ценных бумаг и ценностей может заводить или арендовать вместо заместителя нотариуса также Нотариальная палата при условии, что правом распоряжаться счетами и депозитной ячейкой обладает только заместитель, назначенный на временно вакантную должность нотариуса.

(7) При назначении на ту же вакантную должность нового заместителя прежний заместитель передает новому заместителю документы, указанные в части 1 статьи 16 Закона о нотариате. Новый заместитель доводит до конца начатые прежним заместителем или заместителями действия, в том числе курирует исполнение заявления о принятии в депозит.

[RTL 2006, 13, 207 – вступ. в силу 6.02.2006]

Глава 7
Архивирование нотариальных документов

Статья 44. Нотариальные документы

(1) Нотариальными документами по смыслу настоящего Регламента являются документы, указанные в части 1 статьи 16 Закона о нотариате.

(2) Документы, созданные и полученные нотариусом как лицом, являющимся носителем публично-правовой должности, признаются публичными архивными документами по смыслу Закона об архивах (RT I 1998, 36/37, 552; 1999, 16, 271; 2000, 92, 597; 2001, 88, 531; 93, 565).

(3) В отношении нотариальных документов применяются положения Закона об архивах и утвержденные постановлением Правительства Республики от 01.01.2001 г. № 000 «Правила архивной работы» (RT I 1998, 118/120, 1904; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59), касающиеся публичных архивных документов.

Статья 45. Нотариус в качестве архивообразователя

(1) Нотариус в качестве носителя публично-правовой должности является архивообрахователем по смыслу «Правил архивной работы».

(2) Во время замещения должности нотариус обязан упорядочивать, архивно-технически подготавливать и хранить созданные и полученные в результате его деятельности документы.

(3) До передачи в Государственный архив нотариус хранит документы в подходящих для них условиях.

Статья 46. Номенклатура нотариальных документов

(1) Номенклатура нотариальных документов устанавливается для систематизации документов, созданных или полученных в ходе служебной деятельности нотариуса, и установления для них срока хранения.

(2) Номенклатуру документов нотариус разделяет на серии. Серии в свою очередь могут делиться на подсерии.

§ 47. Упорядочение документов

(1) При упорядочении документов за основу принимаются единицы упорядочения, предусмотренные Законом об архивах.

(2) При упорядочении нотариальных документов документы по завершенным служебным действиям помещаются в отдельную папку, будучи объединенными по сериям, указанным в номенклатуре документов.

(3) Приложения к нотариальному документу и документы, на основе которых составлен нотариальный документ, хранятся вместе с основным документом.

(4) Книги регистрации служебных действий нотариуса образуют отдельные единицы хранения.

Статья 48. Требования к помещению в архивные дела

[Недействителен – RTL 2006, 62, 1127 – вступ. в силу 11.08.2006]

Статья 49. Хранение документов

(1) Документы, имеющие архивную ценность, и документы, подлежащие хранению в течение срока, превышающего десять лет, нотариус в течение трех лет после завершения связанного с ними делопроизводства складирует в архивном помещении нотариального бюро, построенном или приспособленном для централизованного хранения.

(2) Документы, указанные в части 1 настоящей статьи, могут передаваться в построенное или приспособленное для централизованного хранения общее архивное хранилище, которое находится в ведении нескольких нотариальных бюро или Нотариальной палаты.

(3) Нотариальные документы, если делопроизводство по ним не завершено или если они не помещены в указанное в частях 1 и 2 архивное помещение или хранилище, нотариус хранит в запирающемся на ключ шкафу или в помещении, отведенном для хранения документов.

(4) Архивное помещение и архивное хранилище должны соответствовать требованиям, предусмотренным Правилами архивной работы.

Статья 50. Доступ к нотариальным документам

[Недействителен – RTL 2006, 62, 1127 – вступ. в силу 11.08.2006]

Статья 51. Уничтожение нотариальных документов

Уничтожение нотариальных документов производится в соответствии с положениями Закона об архивах и Правилами архивной работы.

Статья 52. Передача нотариальных документов

(1) Исполняющий должностные обязанности нотариус передает подлежащие хранению в государственном архиве нотариальные документы в государственный архив в течение пяти лет после возникновения обязанности по передаче документов, установленной Законом об архивах.

(2) Передача нотариальных документов производится в соответствии с положениями Закона о нотариате, Закона об архивах и Правилами архивной работы.

Глава 8
Надзор за служебной деятельностью нотариусов

Статья 53. Осуществление надзора

(1) Надзор за служебной деятельностью нотариуса осуществляется путем проверки на месте и при помощи полученных от нотариуса материалов и данных.

(2) Осуществление надзора не должно в существенной мере мешать работе нотариального бюро по обслуживанию клиентов.

Статья 54. Лица, осуществляющие надзор

(1) Надзор за служебной деятельностью нотариусов осуществляет министр юстиции через уполномоченных им чиновников.

(2) Министр юстиции может привлекать к осуществлению надзора назначенного Нотариальной палатой представителя Нотариальной палаты,.

(3) Лица, осуществляющие надзор, обязаны хранить в тайне данные, ставшие им известными в связи со служебной деятельностью.

Статья 55. Объекты надзора

Объектами надзора являются:
1) организация труда нотариуса и его бюро;
2) наличие и доступность необходимых для работы средств труда;
3) ведение книг регистрации служебных действий и иных книг;
4) оформление и скрепление печатью нотариальных документов;
5) депонирование;
6) архивирование нотариальных документов;
7) наличие связи с электронным реестрами и организация запросов;
8) представление участников служебных действий в судебных и административных учреждениях;
9) правильность взимания платы за услуги нотариуса;
10) наличие страхования профессиональной ответственности.

Статья 56. Виды надзора

(1) Надзор за деятельностью нотариуса осуществляется в виде очередных проверок, внеочередных проверок или последующего контроля.

(2) Первая очередная проверка служебной деятельности нотариуса проводится в течение второго года замещения должности. Очередная проверка осуществляется согласно утвержденному министром юстиции графику надзора.

(3) Внеочередная проверка проводится в обоснованных случаях, когда имеется основание полагать, что в служебной деятельности нотариуса имеются недостатки, нуждающиеся в быстром устранении.