УТВЕРЖДЕНА
приказом министерства образования
Инструкция по организации приёма, передачи, учета,
хранения и уничтожения материалов и документов
по единому государственному экзамену в Нижегородской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее – ЕГЭ, материалы), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ в Нижегородской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, писем Рособрнадзора и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
1.3. Инструкция устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов следующих органов и организационных структур:
министерства образования Нижегородской области;
органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов (далее - МОУО);
государственной экзаменационной комиссии Нижегородской области (далее - ГЭК);
конфликтной комиссии Нижегородской области;
предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;
регионального центра обработки информации (далее – РЦОИ) – структурного подразделения государственного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования "Нижегородский институт развития образования";
пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).
1.4. К материалам и документам ЕГЭ относятся:
1.4.1 экзаменационные материалы, которые включают:
- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель),
- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланки ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель);
1.4.2 документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое;
1.4.3 материалы проверки ответов участников ЕГЭ:
- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков;
- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
1.4.4 протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;
1.4.5 апелляционные материалы:
апелляции;
журналы (листы) регистрации апелляций;
заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);
протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;
1.4.6 бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;
1.4.7 ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;
1.4.8 акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ;
1.4.9 акты приемки-передачи различных материалов и документов.
1.5. Материалы и документы по ЕГЭ формируются по формам и в комплектации согласованным и (или) утверждаемым Рособрнадзором в соответствии с письмом Рособрнадзора -41/08-01 (приложение 2).
1.6. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.
1.7. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
1.8. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.
1.9. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.
2. Приёмка материалов
2.1. Экзаменационные материалы поступают в РЦОИ из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее – Федеральный центр тестирования).
2.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются министерством образования Нижегородской области с Федеральным центром тестирования.
2.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в РЦОИ из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ.
2.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приёмки-передачи в соответствии с пунктами 3.3, 3.4 настоящей инструкции.
2.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 1.4 настоящей инструкции, формируются в РЦОИ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ.
3. Передача материалов
3.1. Приёмка и передача материалов и документов ЕГЭ производится с составлением акта приёмки-передачи.
3.2. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.
3.3. Акт подписывают руководители органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.
3.4. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.
4. Учёт материалов
4.1. По окончании проведения ЕГЭ в Нижегородской области в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ все организационные структуры передают в соответствии с настоящей инструкций и распорядительными актами министерства образования Нижегородской области имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в министерство образования Нижегородской области, в органы, осуществляющие управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов или в РЦОИ согласно Приложению 2.
4.2. Министерство образования Нижегородской области организует следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:
- отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;
- размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;
- уничтожение материалов, не подлежащих хранению.
Органы, осуществляющие управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов, проводят приемку материалов и документов ЕГЭ из РЦОИ.
4.3. Перечень материалов и документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с настоящей инструкцией и на основе "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 06.10.2000 с изменениями от 01.01.2001 (Приложение 1).
4.4. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного Министерством образования Нижегородской области перечня документов материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводится экспертной комиссией, назначаемой министерством образования Нижегородской области по согласованию с ГЭК.
4.5. Экспертные комиссии создаются приказом министерства образования Нижегородской области, утверждающим функции, полномочия и порядок работы комиссии.
Экспертная комиссия в целях определения вида и значимости документа, подлежащим передаче в архив руководствуется Федеральным законом -ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом -ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 01.01.2001).
4.6. Результат работ экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым министром (заместителем министра) образования Нижегородской области.
4.7. По окончании работ по ЕГЭ министерство образования Нижегородской области направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (Приложение 2).
5. Хранение материалов
5.1. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ (Приложение 1).
5.2. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет РЦОИ.
5.3. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и других местах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
5.4. Иные документы, регулирующие деятельность органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов Нижегородской области и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое, хранятся в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующимися в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утверждённым Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 01.01.2001.
6. Уничтожение материалов
6.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией (Приложение 3).
Уничтожение производится по приказу министра образования Нижегородской области, руководителя органа, осуществляющего управление в сфере образования, муниципального района или городского округа Нижегородской области или ректора ГОУ ДПО НИРО согласно перечню материалов и документов строгой отчётности, образующихся при проведении ЕГЭ (Приложение 1).
6.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.
_____________
