Краткий конспект лекций по предмету «Управление сельскохозяйственным производством с основами маркетинга» (стр. 26 )

4. Документ должен быть составлен по установленной форме.

5. Форма документа должна отвечать поставленной цели и принятым на предприятии методам работы, быть удобной в использовании.

6. Документ должен обеспечивать возможность фиксировать
информацию в логичном и заранее установленном порядке, облегчать нахождение соответствующей информации путем отчетливых заголовков, наименований граф и т. п.

7. Форма документа должна обеспечивать легкое внесение необходимых записей в соответствии с принятым способом обработки документов и др.

8. Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убедительно.

Точным документом считается тот, который отражает действи­тельное положение дел, не допускает двойного толкования.

Документ считается полным, если содержание его исчерпывает все обстоятельства дела, связанные с решением вопроса. Доку­мент, в котором нет лишних слов и повторений, является сжатым.

Полная обоснованность и емкое доказательство делают его убе­дительным.

Документ приобретает юридическую силу после того, как он подписан лицом, которому предоставлено на это право соответст­вующими положениями.

 

3. Основные виды организационно-распорядительной (общей) документации.

Организационно-распорядительная документация подразде­ляется на:

1. Организационную (положения, уставы, инструкции, пра­вила).

2. Распорядительную (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующую административную деятельность предприятия, учреждения.

3. Служебно-информационную (письма, телеграммы, доклад­ные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Положение – это правовой документ, определяющий порядок образования, род деятельности, права, обязанности, структуру и организацию работы предприятия и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Устав - юридический документ, оформляющий образование предприятия (организации) и определяющий его структуру, функции и правовое положение (например, Устав колхоза). Он утверждается вышестоящим органом управления и вводится в дей­ствие приказом или постановлением.

Постановления принимаются органами государственного управ­ления, различными коллегиальными и общественными органами, съездами, конференциями, совещаниями и собраниями для реше­ния наиболее важных вопросов. Постановления, изданные орга­нами государственного управления, являются нормативными ак­тами и обязательны для исполнения всеми предприятиями.

Решения принимаются местными Советами народных депута­тов, исполнительными комитетами местных Советов для решения наиболее важных вопросов их компетенции. Решения являются основным документом деятельности правления колхоза.

Приказ - основной распорядительный документ, издаваемый руководителем государственного сельскохозяйственного предпри­ятия, объединения, действующий на основе единоначалия и в пре­делах его полномочий, в целях разрешения основных и оператив­ных задач, стоящих перед данным предприятием. В процессе под­готовки приказа его проект согласовывается (визируется) с руководителями подразделений и служб, которым его предстоит выполнять.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по личному составу, так называемые кадровые приказы, и приказы по общим вопросам управления. Проект приказа по общим вопросам чаще составляется по поручению руководителя предприятия работни­ками соответствующего отдела (службы), управления или подраз­деления.

Распоряжение является документом, в котором предписывается решение конкретного вопроса, исходящее от лица или органа, правомочного решать данный вопрос. Как правило, распоря­жение начинается со слов «В соответствии», «В связи», а текст излагается в повелительной форме - «Указать». «Предло­жить», «Утвердить» и т. д. Остальные реквизиты аналогичны приказу.

Циркуляр - документ, обязательный к исполнению подведомст­венными предприятиями, организациями или отдельными должно­стными лицами. Эта форма распоряжения или предписания чаще всего используется вышестоящими сельскохозяйственными орга­нами в области учета и отчетности, финансовой и плановой дея­тельности.

Инструкция - руководящие указания по выполнению необхо­димых видов работ или поведению работников при определенной производственной ситуации. Инструкции разрабатываются для по­вторяющихся видов управленческих работ и действуют в течение продолжительного срока в качестве постоянного руководства в ра­боте.

Протокол - документ, в котором последовательно фиксируется ход обсуждения вопросов коллегиальных органов (совещаний» симпозиумов, семинаров, конференций и т. п.). Протокол ведет секретарь коллегиального органа или специально назначенное лицо; подписывают его председатель собрания, секретарь.

Служебное письмо - обобщенное название различных по со­держанию документов, составляющихся по самым различным вопросам деятельности. Их подразделяют: на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, информационные пись­ма, заключения и извещения. Основными логическими элементами письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы, заключения.

Телеграммы, телефонограммы и радиограммы - документы, с помощью которых передается срочная информация, излагаемая в сжатой форме («телеграфный стиль» изложения). Таким путем пе­редаются обычно несложные тексты.

Докладная записка (справка) составляется с целью информа­ции вышестоящих органов или должностных лиц по одному или группе вопросов о каких-либо событиях, фактах, результатах ко­мандировок, обследований с выводами и предложениями.

Объяснительная записка - документ, в котором дается разъ­яснение, объяснение по тому или иному факту, действию, вызвав­шему те или иные отклонения от программы, установленного по­рядка и т. п.

Акт - документ, в котором подтверждаются установленные факты или события. Он, как правило, составляется несколь­кими лицами (комиссией) или одним специально назначенным ли­цом (например, акт сдачи-приемки дел и т. п.). К актам могут прилагаться разнообразные справки, подтверждающие те или иные факты, о которых идет речь.

Заключение - документ, в котором излагается мнение органи­зации, комиссии или отдельного специалиста по какому-либо воп­росу или документу.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об ус­тановлении каких-либо отношений и регулирующий эти отноше­ния.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных во­просов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Извещение (о заседании, собрании, конференции) - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

Обзор - документ, составленный в целях информации о ра­ботах в той или иной области деятельности и т. п.

Стенограмма - составная часть докладов, речей и других вы­ступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Требования к рукописному и машинному оформлению организационно-распорядительных документов:

·    Рукопись документа следует писать четко и разборчиво на стандартной бумаге А4 (297х210 мм) и А5 (148х210 мм).

·    Не допускается составление документа карандашами, красными и зелеными чернилами, наличие вставок, исправлений, разночтений.

·    Документ должен иметь все необходимые реквизиты.

·    Текст документа должен излагаться кратко, нейтрально, без эмоций и грубых выражений, сокращения – общепринятые. Желательно применять прямой порядок слов, а сложные предложения заменять простыми.

·    Документ следует писать на одной стороне листа (на двух сторонах – при условии, если срок хранения документа составит не более трех лет).

·    Левое поле документа должно составлять от края листа не менее 30 мм, правое – 8 мм, нижнее и верхнее – 20 мм.

·    Для печатных страниц ширина строки не более 64 печатных знаков и 41 строка (для листа формата А4).

·    Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии 15 мм от верхней кромки листа.

·    В конце реквизитов (название вида документа, заголовка к тексту) ставится точка. Исключение может составлять текстовая часть документа.

·    В реквизите «Подпись», ФИО подписывающего документ лица и подпись следует печатать на уровне последней строки наименования должности.

·    Дата составления документа ставится с левой стороны, ниже последней строки наименования должности.

 

4. Организация делопроизводства и документооборота на предприятии.

Под делопроизводством понимается совокупность методов, спо­собов и процессов работы с документами, осуществляемых на предприятиях (в организациях) в ходе выполнения ими своих функций и задач. Это особый вид управленческой деятельности, включающий работу по составлению, оформлению, приему, реги­страции, обработке, контролю исполнения документов, их размно­жению, отправке и передаче, формированию дел, а также хране­нию обработанных документов в архиве.

Операции, связанные с составлением документов, их печатанием, хранением, отправкой, принято относить к общему (административному) делопроизводству. Делопроизводство, имеющее свои особенности в ведении и оформлении документов, относится к специальному делопроизводству.

Ответственность за организацию правильного ведения дело­производства возлагается на руководителя предприятия, органи­зации. В большинстве хозяйств делопроизводство осуществляют работники бухгалтерии, секретарь-машинистка, в крупных хозяйствах - специально назначенные технические исполнители, ра­ботники канцелярии.

В зависимости от характера и объема работ, а также от струк­туры управления применяют централизованную, децентрализован­ную и смешанную системы делопроизводства.