Тема: Состояние и перспективы развития архивного дела в республике Беларусь

Тема: СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ.

1 Создание Государственной архивной службы.

2 Законадательство РБ об архивах и их деятельности.

3 Структура и деятельность архивных учреждений в РБ.

4 Автоматизация деятельности архивов.

5 Международные архивные связи.

1 Создание Государственной архивной службы.

В состав Государственной архивной службы входят республиканские, областные, зональные архивы, научно-исследовательские учреждения, специальные технические лаборатории и печатное издание. Руководство деятельностью архивных учреждений осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Работа Департамента по архивам и делопроизводству МЮ началось в 1922 г. с образования Центрархива, подчинявшегося ЦИК БССР. В 1938 г. руководство архивным делом было передано в ведомство НКВД БССР и в таком состоянии с внутренними переустройствами просуществовало до 1960 г. В 1960 г. все государственные архивные учреждения перешли под юрисдикцию Управления государственных архивов Народного комиссариата Внутренних дел БССР. В 1972 г. при Совете министров было образовано Архивное управление, просуществовавшее до образования независимой Беларуси. В октябре 1992 г. при Совете Министров РБ было сформировано Главное архивное управление, преобразование в 1994 г. в Комитет по архивам и делопроизводству. После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь. Областные партийные архивы Брестской и Витебской областей были присоединены к соответствующим государственным архивам, а партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей преобразованы в филиалы государственных архивов.

В октябре 1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив.

В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).

В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно.

В 1996 г. филиалы областных архивов были преобразованы в зональные государственные архивы, а бывшие партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей – в Государственные архивы общественных объединений. В январе 1997 г. Белкомархив преобразован в Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (Госкомархив), его председатель введен в состав Совета Министров Республики Беларусь.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь № 000 от 24 сентября 2001 г. Госкомархив преобразован в государственное учреждение "Национальный центр по архивам и делопроизводству" (Центрархив), подчиненный Совету Министров Республики Беларусь. В 1997 г. он перешёл в подчинение администрации президента РБ. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 5 мая 2006 г. № 000 руководящим органом в области архивного дела и организации делопроизводства на территории Беларуси является Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

2. Законодательство Республики Беларусь об архивах и их деятельности.

Нормативную базу архивного дела в Республике Беларусь составляют:

·  Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы архивного дела

o  Организация деятельности архива и работа с архивными документами

o  Работа с электронными документами

o  Перечни документов с указанием сроков хранения

§  Перечни типовых документов

§  Ведомственные перечни документов

o  Работа с кадрами в архивной отрасли

·  Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства

·  Нормативные правовые акты по работе с документами, содержащими секретную и иную конфиденциальную информацию

·  Нормативные правовые акты, касающиеся ответственности за нарушение законодательства по архивному делу и делопроизводству

·  Методические документы по архивному делу и делопроизводству

1)  Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 000, с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 000, от 21 декабря 2004 г. № 000, от 26 октября 2006 г. № 000, от 12 января 2007 г. № 23, от 01.01.01 г. № 000).

2)  Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года

3)  Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 000).

4)  Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. № 14).

5)  Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. № 27).

6)  Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7, с дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. № 2, постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. № 40).

7)  Инструкция о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь ).

8)  Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь (утверждены приказом Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 01.01.01 № 52).

Работа с документами, содержащими секретную или конфиденциальную информацию, регулируется особыми нормативными актами: Указом Президента Республики Беларусь от 15 ноября 2000 г. № 000 «О некоторых мерах по упорядочению обращения с секретной документированной информацией», Законом РБ «О государственных секретах», а так же кодексами (Уголовным, гражданским, административным).

3. Структура и деятельность архивных учреждений.

В структуре архивных учреждений выделяют следующие отрасли деятельности:

1.  Научно-исследовательские

2.  Специальные лаборатории

3.  Республиканские архивы

4.  Органы и учреждения Государственной архивной службы в областях и г. Минске

Научно-исследовательские учреждения
Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД)

БелНИИДАД - научно-исследовательское учреждение, осуществляющее научные разработки в области документоведения и архивоведения.
В 1991 г. был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения и ретроинформации (БелНИЦДР). В январе 1994 г. в связи с расширением научно-исследовательской деятельности БелНИЦДР был переименован в Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела. С 20 июня 2001 г. официальное наименование БелНИИДАД - учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела». За период работы в институте разрабатано более 100 научно-исследовательских тем, подготовлены и изданы инструкции, стандарты, правила, методические рекомендации, ряд справочников в соответствии с основными направлениями деятельности института.

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД)
Специальные лаборатории
Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь

Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ЦЛМРД НАФ РБ) ведет отсчет своей деятельности с 1956 г. В 1965 г. лаборатория была передана Центральному государственному архиву кинофотофонодокументов БССР на правах структурного подразделения. В мае 1993 г. лаборатория переименована в Центральную лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ЦЛМРД НАФ РБ). С 7 декабря 2000 г. лаборатория функционирует под названием «Государственное учреждение «Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».

Лаборатория ведёт деятельность в таких направлениях:

Проведение комплекса работ по реставрации, консервации, переплету архивных документов и их защите от биологических повреждений

Создание страхового фонда особо ценных документов (ОСЦ) Национального архивного фонда
и фонда пользования на ОСЦ посредством микрофотокопирования

Республиканские архивы
Национальный архив Республики Беларусь

v  28 мая 1927 г. в г. Минске был создан Центральный архив Октябрьской революции Белорусской Советской Социалистической Республики (БССР). В 1930 г. архив был переведен из г. Минска в г. Могилев.

v  В июле 1938 г. Центральный архив Октябрьской революции БССР реорганизован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР (ЦГАОР БССР).

v  В 1941 г. в связи с немецкой оккупацией территории Беларуси во время Великой Отечественной войны деятельность архива была приостановлена. Архив возобновил свою работу в январе 1944 г. в г. Гомеле, в июле 1944 г. он переехал в г. Минск.

v  В мае 1993 г. ЦГАОР БССР переименован в Белорусский государственный архив (БГА).

v  В июне 1995 г. после передачи архиву комплекса документов бывшего Центрального партийного архива Компартии Беларуси БГА реорганизован в Национальный архив Республики Беларусь.

v  С февраля 2001 г. архив носит название "Государственное учреждение "Национальный архив Республики Беларусь".

v  Количество фондов: 1314 фондов, 1025140 единиц хранения

v  Хронологический период: с 1917 г. по настоящее время (отдельные документы XVII, конца XIX - начала XX в.)

v  Документы, хранящиеся в архиве, характеризуют важнейшие стороны общественно-политической, экономической и культурной жизни республики. Они отражают исторические события, этапы развития общества и государства, борьбу трудящихся Белоруссии за установление и упрочение Советской власти, события гражданской и Великой Отечественной войн, восстановление и развитие народного хозяйства, культурное строительство, жизнь выдающихся политических, государственных деятелей, представителей науки, культуры, искусства.

v  Особую группу представляют фонды личного происхождения. В архиве хранятся фонды партийных, государственных и общественных деятелей (, , , , и др.), ученых Беларуси (, , и др.).

Национальный исторический архив Беларуси

v  Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) начал свою деятельность в 1919 г. как архивохранилище Могилевского архивного бюро.

v  В 1924 г. архивохранилище реорганизовано в окружной архив, в 1927 г. – в Могилевский исторический архив, который в 1930 г. стал отделением Центрального архивного управления Белорусской Советской Социалистической Республики (ЦАУ БССР).

v  В июле 1938 г. архив был реорганизован в Центральный исторический архив БССР.

v  Во время Великой Отечественной войны в период немецкой оккупации большинство документов архива и научно-справочный аппарат к ним погибли, часть документов была вывезена в Ригу и Германию.

v  В 1943 г. Центральный исторический архив БССР стал называться Центральным государственным историческим архивом БССР (ЦГИА БССР, г. Могилев).

v  После войны реэвакуировано 38 054 дела из 700 фондов, ни один из которых не имел полного состава. В 1947 г. архиву были переданы сохранившиеся дореволюционные фонды из государственных архивов Витебской и Гомельской областей.

v  В 1963 г. архив был переведен из г. Могилева в г. Минск и получил название Центрального государственного исторического архива БССР (ЦГИА БССР) в г. Минске. Архив пополнился документами дореволюционных фондов из Государственного архива Минской области и комплексом древних актов из Центрального государственного исторического архива БССР в г. Гродно.

v  В 1992 г. архив наряду с Центральным партийным архивом Коммунистической партии Белоруссии был реорганизован в Национальный архив Республики Беларусь.

v  В 1995 г. на базе документов ХIV – начала ХХ вв., которые ранее находились в Центральном государственном историческом архиве в г. Минске, создан Национальный исторический архив Беларуси.

v  С декабря 2000 г. архив стал называться Государственное учреждение "Национальный исторический архив Беларуси".

Количество фондов: 3 119 фондов, 19 коллекций микрофильмов, 10 коллекций на электронных носителях, 1 019 109 единиц хранения
Хронологический период: с ХIV до начала XX вв., метрические книги – до начала 30-х гг. XX в.
Территориальный охват:

Великое княжество Литовское Речь Посполитая Белорусская, Витебская, Минская, Могилевская и Полоцкая губернии Российской империи

Основной комплекс документов НИАБ состоит из двух частей:

По всей территории Беларуси (в современных границах) - документы за ХIV - конец ХVIII в. По территориям Витебской, Минской и Могилевской губернии Российский империи (в границах их существования) - документы конца ХVIII - начала XX в.

Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства

v  В июне 1960 г. был создан Центральный государственный архив литературы и искусства Белорусской Советской Социалистической Республики (ЦГАЛИ БССР).

v  В марте 1976 г. архив преобразован в Центральный государственный архив-музей литературы и искусства (ЦГАМЛИ) БССР.

v  В мае 1993 г. ЦГАМЛИ переименован в Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства (БГАМЛИ)..

v  С мая 2003 г. архив носит название "Учреждение "Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства".

Белорусский государственный архив научно-технической документации
Органы и учреждения Государственной архивной службы в областях и г. Минске
Брестская область Витебская область Гомельская область Гродненская область г. Минск Минская область Могилевская область

4 Автоматизация деятельности архивов.

1. Автоматизированные системы
Потребность постоянно повышать производительность и эффективность труда работников, выпускать больше качественной продукции и т. п. послужили основанием к созданию автоматизированных систем.

Автоматизация прочно входит в повседневную жизнь людей. Первоначально с этой целью создавались различные автоматические устройства, способные избавлять человека от выполнения различных рутинных и опасных видов работ, например, роботы-автоматы и др.

Обычно под “автоматической” понимают любую саморегулирующуюся систему. Принцип её работы заключается в сравнении некоторых выходных характеристик с установленным эталоном. Отклонение выходного значения от эталона вызывает включение элементов обратной связи для корректировки полученного значения. Созданные таким образом устройства позволили облегчить, ускорить, а порой и удешевить выполнение определенных видов работ. Для комплексного решения данной проблемы стали создаваться автоматизированные системы. При этом специалисты отмечают, что автоматизация может быть вызвана двумя обстоятельствами: наличием реальной необходимости и возможностью практической реализации.

Автоматизированная система - это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая автоматизированную технологию выполнения установленных функций.

Такая система представляет комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов. В первую очередь подобные системы создавались в промышленности и были ориентированны на совершенствование методов управления производственными процессами. Это были автоматизированные системы управления (АСУ) и автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП).

Автоматизированная система управления (АСУ) - это совокупность экономических и математических методов, технических средств организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложным объектом (процессом) в соответствии с заданной целью.

Основное назначение АСУ – получение высокой эффективности разработки, внедрения и эксплуатации различных по назначению производственных систем.

Понятие “Автоматизированная система управления” в России стало использоваться в 50-е годы ХХ века. Интенсивное применение таких систем начинается в 1970–1980-е годы. Оно было направлено в основном на облегчение рутинных операций.

Появление АСУ обусловлено необходимостью совершенствования организационной структуры управления предприятием, организацией, учреждением и т. п. Ныне это необходимый элемент многих отраслей знаний и хозяйства страны. АСУ представляет собой совокупность коллектива людей и комплекса программно-технических средств, т. е. является человеко-машинной системой, базирующейся на экономико-математических методах управления, использовании средств ЭВМ.

Автоматизация базируется на широком использовании средств вычислительной техники (СВТ) и необходимого для них ПО. В качестве технических средств АСУ получили использование многомашинные, многопроцессорные комплексы, образующие с помощью ЭВМ и информационных сетей распределенные системы обработки информации. При реализации АСУ обычно применяются автоматизированные рабочие места и участки.

Решаемые в АСУ задачи делят на задачи, требующие немедленного ответа и допускающие определённую его задержку по времени выполнения.

В основном выделяют следующие режимы работы АСУ: параллельной обработки, квантования временем для пакетной обработки, оперативной обработки, реального времени и телеобработки информации и данных. В режиме квантования временем каждой прикладной программе выделяется квант времени, по окончании которого управление передаётся следующей программе. Увеличение скорости ответа системы пользователю достигается путём оперативной (онлайновой, непосредственной) обработки данных. При сочетании многопрограммного режима работы ЭВМ с квантованием времени и режимом непосредственного доступа образуется режим разделения времени. Режим реального времени предназначен для задач, требующих немедленного ответа. Он характеризуется дистанционной обработкой информации (телеобработкой). Режим телеобработки может использоваться и в других случаях, например, для пакетного режима обработки данных.

Автоматизация позволяет существенно сократить время создания новых образцов техники, продуктов и т. д., а также обслуживания пользователей, значительно повысить уровень их обслуживания, преобразует и видоизменяет отдельные технологические процессы, а порой – все основные традиционно используемые технологии. Хотя изначально автоматизированные системы предназначались для автоматизации сложных производственных технологических процессов, всё же их недаром назвали АСУ. Управление любыми процессами связано с выполнением собственно функций управления, т. е. взаимодействия людей в процессе выполнения каких-либо работ. В этом случае активизируется деятельность административно-управленческого аппарата и совершенствуется документооборот. Важное место в подобных процессах всегда отводилось циркулирующей в организации информации.

АСУ – гибкие интегрированные системы с элементами искусственного интеллекта. Они ориентированы на реализацию безбумажного, безлюдного управления объектом с подстройкой к изменяющимся внешним условиям и ресурсам. Реализация подобных задач строится на применении ЭВМ, объединённых информационной сетью или сетями с другими ЭВМ.

Для функциональных задач, имеющих достаточно формализованные алгоритмы решения (финансово-бухгалтерский учёт, материально-техническое снабжение, кадры и др.), внедрение АСУ позволило значительно улучшить отчётность, контроль прохождения документации, своевременность принятия решений, и во многих случаях это дало значительный экономический эффект.

Следовательно, для успешного функционирования АСУ возникает потребность автоматизации информационных процессов, а значит и создания автоматизированных информационных систем (АИС). Так и было вначале. В результате появились информационные системы, позволяющие в автоматизированном режиме выполнять процессы, связанные с управлением производством и различными видами деятельности, а также с делопроизводством. В России эти процессы начинаются со второй половины XX века.

Затем стало очевидным, что АИС могут использоваться не только для совершенствования управления производственными процессами, но и с целью улучшения качества создаваемой информационной продукции и услуг, повышения качества и оперативности обслуживания пользователей и т. п. Информационные АСУ обладают возможностью представления информации в виде, удобном для последующего использования, обработки в ЭВМ, а также передачи её по каналам связи.

2. Автоматизированные информационные системы
Автоматизация информационных процессов, способствуя ликвидации многих рутинных операций, повышая комфортность и одновременно эффективность работы, предоставляя пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией, создаёт и новые проблемы, решение которых может быть осуществлено лишь на базе использования общенаучных методов и новых информационных технологий. На каждой ступени развития общества они отражают присущий ему уровень высоких технологий.

Автоматизированная информационная система (Automated information system, AIS) - это совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и (или) управления данными и информацией, а также для производства вычислений.

Основная цель АИС – хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам для наиболее полного удовлетворения информационных запросов большого числа пользователей.

К основным принципам автоматизации информационных процессов относят: окупаемость, надежность, гибкость, безопасность, дружественность, соответствие стандартам.

Окупаемость означает затрату меньших средств, на получение эффективной, надёжной, производительной системы, возможностью быстрого решения поставленных задач. При этом считается, что срок окупаемости системы должен составлять не более 2–5 лет.

Надежность достигается использованием надёжных программных и технических средств, использования современных технологий. Приобретаемые средства должны иметь сертификаты и (или) лицензии.

Гибкость означает легкую адаптацию системы к изменению требований к ней, к вводимым новым функциям. Это обычно достигается созданием модульной системы.

Безопасность означает обеспечение сохранности информации, регламентация работы с системой, использование специального оборудования и шифров.

Дружественность заключается в том, что система должна быть простой, удобной для освоения и использования (меню, подсказки, система исправления ошибок и др.).

Выделяются четыре типа АИС:

1.  Охватывающий один процесс (операцию) в одной организации.

2.  Объединяющий несколько процессов в одной организации.

3.  Обеспечивающий функционирование одного процесса в масштабе нескольких взаимодействующих организаций.

4.  Реализующий работу нескольких процессов или систем в масштабе нескольких организаций.

При создании АИС целесообразно максимально унифицировать организуемые системы (подсистемы) для удобства их распространения, модификации, эксплуатации, а также обучения персонала работе с соответствующим ПО. Разработка АИС предполагает выделение процессов, подлежащих автоматизации, изучение их, выявление закономерностей и особенностей (анализ), что способствует определению целей и задач создаваемой системы. Затем осуществляется внедрение необходимых информационных технологий (синтез). Для успешного проведения проектно-организационных работ рекомендуется выявить несколько прототипов проектируемого объекта и устанавливаемых на нём программно-технических средств. На их основе разработать несколько вариантов. Затем из них выбирают альтернативные, из которых наконец – наилучшее решение.

АИС можно представить как комплекс автоматизированных информационных технологий, составляющих информационную систему, предназначенную для информационного обслуживания потребителей. В АИС обычно применяются автоматизированные рабочие места (АРМ) на базе персональных ЭВМ, распределённые базы данных, программные средства, ориентированные на конечного пользователя.

Основное назначение автоматизированных информационных систем не просто собрать и сохранить электронные информационные ресурсы, но и обеспечить к ним доступ пользователей. Одной из важнейших особенностей АИС является организация поиска данных в их информационных массивах (базах данных). Поэтому АИС практически являются автоматизированными информационно-поисковыми системами (АИПС),

Автоматизированная информационно-поисковая система - программный продукт, предназначенный для реализации процессов ввода, обработки, хранения, поиска, представления данных т. п.

АИПС бывают фактографическими и документальными.

Фактографические АИПС обычно используют табличные реляционные БД с фиксированной структурой данных (записей).

Документальные АИПС отличаются неопределённостью или переменной структурой данных (документов). Для их разработки обычно применяются оболочки АИС.