Волгоградский государственный университет
Документационное обеспечение Волгоградского государственного колледжа профессиональных технологий, экономики и права
как учебного заведения нового типа
Реформы, происходящие в современном обществе, затрагивают его разные сферы, в том числе сферу образования. Изменения в окружающей среде, интернационализация современной экономики, внедрение второго поколения информационных технологий, управление качеством с ориентацией на потребителя стали определяющими факторами перестройки структуры, системы управления, подходов к образовательным процессам многих средних учебных заведений. В сфере образования для Волгоградской области, имеющей ведущие показатели экономического развития, на первое место выходит профессиональная направленность подготовки специалистов среднего звена, готовых приступить к трудовой деятельности непосредственно после окончания учебного заведения и способствовать развитию промышленности и производства. Среди образовательных учреждений, соответствующих данному требованию, можно выделить Волгоградский государственный колледж профессиональных технологий, экономики и права.
Волгоградский государственный колледж профессиональных технологий, экономики и права является государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования федерального подчинения, находится в ведении Федерального Агентства по образованию Российской Федерации. В основном, учредительном документе – уставе ВГКПТЭиП зафиксированы задачи, отражающие принципиальные позиции деятельности колледжа:
- удовлетворение потребностей общества в специалистах со средним профессиональным образованием;
- повышение квалификации и профессиональная переподготовка специалистов;
- удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения среднего профессионального образования;
- формирование у обучающихся гражданской позиции и трудолюбия, развития ответственности, самостоятельности и творческой активности;
- сохранение и приумножение нравственных и культурных ценностей общества.
ВГКПТЭиП как учебное заведение нового типа характеризуют следующие направления деятельности: внедрение системы менеджмента качества; применение новых информационных технологий; изучение колледжем текущих и потенциальных потребностей потребителей; повышение уровня квалификации, практических навыков студентов, привитие им определенных жизненных позиций и ценностей.
Существование любой организации во многом связано с выбором форм и методов ее адаптации к внешним условиям, управлением ее поведением в соответствии с требованиями рыночного окружения. Одним из действенных методов адаптации является проявление системных свойств организации. Организацию можно рассматривать как систему, то есть совокупность элементов, взаимосвязанных друг с другом, образующих определенную целостность, единство1. Элементами колледжа как системы выступают структурные подразделения, студенты, различные комиссии, финансы, результаты производственной деятельности, управление, документационное обеспечение управления и т. д. Каждый из элементов представляет собой подсистему. Между подсистемами существует материальная и информационная связь. Как система ВГКПТЭиП обладает иерархической структурой.
Внешняя среда оказывает влияние на колледж (экономическое положение в стране, демографическая ситуация, финансирование и другие показатели влияют на качество образования, показатели набора студентов и деятельность колледжа в целом). Адаптивность колледжа проявляется в происходящих экономических, научно-технических, социальных, этических изменениях (открываются новые специальности, повышается или снижается оплата за обучение, увеличивается или уменьшается набор студентов, меняется специфика хозяйственной деятельности). Обратная связь реализуется при помощи сведений о трудоустройстве студентов, востребованности их на производстве, престижности предлагаемых специальностей.
Колледж можно представить как подсистему в системе образования РФ: ВГКПТЭиП активно взаимодействует с лицеями Волгограда, осуществляя подготовку учеников к среднему профессиональному образованию, также в 2006 году был заключен договор между колледжем и Волгоградским государственным университетом о сокращенной программе получения высшего образования выпускниками колледжа по специальности «Документоведение». Таким образом прослеживаются вертикальные связи, позволяющие улучшить качество образования, особое внимание при этом уделяя профессиональной направленности подготовки студентов.
Эффективность жизнедеятельности организации зависит от уровня ее организационной культуры, то есть сформированной системы ценностей, норм и правил поведения, мировоззрения и убеждения ее сотрудников2. Колледж как учебное заведение нового типа создает внутренние документы, формирующие приоритетные задачи и направления развития, в частности, в документах фиксируется:
миссия колледжа – подготовка специалистов, конкурентоспособных на рынке труда, удовлетворяющих потребности личности и общества в постоянном профессиональном росте и социально-гражданской активности;
принципы деятельности – создание единого образовательного и культурного пространства, использование новых образовательных технологий, улучшение учебно-методического и материально-технического обеспечения учебного процесса, повышение уровня владения информационными технологиями, совершенствование воспитательной работы в колледже, расширение спектра оказываемых услуг;
отношение к работе – ответственность за качество образования и совершенствование собственных методов работы несет каждый сотрудник колледжа.
Следовательно, ВГКПТЭиП можно считать учебным заведением инновационного характера.
Новые задачи изменили ряд параметров, таких как кадровая политика, образовательные программы, организация управления в колледже.
Управление – это функция системы, обеспечивающая либо сохранение совокупности ее основных свойств, либо ее развитие в направлении определенной цели3. Система управления состоит из двух частей – управляемого объекта и управляющего субъекта. Без информации нет управления. Субъект управления должен обладать способностью своевременно перерабатывать поступающую информацию, формировать управляющую информацию и доводить ее до исполнителя, до объекта управления. В соответствии с законом «Об информации, информатизации и защите информации» обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является ее документирование4. То есть информация о состоянии объекта управления и внешней среды, о множестве возможных состояний элементов системы управления должна быть зафиксирована в документах. Особое внимание необходимо обращать на качество всех видов информации. Информация должна быть полной, достоверной и своевременной, иначе управляющие воздействия могут оказаться неэффективными и даже вредными. Следовательно, качество поступающей к управляющему субъекту информации напрямую связано с организацией документационного обеспечения управления.
Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами5.
Документационное обеспечение управления включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов,
- получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, их уничтожение.
Не менее важным является лингвистическая сторона документов, поскольку использованные языковые средства влияют на восприятие информации, отражают специфику деятельности и общую культуру организации.
Проведенный анализ структуры колледжа, интенсивности, направления и режима документопотоков, объема документооборота, языка документов позволил разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в данном учебном заведении:
1) обработку документов производить централизованно секретарем руководителя или специально выделенным должностным лицом, передавать документы на рассмотрение руководителю только через его личного секретаря. Осуществлять рассмотрение в специально выделенное для этого время. Исключить передачу документов сотрудниками лично;
2) включить в обработку этапы формирования информационно-справочной базы по документам, контроля за исполнением, что в дальнейшем облегчит поиск необходимых для принятия решения сведений, будет способствовать своевременной и качественной работе исполнителей и позволит руководителю всегда иметь оперативную информацию о состоянии дел;
3) определить круг вопросов, относящихся к компетенции заместителей руководителя и передавать им часть документов для рассмотрения и принятия решения;
4) предусмотреть в штатном расписании должность делопроизводителя, назначить ответственных за делопроизводство в тех структурных подразделениях, где не предусмотрен секретарь, составить должностные инструкции для сотрудников колледжа с включением делопроизводственных функций;
5) разработать инструкцию по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатуру дел колледжа, унифицированные тексты для повторяющихся управленческих ситуаций.
Применение данных рекомендаций позволит повысить культуру управления, сократить документооборот колледжа, снизить временные затраты на работу с документами.
Таким образом рациональная организация документационного обеспечения, правильный выбор языковых средств, качество лингвистической стороны документов, являются необходимыми условиями эффективной деятельности учебного заведения нового типа.
1 Советов, систем: Учебник для вузов / . –
3-е изд., перераб. и доп. – М.: Высш. шк., 2001. – С. 201.
2 Кочеткова, в организационное поведение и организационное моделирование: Учеб. пособие / . – М.: Дело, 2004. – С.538
3 Горшкова, организации управления: Аналитический инструментарий / . - М.: Финансы и статистика, 2003. – С. 147.
4 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
5 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
