Дополнения к «Стандартам « НВА
Проект
Глава 111 Бэк – офис, платежи, подтверждения
1. Расположение бэк-офиса и разделение обязанностей/полномочий
Организационная структура профессиональных участников рынка должна обеспечивать строгое разграничение обязанностей и полномочий, а также независимый контроль за управлением рисками между фронт и бэк офисами. Если у мидл офиса есть административные функции контроля, это относится также и к нему.
Вопросы физического разделения или расположения двух офисов относятся к компетенции руководства каждого отдельного учреждения, которое решает их в свете необходимой степени контроля и требования регуляторов.
Така как некоторые организации предпочитают административные преимущества непосредственной или близкой досягаемости, (а современные средства коммуникаций и информационные технологии это позволяют), то во многих дилинговых центрах международных банков проявляется тенденция к централизации операций бэк офиса в непосредственной близости или в самом хэд офисе. Однако такая структура неизбежно требует одобрения регуляторов в таких центрах.
Заработная плата и вознаграждения сотрудников бэк и мидл офисов не должны напрямую зависеть от результатов работы трейдеров.
2. Процедура подтверждения (письменная)
Подготовка и проверка подтверждений находится в компетенции бэк офисов, и должна осуществляться независимо от исполнителей сделок
Подтверждения отправляются так быстро, насколько это возможно после заключения сделки обеими сторонами посредством эффективных и надежных средств связи (предпочтительно электронных), в адрес бэк офиса или расчетного департамента контрагента.
Практика отправки двух подтверждений ( например, сначала одна по факсу или другим средствам связи, которая сопровождается последующим письменным подтверждением) не рекомендуется, так как последнее, если отправлено по почте, может быть получено после даты расчетов, что может привести к недопониманию.
Формат и содержание подтверждения зависят от инструмента сделки и должны соответствовать заранее оговоренным Стандартам, устанавливающим корректное содержание и формат по каждому отдельному инструменту.
Все подтверждения должны обязательно содержать следующую информацию:
а) дата сделки
б) при посредстве чего заключена (брокер, телефон, телекс, дилинговая система и. т.п.)
в)имя и адрес контрагента
г) ставка, количество, валюта
д) тип и сторона по сделке
е) дата валютирования, дата исполнения и все остальные связанные даты
ж) ссылка на используемые стандарты (НВА, ИСДА и проч)
з) другую важную информацию
Брокеры должны подтверждать все сделки немедленно обеим сторонам по сделке по факсу или посредством других электронных средств связи.
Очень важно, чтобы участники проверяли информацию тщательно и немедленно по получении подтверждения, для того, чтобы немедленно обнаружить и исправить расхождения. Если подтверждение контрагента считается неправильным, надо немедленно проинформировать об этом контрагента (желательно письменно или по электронным средствам связи).
Новое подтверждение (или письменное согласие с исправлениями) должно быть затребовано и представлено банком или контрагентом, чье подтверждение было неправильным.
Часто на рынке деривативов стороны соглашаются, что только одна сторона по сделке будет направлять подтверждения. Но в таком случае, другая сторона должна не только быстро проверять подтверждения, но и направлять в ответ в хороший срок свое письменное согласие/несогласие с полученным подтверждением. Также важно, чтобы сторона, высылающая подтверждение располагала соответствующими процедурами на случай, если согласие не придет в течение нескольких часов после отсылки подтверждения.
Многие автоматизированные дилинговые системы отсылают подтверждения автоматически. Если они затем проверяются бэк офисом, дополнительные подтверждения не требуются.
3. Процедура подтверждения (устная)
Практика сверки сделок, заключенных устно, в течение дня настоятельно рекомендуется, так как является важным средством сокращения и предотвращения расхождений, особенно при работе с голосовыми брокерами или с иностранными контрагентами. Ее также полезно использовать на быстро меняющихся рынках, таких как рынок валютных операций, или при работе с инструментами, имеющими очень короткий расчетный период.
Каждая компания принимает самостоятельное решение о такой практике сверки со своими брокерами (или контрагентами), и сколько таких сверок должно происходить в течение дня. Если считается, что достаточно одной сверки, то рекомендуется, чтобы она происходила в конце рабочего дня.
Между сторонами всегда должно быть ясное понимание отсутствия разногласий по сделкам, или в противном случае, что обнаруженные расхождения срочно исправлены. Если расхождения вызывают разногласия, которые ведут к риску появления открытой позиции у одной из сторон, позиция должна быть немедленно закрыта по рыночной цене, не ожидая разрешения конфликта, даже при уверенности что контрагент не прав. Если одна из сторон выявляет ошибку или расхождение, это не должно приводить к выводам о недостаточной ответственности другой стороны.
Если брокер не может направить всю информацию немедленно, т. е. до наступления следующего рабочего дня, дилеры должны подтвердить все заключенные через брокера сделки устно.
4. Платежи и платежные инструкции
Платежи и платежные инструкции должны передаваться максимально быстро, чтобы соблюдать сроки по расчетам.
Рекомендуется использование стандартных платежных инструкций (СПИ) между контрагентами, постоянно заключающими сделки друг с другом, так как это сокращает как возможность совершения ошибок, так и количество ошибок, возникающих из-за неправильного платежа. СПИ должны передаваться или посредством аутентичных сообщений по системе Свифт, или подтверждаться письменно.
На некоторых валютных и депозитных рынках у брокеров не принято передавать платежные инструкции, если оба контрагента находятся в той же стране, что и брокер, но стороны по сделке должны сами обмениваться инструкциями незамедлительно.
Совершая сделку через брокера или напрямую, участник по сделке должен гарантировать, что о любых изменениях первоначальных платежных инструкций (включая изменение платежного агента) он немедленно проинформирует контрагента, а если сделка совершалась через брокера и как минимум один из участников сделки находится в другой стране, то необходимо проинформировать также и брокера. Это уведомление должно сопровождаться письменным (телекс и т. п.) подтверждением новых платежных инструкций, получение которых должно быть подтверждено контрагентом. Отсутствие информации у брокера может вызвать разногласия с контрагентом.
Если бенефициаром по сделке является третья сторона, обязанность руководства обеспечить надежный контроль за установлением подлинности платежей.
Если разногласия или затраты возникают из-за ошибки брокера в платежных инструкциях, необходимо иметь в виду, что при сбое платежа брокер не может повлиять на ситуацию. Именно поэтому рекомендуется ограничивать ответственность брокера в подобных случаях во избежание ошибок.
5. Неттинг ( взаимозачет)
Рыночные институты должны ставить своей целью сокращение платежных и связанных с ними рисков по валютным операциям путем заключения юридически жизнеспособных двусторонних валютных платежных и операционных соглашений о взаимозачете с контрагентами. Они также должны по возможности заключать многосторонние соглашения о неттинге.
Всем участникам рынка настоятельно рекомендуется ознакомиться со следующими документами:
а) The New York FX Committee 1994 paper on “Reducing Foreign Exchange Settlement Risk”.
b) The Supervisory Recognition of Netting for Capital Adequacy Purposes, published by the BIS in April 1993.
c) The G-10 Central Banks Report of the Committee on Interbank Netting Schemes, published in November 1990.
