Тема: «Внедрение электронной системы документооборота» (стр. 5 )

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных  в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем  случае он, как правило, является результатом использования OCR– технологий.

Перспективы OMS-систем

Так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь головных болей с формированием и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.

4. Интеграция СУД с другими приложениями.

Общие сведения

По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80% информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP-системам (т. е., большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью только около 20% всех сторон деятельности предприятия). С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются СУД.

Интеграция ERP-систем с СУД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия — через оперативное управление документами, изображениями, потоками работ, производственными отчетами и др. C помощью СУД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные — инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В данном случае, СУД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации. Большим достоинством интеграции СУД с ERP-системами является и предоставление возможности для пользователей работать внутри привычных им приложений.

В настоящее время ряд СУД западной разработки уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными на Западе ERP-системами (включая SAP, PeopleSoft, J. D. Edwards, Baan и др.). В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции свой интерфейс (например, SAP AG — стандартный интерфейс SAP ArchiveLink, обеспечивающий доступ к репозиториям SAP R/3) и даже сертифицируют СУД на интегрируемость со своими системами.

5. Разработка структуры системы документооборота и пути его внедрения.

Прежде чем приступать к разработке системы документооборота, необходимо знать требования, предъявляемые к ведению делопроизводства на данном предприятии.

На предприятии действует Инструкция, регламентирующая ведение делопроизводства в Аппарате управления предприятия. Ниже приведены выдержки из нее.

Требования к приему, учету, регистрации, прохождению и отправке корреспонденции и учету документооборота

Прием документов

1.  Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.

2.  Корреспонденция с отметкой «лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу.

Порядок регистрации входящих документов

1.  Все документы, адресованные руководству, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии Аппарата управления.

2.  На полученных документах проставляется регистрационный штамп с наименованием структурного подразделения («Канцелярия»), в котором указывается дата поступления, порядковый входящий но­мер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим но­мером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

3.  Порядковые номера фиксируются в тетради учета регистрацион­ных порядковых номеров.

4.  На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и ука­зывается только дата поступления документа.

5.  После проставления штампа документы сортируются на реги­стрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным переч­нем документов, не подлежащих регистрации Канцелярией

6.  Нерегистрируемые документы передаются по назначению непо­средственно после получения.

7.  Регистрируемые документы передаются по назначению после реги­страции.

8.  При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Аппарата управления предприятием.

9.  Для регистрации входящих документов применяется регистра­ционная карточка установленного образца. Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечивать учет, справочно-информационный поиск, контроль за исполнением и многосторонний анализ документации.

10.  В карточке указываются следующие реквизиты: корреспондент, дата поступления и входящий номер, дата отправки и исходящий номер корреспондента, краткое содержание или заголовок документа. Перед заголовком указывается вид документа: постановление, распоряжение, приказ, инструкция и т. п. Если в документе определен срок исполнения, он обязательно указывается после заголовка или краткого содержания.

11.  Во второй части регистрационной карточки отмечается, кому направлен документ на исполнение: пишется фамилия руководителя структурного подразделения или конкретный ис­полнитель, затем полностью резолюция, фамилия лица, написавшего ее, дата резолюции.

12.  В третьей части указывается срок исполнения.

13.  На оборотной стороне регистрационной карточки отмеча­ется результат исполнения документа. Если дается письменный ответ, то указывается дата письма, индекс отдела, номер дела по номенклату­ре дел и регистрационный исходящий номер. Если решение принято в рабочем порядке (вопрос решен по телефону и т. п.) исполнитель де­лает на карточке соответствующую отметку: указывает краткую суть решения вопроса, когда, с кем, ставит подпись и дату.

14.  Документ считается исполненным после подписания руковод­ством ответа и снятия с контроля в Канцелярии Аппарата управления.

Порядок прохождения документов

Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Все экземпляры регистрационной карточки помещаются в предварительную картотеку. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам уп­равлений и отделов Аппарата управления в соответствии с затронуты­ми в документах вопросами.

После возвращения документа от руководства на все экземпляры карточек через компьютер переносится резолюция. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержания поручения, срок исполнения, подпись и дату. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то допечатывается соответствующее количество карточек и снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, ука­занному в резолюции первым.

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить не­обходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечис­ленными в резолюции.

Зарегистрированный документ с первым экземпляром регист­рационной карточки передается исполнителю, вторая регистрацион­ная карточка помещается в контрольную (сроковую) картотеку, тре­тья — в справочную.

Документы, поступившие из Канцелярии в структурные под­разделения, вторично не регистрируются.

После просмотра документов руководителем структурного подраз­деления на карточках отмечаются фамилии исполнителей, которым поручаются на исполнение документы. Карточки помещаются в конт­рольную картотеку структурного подразделения.

Подписанный документ вместе с 1-ым экземпляром карточки передается в Канцелярию, где снимается с контроля, и карточка ставится в справочную картотеку. Если вопрос решен в рабочем порядке или по телефону, то исполнитель обязан сделать отметку об исполнении документа на карточке, указав, как решен вопрос, когда, с кем. Карточка после исполнения подлежит возврату в Канцелярию в срок, указанный в ней.

Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Аппарата управления в другое только через Канцелярию.

Построение картотек

После регистрации документов регистрационные карточки помещаются в картотеки: предварительную, справочную, контрольную.

Предварительная картотека имеет один раздел: «За руководст­вом», в котором помещаются карточки на документы, переданные на решение руководству.

В целях своевременной передачи документов на исполнение ра­ботники Канцелярии обязаны ежедневно проверять предварительную картотеку и докладывать начальнику Канцелярии об имеющейся за­держке в рассмотрении документов руководством.

В подразделениях Аппарата управления по усмотрению начальни­ка на работника, ведущего делопроизводство, может быть возложен общий контроль за исполнением служебной переписки, поступающей в подразделение.

Справочная картотека Канцелярии построена по корреспон­дентскому принципу в соответствии с установленным классификатором.

Внутри разделов карточки расставляются по входящему регистраци­онному номеру и хронологии. Исключение составляют карточки на рас­порядительные документы (постановления, распоряжения Правительства Москвы и Мэрии, приказы, указания, постановления коллегии Госком­связи России), которые расставляются по порядку собственных номеров.