До исполнения документа в справочной картотеке хранится 2-й эк­земпляр регистрационной карточки. После исполнения документа ставится в картотеку 1-й экземпляр регистрационной карточки с от­меткой об исполнении.

Контрольная картотека систематизируется по срокам испол­нения. Такие картотеки ведутся в Канцелярии и структурных подраз­делениях.

Порядок регистрации и отправления исходящих документов

Подписанные руководством документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.

Разрыв во времени между днем подписания и днем передачи докумен­та на отправку не должен превышать одного дня (за исключением слу­чаев, когда документ подписывается во второй половине дня в пятницу).

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

-  наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

-  наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

-  правильность адресования;

-  наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати, в тех случаях, когда она полагается. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проста­вляется исходящий номер по порядку.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и по­рядкового номера.

На копии исходящего документа в правом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Зарегистрированные документы конвертуются в Канцелярии, на конвертах надписываются почтовые адреса.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доста­вляется кольцовкой.

Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для под­шивки в дела.

Учет объема документооборота

Рациональная организация делопроизводства предполагает точный учет объема документооборота.

Канцелярия раздельно ведет учет количества документов, поступив­ших в Аппарат управления и отправленных, учет внутренних документов (приказов, докладных записок, отдельных заданий гене­рального директора, договоров), а также обращений граждан.

Отдельно подсчитывается тираж размножения.

Наиболее точные данные об объеме документооборота дости­гаются путем ежедневного подсчета документов.

В документооборот организации входит количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество подлинных документов и через дробь количество экземпля­ров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.

Организация контроля за исполнением документов

Общие требования

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет Канце­лярия Аппарата управления предприятием

Контроль по существу решения вопросов осуществляют руководи­тели структурных подразделений.

Контроль за исполнением документа ведется с момента поста­новки его на контроль.

В случае задержки исполнения документа, исполнитель обязан не позднее чем за два дня до наступления установленного срока обра­титься к руководителю, давшему поручение, с обоснованной служеб­ной запиской о продлении срока исполнения.

При условии продления срока исполнения руководитель указывает новый срок. Об изменении срока исполнитель должен сообщить в Канцелярию.

Не допускается продление срока, если исполнитель обратился к ру­ководителю в день наступления срока, а также при подписании отве­та по документу, срок исполнения которого истек.

Если исполнение документа поручено нескольким подразде­лениям и ответственный не указан конкретно, то организующую роль исполняет и несет ответственность подразделение, указанное первым. Соисполнители обязаны представить ответственному за исполнение все необходимые материалы в согласованные с ним сроки.

Исполнитель отвечает за исполнение документа вплоть до от­правки его по назначению. Передача проекта ответа на подпись или на визу не дает основания считать документ исполненным.

Проект ответа должен даваться на подпись не позднее чем за день до наступления установленного срока исполнения.

Полностью исполненный документ снимается с контроля только с разрешения лица, поставившего его на контроль.

Ежедневно работник Канцелярии, ведущий контроль, просматри­вает карточки и сообщает исполнителям о приближении или наступле­нии срока исполнения документов, направляя им сводки-напоминания.

Напоминание о приближении срока исполнения делается за 3 Дня до установленной даты исполнения.

Данные о ходе исполнения документа, полученные от испол­нителя, фиксируются в контрольной регистрационной карточке в Канцелярии.

Исполнитель обязан дать работнику, ведущему контроль, точный ответ на все вопросы, связанные с ходом исполнения документа.

Ежемесячно (по состоянию на 20 число каждого месяца) Канце­лярией для доклада руководству составляется статистическая сводка по исполнению документов, поступивших в Аппарат управления.

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения), а поступивших из других организаций в календарных и рабочих днях с момента поступления в Канцелярию.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивиду­альными.

Индивидуальные сроки могут быть указаны в самих поступивших документах или установлены руководством. При определе­нии продолжительности срока следует учитывать сложность вопро­сов, содержащихся в документе, и практические возможности.

Индивидуальные сроки фиксируются также в резолюции руководителя.

Если в поступившем из органа государственной власти документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, устанавливать более длительный срок не допускается.

Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки.

Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

Предпосылки для введения системы электронного документооборота:

·  Высокое территориальное рассредоточение подразделений предприятия;

·  Большой поток корреспонденции для большого числа оконечных адресатов;

·  Интенсивный внутренний обмен информацией;

·  Жесткие временные рамки в рассмотрении корреспонденции, обусловленные видом деятельности предприятия (обеспечение услугами связи населения);

·  Достаточно хорошо сформированная внутренняя инфраструктура передачи информации (имеется корпоративная сеть передачи данных, локальные сети для отдельных подразделений, хорошо отлаженная методика документооборота);

·  Достаточное обеспечение средствами вычислительной и оргтехники;

·  Высокий уровень технической грамотности работников.

Схема осуществления электронного документооборота

Первый этап – получение информации

Пути поступления данных:

·  данные поступают в электронном виде путем передачи по компьютерным сетям внутреннего или общего пользования;

·  данные поступают в электронном виде путем переноса на любых электронных носителях

·  данные поступают в виде бумажных, пленочных или иных нецифровых носителях. Перед переходом ко второму этапу производится перевод информации в электронную форму, пригодную для использования в системе электронного документооборота (например, сканирование и распознавание бумажных документов).

Второй этап – предварительная обработка

Предварительная обработка поступивших данных производится оператором или администратором системы электронного документооборота. Она подразумевает под собой классификацию поступивших данных, их упорядочивание, регистрацию в каталогах и/или базах данных системы, размещение ее на общедоступных ресурсах (например, файл-серверах). Затем в системе определяются права доступа к данной информации и пути ее дальнейшей передачи, а также, присвоение ей определенного статуса срочности и секретности, устанавливается определенный алгоритм ответной реакции на данную информацию, т. е. задаются ожидаемые сроки ответа и его форма.

Третий этап – распределение информации

На данном этапе возможно множество вариантов дальнейших действий. Вот наиболее популярные из них:

1.  Размещение информации на доступном ресурсе с извещением оконечного пользователя, которому она предназначена, о ее поступлении и месте ее нахождения (классический вариант данной схемы предполагает размещение данных на файл-серверах или серверах баз данных с отправлением извещения пользователю информации по корпоративной электронной почте. При этом пользователь уже имеет необходимые права доступа к ресурсам, на которые файл был помещен). Данный вариант пользуется большой популярностью, т. к. здесь предусматривается более высокая степень безопасности информации, поскольку ее передача не идет по незащищенным каналам и практически исключена возможность ее порчи, перехвата, потери или искажения. Кроме того, уже заранее предусмотрена политика безопасности и распределения прав, и существует больше возможностей контроля ее использования и передачи;

2.  Непосредственная рассылка данных пользователю (например, по электронной почте с вложениями; прямая передача по сети с использованием протоколов обмена файлами – FTP, TCP/IP);

3.  Публикация ее на сети в виде web-страниц на корпоративном сайте/интернет-узле. Данный метод пользуется популярностью в компаниях с высокой степенью тереториального распределения. При этом имеются широкие возможности разграничения доступа к опубликованной информации (классические методы авторизации, использование цифровой подписи, шифрования и т. д.)

Четвертый этап – обработка данных оконечными пользователями

На данном этапе происходит непосредственная работа с информацией: она модифицируется, переводится в другие форматы, используется в виде источников для генерации новой информации, размножается, пересылается следующему пользователю.

Все это происходит на рабочих станциях пользователей с использованием имеющихся на них специализированных для подобных целей пакетов прикладных программ сторонних производителей ПО или непосредственно интегрированных в программную среду системы документооборота.

Пятый этап – архивирование информации

На данном этапе происходит перемещение редкоиспользуемой, неактуальной или отработанной информации в каталогизированные архивы. Этот этап жизненно необходим для любой организации, поскольку при интенсивном документообороте полезная информация зачастую теряется на фоне отработанной, накапливающиеся неиспользуемые данные занимают полезное пространство на накопителях пользователей, теряется наглядность при работе с данными, создается их чрезмерная избыточность, возникает путаница между множеством версий одного и того же документа, по ошибке стирается полезная информация, вместо ненужной.

Решить данную проблему возможно только своевременно перемещая ненужную на данный момент информацию в сжатом виде на отдельные носители, предварительно отобрав файлы с правильными версиями, структурировав и занеся их в учетный каталог. При этом важно сохранить доступность данных для пользователя и обеспечить легкий поиск необходимой информации в созданных архивах.

Список использованной литературы.

1.  , Нестеров бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.: ил.

2.  Балабанов бизнес. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.: ил. – (серия “Краткий курс”).

3.  , Толстой : доступ в Internet,  защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.

4.  www. osp. ru

5.  www.

6. www. megashop. ru

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6