УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления по делам записи актов гражданского состояния Новосибирской области

Подпись «09» февраля 2017

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1.

Наименование органа государственной власти Новосибирской области, государственного органа Новосибирской области

Управление по делам записи актов гражданского состояния Новосибирской области (управление по делам ЗАГС Новосибирской области) (далее-управление)

1.2.

Наименование структурного подразделения

отдел государственной службы и кадров, документационного обеспечения

управления по делам ЗАГС Новосибирской области

1.3.

Наименование должности государственной гражданской службы Новосибирской области (далее - должность)

ведущий специалист

1.4.

Место должности в Реестре должностей государственной гражданской службы Новосибирской области

1.4.1. Категория

«обеспечивающие специалисты»

1.4.2. Группа должностей

старшая

1.5.

Непосредственная подчиненность

начальнику отдела государственной службы и кадров, документационного обеспечения управления по делам ЗАГС Новосибирской области

1.6.

Количество сотрудников в непосредственном подчинении (при наличии)

нет

1.7.

Порядок назначения и освобождения от должности

Назначается на должность и освобождается приказом начальника управления в соответствии с действующим законодательством.

1.8.

Порядок замещения должности

Замещение должности осуществляется по результатам конкурса в соответствии со ст. 22 Федерального закона от 01.01.2001г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Положением о конкурсе на замещение вакантной должности государственной службы Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации г.

2.

Квалификационные требования для замещения должности:

2.1.
Образование

профессиональное

2.2.

2.3.

Специальность, направление подготовки

специальные знания по специальностям, направлению подготовки, профессиональной переподготовки «Юриспруденция», «Правоведение», «Государственное и муниципальное управление», «Правовое обеспечение государственного управления».

Стаж гражданской службы или стаж работы по специальности, направлению подготовки

Требования к стажу не предъявляются

2.4.

Знания

Знание нормативных правовых актов по вопросам государственной гражданской службы, противодействия коррупции, требований к служебному поведению государственного гражданского служащего:

Конституции Российской Федерации

Трудового кодекса Российской Федерации;

Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федерального закона -ФЗ «О персональных данных»;

Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федерального закона -ФЗ «О противодействии коррупции»;

Федерального закона -ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

Указа Президента Российской Федерации «О стратегии национальной безопасности Российской Федерации»;

Указа Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 года № 000 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках», Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации ;

Приказ Минздравсоцразвития России от 01.01.2001 N 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности";

Устава Новосибирской области;

Закона Новосибирской области -ОЗ «О государственной гражданской службе Новосибирской области».

Закона Новосибирской области -ОЗ «Об архивном деле Новосибирской области»;

Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Новосибирской области, утвержденного постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.01.2001г. № 000;

Постановление Губернатора Новосибирской области «Об утверждении порядка и условий командирования государственного гражданского служащего Новосибирской области, порядка и условий возмещения расходов, связанных с переездом государственного гражданского служащего Новосибирской области при переводе в другой государственный орган»;

Распоряжение Губернатора Новосибирской области от 25 июня 2012 г. N 147-р «Об утверждении рекомендаций по деловому стилю в государственных органах Новосибирской области»;

Инструкции по документационному обеспечению управления по делам ЗАГС Новосибирской области; Положения об управлении по делам ЗАГС Новосибирской области, Служебного распорядка.

- аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

-  правил делового общения.

2.5.

Умения

- навыки применения специальных знаний предметной области деятельности;

- умение руководствоваться документами, регламентирующими служебную деятельность;

- умение максимально эффективно организовать собственную практическую деятельность;

- принимать ответственность за процесс и результат деятельности;

- проявлять инициативу в решении профессиональных задач;

- умение обеспечить и поддерживать качество работы на высоком уровне;

- обладание способностью быстро и эффективно систематизировать данные;

- способность проявлять творческий подход в работе, обладание высоким уровнем внимания, владение устной и письменной коммуникацией на достаточном уровне, и талантом делового письма;

- стремление к саморазвитию и обучению;

- работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера; работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работы в операционной системе; управление электронной почтой; работы в текстовом редакторе; работы с электронными таблицами; подготовка презентаций; использование графических объектов в электронных документах; работы с базами данных.

- другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

3.

Должностные обязанности

3.1. Формирует, ведет учет и обеспечивает хранение личных дел государственных служащих управления, заверяет копии документов личных дел государственных служащих управления;

3.2. Уведомляет о времени начала отпуска и готовит проекты приказов о предоставлении ежегодных отпусков государственным служащим;

3.3. Обеспечивает ведение приложения «Управление персоналом» автоматизированной системы Lotus. Notes.7 и информационной системы кадрового учета государственных гражданских служащих Новосибирской области 1С: Предприятие;

3.4. Вносит в информационную систему кадрового учета государственных гражданских служащих Новосибирской области 1С: Предприятие, приложение «Управление персоналом» автоматизированной системы Lotus. Notes.7 и программу «1С: Зарплата + кадры» данные по персонифицированному учету: анкетные данные, ИНН, СНИЛС, изменение должностных окладов, данные о профессиональной переподготовке специалистов, повышении квалификации, присвоении квалификационных разрядов и прохождении государственными гражданскими служащими аттестации;

3.5. Обеспечивает предоставление в Центр занятости населения города Новосибирска своевременную информацию о выполнении квоты для приема на работу детей, ищущих работу и информацию о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой;

3.6. Принимает участие в оформлении материалов по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственных служащих, присвоения квалификационных разрядов государственным служащим и отборе кандидатов в кадровый резерв на замещение вакантных должностей;

3.7. Готовит проекты трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

3.8. Знакомит государственных служащих со Служебным распорядком и иными локальными нормативно-правовыми актами; личными делами; приказами о приеме, увольнении и перемещениях;

3.9. Оформляет и выдает служебные удостоверения государственных гражданских служащих;

3.10. Готовит и выдает копии документов, связанных с работой, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки);

3.11. Готовит информационные материалы для составления статистической отчетности по кадровым вопросам;

3.12. Подготавливает дела для сдачи постоянного срока хранения и дела по личному составу в архив, участвует в отборе и подготовке к списанию документов не подлежащих хранению;

3.13. Готовит проекты поздравлений ветеранов управления со знаменательными датами;

3.14. Соблюдает правила эксплуатации организационной техники, не допускает к работе на технических средствах посторонних лиц;

3.15. Уведомляет начальника управления, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения каких-либо лиц в целях склонения гражданского служащего к совершению коррупционных нарушений;

3.16. Представляет представителю нанимателя сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих и членов своей семьи;

3.17. Представляет представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, на которых размещались общедоступная информация,
а также данные, позволяющие идентифицировать гражданского служащего;

3.18. Выполняет поручения начальника отдела в части:

- ведение табеля учета рабочего времени управления;

- учет и оформление листков нетрудоспособности работников управления;

- готовит проекты и обеспечивает оформление служебных контрактов с государственными гражданскими служащими о прохождении государственной гражданской службы;

- вносит в информационную базу «1-С: Предприятие - Зарплата и кадры бюджетного учреждения» данные по персонифицированному учету: анкетные данные, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, а также оформляет в программе приказы о приеме на работу;

- подготавливает проекты приказов управления, связанных с поступлением на гражданскую службу, её прохождением, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего и выходом его на пенсию за выслугу лет, и другие проекты приказов по направлению деятельности отдела.

4.

Права

4.1.Запрашивать и получать в установленном порядке от граждан, поступающих на должности государственной гражданской службы, рабочих, документы и сведения, предусмотренные трудовым законодательством, законодательством о государственной гражданской службе.

4.2.Вносить предложения начальнику отдела о реализации положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе.

4.3.Использовать в установленном порядке федеральные государственные информационные системы и государственные информационные системы Новосибирской области, справочные правовые системы («Консультант Плюс», «Гарант», информационная система кадрового учета государственных гражданских служащих Новосибирской области «1С: Предприятие», информационная база «1-С: Предприятие - Зарплата и кадры бюджетного учреждения»).

4.4. Использовать в установленном порядке государственные системы связи и коммуникации.

5.
Ответственность

Несёт ответственность, установленную законодательством Российской Федерации и Новосибирской области, за:

5.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;

5.2. Действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

5.3.Разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

5.4. Несоблюдение ограничений, связанных с государственной гражданской службой;

5.5. Несоблюдение запретов, связанных с государственной гражданской службой;

5.6. Нарушение требований Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Новосибирской области;

5.7. Нарушение порядка обработки персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных, доступ к которым был получен в связи с исполнением должностных обязанностей.

Невыполнение должностных обязанностей, предусмотренных п. п.3.15., 3.16. являются правонарушениями, влекущим увольнение гражданского служащего с государственной службы либо привлечение к иным видам ответственности.

6.

Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

6.1.Ежедневное планирование личной работы;

6.2.О форме и времени ознакомления гражданских служащих с документами личных дел;

6.3.О форме и тексте поздравлений ветеранов управления со знаменательными датами.

7.

Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

7.1. Подготовка проектов служебных писем по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

7.2.Подготовка проектов списков лиц, подлежащих аттестации и сдаче квалификационного экзамена.

8.

Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и (или) иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Служебное взаимодействие осуществляется согласно требованиям регламента работы управления, Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утверждённой постановлением Губернатора Новосибирской области , Инструкции по документационному обеспечению управления по делам записи актов гражданского состояния Новосибирской области, утверждённой приказом начальника управления по делам ЗАГС Новосибирской области от 01.01.2001г. № 58.

9.

Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же органа государственной власти Новосибирской области, государственного органа Новосибирской области, иных органов государственной власти Новосибирской области, государственных органов Новосибирской области, другими гражданами, а также с организациями

С гражданскими служащими структурных подразделений управления по делам ЗАГС Новосибирской области по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

10.

11.

Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом органа государственной власти

государственных услуг не оказывает

Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

11.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста отдела государственной службы и кадров, документационного обеспечения оценивается следующими показателями:

11.2. Количественные показатели:

Количество гражданских служащих, ознакомленных с документами личного дела;

11.3. Качественные показатели:

количество ошибок при составлении проектов приказов;

полнота, достоверность и своевременность внесенных изменений анкетных данных в документы личного дела, карточки Т-2ГС, Т-2, в кадровую программу «Кадровый учет ГГС НСО», программу «1С: Зарплата + кадры» и «Управление персоналом» автоматизированной системы Lotus. Notes.7;

11.4. Результативность: объем, полнота, качество своевременность выполнения закрепленных должностных обязанностей; потеря рабочего времени: количество прогулов и невыходов на работу, количество и частота опозданий.

11.5. Мотивация: заинтересованность в выполняемой работе.

11.6. Профессионализм: соответствие требованиям, предъявляемым к должности.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

государственной службы

и кадров, документационного обеспечения подпись

09 февраля 2017 года

Должностной регламент вводится в действие с момента его утверждения.