Методические рекомендации по вопросу государственного учета и хранения музейных предметов, содержащих драгоценные металлы
Рекомендации напоминают об основных требованиях к работе, порядке учета и хранения данной категории музейных предметов.
Ответственные хранители музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней назначаются на должность приказом директора музея по согласованию с учредителем. Это может быть как главный хранитель фондов, так и другой сотрудник музея.
Ответственный хранитель обеспечивает учет и хранение музейных предметов, принятых им на ответственное хранение, осуществляет свои функции в соответствии с действующей «Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР» (1987 г.), внутримузейной инструкцией и должностными обязанностями, утверждаемыми директором музея.
При смене ответственного хранителя для передачи музейных предметов приказом директора музея создается комиссия. Передача оформляется Актом с приложением к нему списка принятых предметов, сверенного с учетными документами (Книгой поступлений основного фонда, Актами приема на постоянное хранение), а также списка предметов, не обнаруженных в ходе приема-передачи. Если передача от бывшего хранителя новому невозможна, то коллекция передается комиссии, а от нее в свою очередь новому хранителю.
Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы, представляет собой определение их количества и состава, регистрацию в специальной учетной документации в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования. Музейные предметы, содержащие драгоценные металлы, включаются только в основной фонд музея.
Исключение музейных предметов основного фонда из учетной документации музея производится только по приказу Министерства культуры Российской Федерации.
При поступлении в музей государственных наград, содержащих драгоценные металлы, необходимо получить разрешение на постоянное хранение в Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации. Пока разрешение не получено, государственные награды, вне зависимости от того, содержат они драгоценные металлы или нет, регистрируются во временном хранении.
Учет музейных предметов из драгоценных металлов, принятых на постоянное хранение, осуществляется в 3 ступени:
первая ступень учета (первичная регистрация) – актирование и регистрация в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда).
вторая ступень учета – регистрация в инвентарных книгах (инвентаризация);
третья ступень учета – регистрация в специальных инвентарных книгах предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
Не допускается отражение музейных предметов на балансе юридического лица, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся. Не допускается хранение и использование музейных предметов без учетных обозначений.
Предметы из драгоценных металлов, в том числе государственные награды, не могут находиться на хранении в музеях, работающих на общественных началах (народные, школьные, заводские).
Музеи, осуществляющие в соответствии со своей уставной деятельностью комплектование, учет, хранение и использование предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, обязаны встать на учет в Западно-Сибирской государственной инспекции пробирного надзора. Документом, подтверждающим постановку на учет, является свидетельство о постановке на специальный учет, которое выдается сроком на 5 лет, затем оформляется его продление.
Экспертизу предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводит Западно-Сибирская государственная инспекция пробирного надзора. Обязательному опробованию подлежат все предметы, предположительно содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, в том числе имеющие регламентированную пробу и массу, указанные в каталогах.
Только Акт экспертизы ЗСГИПН является основанием для внесения в учетную документацию музея сведений о драгоценных металлах и драгоценных камнях. При отсутствии в предмете драгоценных металлов и драгоценных камней, в акте экспертизы делается отметка о том, что предмет не содержит драгоценных металлов и драгоценных камней, тогда данный предмет не регистрируется в книгах спецучета, не учитывается в статотчетах по драгметаллам (форма 4-э) «Сведения о наличии экспонатов из драгоценных металлов и драгоценных камней в музейных предметах».
Наличие специальных инвентарных книг зависит от количественного состава предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней и устанавливается внутримузейной инструкцией.
Достаточно иметь книги:
- для предметов, полностью состоящих из серебра;
- для предметов, полностью состоящих из золота;
- для предметов, в которые золото, серебро, платина или драгоценные камни входят как составная часть.
При небольшой коллекции предметов, содержащих драгоценные металлы, можно иметь одну книгу специального учета. Дробные или литерные номера в книгах спецучета не допустимы.
Маркировка музейных предметов представляет собой нанесение на предмет его полного учетного номера, состоящего из следующих обозначений:
аббревиатура музея (Например, АГКМ);
шифр фонда и учетный номер по книгам поступлений (Например, КП 175 или ОФ 175);
шифр фондовой коллекции и учетный номер по инвентарной книге (В-589) там, где они имеются;
шифр и учетный номер по специальной инвентарной книге (Д-78) для предметов, содержащих драгметаллы.
Если предмет мелкий, то шифр может наноситься на упаковку предмета (для монет, предметов археологии и т. п.).
Музеи с коллекцией предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней порядка до 1000 единиц хранения проверку наличия этой коллекции производят ежегодно, проверку осуществляет комиссия. Проверка наличия осуществляется следующим образом: сверяется каждый предмет с учетной документацией (Книгой КП, Книгой спецучета) в учетных номерах, названии, описании, сохранности. В случае с государственными наградами обязательно сверяются №№ ордена. Результаты проверки оформляются Актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея.
Музеи, имеющие предметы, содержащие драгоценные металлы, обязаны ежегодно представлять сведения о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в музейных предметах (формы федеральной государственной отчетности 8-НК и 4-Э).
В статистическом отчете 8-НК указывается количество музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни. В статистическом отчете 4-Э драгоценные камни отражаются по количеству и массе в каратах, а драгоценные металлы - по массе в граммах в лигатуре и чистоте. Основанием для этих отчетов являются Акты экспертизы ЗСГИПН.
Причины изменения количества и массы драгоценных камней, массы драгоценных металлов по сравнению с данными предыдущего года (как в меньшую, так и в большую сторону) указываются в объяснительной записке, прилагаемой к заполненной форме статистического отчета.
Внутримузейные перемещения предметов, содержащих драгоценные металлы (в экспозицию, для мероприятий и т. п.) производятся при наличии письменного распоряжения директора музея (приказа) и оформляется актом внутримузейной выдачи. Для любой внемузейной выдачи (например, на экспертизу в ЗСГИПН) необходимо распоряжение учредителя музея, передача оформляется Актом внемузейной выдачи.
Возврат в фондохранилище музейных предметов оформляется Актом возврата.
Хранение музейных ценностей из драгоценных металлов – в фондохранилище сейф, на выставке – специально оборудованная витрина, имеющая локальную сигнализацию. Все помещения, как и сейфы, должны быть опломбированы и снабжены охранной и противопожарной сигнализацией. Хранение предметов из драгметаллов без соблюдения указанных правил строго воспрещается. На места хранения предметов, содержащих драгоценные металлы, составляется топографическая опись.
В случае крайней необходимости (при отсутствии хранителя коллекции драгметаллов) сейфы могут быть вскрыты комиссией в составе не менее трех человек, о чем составляется акт вскрытия.
Нормативные документы: Приказ Министерства экономического развития Российской Федерации и Федеральной службы государственной статистики от 15 июля 2011 г. № 000 «Об учреждении статистического инструментария для организации Минкультуры России статистического наблюдения за деятельностью учреждений культуры».
«Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР», утвержденная приказом Министерства культуры СССР от 01.01.2001 г. № 000.
Инструкция по учету и хранению музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР», утвержденная приказом Министерства культуры СССР от 01.01.2001 г. № 000.
