Гостиница «Адмиральская» г. Ставрополь. (9 вариант)

Базой для создания  электронного документооборота будет

являться реально существующая гостиница «Адмиральская» -

г. Ставрополь. Данное коммерческое предприятие предоставляет  услуги  питания,  размещения клиентов в одноместных двуместных и трехместных номерах,  а также номерах класса полулюкс и люкс. Основным видом деятельности является организация комплексного туристического обслуживания.  Внутри предприятия выделяются 5 подразделений:  директор по размещению; директор по общественному питанию;  финансовый директор; коммерческий директор; технический директор.

В этих отделах работают специалисты по отдельным  вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей  компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура организации представлена на рисунке 1.   Рисунок 1 – Структура предприятия

Таким образом, в документационном обмене задействовано 5

подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает

соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также

внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной

компании.

Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру

организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом

Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы

электронного управления документами происходило на базе уже внедренных

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

систем внутри Ставропольского филиала.

Организация документооборота включает в себя: порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции, порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организация контроля исполнения документов, поисковая система по документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив. Подразделения гостиницы «Адмиральская» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели,

В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

Схема движения входящей документации в гостинице

  Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в гостинице «Адмиральская» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления. При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора гостиницы «Адмиральская» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям.

Схема прохождения исходящих документов в гостинице

  Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

    составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение); регистрация документа; отправка документа адресату.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками, представлены ниже и на рисунке 2.

Рисунок 2. Модель документооборота гостиницы  «Адмиральская»