Документы по личному составу и их основные виды (стр. 2 )

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл. 12).

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных ст. 74 Трудового кодекса. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленных при заключении трудового договора.

Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форм> № Т-5. Форма заполняется работником отдела кадров.

В приказе о переводе указывают:

— фамилию, имя, отчество работника;

— вид перевода (постоянно, временно);

— данные по прежнему месту работы;

— причину перевода (в соответствии с ТК РФ);

— данные по новому месту работы;

— изменения в оплате труда.

1.2. Содержание и правила оформления трудового договора. Нормы Трудового кодекса РФ

Трудовое законодательство не содержит определений таких понятий, как "соглашение" и "договор", оно заимствовало их из гражданского законодательства. Таким образом, трудовой договор можно определить как двустороннее соглашение (сделку) между работодателем и работником, содержащее его существенные условия.

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовым договором является соглашение, заключенное между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель берет на себя обязанность предоставить работнику обусловленную работу, обеспечить соответствующие условия труда, вовремя и полностью платить работнику зарплату, а работник берет на себя обязанность лично выполнять работу и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, принятые у данного работодателя.

В содержание трудового договора должны входить следующие пункты:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя;

- данные об удостоверяющих личность работника документах;

- ИНН работодателя;

- сведения о представителе работодателя, который подписывает трудовой договор, и информация о документе, наделившем его данными полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора;

- место работы;

- сущность работы, выполняемой работником;

- дата начала работы;

- условия оплаты труда;

- режим времени работы и отдыха;

- условие об обязательном социальном страховании работника.

Трудовые договоры могут быть заключенными на неопределенный срок или так называемые срочные трудовые договоры, которые заключаются на определенный срок, не превышающий пяти лет.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, или со дня фактического начала работы с ведома работодателя.

В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ст. 67) трудовой договор должен быть заключен в письменной форме. Документ обязательно должен содержать следующие сведения (ст. 57): ФИО сотрудника и его паспортные данные; наименование организации-работодателя; ФИО и должность представителя организации, подписывающего контракт; если работодатель – физическое лицо, то его ФИО и паспортные данные; ИНН работодателя (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Также Трудовой договор должен чётко описывать условия, на которых работник трудоустраивается в организацию. Это место работы (с указанием структурного подразделения), наименование должности (специальности / профессии) с указанием квалификации либо перечня профессиональных обязанностей, условия оплаты труда (сюда входит размер должностного оклада, а также доплаты, надбавки и премии), условие об обязательном социальном страховании работника.

В ряде случаев в трудовом договоре также прописываются: режим рабочего времени и времени отдыха работника (если он не совпадает с режимом для остального персонала); порядок и объем предоставления компенсаций за работу на вредном / опасном производстве; условия работы, имеющей особый характер (разъездная, в пути и пр.).

Несомненно, договор должен включать дату начала работы, а если контракт срочный, то и событие, которое послужит основанием для окончания срока действия такого договора (например, выход сотрудницы из декрета, подписание акта приёмки работ и пр.). Также указываются место и дата заключения контракта.

На усмотрение работодателя в договоре могут прописываться условия прохождения сотрудником срока испытания в целях проверки его соответствия должности. Срок испытания не может превышать трёх месяцев. Более длительный испытательный срок (6 месяцев) может быть установлен для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей представительств или прочих обособленных структурных подразделений. Важно отметить, что отсутствие в трудовом договоре упоминания об испытательном сроке означает, что сотрудник принят на работу без испытания.

Также среди дополнительных условий, включаемых в трудовой договор, могут быть условия о неразглашении государственной / коммерческой тайны; об обязанности сотрудника отработать после прохождения обучения, если таковое проводилось за счет средств работодателя.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключаться трудовой договор может с лицами, достигшими шестнадцати лет. Также с согласия одного из родителей может быть подписан трудовой договор с учащимся, если он достиг возраста четырнадцати лет с целью выполнения в свободное от учебного процесса время легкого труда, который бы не причинял вреда его здоровью и не нарушал процесса обучения.

При подписании трудового договора будущий работник должен предъявить работодателю:

- паспорт или иной удостоверяющий личность документ;

- трудовую книжку, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые или будущая работа является для работника работой по совместительству;

- страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;

- документы воинского учета в случае необходимости;

- документ об образовании.

Трудовой договор составляется в письменной форме, заключается в двух экземплярах, которые подписываются работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора получает работник, второй остается у работодателя. Факт получения работником его экземпляра договора должен быть подтвержден его подписью на экземпляре трудового договора работодателя.

Также при подписании трудового договора в нем стороны могут предусмотреть условие об установлении испытания работника для проверки его способности выполнять поручаемую работу. Этот срок не может быть больше трех месяцев, а для руководителей организаций и лиц, их замещающих, главных бухгалтеров и также лиц, их замещающих, руководителей филиалов, представительств - шести месяцев.

Отличительными признаками трудового договора являются:

1. Личное относительно длящееся выполнение трудовой функции в общем процессе труда конкретного трудового коллектива;

2. Подчинение правилам внутреннего трудового распорядка организации, выполнение установленной меры труда, за невыполнение которой работник может нести ответственность;

3. Обязанность работодателя организовать труд работника, создать ему необходимые в соответствии с законодательством условия труда и своевременно в полном размере оплатить этот труд.

4. После заключения трудового договора для работника становятся обязательными законодательные акты, регулирующие трудовые правоотношения, локальные нормативные акты и соглашения данного трудового коллектива с работодателем.

Трудовой договор имеет социально-экономическое и юридическое значение, поскольку он является:

a) основной правовой формой привлечения, распределения и рационального использования трудовых ресурсов государства;

b) одной из правовых форм осуществления принципа свободы труда и реализации права на труд;

c) основанием возникновения и существования трудового правоотношения;

d) необходимой предпосылкой и источником субъективных прав и обязанностей сторон, других институтов трудового права;

e) правовой формой связи работника с конкретным трудовым коллективом, что дает дополнительные гарантии, которые могут быть и не предусмотрены в трудовом договоре;

f) отражением индивидуально-договорного метода регулирования трудовых отношений, устанавливая место работы, срок договора, дополнительные трудовые льготы и т. д.;

g) юридической формой охраны трудовых и личных прав работника.

В процессе трудовой деятельности в силу объективных и субъективных причин трудовой договор может быть изменен, как по согласованию сторон, так и по инициативе одной из них в случаях предусмотренных законодательством. Изменение трудового договора охватывает три понятия:

перевод на другую работу;

перемещение на другое рабочее место;

изменение существенных условий труда.

Перевод на другую работу является наиболее распространенной формой изменения трудового договора, при котором изменяются или трудовая функция, или место работы, или оплата и режим труда, или другие существенные условия трудового договора.

Признаком перевода является освобождение работника от выполняемой по заключенному трудовому договору работы и возложение на него другой работы, не предусмотренной договором и изменение существенных условий трудового договора.

Надо различать перевод и перемещение на другое рабочее место. Не требует согласия работника и не является его переводом на другую работу перемещение работника без изменения существенных условий труда.