Документы по личному составу и их основные виды (стр. 3 )

Перевод на другую работу надо также отличать от обусловленного изменения работодателем существенных условий труда без изменения трудовой функции работника.

Правовые последствия при переводе работника на другую работу различны при разных условиях перевода: по производственной необходимости, когда он обязателен для работника, при изменении степени самостоятельности и ответственности работы.

В случае изменения существенных условий в силу изменения законодательства это не является переводом на другую работу и согласия работника не требуется (оплата труда, новая продолжительность отпуска и др.). Также оценивается и изменение организационных и технологических условий труда в организации при невозможности сохранения прежних условий.

Перевод надо отличать и от перехода на другую работу, при котором работник увольняется с одной работы и поступает на другую, хотя такое перемещение оформляется как в порядке перевода.

Перемещением рабочей силы является командировка, которая, как и перевод, связана с изменениями в работе, но цель у них различна. В отличие от перевода при командировке за работником сохраняется основное место работы, средний заработок, расходы по командировке носят компенсационный характер в виде командировочных и согласия работника, как правило, не требуется.

Переводом на другую работу является временное заместительство, т. е. исполнение обязанности по должности временно отсутствующего работника. Закон относит его к переводу по производственной необходимости. Согласие работника требуется в подобных случаях только при заместительстве, длящемся более одного месяца в году. Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не является заместительством, а признается переводом на другую работу с его согласия, если работник освобожден от своей первоначальной работы. Освобождение от этой должности осуществляется на общих основаниях.

Все переводы можно разделить на группы в зависимости:

от их срока:

a) на другую постоянную работу;

b) временные переводы.

по источнику инициативы: по инициативе работника и работодателя;

по обязательности для сторон трудового договора:

обязательные для работника; обязательные для работодателя; обязательные для обеих сторон.

Окончательное, а не временное изменение условий трудового договора происходит при переводе на другую постоянную работу, когда другая работа предоставляется на неопределенный срок, а прежнее место работы не сохраняется. Такие переводы могут быть трех видов:

Ї на другую работу в той же организации;

Ї в другую организацию, хотя бы и по той же специальности и с сохранением отдельных льгот по выслуге лет и по стажу;

Ї в другую местность, хотя бы и с той же организацией.

Существует такой вид перевода как временный, который может быть:

по производственной необходимости (ст. 74 ТК) – обязателен для работника;

обязательны для работодателя:

женщин в связи с беременностью, кормлением грудью или наличием ребенка в возрасте до 1,5 лет; по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению; по просьбе военкомата для прохождения военных сборов.

Таким образом, на основании вышеизложенного, становится понятной суть трудового договора и определяется порядок оформления трудового договора, правила и особенности его оформления.

2. Раскройте раздел

2.1.  Технологии работы с документами в организации: подготовка документов к архивному хранению.

Документы к архивному хранению нужно готовить. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. В архивном деле хранению документов уделяется самое пристальное внимание. Существует множество инструкций, рекомендаций и правил хранения документов. Однако подготовка документов к архивному хранению освещена не так обширно. В этой статье мы попытаемся по возможности устранить эти пробелы.

Все документы по срокам хранения делятся на 3 большие группы:

с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию; со средним сроком хранения (до 10 лет); с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности Экспертной комиссией пред­приятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации, Правилами работы ведомственных архивов, Типовым переч­нем сроков хранения документов, Номенклатурой дел и Положением об экспертной комиссии предприятия.

При подготовке дел к архивному хранению, ежегодно проводится экспертиза ценности докумен­тов с постраничным просмотром Дел. При по­страничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и доку­менты со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения Де­ла. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное Дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и Дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. Но результатам экспертизы составляются «Описи дел» временного и долговременного хранения, а также «Акты» о выделении «Дел» к унич­тожению. Формы описей и актов унифицированы. «Описи дел» рас­сматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, со­гласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами На уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руково­дителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основа­ние, третий остается в качестве контрольного экземпляра в секрета­риате предприятия.

Различают полное и частичное оформление сдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для Дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает: нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Эти Дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с Делами в архивы сдаются регистрационные карточки на документы.

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия.

На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы.

Существует несколько способов хранения документов:

- Хранение документов в офисe

- Сдача документов на внеофисное хранение

- Создание электронного архива

1.Хранение документов в офисе

В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.

2.Сдача документов на внеофисное хранение.

Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются.

3. Создание электронного архива

Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.

Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.

2.2. Акт о выделении документов к уничтожению. Экспертная комиссия предприятия.

Процедура уничтожения документации унифицирована и состоит из нескольких этапов:

проведение экспертизы ценности, составление акта о выделении дел к уничтожению, физическое уничтожение документов, составление акта о физическом уничтожении документов.

Для проведения экспертизы ценности создается экспертная комиссия.

Процесс уничтожения документов закреплен законодательством. Выделение дел к уничтожению регламентируют:

Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 01.01.01 «Об обязательном экземпляре документов организаций и коммерческих организаций с указанием сроков хранения» ГОСТ 7.50-90 «Консервация документов» (введен Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 N 232-ст).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертная комиссия является совещательным органом, председателем которого обычно назначается один из руководителей организации. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений (не менее трех человек).