Контроль (стр. 1 )

Введение

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. –в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, –это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе –это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, –означало бы упустить из виду одну из основных задач управления.

Причина необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Контроль –это критически важная и сложная функция управления –способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Контроль делится на внешний и внутренний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками — контролерами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят, по мере необходимости, изменения в деятельность.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников.

Принятие адекватных управленческих решений –основа успешного развития любого бизнеса. Однако без выявления всех шансов и рисков, связанных с получением прибыли в условиях рынка, очень сложно разглядеть сложности оперативного характера, мешающие достижению запланированных финансовых результатов. Именно контроллинг является неотъемлемой частью цикла управления бизнесом.

Контроллинг –философия и образ мышления руководителей, ориентированные на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия (организации) в долгосрочной перспективе. Контроллинг –ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно-аналитической и методической поддержки руководителей в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности предприятия.

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т. е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.

Можно сказать, что контроллинг обеспечивает руководителей необходимым инструментарием, пригодным для принятия решений в конкретной ситуации. То есть является метасистемой, по отношению к менеджменту. Иными словами контроллинг есть управление управлением.

Как инструмент управления, контроллинг возник и развивается на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета, менеджмента и других методов и инструментов управления. Координируя, интегрируя и направляя деятельность всей системы управления предприятием на достижение поставленных целей, контроллинг выполняет функцию управления управлением. Цель же контроллинга управленческой сферы –поддержка управленческих решений.

Контроллинг как функция управления заключается в рефлексии решений, которые касаются других управленческих функций, и рефлексии выходящего за пределы той или иной функции и внутрифункционального согласования этих решений.

В рамках системной концепции управление определяется как функция системы, ориентированная либо на сохранение основного качества, то есть совокупности свойств, утрата которых ведет к разрушению системы в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования, гомеостаз, достижение определенной цели.

Суть контроллинга, как совокупности инструментов управления заключается в ключевой фразе – «обратная связь».

Цель контроллинга – избежать парадокса менеджмента, который заключается в том, что организация сама ставит себе цели.

С точки зрения теории систем, цель задается извне. Иначе у менеджеров возникает соблазн поставить достижимые цели, согласованные с интересами менеджера, но не факт, что с интересами клиентов или собственников.

Контроллинг призван обеспечить независимый взгляд на целеполагание с учетом требований заинтересованных лиц и выбрать из множества инструментов менеджмента, маркетинга, логистики, финансов, управления персоналом, рисками и других областей –наиболее подходящие для конкретной ситуации. Таким образом, должны быть идентифицированы ситуация; проблема, как степень несоответствия ситуации, пути и методы решения, способы оценки и выбора решений.

Именно контроллинг предоставляет возможность выбора методов оценки ситуации, инструментов анализа проблем, сценариев решения проблемы, методов оценки и выбора. Именно контроллинг дает ответы на вопросы: что, почему, когда, зачем и как должно меняться в компании? Роль контроллера заключается в выборе адекватных ситуации методов и моделей анализа, контроля, управления по отклонениям и упреждающего регулирования. В этом смысле контроллер является методологом, логиком и аналитиком.

Функции контроллинга

определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка процесса планирования, контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.

Таблица. Роль контроллинга в процессе управления предприятием

Процесс управления	Роль контроллинга в управленческом процессе
Планирование	Разработка возможных вариантов развития процесса управления (прогнозирование различных вариантов развития предприятия); Выбор направления процесса управления
Сбор информации	Сбор информации по текущим процессам; Установление допустимых границ отклонений от плана;
Внедрение выбранного метода управления	Непрерывное отслеживание изменений, происходящих во внешней и внутренней средах предприятия Учет и контроль результатов
Анализ и систематизация	Анализ происходящих процессов управления; При необходимости корректировка процесса управления
Оценка эффективности выбранного метода	Сравнение плановых и фактических величин для оценки достижения цели; Анализ положительных и отрицательных отклонений, их причины; Сбор наиболее значимых для принятия управленческих решений данных; Проведение консультаций по необходимым корректирующим мероприятиям и управленческим решениям; Разработка инструментария для планирования, контроля и принятия управленческих решений.
Установление следующих целей и задач	Составление перспективных планов развития предприятия; Разработка программ

Среди причин, вызвавших потребность в появлении на действующих предприятиях контроллинга, определены следующие:

центр внимания перемещен с контроля прошлого на анализ будущего; необходимо постоянно наблюдать изменения, происходящие во внешней и внутренней средах предприятия; повышение нестабильности внешней среды, заставляет приспосабливаться к системе управления предприятием; необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости предприятия и избеганию кризисных ситуаций; увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости предприятия; усложнение систем управления предприятием, что требует специфического механизма координации внутри системы управления; информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации, что требует построения специальной системы информационного обеспечения управления; общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.

Миссия контроллинга

Для осознания цели и задач контроллинга, а также его места и роли в деятельности компании, следует сначала вспомнить, в чем заключается миссия менеджеров любой компании. Очевидно, что миссия менеджмента –вести компанию к ее целям, причем максимально эффективным путем.

Как известно из теории управления, основными функциями менеджмента при этом являются планирование, организация, управление и контроль использования ресурсов. Для Высшего менеджера речь идет о ресурсах компании в целом, для прочих менеджеров –речь идет о ресурсах, которыми они наделены для выполнения возложенных на них задач. Причем, это любые ресурсы: финансовые, материальные, человеческие. Если, к примеру, говорить о человеческом ресурсе, то каждый менеджер обязан спланировать работу подчиненных ему работников, организовать выполнение ими этой работы, управлять своими работниками в процессе выполнения работ и направлять их нужным курсом и, наконец, контролировать, насколько исполняются плановые задания.