Регламент «Управление корпоративным изданием»

Регламент

«Управление корпоративным изданием»

Область применения стандарта

Данный регламент определяет порядок взаимодействия должностных лиц и сотрудников Компании, а также юридических лиц, в процессе создания корпоративного издания, а именно порядок подготовки, предоставления и согласования информационных материалов.

Данный регламент рекомендуется к исполнению всем профильным подразделениям Компании, а также всем юридическим лицам, заключившим с Компанией договор комплексной предпринимательской лицензии.

Задача регламента

Регламент является внутренним документом, определяющим и контролирующим порядок взаимодействия каждого сотрудника Компании, а также юридических лиц, их роли в процессе подготовки и создания корпоративного издания.

Структура документа

Описание функций, целей и задач корпоративного издания; Концепция корпоративного издания, выходные данные; Участники процесса, на которых распространяется действие регламента; Общие требования к созданию корпоративного издания; Порядок подготовки и инициирования информационных материалов; Порядок согласования информационных материалов; Порядок оформления и распространения корпоративного издания; Контроль и ответственность за исполнением регламента.

Описание функций, цели и задач корпоративного издания

Корпоративное издание «….» – некоммерческое средство массовой информации компании «…», выпускаемое для поддержания контакта с сотрудниками, партнерами, клиентами и другими целевыми аудиториями.

Функции корпоративного издания:

- информационная: корпоративное издание - канал внутренней и внешней коммуникации, созданный для информирования сотрудников, партнеров и клиентов о том, что происходит в компании;

- организационная: корпоративное издание разрешают проблему удаленности региональных отделений и дочерних компаний от головного предприятия, позволяют достичь эффекта «обратной связи» сотрудников с руководством;

- имиджевая: корпоративное издание является инструментом поддержания имиджа организации, а также непосредственными слагаемыми этого имиджа.

Цель корпоративного издания – обеспечение симметричного, полноправного диалога, направленного на консолидацию сотрудников, установление и поддержание партнерских отношений.

Концепция корпоративного издания, выходные данные

Концептуально корпоративное издание представляет собой журнал бизнес формата. Название «…» проецирует на издание высокий уровень притязаний и целеустремленность сотрудников компании.

Основа наполнения – аналитические публикации: статьи, обзоры, интервью, фоторепортажи. Такой характер контента предполагает подведение итогов за определенный период, а также позволяет формулировать и декларировать стратегию и планирование.

Выходные данные:

Дата создания – январь 2012

Периодичность – ежеквартально

Тираж – 250 экземпляров

Перечень участников, создателей корпоративного издания

Главный редактор – Начальник Группы PR и продвижения, координирует процесс создания корпоративного издания, осуществляет стратегическое планирование тематики публикаций, продвижения корпоративного издания, анализирует обратную связь от читателей.

Редакционный совет – Начальник отдела маркетинга, Исполнительный директор, Генеральный директор, осуществляют согласование и редактирование информационных материалов в точки зрения соответствия видению и миссии компании.

Авторы – сотрудники Группы PR и продвижения, осуществляют полный цикл создания материала: сбор информации, написание текста и подбор сопроводительного материала, внесение правок после согласования.

Лица, предоставляющие информацию – руководители и сотрудники профильных подразделений, а также юридические лица, предоставляют необходимую информацию для создания материала по запросу Группы PR и продвижения, инициируют тематику публикаций.

Порядок взаимодействия подразделений компании при создании корпоративного издания

Группа PR и продвижения является координатором информационно-коммуникационных потоков в компании, в том числе в процессе создания корпоративного издания. Таким образом профильные подразделения ответственны перед Группой PR и продвижения предоставлять необходимую информацию.

Общие требования к созданию корпоративного издания

Каждый сотрудник компании должен уважительно относиться к процессу создания корпоративного издания, а также соблюдать этические нормы и принципы в коммуникации с Главным редактором и авторами, в случае, если они запрашивают информацию для подготовки материалов издания.

Порядок подготовки и инициирования информационных материалов

Планирование номера. Главный редактор совместно с Группой PR и продвижения формирует план номера журнала. Внесение рубрик, тем, специальных приложений и иные содержательные изменения осуществляются Главным редактором. Приветствуется инициирование публикаций от руководителей и сотрудников профильных подразделений, а также юридических лиц. План номера должен включать в себя распределенные по рубрикам тематические публикации с указанием количества знаков и страниц, а также упоминанием ответственного лица, который может дать компетентную консультацию по написанию материала и предоставить необходимую информацию. Предварительная подготовка публикаций. Главный редактор и авторы отправляют письменный запрос в адрес руководителя профильного подразделения, назначенного ответственным за предоставление информации для конкретной публикации.  Сотрудники компании, а также юридических лиц обязаны беспрепятственно предоставлять доступ к запрашиваемой информации в срок, указанный в запросе. Написание текста. При создании информационных материалов авторы корпоративного издания должны руководствоваться принципами достоверности, полноты и ясности сообщений, а также этическими принципами журналистики. Подбор иллюстраций к тексту, графических материалов и подписей к ним. Профильные подразделения также предоставляют сопроводительную информацию к материалу: иллюстрации, графические материалы. Верстка макета осуществляется после согласования всех информационных материалов с редакционным советом и должна быть произведена не позднее 3 дней до выхода в печать. Сверстанный макет должен быть вычитан и отредактирован. Логистика и продвижение корпоративного издания. Вышедший в печать тираж корпоративного издания должен быть распределен между всеми подразделениями компании, в частности лично доставлен представителям редакционного совета, руководителям подразделений, руководителям юридических лиц, партнерам и представителям государственных органов. Электронный вариант корпоративного издания должен быть размещен на корпоративном сайте …. Выпуск каждого нового издания должен сопровождаться новостным сообщением в интернет пространстве, в частности на специализированных порталах о маркетинге, PR, HR, торговле. Анализ обратной связи от целевых аудиторий. После выхода корпоративного издания необходимо провести мониторинг интернет-пространства, фокус-группу с некоторыми из сотрудников касательно имиджа корпоративного издания, его наполнения и внешнего вида.

Порядок согласования информационных материалов

Согласование текста и сопроводительных материалов с ответственными лицами – Начальником отдела маркетинга, Исполнительным директором, Генеральным директором. Подготовленный авторами текст передается главному редактору, после чего отправляется на прочтение участникам Редакционного совета, которые вносят корректировки в текстовой материал. Для более эффективного Корректировка материалов, согласно внесенным правкам.

Контроль над выполнением регламента

1.        Факт ознакомления и согласия принять на себя ответственность за выполнение требований настоящего документа подтверждается личной подписью ответственного лица в Журнале выдачи копий ЛНПА.

2.        Назначение ответственных за обеспечение работы сайта, согласование информации, контроль необходимо осуществлять в соответствии с должностными обязанностями сотрудников и требованиями к компетенциям, закрепленным в должностных инструкциях.

3.        Все участники процесса несут ответственность за правонарушения, совершенные в процессе управления сайтом в пределах, определенных настоящим документом, а также действующим трудовым, административным, гражданским, уголовным законодательством и локальными нормативными правовыми актами.

4.        Начальник группы PR и продвижения несет ответственность за координацию взаимодействия с представителями СМИ, реагирование на обращения представителей СМИ, информирования сотрудников Компании о возможности вносить предложения по информационной работе.

5.        Начальник отдела маркетинга осуществляет контроль и несет ответственность за соблюдением требований настоящего документа всеми участниками процесса.

6.        Нарушение ответственным лицом любого из положений настоящего документа свидетельствует о ненадлежащем исполнении данным лицом своих должностных обязанностей и влечет применение к нему мер дисциплинарной, материальной и иной ответственности.