УДК 658.310.9

E-mail:*****@***ru

ФГБОУ ВПО «Волгоградский государственный социально-педагогический университет»

Grigorieva Tatyana Vladimirovna

FGBOU VPO «Volgograd state pedagogical university»

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА

TIME-MANAGEMENT IS AN EFFECTIVE WAY TO ORGANIZE THE WORK OF STAFF

Аннотация: В статье происходит краткий анализ целей и задач тайм-менеджмента на современном этапе управления организацией. В частности, определяется порядок использования рабочего времени. Автор приходит к выводу о том, что корректная организация рабочего времени – залог успешного управления персоналом.

Ключевые слова: контроль, мотивация, организация, планирование, тайм-менеджмент, управление временем.

Abstract: In the article there is a brief analysis of the objectives and time-management tasks at the present stage of organization management. In particular, the order determined by the use of working time. The author concludes that the correct organization of working time - the key to successful human resource management.

Keywords: control, motivation, organization, planning, time management, time management.

Среди неизвестного в окружающей нас природе самым неизвестным является время, ибо никто не знает, что такое время и как им управлять», - красиво и точно заметил Аристотель. Время, действительно, идёт,  не имея преград,  и мы  его, на настоящий момент, не можем остановить, сберечь, либо экономить, как, к примеру, воду, открывая кран наполовину. Но, не имея возможности изменить правила времени, люди научились играть по ним. Этому свидетельствует учение, называющееся time-management (тайм-менеджмент) – это слегка дерзкое словосочетание с английского языка переводится как «управление временем».

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами:

Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.[1]

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, , впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд.

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.

Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.

Таким образом, в истории вопроса об управлении временем сотрудника организации можно выделить две основные ветви исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент.

Обучение тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме:

Участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМ-компетенции и сделать обучение более индивидуализированным. Проводится двухдневный тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к специфике деятельности компании. В ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием «Учебный органайзер», являющимся своеобразным «самоучителем по тайм-менеджменту». В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен «один на один» с тайм менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий. Через месяц после тренинга проводится 4-часовой пост-тренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. В частности, все участники, полностью прошедшие «Учебный органайзер», получают приз — книгу «Тайм-драйв». Через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, для того чтобы все изучаемые техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Организация любой деятельности подразумевает распределение  между всеми работниками объёма работы в определённый период времени. Распределяя время, можно контролировать процесс, регулировать ход событий, ресурсы и действия работников. А сделав рациональный, так называемый, план, можно рассчитывать на успешное производство и своевременное завершение проекта. Согласно выше сказанному заключению, можно заявить, что управление временем, time-management, является основой эффективной работы.

Для управления временем были изобретены следующие методы, в которых наглядно расписаны действия в виде алгоритма или плана:

Первый метод являет собой блок-схему. Блок-схема – это способ представления алгоритма в виде наглядной графической схемы, описывающей алгоритмы или процессы, изображая шаги  в виде блоков различной формы. Самыми основными блоками являются вход/выход, процесс и выбор. Блоки «Начало программы» и «Конец программы», либо «Вход из внешней среды» и «Выход во внешнюю среду» обозначаются формой круга. Прямоугольником обозначается сам процесс, пошаговые действия, выполнение одной или нескольких операций, обработка данных любого вида. Ромб отображает решение или функцию переключательного типа с одним входом и двумя или более альтернативными выходами, из которых только один может быть выбран после вычисления условий, определенных внутри этого элемента. Вход в элемент обозначается линией, входящей обычно в верхнюю вершину элемента. Внутри самих фигур записывают непосредственно сами операции. Второй метод являет графы – изображение структуры, схема, где кругом представлен определённый этап процесса, а цифры обозначают время, затраченное на конкретный этап. В итоге подсчитывается общее время, и выбирается наиболее оптимальный ход действий из предложенных. Третий метод представляет нам сетевой план. Сетевой план,  или расписание, –  удобный способ в одной  таблице указать несколько компонентов: время, люди,  действие; и то, как и когда они  взаимодействуют друг с другом.

Time-management обладает полезным воздействием на людей и результаты нашей деятельности, организовывая нас во времени и пространстве. Можно выделить следующие функции time-management-а:

1. Планирование. Заблаговременное распределение работы, ресурсов и персонала в соответствии с определёнными периодами времени.

2. Организация. Корректное распределение времени и действий установят порядок  рабочего дня, смены каждого работника в отдельности, группу работников (бригаду, смену), отдел на предприятии. Составленный план должен выполняться. Зная, что, сколько и к какому времени следует выполнить, организуется всё рабочее время работника.

3. Мотивация. Мотивация персонала заключается в следующем: зная свой график заданий, работник  осознаёт,  что если он не выполнит  в срок установленный план,  то на следующий период на его плечи ляжет больше работы, чем планировалось. Это значит, что рабочему понадобится вложить больше усилий. Желая сохранить размеренный  рабочий график, сотрудник будет стараться придерживаться плана. Дополнительной мотивацией может служить сдельная заработная плата.

4. Контроль. В данном случае контролируется ход процесса и своевременность действий.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

Срочные и важные; Важные, но не срочные; Срочные, но не важные; Не срочные и не важные.[2]

Следует соблюдать определенную последовательность выполнения трудовых функций по степени важности:

Первостепенные задачи - срочные трудовые действия, направленные на решение поставленных задач. Выполнение основных трудовых обязанностей и полномочий. Срочные, но не важные задачи – реализация постоянных монотонных действий. Реализация незначительных поручений руководства вспомогательного характера.

Из курса менеджмента известно, что эффективное управление состоит из четырёх действующих функций: планирование,  организация, мотивация и контроль. Выяснив выше изложенное и сверив с настоящими обоснованными предположениями, можно провести прямую,  соединяющую time-management и эффективное управление персоналом, как шаги к достижению успешной деятельности всего механизма организации.

В заключение можно сделать вывод, что корректная организация рабочего времени – залог успешного управления персоналом.

Список литературы


Корпоративный тайм-менеджмент [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www. cfin. ru/management/people/corp_tm. shtml (дата обращения: 04.02.16). Тайм-менеджмент: простые способы управления временем [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://psyfactor. org/lib/time-management-2.htm (дата обращения: 04.02.16).