ведению архива № 000
2. Общие положения
Архив ИЛЦ предназначен для комплектования, учета и обеспечения сохранности документов о деятельности лаборатории и входит в архив ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея». Доступ посторонних лиц к архиву не разрешается. Папки с архивными документами хранятся на стеллажах. Приказом главного врача назначаются:
- ответственный за ведение архива;
- ответственные лица за делопроизводство и формирование документов, предназначенных для передачи в архив в каждом отделении ИЛЦ.
Лица, ответственные за делопроизводство в отделениях, ведут «Журнал учета документов, сданных в архив» (Приложение 1). В начале каждого года (до 25 января) менеджер по качеству или руководитель ИЛЦ составляет «График сдачи документов в архив ИЛЦ» (Приложение 5). Сдача документов по утвержденному графику в архив сопровождается записью в «Журнале учета документов, поступивших в архив» (Приложение 2), и подтверждается личной подписью сотрудника, сдавшего документы в архив и ответственного за архив сотрудника, принимающего документы.
Документы, хранящиеся в архиве должны быть подшиты в папки объемом не более 250 листов. Каждый комплект документов имеет «Опись дела» (Приложение 4), пронумерованные листы и учетный номер, присваиваемый ему при регистрации в «Журнале учета документов, поступивших в архив».
В помещении, где находится архив, обеспечиваются условия хранения документов в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 000, «Об архивном деле в Российской Федерации»: температура (20±5)°С; отсутствие просачивающейся воды и плесени.
В архив ИЛЦ сдается следующая документация:
- акты отбора проб, протоколы лабораторных испытаний;
- отмененные документы СМК (Паспорт ИЛЦ, Положение об ИЛЦ, Руководства по качеству (все редакции со всеми изменениями), документированные процедуры и др.)
- документы, согласно номенклатуры дел, более одного года давности окончания, требующие архивного хранения.
Документы сдаются ответственными лицами в архив в течении первого квартала года, следующего за отчетным, но не позднее марта месяца. Выдача документов из архива осуществляется только с разрешения руководителя ИЛЦ. Документы выдаются под роспись. Выданные документы регистрируются в «Журнале выдачи документов из архива» (Приложение 3) и подлежат обязательному возврату в архив не позднее чем через 5 рабочих дней. При этом сотрудник ИЛЦ, получивший документ из архива, несет личную ответственность перед руководителем ИЛЦ за сохранность документа.
Возврат документов фиксируется в «Журнале учета выдачи документов из архива» (Приложение 3)
Предусмотрены следующие сроки хранения документов в архиве:
- материалы, содержащие информацию о результатах испытаний для заказчиков, хранятся в архиве в течении 5-и лет;
- акты отбора проб, отмененные документы СМК (Паспорт ИЛЦ, Положение об ИЛЦ, Руководства по качеству (все редакции со всеми изменениями), документированные процедуры и др.) – 5 лет;
- документы, согласно номенклатуры дел – до истечения срока хранения в архиве.
По истечении установленного срока хранения документы, находящиеся в архиве, подлежат уничтожению. Уничтожение документов производится один раз в год внутренней экспертной комиссией, назначенной распоряжением главного врача. Комиссия составляет акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения (Приложение 6), в котором указывается наименование папок и учетные номера уничтоженных документов. В «Журнале учета документов, поступивших в архив» (Приложение 2) делается соответствующая отметка с указанием даты уничтожения документа и номера акта об уничтожении. Акты о списании и уничтожении дел подшиваются в отдельную папку.
Приложения.
Приложение 1.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, СДАННЫХ В АРХИВ
Регистра- ционный № (по номенклатуре дел) | Наименование документа | Дата введения | Дата отмены | Срок хранения в архиве после отмены |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение 2.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ В АРХИВ
№ п/п | Дата поступления документа в архив | Наименование документа, его регистрационный номер | Кол-во страниц | ФИО лица, сдавшего документ, роспись | ФИО лица, принявшего документ, подпись | Дата уничтожения документа № акта |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение 3.
Журнал учета выдачи документов из архива
№ п/п | Дата выдачи доку-мента | Наимено- вание документа | Основание для выдачи документа, кем подписано дата | ФИО лица, выдавшего документ | Подпись лица, получившего документ | Дата возврата документа | Подпись удосто - веряющая возврат доку - мента |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 4.
Опись дела
№ п/п | Наименование, учетный номер документа | Количество листов документа | Дата поступления документа | Срок хранения документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение 5.
График сдачи документов в архив
испытательного лабораторного центра.
Архив ИЛЦ находится по адресу: 0.
Структурное подразделение ИЛЦ | Наименование документа | Дата сдачи | ФИО, подпись сдавшего документы на хранение | Подпись ответственного за ведение архива. |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение 6.
Утверждаю:
Главный врач
ФБУЗ «Центр гигиены и
эпидемиологии в Республике Адыгея»
___________
«____» _________ 20___г.
Акт-отчет
об уничтожении документов с истекшим сроком хранения |
Комиссия в составе: председатель комиссии –зам. гл. врача члены комиссии: руководитель ИЛЦ , нач. отдела обеспечения сан-гиг надзора , главный бухгалтер , пом. врача по общей гигиене , инженер отдела орг. деятельности Составили настоящий акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения «___» ___________20___г |
№ п/п | Наименование папок | Учетные номера уничтоженных документов | Количество страниц | Год издания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Документы изъяты из архива и уничтожены.
Председатель комиссии –
_______________ зам. гл. врача
подпись
члены комиссии:
1. ____________ руководитель ИЛЦ
подпись
2.______________нач. отдела обеспечения сан-гиг надзора
подпись
3.______________главный бухгалтер
подпись
4. _____________пом. врача по общей гигиене
подпись
5. _____________ инженер отдела орг. деятельности
Подпись
