Детальная пошаговая инструкция "как поехать в заграничную командировку за счёт центра Фундаментальные исследования и физика частиц"
Начнём с того, что теперь все командировки сотрудников лабораторий Центра (а также тех, кто работает по научной тематике лабораторий центра, хоть устроен и на других, например, общеобразовательных кафедрах) за счёт ПКС - должны проходить через Центр и оформляться в Центре. Комиссия Киреева к нам отношения не имеет.
Самый первый шаг это договориться с начальством своей лаборатории о командировке за счёт денег ПКС. Лаборатории заинтересованы в проведении научных исследований, увеличении показателей и пр. Для этого, возможно, придётся прикинуть цену командировки и рассказать Вашему начальству зачем нужна эта поездка. Это решается внутри лаборатории и центра в целом касается мало. (Командировочные деньги в нашем Центре - это не какая-то общая кубышка, а реальный кусок денег выделяемых каждой из лабораторий - они обязательно учитываются при всеобщем распределении денег в Центре.)
Полезный комментарий: Если тот, кого нужно послать в командировку - совместитель, то готовьтесь к бОльшим проблемам, чем обычно. Это и больше подписей и собеседование зав. лабораторией у проректора Дмитриева. Однако, командировку оформить всё равно можно и мы будем всячески помогать. Просто учитывайте это и закладывайте в таком случае больше времени.
Дальше необходимо позаботиться о том, чтобы у Вас было приглашение на эту конференцию/воркшоп/школу/стажировку/работу в коллаборации. Если вам что-то будет оплачиваться или предоставляться (в счёт орг. взноса или просто так) - то лучше, чтобы это было отражено в приглашении. Например, предоставляемое питание на треть снижает выплату суточных от МИФИ.
Нужно сделать дословный перевод приглашения. С ним и оригиналом пойти в Департамент Международного Сотрудничества (ДМС) (Г-106) для того, чтобы этот перевод заверили. Просят принести оригинал и перевод в отдельном файле (папочке).
Следующий шаг - заполнение "Представления на зарубежную командировку". Нужно вписать все Ваши данные, данные приглашающей стороны (из приглашения). Сроки командировки не могут превышать сроки, написанные в приглашении более чем на 1 день с каждой стороны! По поводу оплаты: если оплата полностью за счёт МИФИ - так и пишете. Если оплата частичная, то конкретизируйте что именно за счёт МИФИ и что именно за счёт другой стороны (с указанием какой именно, это должно быть отражено в приглашении). Вы должны понимать, что суточные Вам, как работнику МИФИ, по закону должны выплатить обязательно и если упоминания про них нет в приглашении, то суточные должны быть за счёт НИЯУ МИФИ. В поле "Источник финансирования работ по замещению командируемого" обычно пишется тема, с которой сотрудник получает деньги (можно найти в своём трудовом договоре, либо у секретаря подразделения). Поля внутренних счетов ниже НЕ ЗАПОЛНЯЮТСЯ Вами.
Полезный комментарий: Старайтесь железно определиться с датами командировки с самого начала. Переделка приказа по приезде - дело неприятное и длительное, а отчитаться нужно будет в кратчайшие сроки!
Полезный комментарий: Время, проведённое в пути, всегда засчитывается в командировку. Будьте внимательны, если Ваш рейс улетает вечером, а прилетает ночью.
Дальше заполняем бумагу "Ориентировочные расходы". Подсчитываете примерно сколько денег нужно по разным статьям расходов - на транспорт, на суточные, на проживание. В нижнем поле заполняете другие расходы, если есть: "Виза", "Мед. страховка", "Орг взнос" - каждую позицию явно пишете и заполняете отдельно. Расчёт суточных штука непростая, по количеству денег в сутки можете ориентироваться на этот документ: http://www. audit-it. ru/inform/account/55515.html Все суммы суточных приведены в долларах США, исходя из них считаете суточные для (N-1) дня Вашей командировки, последний день считаете по расценкам для России (100 руб/день). После заполнения бумаги перед продолжением оформления командировки сразу сходите к бухгалтеру в кабинет К-503 для проверки, чтобы она подписала. (Они попросят заверенный перевод приглашения и представление).
Теперь необходимо известить начальство центра о заявке на поездку. Для этого начальник Вашей лаборатории (или зам. начальника - как принято в Вашем подразделении) должен написать (*****@***ru) на почту с копией (*****@***ru) о том, что такой-то едет в командировку туда-то. Заполненные копии "Представления" и "Ориентировочных расходов..." (скан/фото копии или просто электронные варианты) необходимо переслать на почту (переслать эти бумаги может как сам Ваш начальник, так можете и отдельно Вы). В теле письма должны быть обязательно указаны контактные данные командируемого: сотовый и почта (проблем бывает много и нужна оперативная связь), а также должна быть формальная фраза о том, что даст командировка для центра (например "в течение полугода будет опубликована 1 статья в журнале, индексируемом в Scopus или Web of Science" или нечто другое).
Как только начальство центра извещено о командировке и бумаги для оформления присланы, мы (Центр) начинаем делать протокол и выписки о заседании комиссии по командировкам (без этого командировку с оплатой не оформить!). В течение 2-3 рабочих дней (обычно быстрее) выписки изготавливаются и Вы по почте будете уведомлены где можно будет их забрать. Тем временем в период ожидания Вы можете в любое время подписать представление на командировку у начальника Вашего структурного подразделения или у Рубина этого, внизу представления (в правом нижнем углу) Вы пишете номер проекта, который Вам будет сообщён Солдатовым этим номером должен подписаться (и это ОБЯЗАТЕЛЬНО должен сделать он, как начальник центра).
В то же самое время Вы начинаете готовить ещё несколько бумаг:
- Служебное задание - заполняете информацию о Вашей поездке, подписываете у начальника Вашей лаборатории, либо у
- Заключение о фактической осведомлённости специалиста в государственных секретах. Заполняете то, что можете (кроме пунктов 2, 3, 7), подписываете у начальника Вашей лаборатории, либо у Рубина подписываете эту бумагу у: начальника отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, к. 404, приёмные часы: 14:00-16:00), начальника управления режима и информационной безопасности (Б-402) (ему вполне вероятно могут понадобиться все остальные документы, готовые на данные момент: представление, приглашение...).
Полезный комментарий: Начальника управления режима и информационной безопасности почти никогда не бывает в МИФИ по вторникам. Планируйте своё время учитывая этот факт!
В случае, если Вы едете с докладом, нужно пройти комиссию по экспортному контролю у Петровского собирается каждый четверг, документы нужно сдать не позже, чем за 1-2 дня секретарю в К-613. Необходимы:
- Заключение комиссии по опубликованию Вашего подразделения (на каждой кафедре такая комиссия должна быть). Должно быть подготовлено и подписано.
- Текст доклада (на русском языке текст - о чём будете говорить)
- Подготовить заключение комиссии по экспортному контролю. Без подписей - для рассмотрения. Комиссия по опубликованию должна дать шаблон (либо спрашивать в К-613).
Заключение бывает готово обычно в течение 1-2 дней.
В случае, если Ваша поездка продлится более 60 дней, нужны ещё 2 бумаги:
- Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки. Подписывается научным руководителем, начальником.
- Обоснование необходимости командировки (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности. Подписывается: руководителем структурного подразделения.
-----------------
Представление на командировку также должно быть проверено у бухгалтеров (на корректность заполнения всех финансовых тем и таб. номера) в комнате К-523. Они поставят свою подпись сбоку. (приёмные часы с 14.00 до 16.00)
Как только у Вас появляется выписка, Вы со всем пакетом документом, который у Вас на данный момент готов идёте в комн. Г-210 к зам. директора Дирекции Программы Повышения Конкурентоспособности НИЯУ МИФИ (документы отдаёте секретарю ). Там проверяют все Ваши бумаги, вписывают финансовые темы для расходов по командировке в "Представление..." и дополнительно подписывают.
После этого со всем пакетом документов идёте в К-620 к , чтобы проверила она и расписалась.
Наконец, после этого "Представление..." должно быть проверено и подписано в Финансово-Экономическом Управлении (ФЭУ). Сначала идёте в комнату К-708 и показываете сотрудникам (а именно зам. нач. ФЭУ ), а потом подписываете в комн. К-705 у начальника ФЭУ
Комплект документов далее подписывается в ДМС (Г-203б или К-617). У Вас заберут служебное задание.
После этого, заходите опять в Г-210 (они делают копию Вашего представления для себя) и уже оттуда идёте в группу приказов Г-109 и сдаёте пакет документов, чтобы они издали Приказ о Вашем командировании. В обычном режиме сам приказ оформляется без Вас.
Полезный комментарий: Не забывайте, что для отдела приказов максимальная регламентированная длительность прохода приказа - 10 рабочих дней. Обычно приказы проходят быстрее этого срока, но бывает всякое. Если остаётся мало времени, то лучше всего договориться с отделом приказов и побегать со своим приказом самому - подпишете всё в разы быстрее.
Образцы заполнения бумаг находятся здесь в нижней части страницы: http://scif. mephi. ru/knowledge/formalization/152 Но в первую очередь ориентируйтесь на настоящий документ!
---------------------------------
После окончания командировки:
В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ, необходимо в течение трех рабочих дней после окончания командировки (можно и немного позже - но не затягивайте!):- взять в ДМС Ваше Служебное задание, заполнить позицию 12 (краткий отчет) и подписать его у руководителя Вашего структурного подразделения а также подписать у руководителя организации (ректор или любой проректор - обычно первый проректор); по Служебному заданию заполнить Отчет о командировке (остается в ДМС); заверить у сотрудника ДМС копии страниц загранпаспорта с личной информацией и штампами пересечения границы, заверить у сотрудника ДМС перевод на русский язык всех финансовых документов (билеты, счета, посадочные талоны, выписки и т. п.). сдать в УБУФК (комн. К-503):
- Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503 или на странице: http://scif.mephi.ru/knowledge/formalization/152 );
- полностью заполненное и подписанное Служебное задание;
- финансовые документы с переводом на русский язык, заверенные в ДМС.
Полезный комментарий: Выписки со счёта нужны только при оплате с кредитной карты. Там должно быть расшифровано сколько денег, когда и кому оплачено. Лучше, если выписка с печатью.
В течение 5-ти рабочих дней в Дирекцию ПКС (Г-210) должен быть предоставлен отчет в свободной форме с подписью командируемого о проделанной работе и итогах командировки.По всем вопросам пишите на адрес *****@***ru
------------------
Также возможна и оплата командировок по России, но стоит понимать, что размер суточных фиксирован на уровне 100руб/день, в на проживание можно получить максимум 550руб/день. Поэтому с оплатой данных командировок стоит заморачиваться только, если Вам нужен дорогой билет, либо нужно заплатить большой орг. взнос.
По местным командировкам можно ориентироваться на инструкцию здесь: 4=0:> B0:65 =C6=> 1C45B 70?@>A8BL 2K?8A:C :>;40B>2 ...), =0 A;C651=>5:B0 ! (!>;40B>2 ... ?@54>AB028B) 8 ?>4?8A0BL C C18=0 !.. >A;5 MB>3> 709B8 2 -210 8 ?@>AB028BL B54>2. 0;LH5 2AQ 157 87http://scif.mephi.ru/knowledge/formalization/152 , >4=0:> B0:65 =C6=> 1C45B 70?@>A8BL 2K?8A:C :>;40B>2 ...), =0 A;C651=>5:B0 ! (!>;40B>2 ... ?@54>AB028B) 8 ?>4?8A0BL C C18=0 !.. >A;5 MB>3> 709B8 2 -210 8 ?@>AB028BL B54>2. 0;LH5 2AQ 157 87
