ПОДСИСТЕМА ДОКУМЕНТНОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО
ОБОРОТА ДЕКАНАТА.
, ,
Бийский Технологический институт АлтГТУ
В статье рассмотрена подсистема документного и информационного оборота деканата. Подсистема предназначена для автоматизации ввода и хранения персональных данных студента, ведения архива деканата, на который прямо или косвенно опирается ряд дополнительных структур института, а также подготовки различных отчетов. При реализации данной подсистема предусмотрена возможность взаимодействия с другими подсистемами, входящими в состав информационной аналитической системы вуза
Одной из важнейших характеристик современного общества является бурное развитие информационных и коммуникационных технологий, их активное внедрение в производственную, научную и учебную сферы.
В Бийском Технологическом Институте активно ведется работа по информатизации деятельности ВУЗа. Одним из структурных подразделений, информатизация работы которого существенно облегчит условия труда сотрудников, является деканат.
Автоматизация деятельности деканата БТИ должна позволить:
1) значительно сократить время, затрачиваемое сотрудниками деканата на выполнение регламентных процедур (например, редактирование информации, поиск личных данных студентов и т. п.);
2) упростить процедуру действий с данными, которые используются в период учебного процесса, таких как информация о зачислении и переводе;
3) автоматизировать формирование, подготовку и вывод на печать необходимых документов;
4) устранить дублирование информации в общей схеме документооборота института;
5) обеспечить взаимодействие с другими подсистемами, входящими в состав информационной аналитической системы вуза (библиотечной, информационного обеспечения деятельности кафедр, нормативных документов и т. д.).
Таким образом, автоматизация процесса работы деканата с личными данными студентов и документами, касающимися экзаменационно-зачетной сессии является актуальной и перспективной задачей.
В связи с вышеизложенным была сформулирована цель данного проекта – создание подсистемы информационного и документного оборота деканата БТИ.
В рамках проекта были поставлены следующие задачи:
1) анализ предметной области методом интервьюирования сотрудников деканата;
2) формулирование на основании результатов собеседования функций деканата, которые необходимо автоматизировать;
3) разработка концептуальной модели АРМ на основе анализа предметной области;
4) разработка структуры базы данных, предназначенной для хранения информации о студентах, и отвечающей следующим требованиям:
- поддержка транзакций; возможность многопользовательского доступа к базе данных; поддержка разграничения доступа; возможность интеграции в уже существующую в институте автоматизированную систему;
5) реализация АРМ ввода и редактирования персональных данных студента БТИ, включая информацию, касающуюся экзаменационной сессии.
Под предметной областью понимают часть реального мира, которая имеет непосредственное отношение к функционированию информационной системы.
Предметной областью данной системы является учебный процесс, управление которым осуществляется на кафедре и в деканате.
При поступлении абитуриента в ВУЗ личные дела абитуриентов, оформляемые при подаче документов на поступление, передаются в деканат, где они сортируются по группам. После чего на каждого студента заводится личная карточка студента. В нее заносится вся необходимая персональная информация.
Далее, на протяжении всего периода обучения в личных делах фиксируются все факты о любых изменениях статуса студента (перевод в другую группу, справки об академическом отпуске и т. п.).
Наиболее рутинными и в то же время ответственными процессами в работе сотрудников деканата являются:
- ввод персональных данных студента в его личную карточку; ведение архива деканата, на который прямо или косвенно опирается ряд дополнительных структур института (бухгалтерия, отдел кадров и др.); подготовка различных отчетов (учебная карточка студента, аттестация, протокол заседания стипендиальной комиссии).
Облегчение условий труда достигается благодаря возможности автоматизировать основные процессы ведения архива института с помощью АРМ. Фактически, работа с учебными карточками и архивом превращается в четкий и удобный процесс работы с базой данной. Это сильно упрощает работу и исключает ошибки, часто встречающиеся при обычной организации работы деканата.
После анализа предметной области и определения основных функций деканата, которые необходимо автоматизировать был проведен обзор СУБД, в результате которого в качестве серверной программной платформы для реализации АРМ был выбран Oracle 10g. Это объясняется следующими причинами:
Во-первых, на данной платформе в БТИ уже реализованы некоторые подсистемы информационной аналитической системы управления ВУЗом, в частности уже создана кадровая система, а одним из требований к реализации АРМ являлось обеспечение взаимодействия с уже существующими подсистемами.
Во-вторых, данная СУБД полностью отвечает описанным выше требованиям таким как, поддержка транзакций, возможность многопользовательского доступа к базе данных и поддержка разграничения доступа.
В качестве базовой технологии для стандарта разработки корпоративных приложений выбрана технология Java. Основной причиной этого выбора является то, что Java — многоплатформенная переносимая объектно-ориентированная среда программирования.
- Средством разработки АРМ было выбрано Oracle JDeveloper 10g, существенно облегчающее работу разработчика и ускоряющее процесс разработки за счет использования средств моделирования, интегрированной среды визуальной разработки, мощного отладчика и встроенных средств оптимизации приложения.
Основной частью проектирования базы данных является построение концептуальной модели данных. Данная модель строится на основании информации, полученной в результате анализа предметной области.
Наиболее распространенным средством моделирования данных являются
диаграммы "сущность – связь" (ERD), с помощью которых, фактически, осуществляется детализация хранилищ данных проектируемой системы, а также документируются сущности системы и способы их взаимодействия.
Одним из преимуществ выбранного средства разработки приложений (Oracle JDeveloper 10g) является то, что оно может отображать схему любых реляционных баз данных в виде ER-диаграммы. Сформированная таким образом ER - диаграмма схемы базы данных АРМ изображена на рисунке 1.
Рисунок 1 – ER-диаграммы базы данных АРМ.
После создания структуры базы данных был создан алгоритм работы АРМ. По данному алгоритму был реализован Web-интерфейс.
где пользователю предоставляется возможность осуществить поиск студента либо отредактировать (добавить/удалить) необходимую информацию о нем, путем перехода по ссылкам на соответствующие страницы.
Поиск осуществляется по следующим параметрам:
- Фамилия Имя Отчество Название группы Номер группы
Возможность редактирования персональных данных студентов осуществляется путем перехода по следующим ссылкам:
- Адрес Паспортные данные, форма обучения Семья, родители
По уже введенным персональным данным возможно сформировать, просмотреть и вывести на печать следующие отчеты:
- учебная карточка студента; список группы; аттестационный лист; протокол заседания стипендиальной комиссии.
При переходе по ссылке «Адрес» открывается форма редактирования адресных данных.
При нажатии на соответствующую кнопку меню пользователь может создавать и удалять записи, а так же редактировать уже имеющиеся. Подтверждение всех необходимых изменений осуществляется нажатием на кнопку «выполнить». Затем пользователь может сохранить все выполненные изменения в базе данных нажатием на кнопку «сохранить» либо отменить все изменения информации нажатием на кнопку «отмена».
Аналогичным образом осуществляется редактирование паспортных данных и информации о родителях и семье.
В программе возможно формирование, просмотр и вывод на печать отчетов, соответствующих стандартным бланкам. Просмотр и вывод на печать сформированных отчетов осуществляется в большинстве распространенных форматов текстовых документов (PDF, RTF text, HTML и др.).
Заключение.
В рамках данного проекта было создана подсистема документного и информационного оборота деканата БТИ. В частности были решены следующие задачи:
1) проведен экспертный анализ предметной области методом интервьюирования сотрудников деканата;
2) сформулированы на основании результатов собеседования функции деканата, которые необходимо автоматизировать;
3) на основе анализа предметной области разработана концептуальная модель АРМ;
4) разработка структуры базы данных, предназначенной для хранения информации о студентах, и отвечающей следующим требованиям:
- поддержка транзакций; возможность многопользовательского доступа к базе данных; поддержка разграничения доступа; возможность интеграции в уже существующую в институте автоматизированную систему.
5) разработано программное обеспечение автоматизированного рабочего места.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1 Дейт, К., Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание: Пер. с англ.- К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 848 с.
2 Конноли, Бегг, Страчан Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 1120 с.
3 CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1998. –176с.
4 Теория и практика построения баз данных. 8-е изд./д. Кренке. – СПб.: Питер, 2003. – 800 с.:ил.
