Контроль готовности докладчиков
Передайте какому-либо сотруднику контакты всех докладчиков. В случае, если докладчик не явился в зал за 30 минут до начала своего выступления, необходимо позвонить ему и узнать причину задержки. Если докладчик задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего семинара, чтобы оперативно внести изменения в программу.
Создание фото-отчета
Сделайте по несколько снимков каждого из этапов мероприятия. Сфотографируйте процесс регистрации, каждого из докладчиков во время доклада, заполненный слушателями зал и кофе-брейк. Этот фото-отчет понадобится не только для отчетности для «1С-Битрикс». Будет правильно, если после мероприятия вы выложите фотографии на свой сайт.
После мероприятия
Выложите на свой сайт презентации и фотографии мероприятия.
Разошлите всем зарегистрированным приглашение скачать презентации, еще раз напомните о себе.
3. Оцените полезность проведенного мероприятия для своей компании. Проанализируйте положительные и отрицательные моменты своей организационной работы. По отзывам слушателей оцените удачные и неудачные доклады. Соотнесите затраты и полученный эффект.
4. Запланируйте на будущее проведение следующих семинаров по продуктам «1С-Битрикс».
Чек-лист по подготовке к семинару
Организационный партнер обязуется выполнять все требования и сроки, указанные в данном чек-листе. Невыполнение либо несвоевременное выполнение любого из пунктов инструкции без согласования с менеджером «1С-Битрикс» может повлечь за собой сокращение количества дополнительных баллов или уменьшении суммы компенсации затрат на мероприятие.
- аренду зала
- техническое обеспечение
- анонсирование
- кофе-паузу и воду для спикеров
- изготовление бейджей для докладчиков (не обязательно)
- изготовление листовок «1С-Битрикс» (по желанию, если вы планируете добавить в макет свои контакты и печатать листовки самостоятельно)
- прочие расходы компенсации не подлежат
Смета может быть позднее скорректирована по согласованию с менеджером «1С-Битрикс».
Согласование графика выхода анонсов со стороны партнера – до 20 мая Предоставление ссылки на размещенную на сайте партнера информацию о семинаре, программу, форму регистрации – до 20 мая Запуск анонсов со стороны партнера – с 23 мая Предоставление почтового адреса и номенклатуры для отправки рекламных материалов – до 1 июня Составление списка сотрудников для работы на семинаре (ответственный за все организационные вопросы – 1 человек, модератор в зале – 1 человек, регистрация –2-6 человек, фотограф – 1 человек) – до 30 мая Заказ питания – до 30 мая Заказ бутилированной воды для спикеров из расчета одна бутылка 0,5 негазированной воды на 1 доклад – до 30 мая Изготовление бейджей для докладчиков (не обязательно) – до 3 июня Печать программ и анкет – до 7 июня (производится на офисном принтере, компенсации не подлежит). Обзвон слушателей семинара и рассылка напоминания о мероприятии – 7-8 июня Сбор пакетов слушателя – 7-8 июня
- Программа мероприятия
- Анкета слушателя (высылается менеджером «1С-Битрикс» в электронном виде)
- Листовки по продуктам «1С-Битрикс»
- Ваши рекламные материалы
- Листовки и рекламные материалы компаний-участников и информационных партнеров
- Фирменная шариковая ручка «1С-Битрикс»
Отдельно сложите подарки для розыгрыша 7-8 июня
Обзвон всех докладчиков и инструктирование куда, как и к какому времени они должны подъехать – 7 июня
Проверка работы оборудования – 8 июня:
- Проверьте работу проектора, микрофонов и презентера.
- Проконтролируйте, чтоб на вашем ноутбуке были установлены необходимые для презентации программы (PowerPoint, Adobe Reader)
- Протестируйте, корректно ли отображается ваша презентация
- Проконтролируйте наличие необходимого шнура для подключения к вашему ноутбуку
- Проверьте работу микрофонов
- Проконтролируйте, чтоб на площадке были запасные батарейки для микрофона.
- Познакомьтесь с человеком, ответственным за технические вопросы и возьмите у него номер мобильного телефона для оперативной связи в день мероприятия
Список материалов, которые следует завезти на площадку за 1 день до мероприятия:
- Пакеты с раздаточными материалами
- Флаги
- Подарки для розыгрыша
- Презентер (завозится в день мероприятия)
- Канцтовары – ручки, скотч, ножницы
- Распечатки с надписями («5 минут» и «1 минута» - необходимы модератору для контроля тайминга)
- ноутбуки (завозятся в день мероприятия)
Подготовка и оформление зала – лучше накануне мероприятия, если такой возможности нет, то не позднее, чем за час до начала регистрации:
- стол регистрации (место регистрации должно быть обозначено определенным образом, и хорошо просматриваться при входе),
- стол с раздаточной продукцией (если необходимо),
- напольные баннеры и флаги участников,
- указатели пути к конференц-залу (если необходимо).
Выгрузка свежего списка участников с сортировкой в алфавитном порядке – 8 июня (если семинар проходит в утреннее время), утром 9 июня (если семинар проходит во второй половине дня).
Организация процесса регистрации возможна в двух форматах – на ноутбуках ваших сотрудников или в распечатанном списке, отсортированном по фамилиям в алфавитном порядке.
Отчетность - до 17 июня
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
