Памятка участника программы «Всеукраинский семинар 1С-Битрикс» (стр. 1 )

Для Украины

Памятка участника программы «Всеукраинский семинар 1С-Битрикс»

«Всеукраинский семинар 1С-Битрикс» – клиентские семинары, проходящие в рамках «Федеральной программы 1С-Битрикс» на территории Украины.

Алгоритм подготовительных действий

Требования и рекомендации по составлению программы семинара

Подробная инструкция по организации семинара и рекомендации по анонсированию

Чек-лист по подготовке к семинару

Подать заявку на организацию «Всеукраинского семинара»

Внимание! Для всех этапов подготовки установлены четкие сроки. В силу того, что мероприятия координируются и анонсируются централизованно, предоставление материалов после указанных сроков недопустимо.

Прием заявок на участие	С 13 по 27 апреля
Согласование смет и программ	до 13 мая
Предоставление ссылки на размещенную на сайте партнера информацию о семинаре, программу, форму регистрации	До 20 мая
Предоставление почтового адреса и номенклатуры для отправки рекламных материалов	до 1 июня
Предоставление отчетных документов по семинару	до 17 июня

О датах предоставления готовых презентаций со стороны «1С-Битрикс», начале консультаций и обучающих вебинарах будет сообщаться дополнительно всем участникам Программы.

Алгоритм подготовительных действий

После получения подтверждения о принятии вашей заявки на участие, начинайте заниматься формированием программы вашего семинара. В большинстве случаев, от продолжительности программы будет зависеть стоимость аренды зала.
Предварительно ознакомьтесь с рекомендациями по составлению программы и обязательными требованиями к докладам по продуктам «1С-Битрикс».
Следуя подробной инструкции по подготовке семинара, займитесь подбором площадки для проведения мероприятия, исходя из запланированного вами количества слушателей. Например, не стоит для 30-ти человек арендовать зал на 100 мест.
Пользуясь рекомендациями по анонсированию, спланируйте рекламную кампанию вашего мероприятия. Вы можете использовать шаблоны баннеров для создания своих собственных. (Ссылка будет предоставлена отдельно).

Не стоит забывать, что «1С-Битрикс» оказывает масштабную информационную поддержку Программы как на всеукраинском так и на локальном уровне каждого города. В анонсах и графических материалах «1С-Битрикс» будет информация по программе в целом, либо по городу в целом, без указания конкретных партнеров.

Все ссылки с рекламных материалов «1С-Битрикс» будут вести на отдельную страницу сайта «1С-Битрикс», содержащую список городов и участников Программы.

Пример:

Город	Организатор
Харьков	Ромашка Гладиолус Тюльпан Георгин
Одесса	Подберезовик Трутовик

Ссылки с ваших рекламных материалов, конечно же, могут вести на ваш сайт, на страницу с информацией о семинаре.

До 13 мая согласуйте с менеджером «1С-Битрикс»:

- программу вашего семинара (формат: название доклада, продолжительность, докладчик)

- смету затрат на организацию семинара. Та сумма, которая будет подтверждена менеджером «1С-Битрикс», будет представлена к компенсации после проведения мероприятия.

Внимание! Чем раньше вы начнете согласовывать программу и смету, тем больше времени у вас останется на корректировку данных, если они не будут подтверждены сразу. Чем раньше ваша программа будет готова и утверждена, тем раньше на сайте «1С-Битрикс» появится ссылка на вашу компанию и страницу с вашей программой. С 14 мая программы и сметы приниматься не будут!

Максимальная сумма затрат, подлежащая компенсации – 12 000 гривен.

Если ваши затраты меньше этой суммы, компенсируется ровно та сумма, которую вы затратили, которую согласовали.

Если затраты составили более 12 000 грн., превышение лимита компенсироваться не будет.

Если организаторами выступают 2 и более партнерских компаний, компенсация начисляется пропорционально затратам каждой из сторон.

Компенсации подлежат затраты:

- на аренду помещения

- техническое обеспечение зала

- на кофе-брейк для слушателей

- на анонсирование мероприятия

- изготовление бейджей для докладчиков

- изготовление напольных баннеров по готовому макету

- на изготовление листовок «1С-Битрикс» по готовым макетам

Именно эти затраты должны быть указаны в смете. Пожалуйста, смету присылайте в гривнах.

Затраты на анонсирование должны быть расписаны по каждой опции.

Неправильно: «Анонсирование - 2000 грн.»

Правильно: «Баннер на портале мойгород. ру – 500грн. Анонс семинара на главной странице портала бобруйск. ру  на 2 дня – 1500 грн.»

Такие затраты, как, например,

- на печать программ и анкет,

- транспортировку материалов к площадке,

- изготовление собственной рекламной и сувенирной продукции,

- оплата проезда и проживания сторонних спикеров,

- оплата выступления сторонних спикеров,

- премия и зарплата своим сотрудникам,

- профессиональная фото и видео съемка,

и т. п. компенсации не подлежат.

После того, как ваша программа и смета утверждена, приступайте к размещению анонса семинара на вашем сайте. В этот же момент должна быть открыта регистрация на семинар.

Обязательное требование: прием регистраций через веб-форму на своем сайте. Это самый удобный способ регистрации для слушателей. Если потенциальный слушатель звонит вам по телефону, регистрируйте его самостоятельно через свою веб-форму.

Форма регистрации должна содержать:

- ФИО*

- Название компании*

- Направление деятельности компании

- Адрес сайта компании

- Электронная почта*

- Контактный телефон*

- Откуда узнали о семинаре*

Звездочкой (*) отмечены обязательные поля, которые должны присутствовать в вашей регистрационной форме.

В поле «Откуда узнали о семинаре» должно быть несколько вариантов ответа. Обязательно должны присутствовать ответы «На сайте 1С-Битрикс», «Из рассылки 1С-Битрикс». Если в вашем городе будут задействованы дополнительные каналы анонсирования, об это вам будет сообщено дополнительно.

Ссылку на размещенный анонс и форму регистрации присылайте менеджеру «1С-Битрикс» до 20 мая.  Только после этого ваша компания появится в списке участников на сайте «1С-Битрикс». Чем раньше пришлете ссылку, тем раньше появитесь в списке участников!
После согласования программы и сметы до 1 июня сообщите менеджеру «1С-Битрикс» почтовый адрес для отправки материалов.

Формат: Индекс, Город, улица, дом, офис, название компании, контактное лицо, мобильный телефон контактного лица.

Каждый организатор получит листовки по продуктам «1С-Битрикс», ручки, пакеты,  сувенирную продукцию для розыгрыша. Вся раздаточная продукция должна быть упакована в фирменные пакеты «1С-Битрикс». Каждый пакет должен содержать листовки и ручку «1С-Битрикс», и, конечно, ваши раздаточные материалы.

Начните анонсирование мероприятия.
Рекламная кампания со стороны «1С-Битрикс» начнется с  24 мая и будет протекать поэтапно. До этой даты вы уже можете размещать свои анонсы в СМИ.
За 2-3 дня до семинара подготовьте программы и анкеты для слушателей. Шаблон анкеты будет предоставлен со стороны «1С-Битрикс». Этот шаблон вы сможете дополнять своими вопросами.

Убедительная просьба не менять имеющиеся в форме вопросы, не менять имеющиеся в анкете ответы на эти вопросы, не дополнять ответы своими вариантами. Данные собираются со всех участников и анализируются.

По полученным анкетам после семинара вы будете заполнять специальную отчетность. Ссылку на форму отчетности вы тоже получите от менеджера «1С-Битрикс».

До  17 июня  предоставьте менеджеру «1С-Битрикс»:

- фотографии мероприятия (обязательно наличие фото: заполненного зала, раздаточной продукции, кофе-брейка);

- полностью заполненную форму отчетности;

- сканы бухгалтерских документов, подтверждающих ваши затраты (платежные поручения с отметкой банка либо акты или счета-фактуры, чеки и т. п.);

- список зарегистрированных слушателей с контактными данными.

Всё это загружается в веб-форму отчетности, ссылку на которую предоставит менеджер «1С-Битрикс».

Компенсация и начисление баллов происходит только в том случае, если четко соблюдены требования к программе, соблюдены все сроки по подаче заявки, согласованию программы, публикации анонса на сайте партнера, предоставлении отчетных документов.

Тематика семинара	Баллы	Компенсация
Интернет-магазин	100	100% согласованной суммы, но не более 12 000 гривен.
Битрикс24	100
Интернет-магазин + Битрикс24	100

Компенсация предоставляется путем выписки перечисления на бонусный счет* партнера компенсационной суммы.

*С помощью бонусного счета партнер может покупать продукты «1С-Битрикс» с 80%-ти процентной скидкой в дополнение к имеющейся партнерской скидке. Эти 80% стоимости будут списаны с бонусного счета, а 20% от каждой позиции в заказе подлежат оплате. Бонусные деньги сохраняются на счету партнера в течение года с момента зачисления. Покупать можно любые лицензии (продления, переходы и т. п.), система не действует в отношении физических товаров.

Требования и рекомендации по составлению программы семинара

Цель любого маркетингового мероприятия – клиенты. То, как вы себя представите на семинаре, сыграет главную роль при выборе клиентом подрядчика на какие-либо услуги.