Деловая корреспонденция (стр. 3 )

В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением... В связи с проведением совместных работ... В соответствии с письмом заказчика... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны государственного имущества... В ответ на вашу просьбу... В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение нашей договоренности... Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (...вашу телеграмму от 13 июля, заказываем...) На основании + существительное в родительном падеже (...Торгового соглашения между...) В ответ на + существительное в винительном падеже (...ваш запрос от 01.01.01 г. предлагаем...)

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ В ТЕКСТЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

(продолжение)

II. В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки:

Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах... Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о... Суть нашего предложения заключается в следующем... В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением... Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление... Согласно плану поставок продукции на... квартал... года наша организация обязалась... В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по...

Интерпретация собственной позиции:

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Нам представляется оправданным... Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам... В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для... Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о... Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями... В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением... Мы не можем поставить вам...

Интерпретация действий другой стороны:

Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм... Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести...

Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как:

Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес... Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке... Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе... Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу... Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса... Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения... Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения... Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа... Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса...

Выражение просьбы:

Просим... (...проверить ход выполнения работ...; ...выслать в наш адрес более подробную информацию...; ...принять меры...) Прошу... (...сообщить данные о производительности...)

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ В ТЕКСТЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

(окончание)

Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем... (...чертежи сборки машин...) Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...) Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)

Напоминание:

Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... ) Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...; ...срок представления рукописи истекает...)

Извещение:

Сообщаем, что... (...к сожалению, не можем вам выслать...; ...задержка в отгрузке произошла в связи с...) Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...; ...ваше предложение принято... )

Гарантия:

Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... )

Предложение:

Мы можем предложить вам... (...автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2009 г. ...) Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...) Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с... по...)

Приглашение:

Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; ...Вас принять участие в обсуждении проекта...) Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)

Отказ и отклонение предложения (проекта):

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам... Присланный вами проект... не может быть утвержден нами по следующим причинам: ...

Заключительные слова:

Убедительно просим вас не задерживать ответ... Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)... Надеемся, что наша просьба будет выполнена

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

6. ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями...
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...
Всегда рады оказать Вам услугу...
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...

В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: "Убедительно просим вас не задерживать ответ... " или "Надеемся, что наша просьба будет выполнена". После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму "Искренне Ваш (подпись)" или "С уважением (подпись)".

Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.

При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

Если в начале письма была использована форма "Уважаемый...", то завершать письмо формой "С уважением..." не следует. Такая двойная "уважительность", согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

7. ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Особенности и правила

Электронная почта (E-mail – сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи, позволяющим не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и осуществлять пересылку документов, изображений и других видов информации. Электронная деловая переписка еще не вытеснила из документооборота бумажное письмо, однако как средство оперативного решения целого ряда задач (предварительные договоренности, ознакомительные задачи, техническое согласование, предложение услуг и т. п.) занимает главенствующие позиции.

В отношении этикета электронной деловой корреспонденции справедливы те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия, особенности же обусловлены способом передачи информации – использованием почтовых программ и служб, имеющих типовой интерфейс.

Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.

Ряд авторов, ориентируясь на нормы, принятые среди деловых кругов Запада, в первую очередь, США, призывают к максимальной либерализации формы общения в электронной переписке и пренебрежению к орфографии, грамматике, стилистике, пунктуации ради формулы «время – деньги»: втиснуть как можно больше информации в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации [например: http://marmore-text. ru/elektronnyj-etiket-delovaya-perepiska. html].

Электронное сообщение должно быть кратким, лаконичным, однако следует помнить, что по письму адресат будет судить не только о вас (это ваша визитная карточка) но и об организации, которую вы представляете. И если для вас важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, то знание основных правил этикета и неукоснительное следование им обязательно. Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета), выработанными пользователями сети Интернет и направленными на создание такого стиля работы, когда один из пользователей Сети создает другим пользователям, да и себе самому тоже, как можно меньше неудобств.