Деловая корреспонденция (стр. 4 )

Эти правила прежде всего касаются оформления письма.

1. Всегда следует заполнять поле «тема» (subject) своего письма. Если вашему адресату поступает много писем, то он сможет сразу выделить нужные, ориентируясь по их темам. Как правило, тема должна быть сформулирована несколькими словами и полностью отражать суть письменного обращения. Чем четче сформулирована тема, тем с большим вниманием отнесется адресат к письму. Более того, занятые люди, получая «беспредметные» сообщения, часто отправляют их в корзину, не читая и сортируя как спам.
Отвечая на чье-либо письмо, в поле темы принято вписывать Re: исходная_тема.
Если при ответе на письмо тема разговора меняется, то следует изменить и название (тему) письма.
Переписку по новой теме нужно начинать с нового письма. Не рекомендуется поднимать обсуждение новой темы ответом на письма по другим темам.

2. При ответе на письмо следует цитировать его либо полностью (если объем текста невелик), либо оставляя только ключевые (значимые) фрагменты, которые отделяются каким-либо символами от основного текста письма.
При полном цитировании пишите текст ответа в начале письма, а не в конце.
Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу и используйте прописные буквы в начале предложений.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

3. «Важность письма (priority)». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо среди входящих писем. Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

4. Не следует писать весь текст или фрагменты текста прописными буквами - это воспринимается как агрессия и создаёт неудобства вашему собеседнику.

5. Не следует употреблять сленг, специальные термины или сокращения. Использование сокращений (аббревиатур) в письме допускается лишь в том случае, если они общеизвестны. Если письмо официальное, то от них лучше отказаться.

6. Для придания письму эмоциональности допускается использование смайликов. Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться.

7. Следует стараться не допускать грамматических ошибок, их наличие невольно снижает репутацию отправителя.

8. Обязательно используйте подпись, содержащую некоторую информацию о вас (должность, телефон, название вашей компании, другие способы связи и др.).

9. Если письмо имеет приложение в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении. Нормальным (и надежным) считается высылать без предупреждения вложения общим объемом до 2–3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его почтовый сервер – у некоторых людей почта может читаться с телефона;

10. Существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а кто-то может расценить запрос как сомнение в его ответственности. Однако практика показывает, что почтовые службы иногда могут работать не совсем корректно, а отправителю нужна уверенность, что важное письмо получено адресатом. Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений.

Структура текста электронного делового письма практически ничем не отличается от структуры его бумажного аналога, однако некоторые особенности существуют.

Часто в электронных письмах вместо стандартного обращения используется приветствие адресата. Приветствие и персональное обращение к адресату создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность, а полное отсутствие приветствия указывает на некоторую небрежность или невоспитанность отправителя. Приветствие следует писать отдельной строчкой, отделяя от основного текста письма. Наиболее распространенным считается приветствие «Здравствуйте, …», оно более нейтрально по отношению ко времени суток по сравнению с приветствиями «Доброе утро» или «Добрый вечер», использование которых уместно лишь в случаях, когда вы точно знаете, что ваш собеседник получает письма моментально или во вполне определенное время. Всевозможные «Доброе время суток…» и т. п. лучше отложить для неформального общения.

Допускается не ставить приветствие, когда переписка ведется продолжительное время в течение дня, и представляет собой чередование вопросов и ответов.

Если вы не знакомы с адресатом, то в первом письме принято представляться и объяснять цель своего обращения.

Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным. Оптимальный размер текста – в одну страницу, он читается при открытии письма почтовой программой без прокручивания. Зрительное восприятие сообщения, смысловая разбивка предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее усвоение облегчается при разделении текста на абзацы. Предложения и абзацы лучше строить короткими, если абзацев несколько – удобнее, когда они разделены пробелами.

Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В качестве заключительной части часто используются нейтральные формы: «С уважением…», «Искренне Ваш…», «Всего наилучшего…» и т. п.

В реквизите подписи не следует использовать сокращений. Адресату должно быть понятно, как обратиться автору в ответном письме. После имени и фамилии (возможно и отчества) следует указывать должность отправителя и наименование организации. Этим вы даете адресату понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов. Далее могут быть приведены: личный электронный адрес, контактные телефоны, адреса, другие способы связи, ссылки на сайты и т. п., например:

С уважением
Иван Иванов,
менеджер проекта «Стиль документа» http://doc-style. ru
E-mail *****@***ru
Раб. тел. [phone]
Санкт-Петербург

Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать ответ в течение одного рабочего дня, то правилом хорошего тона будет отправка адресату уведомления с информацией о получении письма и возможными сроками ответа на вопросы вашего адресата.

Письмо-приглашение

Письмо-приглашение составляется с целью приглашения адресата на какое-либо мероприятие (на выставку, презентацию, семинар, корпоративную вечеринку и т. д.). В статье по ссылке приведен пример приглашения на семинар, здесь далее по тексту будет образец приглашения на выставку.

Приглашение можно оформлять как всякое деловое письмо на официальном бланке с установленным набором реквизитов. Либо допускается оформлять на листах различного формата даже в цветном исполнении или даже с добавлением декоративных элементов (узор, рисунки, тиснение и т. п.) для усиления эффекта привлекательности письма-приглашения.

Довольно часто приглашение направляется определенному человеку (обращение «Уважаемый…!»). В случае проведения массового мероприятия допускается обезличивать обращение (например, «Уважаемые дамы и господа!»).

В тексте письма-приглашения требуется указать конкретное место и время проведения мероприятия, возможно требуется пояснить как можно добраться или сообщить иные полезные детали (программу выставки или какую пользу можно извлечь).

Необходимо позаботиться, чтобы приглашение было отправлено заранее. Насколько – зависит от масштаба и торжественности намеченного события – от нескольких дней (к примеру, заурядный семинар) до многих недель (редкое помпезное мероприятие, например, юбилей компании).

Как правило, необходимо отвечать на приглашение по предложенному варианту в письме или в зависимости от обстоятельств (написать письмо, подтвердить согласие по телефону, заполнить форму заявки на сайте и т. д.). Часто ответ требуется, чтобы организаторы могли «спокойно» планировать проведение мероприятия. В случае отрицательного решения – еще чтобы вежливо объяснить отказ.

Письмо-приглашение на выставку – образец текста

Уважаемые дамы и господа!

Компания «Райское местечко» приглашает Вас посетить наш стенд на туристической выставке «Трэвелмаркет — 2014». Выставка будет проводиться 12-15 марта 2014 года в ВЦ «Кроникс» по адресу: Нижний Новгород, пр. Шуйский, 121б.

Мы будем рады представить всю информацию как о уже хорошо зарекомендовавших и пользующихся неизменным успехом маршрутах в Китай, Малайзию, Таиланд и страны Океании, так и предложить Вам новые перспективные направления в Аргентину и Перу.

Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на выставке!

За дополнительной информацией Вы можете обращаться по телефону 628-36-54 или на сайт компании www. raiskoe. ru.

Генеральный директор
компании «Райское местечко»

Приглашение на выставку, как это было уже сказано выше, можно оформить на бланке письма или на красивой открытке, обратиться персонально к кому-либо или использовать многократно один и тот же текст для массовой отправки приглашения. Обратите внимание на имеющиеся на сайте иные виды образцы деловых писем, которые без сомнения будут полезны в практической деятельности.

Евгения Полоса

Письмо приглашение на выставку

Письмо #1:
,

Уважаемые дамы и господа! Мы рады пригласить Вас на выставку [название выставки], которая состоится в [место проведения] с 15.08.2013 г. по 19.08.2013 г.

Наша компания представит на выставке как традиционное оборудование для оперативной полиграфии, так и оборудование для специальных видов печати.

На нашем стенде мы представим:
- товар
- товар
- товар

Мы будем рады увидеть Вас в числе наших гостей и надеемся, что посещение этого мероприятия окажется для Вас всесторонне полезным.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #2:
Уважаемые господа!

ООО "Делопись. ру" приглашает Вас посетить выставку [название выставки], проходящую в г. Москве с 15.08.2013 г. по 19.08.2013 г.

Наши представители будут рады Вас видеть на стенде [номер] и дать Вам информацию и консультацию об оборудовании, производимом [название организации].

До встречи на выставке!

С уважением,
Петр Петров

Письмо #3:
,

Компания "Делопись. ру" приглашает вас посетить свой стенд на выставке [название выставки].

Выставка будет проходить с 15.08.2013 г. по 19.08.2013 г. в [место проведения].

Все дни выставки с 10 утра до 6 вечера на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.

Наш стенд будет находиться рядом с [место], номер стенда – [номер].

С уважением,
Петр Петров

Письмо #4:
,

ООО "Делопись. ру" имеет честь пригласить Вас посетить стенд нашей компании на ежегодной [название выставки], которая состоится с 15.08.2013 г. по 19.08.2013 г. в [место проведения].

На нашем стенде у Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.

Будем рады личной встречи с Вами!

С уважением,
Петр Петров

Письмо #5:
,

21 августа 2013 года компания "Делопись. ру" будет участвовать в ежегодной выставке [название выставки].

Выставка проводится в Москве, в [место проведения]. Экспозиция [название] будет располагаться во [номер]-м павильоне, зал [номер], стенд № [номер].

Приглашаем на наш стенд дилеров и дистрибьюторов компании, а также все заинтересованные в сотрудничестве организации.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #6:
,

Фирма "Делопись. ру" приглашает всех наших друзей, коллег, партнеров и сомневающихся посетить Международную специализированную выставку [название выставки] [дата] года в [место проведения], павильон № [номер].

Отличительной особенностью выставки является узкая специализация и формат «только для специалистов». Выставка уже зарекомендовала себя, как высококачественное профессиональное событие. Посетители выставки в спокойной рабочей атмосфере смогут пообщаться с экспонентами и получить полный объём необходимой информации, которая позволит быть в курсе всех последних новаций для обеспечения современного уровня обслуживания.

Приходите и сравните. Лучше один раз увидеть, чем 100 раз прочитать.

Для владельцев [кого] билеты на выставку [название выставки] - бесплатно.

Билеты можно получить в офисе фирмы ООО "Делопись. ру" или на выставке, позвонив по телефонам: [номера телефонов].

С уважением,
Петр Петров

Письмо #7:
,

Администрация г. [город] приглашают Вас принять участие в работе Международной универсальной выставке-ярмарке [название], которая состоится [дата], в г. [город] по адресу: [адрес].

К участию в выставке приглашены предприятия России, Украины, Молдовы, Прибалтики и стран дальнего зарубежья. На выставке будут представлены новейшие образцы продукции отечественных и зарубежных предприятий: продукты питания, промышленные товары, товары народного потребления (одежда, обувь, галантерея, парфюмерия, бытовая техника, мебель, бытовая химия, сувениры, игрушки).

В рамках выставки будет организовано проведение презентаций фирм и отдельных товаров (услуг), пройдут бизнес семинары, семинары по качеству продукции, будет проведена демонстрация моделей одежды.

Стоимость участия в выставке 71000 рублей включает: оборудованное выставочное место, регистрационный сбор, проезд автобусом до [город] и обратно доставку выставочных образцов, бронирование места в гостинице.

СРОК ПОДАЧИ ЗАЯВОК ДО [дата].

Телефон для справок: [номер].

С уважением,
Петр Петров

1. Invito

Abbiamo l’onore di invitare a Mosca (Federazione Russa) il Signor Silvio Coranducci, nato il 18 maggio 1967 a Milano (Italia), passaporto N. 48987654C.

Periodo di soggiorno a Mosca: dal 18 novembre al 20 dicembre 2015.

Scopo della visita: trattative commerciali.

Garantiamo vitto, alloggio, trasporti e assistenza sanitaria. Vi preghiamo di trasmettere questo invito al Consolato della Federazione Russa.

V. P. Makarov

Direttore Generale

2. Invito a ricevimento

Gentili Signore e Signori,

Il signor Eremeev, responsabile della ditta Dinar ha l’onore di invitarVi a ricevimento in occasione del quinto anniversario della fondazione della societa, che avra luogo nella sala per banchetti del ristorante Sadko il 18 giugno 2014 alle 19.00.

La preghiamo di voler gentilmente confermare la Sua presenza telefonando al numero: 456-78-23.

Distinti saluti.

E. M. Pavlov

Direttore esecutivo