УТВЕРЖДЕН приказом Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 23.12.2016 № 225-П |
РЕГЛАМЕНТ
работы коллегии Управления Федеральной службы
государственной регистрации, кадастра и картографии
по Калужской области
I. Планирование работы коллегии
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок планирования, подготовки и проведения заседаний коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Калужской области (далее – Управление), а также оформления принятых решений.
1.2. Работа коллегии осуществляется на основании ежегодно утверждаемого плана, который согласовывается членами коллегии.
Заседания коллегии проводятся не реже двух раз в год. По решению председателя коллегии могут быть проведены внеплановые заседания.
На рассмотрение коллегии вносятся как плановые, так и по решению председателя коллегии иные вопросы, требующие коллегиального принятия решения.
На одном заседании коллегии рассматривается не более двух основных вопросов.
1.3. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями организации планирования в Управлении.
2
1.4. План работы коллегии формируется ответственным секретарем коллегии на основании предложений, которые вносят председатель и члены коллегии и утверждается до 25 декабря.
1.5. Предложения к проекту плана работы коллегии на очередной год представляются в структурное подразделение аппарата Управления, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, до 1 декабря текущего года.
Предложения к проекту плана должны содержать: формулировки вопросов, подлежащих рассмотрению, обоснование их актуальности и целесообразности, предлагаемые сроки рассмотрения на заседании коллегии, а также фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов; наименования структурных подразделений, разрабатывающих проекты решений и других материалов к заседанию коллегии (далее - подразделение-исполнитель).
1.6. Предложения по проведению заседаний совместно с коллегиальными органами других территориальных федеральных органов исполнительной власти должны быть предварительно с ними согласованы, а по выездным заседаниям – дополнительно со структурным подразделением Управления по месту проведения заседания коллегии, а также со структурным подразделением, ответственным за финансово-экономическую деятельность.
Решения о проведении совместных заседаний с коллегиальными органами других территориальных федеральных органов исполнительной власти подлежат предварительному согласованию со структурным подразделением Управления, ответственным за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии.
1.7. Подготовка и согласование проекта плана работы коллегии возлагаются на ответственного секретаря коллегии.
1.8. Утвержденный план работы коллегии рассылается членам коллегии и иным заинтересованным лицам.
3
1.9. В утвержденный план работы коллегии могут вноситься коррективы, в случае необходимости проводятся внеочередные заседания.
1.10. План работы коллегии является обязательным для исполнения членами коллегии, должностными лицами Управления.
II. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии
2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков и причин, способствующих их появлению, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в структурных подразделениях Управления.
2.2. В 20-дневный срок до даты проведения заседания коллегии (если иное не установлено приказом Управления) подразделение-исполнитель формирует план мероприятий по подготовке заседания, утверждает его у лиц, ответственных за подготовку вопросов, направляет копии плана мероприятий в структурное подразделение, участвующие в реализации мероприятий, предусмотренных планом, и в структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии.
2.3. К заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу готовятся следующие материалы:
программа заседания коллегии;
справка по обсуждаемому вопросу;
проекты решения коллегии, других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;
4
при необходимости справка об имеющихся по проектам документов разногласиях с обоснованием отказа в реализации замечаний и предложений, поступивших в ходе подготовки и согласования указанных проектов;
список лиц, приглашенных на заседание коллегии;
список лиц, выступающих на заседании коллегии;
иные документы по указанию председателя коллегии.
2.3.1. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.
Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности Управления, должны иметь, как правило, комплексный характер.
2.3.2. Согласование проекта решения коллегии осуществляется членами коллегии в срок не более 3 рабочих дней с момента его поступления и оформляется визами членов коллегии. Председатель коллегии может установить иные сроки согласования проекта решения коллегии.
2.4. Все материалы проходят согласование и визируются лицом, ответственным за подготовку вопроса, начальником соответствующего структурного подразделения и заместителем руководителя Управления – членом коллегии Управления, координирующим и контролирующим данное направление деятельности структурного подразделения согласно распределению обязанностей.
Помимо этого проект решения коллегии визируется начальниками структурных подразделений, принимавших участие в их подготовке, а также начальниками структурных подразделений, на которые предполагается возложить реализацию содержащихся в нем поручений.
2.5. Согласованные материалы представляются ответственному секретарю коллегии не менее чем за 14 календарных дней до запланированной даты проведения заседания коллегии.
5
2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем коллегии не принимаются.
Полученные материалы могут быть возвращены ответственным секретарем коллегии подразделениям-исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается начальнику структурного подразделения, ответственного за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, и лицам, ответственным за подготовку материалов.
2.7. В случае если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок или если, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отсутствует необходимость в его рассмотрении, подразделение-исполнитель в срок не позднее 10 рабочих дней до запланированной даты проведения заседания коллегии направляет председателю коллегии докладную записку о внесении изменений в план работы коллегии, согласованную с членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса.
Докладная записка с резолюцией председателя коллегии о внесении изменений в план работы коллегии направляется подразделением-исполнителем в течение 1 рабочего дня в структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии.
Структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, в течение 1 рабочего дня информирует всех членов коллегии о внесении изменений в план работы коллегии.
2.8. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или по решению коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку.
6
Дата рассмотрения снятого с обсуждения вопроса определяется председателем коллегии.
2.9. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители подразделений-исполнителей и лица, ответственные за подготовку вопроса.
2.10. В целях изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки или доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также проверки исполнения принятых решений могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. О результатах их деятельности докладывается на заседании коллегии. Члены временных комиссий и рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или её председателя.
III. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии
3.1. Ответственный секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии и при наличии подготовленных материалов формирует проекты повестки дня, программы заседания коллегии и список участников заседания, представляет их начальнику структурного подразделения, ответственного за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, для доклада председателю коллегии.
3.2. Повестка дня, в том числе дата, время и место проведения заседания коллегии, определяется её председателем.
3.3. Ответственный секретарь коллегии при получении материалов к очередному заседанию коллегии организует их тиражирование и рассылку членам коллегии, а также заинтересованным структурным подразделениям, но не позднее чем за 3 рабочих дня до заседания коллегии. Направление
материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем коллегии.
7
3.4. На заседания коллегии могут приглашаться начальники структурных подразделений Управления, члены Общественного совета при Управлении, представители филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Калужской области, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальных органов исполнительной власти, общественных объединений и средств массовой информации, эксперты.
Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается индивидуально в каждом конкретном случае председателем коллегии, членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса, или по их поручению начальником структурного подразделения, ответственного за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии.
3.5. Оповещение приглашаемых на заседание коллегии осуществляет ответственный секретарь коллегии согласно списку, утверждаемому председателем коллегии.
3.6. Приглашение представителей средств массовой информации по согласованию с председателем коллегии осуществляется ответственным лицом за взаимодействие со средствами массовой информации.
3.7. Ответственный секретарь коллегии оповещает структурные подразделения, принимающие участие в подготовке и проведении заседания коллегии, о дате и времени заседания коллегии, организует их взаимодействие, координирует и контролирует их работу по подготовке зала, звукозаписи, усиления речи, видео - и фотосъемки, по размещению представителей средств массовой информации.
3.8. Ответственный секретарь коллегии перед началом заседаний организует регистрацию ее участников.
По окончанию регистрации ответственный секретарь коллегии докладывает председателю коллегии и начальнику структурного
8
подразделения, ответственного за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, о явке членов коллегии и приглашенных лиц.
3.9. Организация и осуществление пропускного режима возлагаются на структурное подразделение, ответственное за контроль пропускного режима.
3.10. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов и с разрешения председателя коллегии могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
3.11. Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов повестки дня (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением программы заседания коллегии, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результаты голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
3.12. Заседание коллегии начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
3.13. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить продолжительность времени для выступлений.
3.14. На заседании коллегии должны быть рассмотрены замечания и предложения членов коллегии по проектам документов, поступившие в ходе их обсуждения. Результаты обсуждения по указанию председателя коллегии отражаются в протоколе заседания.
3.15. Звукозапись, стенографирование, видео - и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем коллегии.
9
Организация звукозаписи, усиления речи, видеосъемки, демонстрации презентационных материалов возлагается на структурное подразделение, ответственное за информационное обеспечение.
Организация фотосъемки возлагается на структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроля деятельности коллегии.
Организация стенографирования и ведение протокола заседания коллегии возлагается на ответственного секретаря коллегии.
3.16. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний передаются ответственному секретарю коллегии.
IV. Порядок принятия решений коллегии
4.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов коллегии.
4.2. По каждому обсуждаемому вопросу принимается решение большинством голосов от общего числа присутствующих на заседании членов коллегии.
4.3. Решение коллегии подписывается председателем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности, и отражается в протоколе заседания.
4.4. Решения коллегии по организационным, процедурным и контрольным вопросам вносятся в протокол заседания. Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.
4.5. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии Управления и коллегиальных органов других территориальных федеральных органов исполнительной власти, оформляются совместными протоколами.
10
4.6. Рассмотренные и одобренные коллегией проекты документов (положения, инструкции, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
V. Документальное оформление заседаний коллегии
5.1. По итогам заседания коллегии составляется протокол в соответствии с правилами ведения делопроизводства в Управлении. Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц, ответственных за их исполнение, подразделений-исполнителей и сроков выполнения. Протокол оформляется в 5-дневный срок ответственным секретарем коллегии.
5.2. Протоколы подписываются председателем коллегии.
5.3. К протоколам прилагаются письменные доклады, выступления участников и другие документы.
VI. Порядок доработки проектов решений и иных документов коллегии
6.1. Непосредственная доработка проектов решений, распорядительных актов Управления, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование осуществляются подразделениями-исполнителями. Срок доработки документов не должен превышать 3 рабочих дней, если этот срок не установлен отдельно по решению председателя коллегии.
Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование членами коллегии, выступившими с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания коллегии.
12
6.2. Ответственный секретарь коллегии участвует в доработке проектов документов, их согласовании, осуществляет контроль за внесением поступивших замечаний и предложений в проекты документов.
6.3. Ответственный секретарь коллегии организует в срок не позднее 1 рабочего дня направление подписанных председателем коллегии документов должностным лицам, структурным подразделениям для исполнения.
VII. Контроль за исполнением решений коллегии
7.1. Организация исполнения содержащихся в решениях коллегии поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию.
7.2. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегии, а также поручений, содержащихся в протокольных решениях коллегии, возлагается на ответственного секретаря коллегии.
7.3. После истечения срока исполнения поручения, содержащегося в решении коллегии, подразделение, на которое возложено исполнение поручения, в срок не позднее 3 рабочих дней подготавливает служебную записку, согласовывает ее с членом коллегии, ответственным за исполнение поручения, и направляет с приложением документов, подтверждающих исполнение поручения, в структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, для обобщения и доклада председателю коллегии.
7.4. Изменение сроков либо отмена исполнения поручений, содержащихся в решениях коллегии, допускаются в исключительных случаях по решению председателя коллегии.
Подразделение, на которое возложено исполнение поручения, подготавливает докладную записку, согласовывает ее с членом коллегии, ответственным за исполнение поручения, и направляет председателю коллегии. Докладная записка с резолюцией председателя коллегии об
13
изменении сроков либо отмене исполнения поручения не позднее 1 рабочего дня направляется в структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии.
7.5. Коллегия может рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых ею решений, заслушивать лиц, ответственных за контроль их выполнения, в том числе начальников структурных подразделений, о результатах проделанной работы, подводить итоги своей деятельности, а также рассматривать результаты работы членов коллегии при подготовке и реализации решений коллегии.
7.6. Структурное подразделение, ответственное за организационное обеспечение, планирование и контроль деятельности коллегии, до 20 января года, следующего за отчетным, представляет председателю коллегии информацию об исполнении плана работы коллегии Управления.
VIII. Проведение заседания коллегии
об итогах деятельности Управления за отчетный период
8.1. Целью заседания коллегии об итогах деятельности Управления за отчетный год (далее – итоговая коллегия) является подведение итогов деятельности Управления за отчетный год и определение целей и задач на текущий и плановый периоды.
8.2. Заседание итоговой коллегии проводится в I квартале года, следующего за отчетным.
8.3. В целях соблюдения принципа подотчетности следует при подготовке материалов к заседанию итоговой коллегии и итогового доклада о результатах деятельности Управления за отчетный год (не является текстом выступления председателя коллегии) руководствоваться положениями Методических рекомендаций по реализации принципов
14
открытости в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных протоколом заочного голосования Правительственной комиссии по
координации деятельности открытого правительства от 01.01.01 г. № АМ-П36-89пр) (далее – Методические рекомендации).
В итоговый доклад включается информация о результатах и основных направлениях деятельности Управления за отчетный год.
Рекомендуется в итоговый доклад включать следующие разделы:
информация о мероприятиях, реализованных Управлением, в установленный сфере деятельности, достигнутых за отчетный период;
информация о деятельности Общественного совета при Управлении – количество заседаний, обсуждавшиеся вопросы, вынесенные решения и статус их реализации;
отчет о проведенных Управлением государственных закупках за отчетный период (в агрегированном виде, в разрезе по основным направлениям деятельности), включая оценку их результативности и эффективности;
отчет о результативности распределенных ассигнований федерального бюджета, администрируемых Управлением, в разрезе запланированных направлений;
отчет об осуществлении Управлением контрольно-надзорных функций, включая оценку эффективности проведенных мероприятий;
информация о мероприятиях, реализованных Управлением, в области развития конкуренции, инноваций, поддержки малого и среднего бизнеса.
Итоговый доклад подлежит размещению на официальном сайте Росреестра в информационно-телекоммуникационной сети «Интенет» для публичного обсуждения.
8.4. В рамках подготовки к заседанию итоговой коллегии проект итогового доклада подлежит обязательному рассмотрению Общественным советом при Управлении.
15
Решение Общественного совета при Управлении по итогам рассмотрения проекта итогового доклада включается в состав материалов к заседанию итоговой коллегии.
8.5. С момента утверждения даты проведения заседания итоговой коллегии Управления осуществляется информирование общественности о проведении данного мероприятия, в том числе публикуется соответствующий анонс на официальном сайте.
8.6. Помимо выступления председателя коллегии предусматривается, по решению председателя коллегии, на итоговом заседании коллегии выступление председателя Общественного совета при Управлении.
8.9. По итогам заседания итоговой коллегии в максимально короткие сроки в соответствующем разделе сайта Росреестра публикуются следующие материалы:
выступление председателя коллегии (текст и сопроводительные материалы);
выступление председателя Общественного совета при Управлении (текст/тезисы и сопроводительные материалы);
решения итоговой коллегии;
материалы по обсуждаемым вопросам, включая итоговый доклад и результаты рассмотрения итогового доклада Общественным советом при Управлении.
