Методы и средства обеспечения безопасности - электронное обнаружение (стр. 5 )

- Резервные копии: ESI копируется или резервируется из информационных систем в системы защиты данных, такие как лента или другие носители;

- Электронные архивы: ESI, содержащиеся в электронных или цифровых архивах (хранилище данных), как правило, являются официальными деловыми документами, документами, сохраненными для целей соблюдения, устаревшими документами (историческая ценность) и т. д.

Источники данных, не относящиеся к кастодиану, которые являются внешними по отношению к организации, включают, но не ограничиваются следующими источниками:

- Облачное хранилище: решения для облачных вычислений часто используются для многих приложений, а также для аварийного восстановления и непрерывности бизнеса;

- Социальные медиа: социальные медиа содержат ESI, который разделяют между группами людей в основном в социальных целях, но все чаще он используется в коммерческих целях, что может привести к проблемам, поскольку оно имеет тенденцию находиться вне непосредственного контроля организаций.

7.3.4        Потенциально исключенные источники ESI

Не все источники ESI необходимо сохранить; следующие источники ESI потенциально не могут быть обнаружены:

- удаленные, слабые или нераспределенные данные на жестких дисках;

- оперативное запоминающее устройство (ОЗУ) или другие эфемерные данные;

- данные в полях метаданных, которые часто обновляются автоматически, например, даты последнего открытия;

Примечание - Необходимо внимательно рассмотреть и провести консультации относительно того, какие поля метаданных должны быть сохранены, так как это может быть трудно, а зачастую невозможно, изменить назад после изменения. Например, информация о метаданных, например, когда документ был впервые создан или последний модифицирован, может иметь решающее значение для фильтрации ESI позже в этом процессе, поэтому его необходимо поддерживать.

- резервные данные, которые по существу дублируют данные, которые более доступны в других местах;

- данные испытаний для временного использования;

- другие формы ESI, для сохранения которых требуются чрезвычайные положительные меры, которые не используются в ходе обычной деятельности.

Может оказаться полезным попытаться договориться с противниками или следователями по судебным делам о том, что такой ESI не нужно сохранять.

7.4        Представления ESI

7.4.1        Генеральная

ESI, связанный с конкретным вопросом, может включать файлы обработки текстов, электронные таблицы, электронную почту, базы данных, чертежи, фотографии, данные из проприетарных приложений, данные веб-сайта, голосовую почту и многое другое. Форматы сбора и производства файлов ESI можно классифицировать как родные, близкие к поверхности, изображения (бумаги и бумаги).

7.4.2        Родные форматы

Файлы в формате, который они были созданы и поддерживаются, называются собственными файлами. Родительский формат часто рекомендуется для файлов, которые не были созданы для печати, таких как электронные таблицы и небольшие базы данных. Для некоторых типов файлов собственный формат может быть единственным способом адекватного создания ESI.

Производство в собственном формате не требует от стороны-производителя затрат на преобразование данных в другой формат; однако получающей стороне может понадобиться собственное приложение или проприетарное программное обеспечение производственной стороны для открытия файлов.

В случае, если сторона решает преобразовать ESI в другой формат, шаги, необходимые для того, чтобы элементы этого ESI, такие как метаданные, не были непреднамеренно потеряны или затенены в процессе, могут быть необходимы.

7.4.3        Совместимые форматы

Некоторые файлы (например, электронная почта и базы данных) не могут быть просмотрены без какой-либо формы преобразования. Например, большинство файлов электронной почты необходимо извлечь и преобразовать в отдельные файлы, и в результате исходный формат изменен, и они больше не в собственном формате.

Большие базы данных и компиляции данных обычно производятся в почти родном формате. Базы данных могут содержать огромное количество полностью недифференцированных таблиц данных. Корпоративные бизнес-системы могут содержать сотни таблиц и тысячи полей данных. Для систем могут потребоваться различные платформы баз данных и проприетарное программное обеспечение. По этим причинам большие базы данных и компиляции данных обычно не производятся в собственном формате. Эти базы данных часто должны анализироваться соответствующим персоналом для определения чувствительных данных и определения соответствующего близкого формата.

Экспорт из этих баз данных часто создается в виде файлов с разделителями текста. В некоторых случаях текстовые файлы создаются с диаграммой базы данных, словарем данных, метаданными или программным обеспечением. Данные также можно экспортировать в обычные форматы электронных таблиц.

7.4.4        Форматы изображений (около бумаги)

ESI также может быть изготовлен в формате изображения или формата бумаги. Рендеринг изображения - это процесс преобразования ESI или сканирующей бумаги в не редактируемый цифровой файл. Во время этого процесса «файл» берется из файла, поскольку он существует или будет существовать в бумажном формате. На основе параметров печати в документе, принтере или компьютере данные могут быть изменены или отсутствуют на изображении. Для минимизации этих проблем необходимы экспертные знания в области электронных средств обнаружения и визуализации изображений.

7.4.5        Печатная копия

Вместо того, чтобы иметь дело с ESI в его электронном виде, было бы разумно и практично записывать ESI на какую-либо форму печатной копии (например, распечатку бумаги, фотографию и т. д.), А затем эта печатная копия - это то, что используется по всему делу. Как и при преобразовании ESI в форматы изображений (см. 7.4.4), запись ESI в какую-либо форму печатной копии может привести к пропущенным или измененным данным. Следовательно, для минимизации этих проблем во время процесса печати или рендеринга может потребоваться экспертиза в области электронных открытий и средств визуализации изображений.

7.5        Не-ESI как часть обнаружения

Хотя большая часть бизнес-информации хранится в электронном формате, проект обнаружения может включать в себя как минимум небольшие элементы традиционных печатных или бумажных документов (это отличается от напечатанного ESI, описанного в 7.4.5). Если принято решение о сборе печатной копии, тем более целенаправленная коллекция зависит от рассматриваемого вопроса, тем меньше работы потенциально необходимо для уточнения документа, установленного для соответствующего подмножества.

С целенаправленным набором печатных документов один из вариантов заключается в том, чтобы их сканировать в электронный формат1), а затем включали в процесс обзора наряду с электронными документами. Можно подумать о том, имеют ли они родственников членов семьи. Такие документы должны быть пересмотрены, отмечены и, возможно, отредактированы до их производства. Это может повысить эффективность использования тех же технологий и процессов для управления бумажными документами, которые используются для ESI.

Этот процесс может включать использование технологий оптического распознавания символов (OCR) для получения результатов поиска, а также для кодирования человеком-рецензентом для сбора соответствующих метаданных.

8        Процесс электронного обнаружения

8.1        Обзор

Электронное обнаружение является формой традиционного обнаружения, которое обычно включает в себя идентификацию, сохранение, сбор, обработку, просмотр, анализ или создание электронной хранимой информации (ESI), которая потенциально относится к конкретному вопросу. Потенциально соответствующий ESI обычно

- идентифицируется посредством итеративного процесса исследований и интервью с сотрудниками и персоналом ИКТ,

- сохраняется путем принятия мер для уведомления соответствующих лиц воздерживаться от их удаления или уничтожения или отзыва систем, которые делают это автоматически,

- собираются из исходного источника, используя одну или несколько из нескольких методик извлечения или сбора, которые сохраняют целостность данных,

- обрабатывается с использованием одного или нескольких технологических инструментов, индексируется для визуализации текста,

- рассмотрены на предмет релевантности одним или несколькими способами экспертами по правовым вопросам или предметами, которым помогают различные инструменты и отдельные лица, обладающие опытом эффективного использования их,

- проанализированы, чтобы помочь в достижении целей

- производится запрашивающей стороне или сторонам способом, который разумно используется или в форме, согласованной сторонами.

В этом документе общие действия, такие как «идентификация», отличаются от конкретных элементов процесса электронного обнаружения, предшествуя именам с «ESI» (например, идентификация ESI). На рисунке 2 показаны все элементы процесса электронного обнаружения.

ESI analysis - Анализ ESI

ESI identification - Идентификация ESI

ESI preservation - Сохранение ESI

ESI collection - Коллекция ESI

ESI processing - Обработка ESI

ESI review - Обзор ESI

ESI production - Производство ESI

Рисунок 2 - Элементы процесса электронного обнаружения

На рисунке 2 также показана взаимосвязь между элементами процесса электронного обнаружения. Позиционирование анализа ESI как внешнего кольца призвано показать, что анализ необязательно может возникать в сочетании с каждым из других элементов процесса электронного обнаружения. Например, возможным сценарием является тот, в котором идентификация ESI может потребовать проведения анализа ESI, а затем процесс возвращается к идентификатору ESI для дополнительной активности. Поток процесса может перемещаться из одного элемента процесса, кроме анализа ESI, в другой, а затем обратно к более раннему элементу процесса. Наконец, электронное обнаружение часто является упорядоченным и итеративным процессом, предпринятым с некоторыми или всеми элементами процесса, и это также показано на рисунке 2 с помощью круговых стрелок.