Методы и средства обеспечения безопасности - электронное обнаружение (стр. 6 )

Этот документ призван служить интересам нескольких заинтересованных сторон, крупных или малых юридических лиц, правовых и неправовых и т. д. Хотя описывается надежный процесс электронного обнаружения, нет намерения навязывать ненужные процессы. Крупные предприятия со сложными проблемами электронного обнаружения могут использовать большинство или все описанные здесь элементы процесса, но это может быть непрактично для небольших организаций или небольших вопросов. В материи может использоваться подмножество элементов процесса.

Предположим, что небольшое количество сообщений электронной почты является основным вопросом. Активность начинается с идентификации ESI, которая затем использует анализ ESI для определения наличия дополнительных источников. При обнаружении их нет, письмо, о котором идет речь, собирается (пропуская сохранение). Затем выполняется анализ ESI для определения адекватности коллекции ESI, а также для принятия обоснованного решения пропустить элементы обработки ESI и ESI. Затем сообщения электронной почты, относящиеся к этому вопросу, производятся в собственном формате как часть элемента производственного процесса ESI.

В некоторых юрисдикциях суды, законодательные органы или правительственные регуляторы разработали правила, касающиеся того, как организации идентифицируют ESI, особенно в целях гражданского и уголовного судопроизводства, расследований и проверок. В таких юрисдикциях организации могут принять разумные меры для выявления и сохранения потенциально релевантных ESI, когда судебный процесс или расследование обоснованно ожидаются или ожидаются против них. В основе этой обязанности по выявлению и сохранению ESI организация должна своевременно находить и сохранять потенциально соответствующие ESI. Кроме того, ожидается, что организации разработают соответствующие протоколы управления ESI и будут соответствовать этим правилам.

8.2        Идентификация ESI

Идентификация ESI является элементом процесса электронного обнаружения, в котором сторона по каким-либо причинам (например, разумное ожидание судебного процесса, получение запроса на предварительное судебное разбирательство, запрос на проверку, письмо с требованием, прекращение и отказ письмо, уведомление об излечении или даже обсуждение с противоположной стороной или ее адвокатом), предпринимает шаги для определения информации, которая может быть потенциально связана с этим вопросом.

Идентификация ESI - это, по сути, упражнение в понимании соответствующего предмета и идентификации лиц, отделов и источников ESI, которые могли бы разумно привести к потенциально релевантной информации, относящейся к этому предмету. В случае электронной информации источники ESI, вероятно, будут разнообразными и сложными, потенциально охватывая как внутренние, так и внешние местоположения ESI, различные типы серверов и множество электронных устройств. Кроме того, также может потребоваться учесть устаревшие системы (архивы, резервные копии, неактивные системы и данные). Как правило, для определения источников, потенциально важных для конкретного вопроса, респонденты, потенциально участвующие в рассматриваемых событиях, а также идентифицированные члены отдела ИКТ, берут интервью, чтобы определить, находятся ли они во владении или знают соответствующие ESI. Эти интервью, в свою очередь, могут привести к идентификации или устранению других ключевых игроков или возможных мест размещения соответствующих ESI.

Наличие шаблонов интервью и механизмов отслеживания идеально подходит для идентификации и опроса людей и документирования их знаний о типах данных и данных, содержащих потенциально отзывчивую информацию. В шаблонах могут быть разные вопросы, связанные с бизнес-единицей или ролью отдельного лица. Эта документация может помочь в планировании, осуществлении и отслеживании действий и ответов в процессе идентификации и может быть точкой отсчета, когда возникают вопросы относительно дополнительных (или потенциально избыточных) источников информации. Кроме того, его можно использовать для демонстрации того, что процесс идентификации был подходящим, если он подпадает под вопрос.

8.3        Сохранение ESI

Сохранение ESI является элементом процесса электронного обнаружения, в котором после инициирующего события предпринимаются усилия по сохранению информации об изменении или уничтожении, которая была идентифицирована как относящаяся к сфере действия обязательства по сохранению в деле. Это включает в себя не только потенциально релевантные ESI в пределах владения физического лица или организации, но также информацию, находящуюся вне владения лица или организации. Поскольку обязательство по сохранению может варьироваться в зависимости от юрисдикции, не существует единого стандарта, который описывает, как измерять уместность деятельности по сохранению, или подверженность стороны или потенциальную ответственность за невыполнение своих обязанностей по сохранению.

Электронная информация может быть сохранена путем ее сбора (т. Е. Копирования ее непосредственно из ее источника) или путем принятия мер по ее сохранению там, где она обычно находится (например, сохранение или хранение на хранении с использованием технологии), после чего она может или могут не собираться в зависимости от потребностей и стратегии сохранения. Актом сбора копии ESI является сама по себе форма сохранения, и сохранение ESI и коллекция ESI могут выполняться вместе. Ключевым отличием сохранения ESI является то, что он включает в себя принятие мер по сохранению ESI, чтобы он не подвергался модификации. Возможно, потребуется приостановить рутинные процедуры, которые могут удалять или изменять потенциально чувствительные данные (например, резервное копирование ленты или рутинное уничтожение записей).

8.4        Коллекция ESI

Коллекция ESI является элементом процесса электронного обнаружения, в котором набор данных создается из ESI и бумажных документов, которые были сохранены; сбор затем становится доступным для дальнейшей обработки и возможного пересмотра.

Сбор - это, по сути, копирование, в котором копии или образы целевых файлов получаются и включаются в набор данных, который затем может быть передан для последующей обработки и просмотра. Существует множество инструментов и методов, которые могут использоваться для сбора, из тех, которые могут позволить восстановить файлы, которые пользователь удалил, для тех, которые связаны с простым пользовательским экспортом целевых файлов. Конкретные инструменты и методы, подходящие в любом конкретном экземпляре, могут отличаться в зависимости от характера устройства, из которого собираются файлы (например, настольный компьютер или смартфон), с характером собираемых файлов (например, электронная почта против пост микроблога), с характером судебного разбирательства, которое является поводом для сбора (например, уголовного или гражданского), и с юрисдикцией, в которой ведется судебное разбирательство или расследование.

8.5        Обработка ESI

Обработка ESI является элементом процесса электронного обнаружения, в котором после сохранения и сбора данных предпринимаются шаги для обеспечения возможности поиска данных и представления их в просматриваемом формате. Это может включать один или несколько методов. Кроме того, может быть множество методов, используемых для сужения чувствительных томов данных, начиная с удаления системных файлов и других файлов, которые вряд ли будут интересны в этом вопросе. За этим часто следуют один или несколько методов фильтрации, начиная от фильтрации по дате и фильтрации файлов, до базовой фильтрации по метаданным или тексту, используя условия поиска, концептуальные или интеллектуальные алгоритмы, которые выполняются на текстовых обработанных данных. Выбор в отношении дедупликации также возникает при обработке ESI. Методы, используемые в обработке ESI, часто согласовываются между сторонами для обеспечения общего понимания того, как данные могут обрабатываться и предоставляться в последующих электронных элементах процесса.

В дополнение к сокращению данных обработка данных должна поддерживаться защищаемыми процедурами аудита, такими как контроль качества, включая проверку данных, а также документированную цепочку хранения, которая включает в себя отслеживание изменений файлов при их переходе через обработку ESI.

8.6        Обзор ESI

Обзор ESI является элементом процесса электронного обнаружения, который фокусируется на скрининге ESI на основе конкретных критериев. По сути, документы, соответствующие критериям производства, отделены от тех, которые этого не делают.

Существует широкий спектр подходов к проведению обзора, начиная с долгого практического линейного ручного обзора и заканчивая более поздними подходами, в которых широко используются инструменты и методы расширенного поиска информации. Этот документ предназначен для применения ко всем подходам.

8.7        Анализ ESI

Анализ ESI является элементом процесса электронного обнаружения, который относится к задаче применения различных инструментов и методов к ESI для сбора информации, которая может быть использована для достижения целей каждого из отдельных элементов процесса электронного обнаружения. Таким образом, анализ - это деятельность, которая может быть предпринята в поддержку любого из этапов итеративного процесса электронного обнаружения (идентификации, сохранения, сбора, обработки, анализа и производства).

Существует широкий спектр инструментов и методов, которые могут использоваться для анализа. Какой инструмент или метод подходит в любом конкретном случае, может зависеть от элемента процесса электронного обнаружения, в поддержку которого проводится аналитика данных, и по конкретному вопросу, к которому обращается аналитика данных, чтобы дать ответ.

8.8        Производство ESI

Производство ESI является элементом процесса электронного обнаружения, в котором сторона готовит файлы для доставки другим сторонам. Процедуры подготовки данных для производства обычно согласовываются при первоначальном планировании проекта.

Данные могут быть получены в электронном или бумажном формате в зависимости от соглашений, заключенных между сторонами. Форматы производства могут варьироваться, чтобы включать комбинацию собственных и близких к ним изображений, полученных из сканированной бумаги или физической бумаги. Необходимо принимать во внимание необходимость подготовки данных для производства, которые включают типы технических возможностей приема, которые доступны получателю. Это может включать в себя возможности и инструменты, доступные для просмотра продукции получателем. Часто соображения затрат рассматриваются на основе объема данных и формата производства для ограничения затрат.