Визирование РПД для исполнения в очередном учебном году (стр. 10 )

Каждый шаблон относится к определенной сфере и может считаться своеобразным стандартом соответствующего плана проекта. Внеся в него необходимые коррективы в соответствии с особенностями конкретного проекта, можно получить вполне реалистичную оценку возможного развития событий и требуемых затрат.

Какие конкретно работы необходимо выполнить для достижения целей проекта?

Ответ на этот вопрос можно получить с помощью одного из стандартных расписаний. Если же подходящего шаблона для планируемого проекта нет, структуру расписания надо создать вручную в виде сетевого графика, используя средства построения сетевого графика (Network Diagram). В результате будет получена «заготовка» календарного графика с привязкой сроков выполнения работ к реальным датам Технология построения графика практически не отличается от его рисования на листе бумаги. При построении графика для работ проекта автоматически устанавливаются параметры, заданные по умолчанию (такие, как длительность, календарные даты начала и окончания и т. д.).

Какой состав исполнителей, соисполнителей и какие виды материальных ресурсов потребуются для реализации проекта?

Для ответа на этот вопрос требуется выполнить, хотя бы на уровне текущего представления о составе и характере входящих в проект работ, назначение ресурсов. В качестве ресурсов проекта могут быть заданы либо уникальные для него исполнители и материалы, либо назначены виды ресурсов, использовавшихся в предыдущих проектах (или взятые из шаблонов). Обобщенную информацию об используемых в проекте ресурсах можно получить с помощью таблицы ресурсов, а более детальную — на основе анализа назначений.

Для каждого ресурса могут быть построены гистограммы его загрузки и стоимости.

После назначения очередного ресурса (с указанием его стоимости и объема) выполняется автоматический пересчет стоимости проекта, благодаря чему очень легко получить сравнительную оценку различных вариантов назначений.

Какова стоимость проекта и как наиболее выгодно распределить во времени финансовые затраты на реализацию проекта?

Для проведения стоимостного анализа проекта в MS Project используется «метод освоенного объема» (Earned Value Analysis), с помощью которого можно провести анализ затрат либо на текущую дату, либо на заданную календарную дату.

5         Кто должен отвечать за те или иные виды работ?

6.        Насколько велик риск и каков возможный ущерб при завершении проекта на той или иной стадии?

Чтобы адекватно анализировать риск, необходимо иметь детализированный план проекта. При анализе рисков простым и вместе с тем эффективным средством является сравнение нескольких версий (сценариев) расписания проекта с помощью специального инструмента - процедуры анализа по методу PERT. Сценариев должно быть три: наиболее вероятный (ожидаемый), оптимистичный и пессимистичный. С помощью PERT-анализа вы можно описать и сравнить между собой расписания проекта, учитывающие те или иные риски.

Для более сложных ситуаций создаются соответствующие макросы, реализованные с помощью VBA (язык программирования Visual Basic Application).

2 Особенности пользовательского интерфейса ППП MS Project

2.1 Организация рабочей среды

Интерфейс основного окна приложения MS Project реализован на базе элемента управления ActiveX, который «понятен» браузеру и благодаря которому в интерфейсе MS Project важную роль играют гипертекстовые ссылки. Многие из них работают как команды меню (например, ссылка Пустой проект в Окне задач инициирует создание «заготовки» нового пустого расписания проекта).

2.1.1 Окна MS Project

1. Основное окно

В верхней части основного окна приложения MS Project расположены:

- строка меню,

- под ней - панели инструментов, кнопки которых обеспечивают доступ к наиболее часто используемым командам меню;

- ниже - строка редактирования, которая используется для ввода текстовой информации в ячейки электронных таблиц проекта.

В нижней части основного окна находится строка состояния, в которой отображается дополнительная информация о работе приложения.

В левой части окна в исходном состоянии размещается панель Консультанта, которая поддерживается панелью инструментов Консультанта, позволяющая быстро переходить от одного этапа планирования к другому.

В рабочей зоне основного окна (центральная и правая части) могут располагаться окна проектов.

2. Окна проектов

Пользователь имеет возможность открыть несколько проектов. Название проекта, к которому относится конкретное окно, выводится в полосе заголовка окна проекта или непосредственно в полосе заголовка основного окна MS Project, если окно проекта полностью развернуто («максимизировано»).

Для каждого из открытых проектов можно независимо от других окон выбирать формат представления: Календарный график, Сетевой график, Таблица ресурсов и т. д. Размеры любого из окон проектов могут изменяться с помощью мыши, но окна нельзя сворачивать (минимизировать). Ни для одного из типов окон проекта не поддерживаются операции перетаскивания, но практически все элементы данных из любого окна могут быть перенесены в другое окно через буфер обмена (с помощью стандартных команд Копировать, Вырезать и Вставить).

Замечание:        все элементы интерфейса основного окна (панели инструментов, меню, раскрывающиеся списки) являются общими для всех окон проектов

2.2 Работа с файлами

Работа с файлами (создание, открытие, сохранение на диске или перезапись под новым именем) осуществляется с помощью команд меню Файл или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Стандартная основного окна.

Файлы проекта можно открывать и сохранять в нескольких различных форматах (см. таблицу 1), например:

- в виде электронной таблицы,

- текстового файла,

- файла базы данных.

Некоторые форматы позволяют сохранить всю информацию о проекте, другие же — только данные, содержащиеся в полях электронных таблиц MS Project.

План проекта можно экспортировать как статичное изображение в графический файл для последующей обработки в графическом редакторе или для вывода на печать.

Таблица 1. Поддерживаемые MS Project форматы файлов

Форматы файлов	Пояснения
1	2
Файл проекта (Microsoft Project file)	Стандартный формат файла проекта с расширением. трр
Файл проекта ранней версии	Формат файла проекта, используемый для совместимости с предыдущей версией Microsoft Project 98
Файл шаблона проекта (Microsoft Project template file)	Файл шаблона, предназначенный для сохранения информации шаблона с расширением. mpt. Существует также специальный mpt-файл – файл главного шаблона (Global. mpt), который может содержать информацию форматирования для всех проектов, но не может сохранять данные по конкретным задачам, ресурсам и назначениям.
Файл базы данных MS Project (Microsoft Project database)	Формат базы данных, используемый MS Project для сохранения нескольких проектов; имеет расширение. mpd
Файл для обмена данными (Microsoft Project exchange)	Текстовый формат (ASCII), используемый для обмена данными с другими программами управления проектами, которые поддерживают формат МРХ 4.0; имеет расширение. трх; MS Project 2002 не позволяет сохранять информацию о проекте в этом формате, но разрешает импортировать поля данных из этого формата
Файл данных СУБД Access (Microsoft Access)	Формат, используемый СУБД Access, с расширением. mdb; предназначен для сохранения всего проекта или его части.
Файл данных ODBC (ODBC database)	Формат, используемый ODBC-совместимыми базами данных, которые поддерживает MS Project, типа Microsoft SQL Server или Oracle
Файл данных электронной таблицы (Microsoft Excel)	Формат, используемый Microsoft Excel, с расширением. xls; предназначен для экспортирования в этот формат поля данных, но не весь проект
Файл на языке HTML	Формат, используемый Интернет-браузерами; с расширением. htm или. html для экспортирования в формат HTML полей данных, но не весь проект. Импортирование данных в проект из формата HTML запрещено.
Файл на языке XML	Формат, используемый для обмена данными между различными приложениями и платформами, с расширением. xml для экспортирования в этот формат проекта только целиком. Данные проекта переносятся в xml-файл автоматически, без указания схемы экспорта. Данные в формат XML можно экспортировать, но нельзя импортировать данные в проект из формата XML
Файл в формате ASCII (Text-only or ASCII)	Текстовый формат общего назначения, используемый текстовыми процессорами и другими программами, с расширением. txt. В этом формате в качестве символа-разделителя используется символ табуляции. В этот формат можно экспортировать поля данных из отдельной таблицы проекта, но не весь проект.
Форматированный текстовый файл (CSV)	Текстовый формат общего назначения, используемый текстовыми процессорами и другими программами, с расширением. csv. В этом формате записи (строки таблицы) разделяются запятыми (CSV — это Comma-Separated Values). В формат можно экспортировать поля данных из отдельной таблицы проекта, но не весь проект.
Графический файл GIF	Графический формат, используемый, в частности, для пересылки изображений в сети Интернет
Файл конфигурации рабочей области	Формат с расширением. mpw для хранения информации о параметрах рабочей области MS Project. Можно создать произвольное количество конфигураций рабочей области и загружать любую из них в случае необходимости. Параметры рабочей области можно сохранить с помощью команды: пункт меню Файл - Сохранить рабочую область...

2.3 Представления