Алгоритм действий кассира при проблемах с онлайн-кассами

Алгоритм действий кассира при проблемах с онлайн-кассами.

Предпринимателям нужно не просто купить онлайн-кассу, но и еще обеспечить ознакомление с инструкцией по её применению кассиров. Они должны не только знать обо всех нюансах работы оборудования, чтобы самим не спровоцировать неисправность, но и уметь быстро самостоятельно устранять причины его неполадок.

Проблема	Действия кассира
1	Обрыв Интернет-соединения.	Продавец должен проинформировать о проблеме IT-персонал или администратора магазина. Других действий ему совершать не требуется. Отсутствие интернета не препятствует печати чека, поэтому соблюдение законодательства в этом случае не нарушается. Если нет интернета в течение целого дня желательно, чтобы кассир написал объяснительную записку с указанием причин. И подкалывают ее к отчету о закрытии смены. После возобновления связи, ККТ автоматически отправит все сохраненные на фискальном накопителе данные в ФНС.
2	Отключение электроэнергии или неисправность онлайн-кассы.	Первое действие кассира - выяснение причины поломки. Если онлайн-касса не работает из-за отсутствия электричества, то можно продолжить продажи путем выполнения следующих действий: взять с кассира объяснительную записку о причинах работы без ККТ; запросить справку у РЭС с указанием времени отключения электричества; сформировать при подключении света чек коррекции с реквизитом «Приход» на всю сумму продаж без разбивки по товарам; после ремонта онлайн-кассы кассиру нужно запросить инструкцию по действиям у специалистов сервисного центра. Они подскажут, как без ошибок продолжить работу на оборудовании. Этот способ возможен, только налоговики могут наложить за такие действия штрафы. Но суд в таких случаях всегда становится на сторону ИП. Обрыв бумажной ленты при печати чека может произойти по разным причинам: замятие чековой ленты; кратковременное отключение электроэнергии; механические поломки принтера. Для устранения неисправности достаточно восстановить возможность печати документов, подтвердить оплату и распечатать новый чек. В большинстве таких случаев онлайн-касса выдает уведомления о незавершенной операции. Замена чековой ленты на фискальном регистраторе АТОЛ 25Ф, если неизвестно о проведении чека в каких-либо программах, то необходимо пробить X-отчет на фискальном регистраторе (ФР) и сравнить его с суммой продаж по бухгалтерским регистрам. В результате возможны 4 ситуации: Чек проведен по бухгалтерии, но не проведен в ФР. Необходимо удалить документ из бухгалтерского приложения при помощи сотрудника с правами администратора. Чек не проведен по бухгалтерии, но проведен в ФР. Можно пробить аналогичный товар повторно, отменить его в ФР, написать кассиром объяснительную, а затем в бухгалтерской программе отменить проводку возврата под правами администратора. Чек не проведен ни по бухгалтерии, ни в ФР. Нужно пробить товар ещё раз по онлайн-кассе и распечатать покупателю документ. Чек проведен и бухгалтерии, и в ФР. Распечатать последний пробитый документ для покупателя. Если такой функции нет, то можно сделать возврат товара и пробить товар повторно, подложив под кассовые документы объяснительную записку от кассира. Советы: Хорошим вариантом предупреждения проблем при частых отключениях электричества является покупка для онлайн-кассы источника бесперебойного питания (аккумулятора).
3	Отсутствие связи между онлайн-кассой и базой данных магазина.	Без связи между фискальным регистратором и компьютерным узлом осуществлять продажи становится невозможным по следующим причинам: разрыв соединительных проводов; отсутствие питания на фискальном регистраторе; поломки сетевых узлов кассовой техники. Кассир должен проверить все проводные соединения и перезагрузить онлайн-кассу для выявления проблемы. Если изменений нет, то кассиру необходимо сообщить о ней руководству и позвонить в сервисную службу. При этом продажи до устранения проблемы лучше приостановить, но можно продолжить реализацию продукции по той же схеме, что и при отключении электроэнергии (см. п. 2).
4	Блокировка фискального накопителя.	О блокировке фискального накопителя (ФН) онлайн-касса должна выдать уведомление. Причиной этой ситуации может быть: наличие неотправленных в течение 30 дней фискальных данных; неверно установленные системная дата или время; незакрытая в течение 24 часов смена; 100%-ая заполненность фискального накопителя. При наличии неотправленных данных следует проверить интернет-кабеля и Wi-Fi-соединение. После подключения к сети фискальные сведения отправятся, а ФН разблокируется. При необходимости кассир может самостоятельно исправить системную дату и время на онлайн-кассе, а также закрыть текущую смену.  О заполненности накопителя кассир должен сообщить руководству. Затем нужно будет купить новый ФН и заменить его самостоятельно или в сервисном центре. Замена фискального накопителя происходит в течение 15-30 минут.

Если быстро устранить проблему самостоятельно не получилось, и продажи остаются заблокированными, то кассир должен незамедлительно сообщить об этом администратору магазина и подать заявку на обслуживание в сервисную организацию.