Разработка ситуационного задания с использованием «Кейс-технологии» (стр. 6 )

коллективная, мелкогрупповая и индивидуальная выработка решений;

многоальтернативность решений;

единая цель при выработке решений;

наличие системы группового оценивания деятельности обу­чаемых;

наличие управляемого эмоционального напряжения;

разные способы анализа принимаемых решений.

  Остановимся на одной из перечисленных характеристик - на уп­равлении эмоциональным напряжением.

В учебном процессе при работе с АКС преподаватель может под­держивать эмоциональное напряжение обучаемых следующими средствами:

несоответствием ресурсов и цели;

неполнотой информации об объекте;

соревнованием групп по выработке решения;

конкуренцией отдельных индивидуумов по выработке реше­ния;

оцениванием результатов деятельности как самими слушате­лями, так и преподавателем.

Именно несоответствие учебной цели, поставленной перед обу­чаемыми в данной конкретной ситуации, и имеющихся у них ре­сурсов (ограниченность теоретических знаний, практического опы­та, времени для принятия решения, недостаток информации об объекте, несовместимость членов группы) делает задачу нетриви­альной, требующей от слушателей определенных интеллектуаль­ных затрат, критического мышления, культуры полемики и соот­ветствующей организации коллективной деятельности.

Успешность проведения занятия методом классического, тради­ционного анализа ситуаций зависит от предварительной органи­зационной и методической подготовки преподавателя, от уровня владения им саммим технологией обучения, от его профессиональ­ной и коммуникативной компетентности.

4.4.  РАЗБОР КОРРЕСПОНДЕНЦИИ («БАСКЕТМЕТОД»)

Важное место среди технологий обучения руководителей и спе­циалистов занимает и такая разновидность метода АКС, как метод разбора деловой корреспонденции, или метод «папки с входящими документами».

В профессиональной литературе этот метод называют «инфор­мационным лабиринтом», или «баскетметодом». Он основан на работе с документами и бу­магами, относящимися к повседневной деятельности сотрудника той или иной компании.

Слушатели получают папки с одинаковым набором докумен­тов, относящихся к деятельности определенного предприятия, уч­реждения или его подразделения. Сам слушатель выступает в роли лица, принимающего решение (в этом амплуа может выступить так­же малая группа).

Цель упражнения для участника - занять позицию человека, от­ветственного за работу с «входящими документами», и справиться со всеми задачами, которые она подразумевает.

В папке находятся: письма от сторонних организаций, служеб­ные записки от руководителей смежных или подчиненных подразделений, от специалистов; исходящие письма, подготовленные на подпись; докладные и даже документы частного характера, не от­носящиеся к делу или выходящие за пределы компетенции данного руководителя.

Метод «папки с входящими документами» обычно используется в двух случаях. Во-первых, он применяется в качестве диагностического инструмента для определения того, как член группы справляется с подобной работой. Во-вторых, это метод оценки того, как участники на практике используют навыки, приобретенные на тренинге.

Методика обучения таким методом включает два этапа:

Первая часть задания: каждый слушатель (или группа) разбира­ется в документах, адресует их соответствующему исполнителю, на­кладывает необходимую резолюцию там, где полагает нужным дать ход документу, то есть предпринимает те действия, которые счита­ет необходимыми.

Вторая часть задания: на основании разрозненной информации в отдельных документах составить представление о ситуации, сло­жившейся на управляемом объекте, сделать выводы и принять ряд решений, то есть найти выход из «информационного лабиринта».

Перед постановкой задачи участники получают совет относи­тельно наилучшего способа решения проблем, возникающих в свя­зи с «папкой». Успех участника определяется его способностью использовать в работе полученные знания и информацию.

Важно подчеркнуть, что существенной составной частью про­цесса обучения является обратная связь, которую необходимо пре­доставлять участникам после завершения упражнения.

После осуществления необходимых действий участники соби­раются вместе и делают обзор вариантов решения или предприня­тых действий и оценивают их эффективность, проводят обсужде­ние приобретенного опыта.

ДОСТОИНСТВА И ОГРАНИЧЕНИЯ МЕТОДА «РАЗБОР КОРРЕСПОНДЕНЦИИ»

Преимущества

Ограничения

«Папка с входящими докумен­тами» обеспечивает наибольшее приближение к реальным усло­виям, делая материалом для группового анализа проблемы, с которыми участники сталкива­ются в своей профессиональной деятельности. Поскольку технология «пап­ка» может использоваться на разных стадиях обучения: либо для выявления навыков членов группы перед началом курса, либо для проверки понимания пройденного материала после его завершения, постольку воз­можно наглядно оценить изме­нение знаний слушателей. С помощью этой технологии идет процесс обучения, имею­щий основной целью действия, направленные на совершенство­вание реальной практической деятельности управленца. Благодаря «папке» у слушате­лей повышается интерес к работе с персоналом, клиентами и орга­низациями, они осознают при­оритеты, у них развивается пер­сональная ответственность. Чтобы обеспечить эффектив­ную обратную связь, целесообраз­нее работать по анализу докумен­тации командами. В случае боль­шого количества участников мож­но предложить одной группе вы­ступить в роли экспертов или кри­тиков по отношению к другой группе. При малом составе обу­чаемых тренинг идет индивиду­ально.

Ситуации, предназначенные для решения в «папке», должны оправдать ожидания, сущест­вующие у участников занятия относительно групповой рабо­ты. Если практический элемент реальности теряется, то снижается ценность всей процедуры. На работе с некоторыми мате­риалами «папки с входящими документами» неизбежно будет отражаться собственный стиль работы преподавателя. Если этот стиль не соответствует навыкам обучаемых, он может сделать их менее восприимчивыми к неко­торым наиболее фундаменталь­ным моментам обучения. Зачастую эффективность тех­нологии снижается из-за плохо­го качества подобранных в «папку» документов: устарелое содержание, отрыв от реальной практики, эклектика подборки. Интерес слушателей к такой технологии снижается каждый раз, когда им приходится рабо­тать с документами, взятыми из другой отрасли, или из органи­зации, не соответствующей по статусу той, в которой работают обучаемые.         При низкой мотивации к изучению делопроизводства у руководителей интерес к тако­го рода занятиям может снижаться.

Советы организатору занятий

Для того чтобы «информационный лабиринт» провести с мак­симальной эффективностью, следует стремиться соблюдать следу­ющие правила.

1.        Подчиняйте содержание документов учебным и развивающим целям

Содержание «папки» - документы, письма, важные бумаги, объяснительные, докладные и другие материалы, используе­мые как основа технологии, должно отражать природу рабо­ты, обычно выполняемой данной категорией обучаемых, и со­ответствовать задачам читаемого теоретического курса. Если, например, целью курса является успешное преодоление стресса, стоит поставить жесткие временные ограничения и требовать принятия решения в течение 40 минут, непосредственно перед игровым «совещанием», на которое участники собираются для обсуждения.

2.        Избегайте перекладывания ответственности

Инструкция к упражнению должна объяснять, что от членов группы требуется выполнение действия, а не просто анализ ша­гов, которые они предпримут, столкнувшись с проблемой. По­этому в программе распределения времени решение «поручить эту работу младшему сотруднику» не будет приемлемым. Ана­логично, в ходе программы обучения делопроизводству реше­ние задания, представленное в виде фразы «ответить на письмо господина », не считается верным. Участники должны предпринять практические шаги и составить текст от­ветного письма.

3.        Обеспечивайте разнообразие

Выбирая материалы для «папки», вам следует стремиться уде­лить внимание ряду навыков, необходимых для осуществления про­фессиональной деятельности контингента обучаемых. Насколько это возможно, каждый фрагмент материала должен касаться од­ной части изучаемой программы или быть иллюстрацией к одно­му или другому вопросу обучения.

Очень интересно можно провести такого рода занятия по ре­шению социальных проблем, например оценить документы, сви­детельствующие о «хождении по мукам» людей, добивающихся каких-то льгот, решения жилищно-бытовых проблем («тяжбы» в коллективе, конфликты, вышедшие за пределы организации). Мож­но также отследить трудные аспекты современных налоговых до­кументов или первые шаги по предпринимательству в бизнес-прак­тике.

Метод полезен для демонстрации эффективного решения про­блем или принятия решений. Область его применения включает тренинги управления временем, преодоления рекламаций клиен­тов, программы обучения делопроизводству, тренинги менеджер­ских качеств.

4.5. МЕТОД КЕЙСОВ

Метод анализа кейсов, казусов (от лат. - запутанный или необычный случай) - наиболее приемлемая интерактивная техно­логия для краткосрочного обучения руководителей и специалистов, так как направлена, скорее, на формирование новых психологи­ческих качеств и умений, чем на освоение знаний.

Ведущая роль в распространении кейс-метода для практической подготовки в сфере менеджмента и маркетинга принадлежит Гар­вардской школе бизнеса.

Многие курсы, которым обучают менеджеров, переложены на язык рассмотрения конкретных проблемных и бизнес-микроси­туаций. В большинстве случаев при использовании метода кей­сов участникам обучения предоставляют краткую запись набора обстоятельств, которые могут основываться на реальной либо во­ображаемой ситуации. Метод не требует больших материальных или временных затрат и предполагает вариантность обучения.