Главное архивное управление города Москвы (стр. 3 )

6. Анализ и оценка эффективности государственного контроля (надзора), муниципального контроля

План проверок Главархивом Москвы в 2013 г. был выполнен на 100%. Всего было проведено 18 проверок (с учетом проверок в органах исполнительной власти и местного самоуправления), из них 3 проверки в организациях, не являющихся органами исполнительной власти и местного самоуправления.
В отношении одного юридического лица в год проводилось не более 1 проверки.
Внеплановые проверки не проводились, заявления в Прокуратуру города Москвы о проведении внеплановых проверок не направлялись.
Все проверки в 2013 году Главархивом Москвы были проведены без нарушений требований законодательства о порядке их проведения, результаты проверок не признавались недействительными.
В ходе контрольных мероприятий протоколы об административных правонарушениях не составлялись, дела об административных правонарушениях не возбуждались.
В связи с основной управленческой целью Главархива Москвы – формирование и хранение Архивного фонда Москвы, приоритетными субъектами для контроля являются организации, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Москвы и являющиеся источниками комплектования городских архивов Москвы (более 700 организаций).
Всего в соответствии с действующим законодательством Главархив Москвы имеет право проводить контрольные мероприятия в области архивного дела более, чем в 24 000 организациях города Москвы.
Доля организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Москвы, в отношении которых были проведены проверки в 2013 году, составляет 2,5 %.
При проведении проверок юридических лиц (без учета органов исполнительной власти и местного самоуправления) были выявлены отдельные нарушения требований в области архивного дела в ходе проведения проверок 2 юридических лиц. Всего выявлено 4 нарушения. Таким образом, в 66 % организаций были выявлены нарушения (показатели относятся к организациям, не являющимся органами исполнительной власти или местного самоуправления). Большинство рекомендаций по устранению выявленных нарушений в данных организациях были выполнены. Сроки устранения остальных еще не истекли.
В процессе проверок не были выявлены юридические лица, в деятельности которых обнаружены нарушения обязательных требований, представляющих непосредственную угрозу или явившихся причиной причинения вреда жизни и здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, имуществу физических и юридических лиц, безопасности государства, а также возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
Результатом контрольных мероприятий Главархива Москвы является пресечение нарушений нормативных требований в области архивного дела, которые могут привести к порче и утрате архивных документов, что недопустимо.
По оценке Главархива Москвы исполнение обязательных требований в области архивного дела юридическими лицами является еще недостаточным. Количество нарушений в организациях осталось неизменным по сравнению с прошлым (2012) годом. В ряде организаций не оказывают должного внимания обеспечению деятельности архивов и сохранности документов. В большинстве организаций под архив выделяются неприспособленные помещения, в штатах не всегда имеются должности архивистов, которые подлежат сокращению в первую очередь.
За последнее время можно проследить тенденцию по уменьшению количества штатных работников архивов, но увеличению количества назначенных ответственных за архив лиц, которые совмещают эту работу с другими обязанностями, хотя это и не противоречит правилам работы архивов организаций, но осложняет выполнение обязательных требований по архивному делу, в том числе по упорядочению документов, их учету и использованию.
В то же время контрольные мероприятия позволили привлечь внимание организаций к обеспечению сохранности архивных документов, а также предотвратить возможную порчу или утрату архивных документов.

7. Выводы и предложения по результатам государственного контроля (надзора), муниципального контроля

а) Выводы и предложения по результатам осуществления государственного контроля.
1) Контрольные мероприятия позволили выявить ряд нарушений в работе архивов организаций и предотвратить возможную порчу или утрату архивных документов. После проверок в ряде организаций были приняты меры по улучшению организации работы архивов, обеспечению сохранности документов и подготовке к передаче на хранение в государственный архив документов Архивного фонда Москвы.
2) Организацию исполнения функции государственного контроля в Главархиве Москвы можно признать удовлетворительной:
- план проведения плановых проверок юридических лиц выполнен на 100 %.;
- все проверки в 2013 году Главархивом Москвы были проведены без нарушений требований законодательства о порядке их проведения;
- результаты проверок не признавались недействительными, не оспаривались в судебном или ином порядке;
3) Юридические лица не препятствовали проведению проверок, оказывали необходимое содействие. Отчасти это связано с тем, что планы проверок согласовываются и их выполнение контролируется Прокуратурой города Москвы.
4) Главархивом Москвы регулярно проводилась методическая работа по профилактике правонарушений архивного законодательства в организациях города.
В целом, необходимо отметить, что государственный контроль в сфере архивного дела положительно влияет на обеспечение сохранности документов Архивного фонда Москвы.
Отсутствие контроля в области архивного дела может негативно повлиять на выполнение организациями нормативных требований, снижение ответственности руководителей по обеспечению деятельности архивов организаций, что может привести к ухудшению условий хранения документов, в отдельных случаях – к порче или утрате архивных документов, а в целом для отрасли – возможному ухудшению качества формирования и сохранности Архивного фонда Москвы.
б) Предложения по совершенствованию нормативно-правового регулирования и осуществления государственного контроля.
Состояние нормативно-правового регулирования контроля за соблюдением архивного законодательства является удовлетворительным. Но ряд нормативных документов требует обновления, так как действуют с 1980-х гг. Например, «Основные правила работы ведомственных архивов», введенные в действие в 1985 г. и др. За это время появились новые виды документов (электронные), работа с которым не отражена в правилах, изменилась терминология и др.
В целях повышения эффективности контроля в сфере архивного дела также представляется целесообразным внесение изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях и в частности – увеличение размеров штрафов за правонарушения в указанной области. В настоящее время в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 13.20) штрафы за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов составляют от 100 до 500 рублей, в том числе за утрату документов.
в) Иные предложения, связанные с осуществлением государственного контроля и направленные на повышение эффективности такого контроля и сокращение административных ограничений и предпринимательской деятельности.
Для повышения эффективности контроля в области архивного дела представляется целесообразным расширить профилактическую работу по предотвращению нарушений (в том числе непосредственное взаимодействие работников Главархива Москвы с архивами организаций города), усилить контроль за выполнением рекомендаций, данных в ходе проверок.
Что касается сокращение административных ограничений, следует отметить, что осуществление контроля за соблюдением архивного законодательством в минимальной степени несет ограничения в предпринимательской деятельности организаций.
Субъекты контроля при реализации контрольной функции в основном не несут финансовых издержек и дополнительных расходов за исключением штрафов, налагаемых постановлением судебных органов по делам об административных правонарушениях.
Проведение контрольных мероприятий не мешает основной деятельности проверяемой организации и не создает административных барьеров, так как Главархив Москвы не обладает полномочиями по выдаче и приостановлению действий лицензий, по закрытию предприятий, по наложению штрафных санкций и др.
Подводя итоги, следует отметить, что контроль, осуществляемый Главархивом Москвы, в значительной мере способствует развитию архивного дела в Москве, повышению качества формирования Архивного фонда Москвы и улучшению работы архивов организаций.

Начальник Главного архивного управления города Маныкин