Главное архивное управление города Москвы (стр. 1 )

Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы) относится к органам универсальной компетенции, т. е. помимо контрольной функции осуществляет функции управления архивным делом в городе Москве и предоставления государственных услуг.
Главархив Москвы осуществляет региональный государственный контроль за соблюдением обязательных требований законодательства Российской Федерации, города Москвы и иных нормативных правовых актов к организации хранения, комплектования, учета и использования документов, отнесенных к составу Архивного фонда Москвы, и других архивных документов органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления в городе Москве, государственными и муниципальными организациями города Москвы, организациями – источниками комплектования городских архивов, городскими и муниципальными архивами.

1. Состояние нормативно-правового регулирования

Основой организации контроля являются нормативные правовые акты Российской Федерации: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, часть вторая), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральный закон от 01.01.01 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральный закон от 01.01.01 года «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», приказ Министерства экономического развития Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Контроль осуществляется на основании следующих законодательных и нормативных актов в области архивного дела:
- Федеральный закон от 01.01.01 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст.16);
- Закон города Москвы от 01.01.01 года № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах» (глава 4, ст. 9).
Контрольные полномочия Главархива Москвы закреплены в Положении о Главном архивном управлении города Москвы, утвержденном постановлением Правительства Москвы от 01.01.01 года «Об утверждении Положения о Главном архивном управлении города Москвы» (п.4.3), в котором указано, что Главархив Москвы осуществляет государственный контроль за деятельностью городских и муниципальных архивов, архивов органов государственной власти города Москвы, архивов органов местного самоуправления города Москвы, архивов государственных и муниципальных организаций города Москвы, архивов организаций-источников комплектования городских архивов архивными документами по всем видам деятельности в области архивного дела, осуществляемой на территории города Москвы.
Порядок исполнения функции государственного контроля Главархивом Москвы зафиксирован в Административном регламенте Главного архивного управления города Москвы по исполнению государственной функции осуществления контроля за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации в городе Москве (2 редакция), утвержденном начальником Главархива Москвы 30 декабря 2011 года.
В соответствии с Постановлением Правительства Москвы от 01.01.01 г. «О порядке разработки органами исполнительной власти города Москвы административных регламентов исполнения государственных функций по осуществлению регионального государственного контроля (надзора)» Главархивом Москвы разработан и находится на согласовании в органах исполнительной власти города Москвы «Административный регламент исполнения Главным архивным управлением города Москвы государственной функции по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и города Москвы об архивном деле в городе Москве».
Все вышеуказанные нормативные акты в области архивного дела размещены в сети Интернет в свободном доступе на официальном сайте Главархива Москвы, и других ресурсах.
Нормативными документами в области архивного дела, устанавливающими обязательные требования к осуществлению деятельности юридических лиц, соблюдение которых подлежит проверке в процессе осуществления государственного контроля, являются:
- Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР (М., 1986); правила опубликованы, а также размещены в сети Интернет в свободном доступе на официальном сайте Главархива Москвы, и других ресурсах;
- Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах, утв. приказом Главархива СССР (М., 1989); правила опубликованы, а также размещены в сети Интернет в свободном доступе на официальном сайте Главархива Москвы и других ресурсах;
- Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденные приказом Главархива СССР (М.,1991); правила опубликованы, а также размещены в сети Интернет в свободном доступе на официальном сайте Главархива Москвы, и других ресурсах;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации , зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 № 000 (М.,2007); правила опубликованы, а также размещены в сети Интернет в свободном доступе на официальных сайтах Главархива Москвы, Федерального архивного агентства, и других ресурсах;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации , зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 № 000 (М., 2010); перечень опубликован, а также размещен в сети Интернет в свободном доступе на официальных сайтах Главархива Москвы, Федерального архивного агентства, и других ресурсах;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций . Зарегистрирован Минюстом России. Регистрационный (М., 2007); перечень опубликован, а также размещен в сети в свободном доступе на официальных сайтах Главархива Москвы, Федерального архивного агентства, и других ресурсах.
Главархив Москвы проводит работу по информированию организаций – источников комплектования городских архивов, муниципальных архивов и др. о наличии и необходимости соблюдения требований вышеуказанных нормативных документов, в которых отражены требования в области архивного дела, об изменениях в них путем размещения на официальном сайте Главархива Москвы в сети Интернет, по телефону, электронной почте, направлением информационных писем.
В целом Главархив Москвы отмечает, что все указанные нормативные документы являются доступными для юридических лиц, так как они в большинстве своем официально опубликованы и размещены в сети Интернет, в том числе на официальном сайте Главархива Москвы.
Вышеуказанные нормативные документы научно обоснованны, объективны, не содержат коррупциогенности и достаточны для их исполнения и контроля. Но вместе с тем для эффективного осуществления контроля в сфере архивного дела назрела необходимость в обновлении архивного законодательства, так как ряд нормативных документов действует еще с 1980-х годов. Требования, указанные в данные в данных правилах, не всегда понятны организациям, так как принципы управления архивным делом и терминология, используемая в правилах, претерпели значительные изменения.

2. Организация государственного контроля (надзора), муниципального контроля

а) Сведения об организационной структуре и системе управления органов государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
В Главархиве Москвы отсутствует специализированное структурное подразделение и штатные работники, занимающиеся исключительно контрольными функциями.
Проверки осуществляются работниками разных структурных подразделений Главархива Москвы, в должностные обязанности которых, помимо исполнения других обязанностей, входит исполнение функций по контролю (проведение проверок), что указано в их должностных регламентах. Перечень должностных лиц, уполномоченных на осуществление контроля, определен приказом начальника Главархива Москвы .
Государственная функция по контролю осуществляется уполномоченными должностными лицами Главархива Москвы в форме плановых выездных проверок на основании «Плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Проверки осуществляются в соответствии с приказами Главархива Москвы, в которых указываются уполномоченные на проведение проверок лица, сроки проведения проверок, задачи и основные мероприятия по проведению проверок, правовые основания проведения проверок. К приказам прилагается перечень нормативных правовых актов, исполнение которых подлежит проверке, а также перечень документов и сведений, подлежащих представлению комиссии при проведении контрольного мероприятия.
Организационно-методическое обеспечение функции контроля осуществляет Управление координации и регионального контроля деятельности организаций города Москвы в сфере архивного дела Главархива Москвы, в задачи которого, помимо организации контроля за соблюдением законодательства по архивному делу на территории Москвы, входит: организация работы по формированию Архивного фонда Москвы; координация и контроль за работой подведомственных учреждений Главархива Москвы в области комплектования и проведения экспертизы научной и практической ценности документов; организация работы по координации и оказанию методической и практической помощи организациям города Москвы по вопросам архивного дела; координация деятельности объединенных и муниципальных архивов города Москвы; обеспечение работы Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) и Бюро ЦЭПК Главархива Москвы и др.
Управление координации и регионального контроля деятельности организаций города Москвы в сфере архивного дела формирует план проверок в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Проект плана в установленные сроки представляется на согласование в Прокуратуру города Москвы, по указанию Прокуратуры города Москвы проводится согласование сроков проведения проверок с другими контрольными органами города Москвы, после чего план утверждается начальником Главархива Москвы.
Утвержденный план направляется в Прокуратуру города Москвы для включения его в сводные планы проверок Прокуратуры города Москвы и Генеральной Прокуратуры Российской Федерации.
Ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц размещается на официальном сайте Главархива Москвы. Кроме того, сведения о запланированных проверках размещены на официальных сайтах Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Прокуратуры города Москвы.
В соответствии с планом проверок строго в соответствии с установленными сроками Главархив Москвы проводит проверки соблюдения законодательства в области архивного дела в организациях.
Продолжительность каждой проверки не превышает 20 дней.
В соответствии с требованиями законодательства организации заранее в письменном виде уведомляются о проведении проверок, сведения о проверках заносятся в журналы учета проверок проверяемых организаций, а также в Журнал учета мероприятий по контролю Главархива Москвы.
Исполнение функции по государственному контролю Главархивом Москвы поднадзорно Прокуратуре города Москвы и осуществляется во взаимодействии с ней.
В соответствии с поручением Прокуратуры города Москвы Главархив Москвы представляет статистические данные о проведенных проверках по установленной форме раз в полугодие и сведения о проведенных плановых и внеплановых проверках ежеквартально.
На основании приказа Федеральной службы государственной статистики от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении статистического инструментария для организации Минэкономразвития России федерального статистического наблюдения за осуществлением государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» Главархив Москвы раз в полугодие направляет непосредственно в Минэкономразвития России «Сведения об осуществлении государственного контроля (надзора) (форма № 1 – контроль)» в электронном виде посредством федеральной информационной системы (ИС «Мониторинг»), размещенной в сети Интернет на официальном сайте Минэкономразвития России.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил подготовки докладов об осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности и об эффективности такого контроля (надзора)» Главархив Москвы ежегодно направляет в Минэкономразвития РФ доклад об осуществлении Главархивом Москвы регионального государственного контроля в области архивного дела.
Вышеуказанные документы также направляются в Главное контрольное управление города Москвы.
Контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Главархива Москвы положений правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятия ими решений осуществляется начальником Главархива Москвы и уполномоченными им должностными лицами.
б) Перечень и описание основных и вспомогательных (обеспечительных) функций.
Так как Главархив Москвы не относится к специализированным контрольно-надзорным органам и в его функции помимо контроля входят другие направления деятельности, то дать перечень и описание основных и вспомогательных (обеспечительных) функций по контролю не представляется возможным.
в) Наименование и реквизиты нормативных правовых актов, регламентирующих порядок исполнения указанных функций.
Порядок исполнения функций контроля в Главархиве Москвы зафиксирован в Административном регламенте Главного архивного управления города Москвы по исполнению государственной функции осуществления контроля за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации в городе Москве (2 редакция), утвержденном начальником Главархива Москвы 30 декабря 2011 года.
В настоящее время разработан и представлен на согласование в органы исполнительной власти Правительства Москвы новый проект Административного регламента по исполнению государственной функции контроля.
г) Информация о взаимодействии органов государственного контроля (надзора), муниципального контроля при осуществлении своих функций с другими органами государственного контроля (надзора), муниципального контроля, порядке и формах такого взаимодействия.
При исполнении государственной функции по осуществлению контроля Главархивом Москвы межведомственное информационное взаимодействие с органами исполнительной власти и организациями не осуществляется.
Однако при подготовке плана проверок Главархив Москвы взаимодействует с другими органами контроля города Москвы с целью уточнения дат проверок по рекомендации Прокуратуры города Москвы.
Прокуратура города Москвы направляет в Главархив Москвы информацию о планируемых другими контрольными органами проверках юридических лиц, включенных в проект плана Главархива Москвы с просьбой согласовать с указанными органами сроки проведения проверок. Согласование осуществляется Управлением координации и регионального контроля деятельности организаций города Москвы в сфере архивного дела посредством телефонной связи, а также по электронной почте, факсу, почтовой связи, системе электронного документооборота Правительства Москвы.
д) Сведения о выполнении функций по осуществлению государственного контроля (надзора), муниципального контроля подведомственными органам государственной власти и органам местного самоуправления организациями с указанием их наименований, организационно-правовой формы, нормативно-правовых актов, на основании которых указанные организации осуществляют контроль (надзор).
Подведомственные учреждения Главархива Москвы (городские государственные архивы), а также муниципальные архивы не имеют в соответствии с архивным законодательством полномочий по осуществлению государственного контроля в области архивного дела.
е) Сведения о проведенной работе по аккредитации юридических лиц и граждан в качестве экспертных организаций и экспертов, привлекаемых к выполнению мероприятий по контролю при проведении проверок.
Данная работа в Главархиве Москвы не проводилась. Эксперты к проверкам не привлекались.