Положение об отделе кадрового обеспечения, делопроизводства и режима Отдела Федеральной миграционной службы по Еврейской автономной области

Положение

об отделе кадрового обеспечения, делопроизводства и режима

Отдела Федеральной миграционной службы

по Еврейской автономной области

1.Общие положения

1.1.  Настоящее положение определяет задачи, функции и компетенцию отдела кадрового обеспечения, делопроизводства и режима Отдела Федеральной миграционной службы по Еврейской автономной области (далее Отдел).

1.2.  Отдел кадрового обеспечения, делопроизводства и режима (именуемый в дальнейшем Отдел) осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Отдела, с соответствующими подразделениями федеральных органов государственной власти и иными организациями по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

1.3.  Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами, распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, приказами и распоряжениями ФМС России и других федеральных органов исполнительной власти, законодательными и иными нормативными правовыми актами Еврейской автономной области, Положением об Отделе Федеральной миграционной службы по Еврейской автономной области, а также настоящим Положением.

1.4.  1.4. Деятельность Отдела организуется и осуществляется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого работника за состояние дел на порученном участке и выполнения отдельных поручений.

1.5.  1.5. Отдел пользуется гербовой печатью ОФМС России по Еврейской автономной области.

1.6.  1.6. Отдел является структурным подразделением ОФМС России по Еврейской автономной области и осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями.

1.7. Отдел подчиняется непосредственно начальнику ОФМС России по Еврейской автономной области.

1.8. Делопроизводство в Отделе осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 года № 000 «По делопроизводству в системе ФМС России».

1.9. Мероприятия по обеспечению режима секретности ведутся в порядке установленном МВД России.

2. Основные задачи Отдела

2.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация деятельности Отдела по правовому, документационному обеспечению, обеспечению реализации требований современной кадровой политики в деятельности ОФМС России по Еврейской автономной области и его структурных подразделениях.

2.2. Правовое обеспечение основных направлений деятельности ОФМС России по Еврейской автономной области, осуществление работы связанной с улучшением качества нормативных правовых и иных актов ОФМС России по Еврейской автономной области.

2.3. Осуществление методического руководства правовой работы, правовой защиты прав и законных интересов ОФМС России по Еврейской автономной области в судах общей юрисдикции, арбитражных, третейских судах и у мировых судей.

2.4. Осуществление в пределах компетенции Отдела организационно – методического руководства и контроля за соблюдением установленного нормативными правовыми актами порядка делопроизводства и режима секретности в деятельности структурных подразделений Отдела.

2.5. Организация и ведение секретного делопроизводства.

2.6. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

2.7. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативно – правовыми актами.

2.8. Осуществление деятельности по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2.9. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию системы обеспечения режима секретности при работе с документами.

2.10. Формирование качественного кадрового состава, совершенствование работы по отбору кадров, закреплению на службе и профессиональному становлению, создание действенного резерва кадров для выдвижения.

2.11. Обеспечение профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадров и стажировки сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников.

2.12. Обеспечение строгого соблюдения дисциплины и законности личным составом, точного и единообразного применения нормативных актов при работе с кадрами и прохождении службы сотрудниками органов внутренних дел, федеральными государственными служащими и работниками.

2.13. Содействие должностному росту федеральных государственных гражданских служащих на конкурсной основе, ротация кадров.

2.14. Осуществление контроля за соблюдением федеральными государственными гражданскими служащими и работниками законодательства о государственной гражданской службе и трудового законодательства Российской Федерации.

2.15. Обеспечение работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений в соответствии с Федеральным Законом от 01.01.2001. «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами.

3. Полномочия Отдела

Отдел осуществляет следующие полномочия:

3.1. Приём, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

3.2. Передача документов на рассмотрение начальнику ОФМС России по Еврейской автономной области и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

3.3. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

3.4. Контроль над правильностью оформления документов, представляемых на подпись начальнику ОФМС России по Еврейской автономной области и его заместителям.

3.5. Контроль над прохождением документов и сроками их рассмотрения.

3.6 Контроль за выполнением поручений начальника ОФМС России по Еврейской автономной области - по рассмотренной им корреспонденции;

·  по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

3.7. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

3.8. Разработка и ведение номенклатуры совершенно секретных, секретных и несекретных дел ОФМС России по Еврейской автономной области.

3.9. Согласование представленных структурными подразделениями номенклатур совершенно секретных, секретных и несекретных дел.

3.10. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

3.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией и передачи в подразделение специальных фондов.

3.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов, контроль за их возвратом.

3.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, государственных гражданских служащих, работников ОФМС России по Еврейской автономной области.

3.14. Представление проведённых в установленном порядке экспертиз научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов, специальных изданий и проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение экспертной комиссии ОФМС России по Еврейской автономной области.

3.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение экспертной комиссии проектов актов об уничтожении в установленном порядке.

3.16. Организация и ведение секретного делопроизводства.

3.17. Планирование, разработка и осуществление мероприятий по обеспечению режима секретности при проведении секретных работ.

3.18. Планирование и осуществление мероприятий по разграничению доступа сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну.

3.19. Учет печатей, штампов и бланков документов используемых ОФМС России по Еврейской автономной области, а также хранилищ документов и ключей от них.

3.20. Разработка номенклатуры должностей сотрудников, подлежащих оформлению на допуск к сведениям особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям.

3.21. Участие в оформлении допуска сотрудников к государственной тайне, контроль за сроками действия допусков.

3.22. Проведение инструктажа сотрудников, допущенных к государственной тайне, контроль за знанием ими требований нормативных правовых актов МВД РФ, ФМС России по режиму секретности.

3.23. Учет осведомленности сотрудников ОФМС России по Еврейской автономной области в сведениях, составляющих государственную тайну, по карточкам учета осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну.

3.24. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами.

3.25. Разработка должностных регламентов, инструкций сотрудников Отдела.

3.26. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

3.27. Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним соответствующих решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

3.28. Разработка мер по совершенствованию работы с кадрами, определение наиболее эффективных методов и форм реализации современной кадровой политики.

3.29. Подбор, расстановка, выдвижение, обучение и воспитание кадров.

3.30. Профессиональная подготовленность личного состава.

3.31. Анализ состояния дисциплины и соблюдения законности среди личного состава.

3.32. Подготовка и оформление проектов приказов, связанных с поступлением на службу (работу), ее прохождением, заключением служебного контракта (трудового договора), назначением на должность, перемещением, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию.

3.33. Проведение правовой и антикоррупционной экспертиз проектов правовых актов, договоров, соглашений, контрактов и визирование их. Участие в подготовке отзывов и заключений на проекты правовых актов.

3.34. Осуществление руководства правовой работой подразделений ОФМС России по Еврейской автономной области, оказание им правового содействия по вопросам, относящимся к компетенции территориального органа.

3.35. Ведение претензионно – исковой работы. Обеспечение защиты правовыми средствами имущественных и иных интересов ОФМС России по Еврейской автономной области в судах при рассмотрении споров по искам, проводение работы по укреплению договорной дисциплины, применению правовых мер воздействия к ненадлежащим контрагентам, участие в мероприятиях по обеспечению сохранности материальных ценностей, ликвидации дебиторской и кредиторской задолженности, возмещении материального ущерба, причиненного территориальному органу.

3.36. Анализирование и обобщение материалов по договорной и претензионно – исковой работе, судебной практике, составление необходимых справок, обзоров и методических рекомендаций и предложений по обеспечению законности в договорной работе и другие аналитические материалы для доклада руководству.

3.37. Учет и хранение личных дел и трудовых книжек сотрудников внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих, работников территориального органа ФМС России, в соответствии с номенклатурой должностей.

3.38. Ведение алфавитного и статистического учетов, представление в ФМС России сведений и отчетов по работе с кадрами.

3.39. Организация и обеспечение работы по проведению аттестации сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников. Осуществление контроля за порядком проведения аттестации.

3.40. Организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов по присвоению классных чинов федеральным государственным гражданским служащим и установлению разрядов работникам.

3.41. Подготовка материалов по присвоению специальных званий, зачислению в кадры МВД России, награждению орденами и медалями, нагрудными знаками, применение других видов поощрений, организация вручения наград.

3.42. Подготовка материалов об увольнении лиц начальствующего состава органов внутренних дел.

3.43. Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом, в том числе по его эффективному использованию. Подготовка предложений в резерв для замещения руководящих должностей территориального органа.

3.44. Составление графика отпусков и осуществление контроля за его соблюдением.

3.45. Организация проведения совещаний и других мероприятий по актуальным вопросам своей деятельности.

3.46. Организация своевременного и внимательного рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан по вопросам работы с кадрами.

3.47. Организация проверки достоверности представляемых персональных данных и иных сведений при поступлении на службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну.

3.48. Организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения федеральными государственными гражданскими служащими ограничений, установленных Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.49. Учет военнообязанных и осуществление их бронирования.

3.50. Совместная подготовка со структурными подразделениями ОФМС России по Еврейской автономной области предложений по выдвижению лиц начальствующего состава, федеральных государственных гражданских служащих на вышестоящие должности.

3.51. Подготовка предложений для ФМС России по совершенствованию структуры территориального органа.

3.52. Учет штатной численности территориального органа, осуществление строгого контроля за соблюдением штатной дисциплины.

3.53. Организация общественно-государственной, служебно – боевой, физической, мобилизационной подготовки, подготовки по гражданской обороне личного состава, с учетом решаемых задач и особенностей деятельности ОФМС России по Еврейской автономной области.

3.54. Осуществление отбора кандидатов для комплектования высших и средних специальных учебных заведений МВД России.

3.55. Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки сотрудников органов внутренних дел и федеральных государственных гражданских служащих.

3.56. Ведение воспитательной работы.

3.57. Организация проведения морально – психологических мероприятий с сотрудниками ОФМС России по Еврейской автономной области.

3.58. Проведение по поручению начальника ОФМС России по Еврейской автономной области служебных проверок по фактам нарушения дисциплины, совершенным лицами начальствующего состава, федеральными государственными гражданскими служащими и работниками.

3.59. Осуществление контроля по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих в целях предотвращения или урегулирования конфликта интересов при исполнении должностных обязанностей.

3.60. Проводить работу среди сотрудников ОФМС России по Еврейской автономной области по антикоррупционному поведению сотрудников.

3.61. Организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы.

3.62. Оформление командировок сотрудникам органов внутренних дел, государственным гражданским служащим и работникам территориального органа. Учет личного состава, находящегося в служебных командировках.

3.63. Учет дактилоскопической регистрации сотрудников органов внутренних дел, государственных гражданских служащих, работников ОФМС России по Еврейской автономной области.

3.64. Ведение реестра федеральных государственных гражданских служащих.

3.65. Осуществление мероприятий в ОФМС России по Еврейской автономной области в области мобилизационной готовности и гражданской обороны.

3.66. Осуществление оповещения и вызов на службу должностных лиц, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации и обеспечение своевременного их прибытия на пункты сбора военных комиссариатов.

3.67. Подготовка предложений по привлечению сотрудников для выполнения мероприятий в особый период и проектов нормативных актов по личному составу.

3.68. Осуществляет правовую экспертизу принимаемых нормативных актов военного времени.

4. Права Отдела

4.1. Отдел кадрового обеспечения, делопроизводства и режима имеет право:

4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений ОФМС России по Еврейской автономной области выполнения установленных правил работы с документами.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений ОФМС России по Еврейской автономной области сведения необходимые для работы Отделения.

4.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения, режима секретности и порядка работы с обращениями граждан, порядка приема граждан в подразделениях ОФМС России по Еврейской автономной области, доводить итоги проверок до руководителей ОФМС России по Еврейской автономной области для принятия соответствующих мер.

4.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений ОФМС России по Еврейской автономной области к проведению проверок и подготовке документов по поручению руководства ОФМС России по Еврейской автономной области.

4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.7. Вносить предложения руководству ОФМС России по Еврейской автономной области о применении административных мер во всех случаях нарушения правил работы с документами, письмами, жалобами, заявлениями, приемом граждан и режима секретности подразделениями и должностными лицами ОФМС России по Еврейской автономной области.

4.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, письмами, жалобами, заявлениями, приемом граждан и обеспечения режима секретности.

4.9. Требовать от сотрудников предоставления письменных объяснений по случаям утраты носителей сведений, составляющих государственную тайну, фактам разглашения таких сведений, другим нарушениям режима секретности.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном порядке.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью Отдела, несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на Отдел задач и функций, реализацию предоставленных прав, соблюдение законности в служебной деятельности.

5.2.2. Распределяет функциональные обязанности между работниками Отдела, осуществляет контроль их исполнения.

5.2.3. Разрабатывает должностные регламенты сотрудников Отдела.

5.2.4. В установленном порядке готовит предложения в планы основных организационных мероприятий Отдела и осуществляет контроль их выполнения.

5.2.5. Вносит начальнику Отдела предложения:

·  по изменению положения об Отделе, его структуры, штатного расписания и должностные регламенты, инструкции сотрудников Отдела для утверждения;

·  по приему, назначению на должность, перемещению, увольнению сотрудников Отдела, а также о присвоении сотрудникам Отдела классных чинов;

·  о поощрении сотрудников и применении к ним дисциплинарных взысканий, проведении в установленном порядке аттестации сотрудников;

·  о представлении сотрудников Отдела к награждению ведомственными наградами;

·  по установлению и изменению сотрудникам Отдела в соответствии с нормативными правовыми актами Российской федерации должностных окладов в пределах, определенных по соответствующим должностям, надбавок и выплат;

·  о выплате сотрудникам Отдела ежемесячных и ежеквартальных премий;

·  о разрешении в установленном порядке сотрудникам Отдела отпусков.

5.2.6. Подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции.

5.3. Отдел имеет соответствующие штампы и печати.