Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

30% recurring commission
Выплаты в USDT
Вывод каждую неделю
Комиссия до 5 лет за каждого referral

ГЛАВА

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

04.03.2008 № 000

г. Амурск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации Амурского муниципального района

В целях совершенствования и упорядочения документационного обеспечения в администрации Амурского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 01.01.2001 «О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края»:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Амурского муниципального района.

2. Комитетам, управлениям, отделам администрации в работе руководствоваться данной инструкцией по делопроизводству, утвержденной настоящим распоряжением.

3. Рекомендовать Собранию депутатов Амурского муниципального района принять к работе данную Инструкцию по делопроизводству.

4. Признать утратившим силу постановление главы администрации г. Амурска с Амурским районом «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации г. Амурска с Амурским районом».

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации района

Глава района

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением главы

Амурского муниципального

района

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации Амурского

муниципального района Хабаровского края

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – инструкция) разработана на основании распоряжения Губернатора Хабаровского края от 01.01.2001 «О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края» в целях совершенствования документационного обеспечения управления органов местного самоуправления, осуществляемого в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Амурского муниципального района (далее – администрация), носит обязательный характер.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. № 7418, Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также – край).

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям индивидуальной инструкции по делопроизводству.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в администрации, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо специалистом, назначенным распорядительным актом руководителя подразделения ответственным за делопроизводство (далее – служба ДОУ).

1.5. Орган местного самоуправления организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальной инструкции по делопроизводству, регламента органа местного самоуправления, других нормативно-методиче - ских документов и настоящей инструкции.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) архивного органа или учреждения муниципального района, городского округа (далее – архивный орган), а при ее отсутствии – экспертно-проверочной методической комиссией (далее – ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края.

1.6. Настоящая инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями.

1.71.5. Орган местного самоуправления организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальной инструкции по делопроизводству, регламента органа местного самоуправления, других нормативно-методиче - ских документов и настоящей инструкции.

. Специалисты администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. Требования к подготовке отдельных видов документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов края

2.1.1. Подготовка проектов законодательных актов края осуществляется в соответствии с Уставом края, Законом края от 01.01.01 г. № 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края".

2.1.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края представительным органом муниципального района с приложением следующих документов:

- пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта закона края;

- текста законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;

- перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием проекта закона края;

- финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат);

- решения представительного органа муниципального района, городского округа с указанием представителя этого органа, который будет представлять данный законопроект на заседании Законодательной Думы края.

2.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательную Думу края, печатается шрифтом размером № 13 через 1 межстрочный интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект". Например:

Вносится Собранием депутатов

Амурского муниципального района

Проект

2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов муниципального района

В соответствии со статьей 43 Федерального закона от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в систему муниципальных правовых актов входят:

- устав муниципального образования;

- правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан);

- нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

- правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы.

Проекты муниципальных правовых актов муниципального района могут вноситься депутатами представительного органа муниципального района; главой муниципального района; иными выборными органами местного самоуправления; органами территориального общественного самоуправления; инициативными группами граждан, а также иными субъектами правотворческой инициативы, установленными уставом муниципального района, городского округа.

Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления или должностным лицом местного самоуправления, на рассмотрение которого вносятся указанные проекты.

2.2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района

2.2.1.1. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.1.2. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

2.2.1.3. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером № 14 (межстрочный интервал – одинарный) (приложение № 1, 2, 3).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле – 35 мм, правое – 12 мм и нижнее – не менее 20 мм.

2.2.1.4. Проекты муниципальных правовых актов Собрания депутатов Амурского муниципального района имеют следующие реквизиты:

слово "Проект" на верхнем поле справа;

наименование лица или органа, издающего документ, – указывается в соответствии с уставом Амурского муниципального района выравнивается по центру страницы. Например:

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

наименование вида документа – РЕШЕНИЕ;

заголовок к тексту – должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене…", "Об организации…", "О состоянии…").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру. Например:

Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Амурского муниципального района Хабаровского края

текст документа – может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть).

Преамбула в муниципальных правовых актах представительного органа муниципального района, городского округа завершается словом РЕШИЛО (Собрание), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного муниципального правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к муниципальным правовым актам представительного органа муниципального района в тексте обязательно делается ссылка на них.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

подпись – отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности (например, "Глава района"), личной подписи, инициалов и фамилии главы муниципального района.

Слова "Глава района" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля;

дата документа – проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц – двумя парами, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 февраля 2008 г. следует оформлять 01.02.2008. Печатается на бланке на отведенном для нее месте;

регистрационный номер документа – проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

2.2.1.5. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) и центрируется по отношению к нему.

2.2.1.6. Приложения к муниципальным правовым актам представительного органа муниципального района, городского округа оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на муниципальный правовой акт представительного органа муниципального района. Все составные части реквизита печатаются от одного положения табулятора (после 40 печатных знаков, т. е. 10 см от левого поля) через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера муниципального правового акта представительного органа муниципального района печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ).

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение № 1

к решению Собрания депутатов Амурского муниципального района

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 – 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "подпись" автора документа.

При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т. д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату, номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

решением Собрания депутатов Амурского муниципального района

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа – приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается печатать заголовки граф на последующих страницах в разделе «Таблица».

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.2.1.7. В муниципальном правовом акте представительного органа муниципального района следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т. п.

2.2.1.8. Согласование проектов муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект муниципального правового акта представительного органа муниципального района вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания.

По проекту муниципального правового акта представительного органа муниципального района, внесенному с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом муниципального района.

Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, в которых затрагиваются интересы отдельных городских и сельских поселений, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими главами этих поселений.

На листе согласования к проекту муниципального правового акта представительного органа муниципального района обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

2.2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов местной администрации (исполнительно-распорядительного органа муниципального района)

Управленческая деятельность администрации Амурского муниципального района (исполнительно-распорядительного органа муниципального района) (далее – администрация) выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений, распоряжений главы муниципального района, если в соответствии с уставом муниципального района, глава муниципального района возглавляет администрацию (далее – глава муниципального района) (приложения № 4, 5).

Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы муниципального района устанавливается регламентом администрации, утверждаемым главой муниципального района.

Составление и оформление документов администрации должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 – 2 межстрочных интервала.

2.3. Бланки документов

2.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.3.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.3.3. В органе местного самоуправления применяются следующие бланки (приложение № 6):

- общий бланк для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк постановления, распоряжения главы муниципального района с продольным расположением реквизитов.

2.3.4. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления.

Изготовление бланков обеспечивает хозяйственный отдел администрации.

2.3.5. Гербовые бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Учет, использование и хранение бланков осуществляет руководитель службы ДОУ в соответствии с утвержденными требованиями.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения № 7, 8).

При подготовке документов органов местного самоуправления используются следующие реквизиты:

2.4.1. Герб

Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 01.01.01 г. № 000 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 01.01.01 г. № 000 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках органов местного самоуправления может быть размещен герб муниципального района в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

2.4.2. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.5. Наименование организации

Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об администрации.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

2.4.6. Справочные данные об организации

Справочные данные об органе местного самоуправления включают почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения.

2.4.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.4.8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами местного самоуправления, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 03.12.2007

14.01.2008

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 03 декабря 2007 г.

14 января 2008 г.

Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в муниципальных правовых актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (05 февраля 2008 г.), а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (05.02.2008).

2.4.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ. Порядок оформления регистрационного номера определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими органами местного самоуправления, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив органа местного самоуправления и находится под его контролем.

2.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На № _________ от __________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

2.4.11. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.4.12. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Законодательная Дума

Хабаровского края

Информационный сектор

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например:

Главное контрольное управление

Губернатора края

Отдел по контролю за

финансовой деятельностью

предприятий и организаций края

Главному специалисту

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Директору школы № 5

г. Амурска

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Амурская ул., ,

г. Амурск, Хабаровский край, 682640

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно.

Например:

Главам городских и сельских

поселений Амурского

муниципального района

Хабаровского края

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами.

2.4.13. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение № 9), гриф утверждения проставляется справа от границы верхнего поля первого листа документа на отведенном для него месте.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

		УТВЕРЖДАЮ
		Глава Амурского муниципального района
		подпись
07.02.2008

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением главы Амурского муниципального района

Хабаровского края

2.4.14. Резолюция

Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции.

Например:

Прошу подготовить к 15.02.2008 проект распоряжения и программу семинара-совещания глав

сельских, городских поселений

подпись

30.01.2008

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.4.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"О чем?" ("О ком?"), например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает пяти строк.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы.

2.4.16. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", проставляют в правом верхнем углу.

2.4.17. Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, допускается указывать заголовки граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множе - ственного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес…");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать…", "считаю необходимым…");

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает…").

2.4.18. Отметка о наличии приложения

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами;

- приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют и печатают в режиме «Точно» 12 пт для ПЭВМ. Например:

Приложения:

1. Справка о... на 3 л. в 1 экз.

2. Проект... на 8 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

приказ министерства имущественных отношений Хабаровского края и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение

к постановлению главы

Амурского муниципального района

Допускается выражение:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к постановлению главы

Амурского муниципального района

2.4.19. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например,

не на бланке:

Глава Амурского

муниципального района

подпись

на бланке:

Глава района

подпись

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например:

Председатель комиссии	подпись
Члены комиссии	подпись
	подпись
	подпись

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и. о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, направляемые организациям, гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 – 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.4.20. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела культуры и искусства администрации района
подпись
05.02.2008

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства

финансов Хабаровского края

–15/155-K

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами органа местного самоуправления;

- с организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.), с общественными организациями;

- с органами государственной власти в случаях, когда законодатель - ством предусматривается возможность совершения управленческих дей - ствий только с согласия этих органов.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
подпись
05.02.2008

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

2.4.21. Оттиск печати

Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении № 10.

2.4.22. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Ведущий специалист

по кадровой работе подпись

06.02.2008

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления.

2.4.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа, печатается шрифтом № 10.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, например:

2 53 84

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетель - ствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

2.4.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления.

2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.5.1. Постановление (распоряжение)

2.5.1.1. Постановление – нормативный правовой акт, который издает глава муниципального района в пределах своих полномочий по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Хабаровского края (приложение № 4).

Распоряжение – правовой акт главы муниципального района, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации (приложение № 5).

Проекты постановлений, распоряжений главы муниципального района готовят и вносят подразделения администрации на основании поручений главы муниципального района, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Постановления, распоряжения подписываются главой муниципального района либо уполномоченным им первым заместителем главы администрации либо иным должностным лицом.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений администрации, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет служба ДОУ.

2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения и юридической службы. Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты постановлений, распоряжений, представляемые главе муниципального района на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на бланках постановлений, распоряжений, изготовленных на основе общего бланка, шрифтом Times New Roman размером № 14 и представляются на подпись главе муниципального района. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.

Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившим проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации.

2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой муниципального района, если не установлен другой срок.

2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты:

наименование организации – указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о нем;

наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

дата документа – оформляется цифровым способом:

20.12.2007

05.02.2008;

регистрационный номер документа – состоит из знака "№" и порядкового номера постановления (распоряжения): № 21;

заголовок к тексту – должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например:

О командировании специалистов архивного отдела на курсы повышения квалификации

или

Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации Амурского муниципального района Хабаровского края

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

текст документа – отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении – распорядительной части).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д.

Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения.

При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";

подпись – состоит из наименования должности главы муниципального района, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к постановлению, распоряжению подписываются управляющим делами администрации или руководителем структурного подразделения либо специалистом, готовившим проект. Порядок подписания приложений определяется распорядительным актом. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится.

2.5.2. Положение, правила, инструкция

2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) могут утверждаться главой муниципального района в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении.

2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.5.3. Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии при главе муниципального района; комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов – конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (приложение № 11).

2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель –

Секретарь –

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются Ф. И.О. членов коллегиального органа)

приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 2 интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа и приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:

Присутствовали: 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 – 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Если ход коллегии фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола.

РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе муниципального района (приложение № 12). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегии, комиссий (аттестационной, по установлению стажа и др.) подписывают председатель и секретарь.

Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает глава муниципального района.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например, 04 – 07 февраля 2008 г.

2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ № 3/4.

Протоколы заседаний представительного органа муниципального района (Собрание депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочий.

Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа муниципального района нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочий.

Протоколы заседаний коллегии при главе муниципального района нумеруются в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение № 3 – 1.

2.5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей муниципальным правовым актом главы муниципального района; решения комиссий – в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:

- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы ДОУ и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке и имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания – печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Например:

совещания при заместителе

главы администрации района

или

заседания коллегии при главе района

место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (23.01.2008), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.8. Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос.

2.5.4. Служебные письма

В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

2.5.4.1. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;

- как исполнение поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение № 13).

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

Внутренняя переписка – это переписка между руководителями структурных подразделений органа местного самоуправления. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в структурном подразделении, оформляется в одном экземпляре.

Для внутренней переписки бланки не применяются.

2.5.4.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Администрация считает...", "Комитет рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении администрации, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

2.6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств

2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее – ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 – шаг письма (размер печатного знака; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма – 2,54; межстрочный интервал – 4,24.

При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т. д. в миллиметрах исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13 – 15 с установкой межстрочных интервалов – точно, одинарный, полуторный.

2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ).

2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например:

СОГЛАСОВАНО
1,5 интервала
Начальник отдела
1 интервал
культуры и искусства
1 интервал
администрации района	подпись
2 интервала
дата

2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами.

2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

Начальник финансового

управления

подпись

2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 5 печатных знаков (1,25 см от левого поля) – для начала абзаца в тексте;

- после 16, 24, 56 печатных знаков – для составления таблиц и трафаретных текстов;

- после 32 печатных знаков (8,5 см от левого поля) - для реквизита "Адресат";

- после 40 печатных знаков (10 см от левого поля) – для реквизита "Гриф утверждения документа";

- после 48 печатных знаков (после 12 см от левого поля) – для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст – через 1 межстрочный интервал (в режиме «Точно» 12 пт на ПЭВМ).

2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд – после 40 печатных знаков от границы левого поля.

2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, регламентом, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота службой ДОУ разрабатываются маршруты движения документов.

3.2. Организация доставки документов

Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистами службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату.

При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении № 14.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение № 15).

3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления.

Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000.

3.4.2. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.

3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом, ответственным за делопроизводство, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000.

3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются в службу ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления.

Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом.

Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются структурными подразделениями органа местного самоуправления в службу ДОУ.

Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Повестка дня и все документы коллегии рассылаются службой ДОУ членам коллегии и в соответствующие учреждения не позднее чем за три дня до заседания. Размноженные постановления, распоряжения рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, приказы, служебные записки и т. д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.

Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 – 2 дней.

3.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные – немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

В индивидуальной инструкции по делопроизводству может быть установлено, что документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением, на которое возложено выполнение этих функций.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу.

3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 01.01.01 г. "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде.

Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой.

Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.

Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.

Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику.

3.7. Учет количества документов

Учет количества документов производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов по РКФ по месту их регистрации. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. Учет количества документов может проводиться по органу местного самоуправления в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

За единицу учета количества документов принимается сам документ. Количество размноженных экземпляров (копий) подсчитываются отдельно на основе принятой в органе местного самоуправления системы учета документов.

3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через службу ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю службой ДОУ немедленно.

3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы муниципального района по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ органа местного самоуправления.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа местного самоуправления, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи на имя главы, регистрируются в службе ДОУ, на имя руководителей структурных подразделений в этих структурных подразделениях.

4.1.6. Документы регистрируются в РКФ – электронных карточках, журналах.

4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 18 – порядковый регистрационный номер.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации как в журнальной форме, так и средствами ЭВТ:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

4.1.9. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органе местного самоуправления создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются как в журнальном, так и в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

4.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления.

4.2.4. Справочный аппарат обеспечивает поиск информации о деятельности органа местного самоуправления, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых определяет руководитель органа местного самоуправления.

При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

5.3. Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления, его заместителями, управляющим делами. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляют специалисты органа местного самоуправления (организационного или общего отдела).

5.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из органов государственной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления;

внутренних – с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного в инициативном документе, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения:

имеющие пометку "срочно", – в трехдневный срок;

имеющие пометку "оперативно", – в десятидневный срок;

остальные, в том числе обращения граждан, –- в сроки, установленные действующим законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя органа местного самоуправления и фиксируется в РКФ.

5.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручений органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава муниципального района представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответ - ственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только автор документа.

5.7. В случае исполнения документа несколькими специалистами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

5.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни или при увольнении, перемещении, специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

5.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись лица, снявшего документ с контроля.

5.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

5.11. Специалист органа местного самоуправления, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, ежемесячно готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования руководителя органа местного самоуправления.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органа местного самоуправления в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел органа местного самоуправления предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел органа местного самоуправления следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел его структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее – сводная номенклатура дел) (приложение № 16).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения органа местного самоуправления составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу ДОУ органа местного самоуправления.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа.

6.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления.

Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа местного самоуправления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в сводную номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архивном органе, с которым согласовывалась сводная номенклатура дел. Четвертый в виде выписок тиражируется для структурных подразделений органа местного самоуправления.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления.

6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа местного самоуправления либо направления деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.

6.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.

Электронные документы и базы данных также включаются в сводную номенклатуру дел.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники.

6.1.13. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по сводной номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по сводной номенклатуре дел.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.). Например:

Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам охраны природных ресурсов, сельского хозяйства, охотничьего и рыбного промысла, лесного хозяйства, землепользования

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Дальневосточной академией государственной службы по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами сельских, городских поселений по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориаль - ной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с администрацией с. Омми о подготовке к зимнему сезону 2007/2008 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- законодательные акты и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;

- нормативные правовые акты исполнительных органов власти края;

- постановления и распоряжения главы муниципального района, городского округа;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т. д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 сводной номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую администрацию для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в органе местного самоуправления специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии со сводной номенклатурой дел.

6.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по сводной номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

6.2.5. В начале делопроизводственного года специалисты органа местного самоуправления в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по сводной номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения, наиболее ранние документы находятся в начале дела.

Постановления, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Протоколы заседаний коллегии, комиссий и документы к ним в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам. Допускается документы к протоколам систематизировать в отдельные дела по номерам протоколов.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 г. "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления и документы по их рассмотрению, срок хранения постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения – 5 лет ЭПК.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сводная номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления.

6.3.2. Выдача дел другим специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

VII. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК).

7.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК архивного отдела.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа местного самоуправления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

7.2. Оформление дел

7.2.1. Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления.

7.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 19); подшивку в 4 прокола или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из сводной номенклатуры дел органа местного самоуправления; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного органа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

7.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- постановления (распоряжения) главы муниципального района по основной деятельности и документы к ним;

- распоряжения главы муниципального района по личному составу;

- личные дела уволенных работников.

Необходимость составления внутренней описи документов дела на другие дела определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи дела. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.3.1. Документы органов местного самоуправления относятся к муниципальной собственности и через пять лет хранения в администрации в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган местного самоуправления образует архив.

7.3.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответ - ственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.

В архивохранилищах должны быть установлены средства пожаротушения (огнетушители и др.). В органе местного самоуправления должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, брезент, шпагат.

7.3.3. При смене руководителя органа местного самоуправления и специалиста органа местного самоуправления, ответственного за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой муниципального района.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение в архив администрации включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дел состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

7.3.5. В органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления. По этим описям документы сдаются в архив органа местного самоуправления.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа местного самоуправления, которую готовит архив органа местного самоуправления и по которой он сдает дела на постоянное хранение в архивный отдел администрации.

Передача дел в архив органа местного самоуправления осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим архивом органа местного самоуправления в присутствии специалиста структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа местного самоуправления и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа местного самоуправления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа местного самоуправления, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

7.3.6. Опись дел составляется по установленной форме (приложения № 20, 21) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2008году должны быть представлены описи дел за 2005 год.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый, опись ведется в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным органом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.3.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.3.8. Указанные описи дел постоянного хранения и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК описи дел представляются на утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. Затем они утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Только после этого орган местного самоуправления имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

Описи дел по личному составу и акты составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПК архивного отдела администрации Амурского муниципального района.

7.4. Подготовка и передача документов в архив

7.4.1. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в органе местного самоуправления, а затем сдаются на хранение в архивный отдел администрации Амурского муниципального района. Их передача производится только по описям дел.

Дела по личному составу хранятся в архиве органа местного самоуправления.

7.4.2. Вместе с делами в архив администрации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

7.4.3. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку (приложение № 23), предисловие, список сокращенных слов.

_______________

Приложение

к подпункту 2.2.1.3

Проект

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

РЕШЕНИЕ

_______________ № _____

Об утверждении Перечня муниципальных нежилых объектов недвижимости, подлежащих приватизации в 2007 – 2008 годах

Руководствуясь Федеральным законом от 01.01.01 г. "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением Собрания депутатов Амурского муниципального района от 01.01.01 г. № 40 "Об утверждении программы приватизации недвижимых объектов муниципальной собственности", Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Амурского муниципального района Хабаровского края, Собрание депутатов Амурского муниципального района Хабаровского края

РЕШИЛО:

1. Утвердить прилагаемый Перечень муниципальных нежилых объектов недвижимости, подлежащих приватизации в 2007 – 2008 годах.

2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на постоянную депутатскую комиссию по бюджету и налогам.

3. Редакции газеты "Амурская заря" () опубликовать настоящее решение в газете "Амурская заря".

4. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Собрания депутатов

Образец оформления проекта решения Собрания депутатов

____________

Приложение

к пункту 2.2.1.3

Проект

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ АМУРСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_____________________ № ______

г. Амурск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Амурского муниципального района

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Собрании депутатов Амурского муниципального района.

2. Контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Амурского муниципального района оставляю за собой.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Председатель Собрания депутатов

Образец оформления проекта постановления

_____________

Приложение

к пункту 2.2.1.3

Проект

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________________ № _______

г. Амурск

О командировке

В связи со служебной необходимостью убываю в командировку в г. Хабаровск, Законодательную Думу Хабаровского края, сроком на четыре дня, с 28 февраля по 03 марта 2008 г.

Председатель Собрания

депутатов

Образец оформления проекта распоряжения

____________

Приложение

к пунктам 2.2.2, 2.5.1.1

ГЛАВА

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

20.03.2007

№

г. Амурск

О внесении изменений в постановление главы Амурского муниципального района от 01.01.01 г. № 94 "О порядке выплаты единовременных пособий при передаче ребенка на воспитание в семью"

В целях приведения постановления главы Амурского муниципального района от 01.01.01 г. № 94 "О порядке выплаты единовременных пособий при передаче ребенка на воспитание в семью" в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Дополнить постановление главы Амурского муниципального района от 01.01.01 г. № 94 "О порядке выплаты единовременных пособий при передаче ребенка на воспитание в семью" пунктом 5 следующего содержания: "Главному редактору газеты «Амурская заря» опубликовать настоящее постановление в газете «Амурская заря».

2. Пункт 6 изложить в следующей редакции: «Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования".

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Амурского муниципального района по социальным вопросам

Глава района подпись

Образец оформления постановления

___________

Приложение

к пунктам 2.2.2, 2.5.1.1

ГЛАВА

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

РАСПОРЯЖЕНИЕ

24.05.2007

№

199-р

г. Амурск

О проведении комплексной межведомственной операции "Подросток" на территории Амурского муниципального района

В целях организации досуга и летнего отдыха несовершеннолетних, оказания им необходимой социальной и реабилитационной помощи, преду-преждения правонарушений и безнадзорности несовершеннолетних и обеспечения координации действий всех заинтересованных органов:

1. Провести на территории Амурского муниципального района с 15 мая по 30 октября 2007 г. комплексную межведомственную операцию "Подросток".

2. Рекомендовать главам городских и сельских поселений Амурского муниципального района выработать и осуществить комплекс мер по организации летнего отдыха, оздоровления детей и подростков. Особое внимание уделить категориям детей, нуждающихся в помощи государства.

3. Комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при администрации Амурского муниципального района Хабаровского края ():

3.1. Проанализировать социальную и криминогенную ситуацию с определением категорий несовершеннолетних, нуждающихся в профилактическом воздействии или социально-правовой помощи со стороны органов местного самоуправления.

3.2. Выработать и осуществить комплекс мер по организации летнего отдыха и оздоровления детей и подростков.

(далее текст не приводится)

Глава района подпись

Образец оформления распоряжения

___________

Приложение

к пункту 2.3.3

	Герб края	Герб Амурского муниципального района
АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края

_______________ № ____________ г. Амурск

┌ ┐

Образец общего бланка администрации муниципального района

┌ ┐

	Герб края	Герб Амурского муниципального района
АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
Мира пр., д. 11, г. Амурск Хабаровского края, 682640 Тел. (421Факс (421E-mail: *****@ , , ИНН//
__________________ № ___________________ На № _____________ от __________________

┌ ┐

Образец бланка письма администрации муниципального района

Герб края

Герб Амурского муниципального района

ГЛАВА АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

№

г. Амурск

Образец бланка постановления (распоряжения)

главы муниципального района

	Герб края	Герб Амурского муниципального района
АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
ОТДЕЛ АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА
______________ № ______________ г. Амурск

┌ ┐

Образец общего бланка структурного подразделения администрации

____________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

к пункту 2.4

СОСТАВ

реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

_________________

Приложение

к пункту 2.4

Схемы расположения реквизитов документов

01 02

16 19

08 09 10

11 12

21 22 25

23 24 26

28 30 29

210

Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4

210


	01
	08 09 10 04
	11 12 15
	13 14
	18 17
	20
	21 22 25
	23 24 26 27
	28 30 29

Подпись: 297 Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А4

__________________

Приложение

к подпункту 2.4.13

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих утверждению

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий, уничтожения гербовых бланков);

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.);

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т. д.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т. д.);

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т. д.);

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и др.);

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т. д.);

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата администрации, зданий, на проведение мероприятий, капитальное строительство и т. д.);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

______________

Приложение

к пункту 2.4.21

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих заверению гербовой печатью

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т. д.).

ДОГОВОРЫ (об аренде помещений, о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, производстве работ и т. д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т. д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

НОРМЫ РАСХОДА.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).

ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т. д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т. д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих заверению простой печатью

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.

ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел специалистов органа местного самоуправления в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).

ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы.

ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т. д.).

ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения муниципальной службы специалистами органа местного самоуправления (аттестационные листы, экзаменационные листы и т. д.).

ДОКУМЕНТЫ специалистов органа местного самоуправления для оформления загранпаспорта.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником.

Копии распоряжений главы района (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.

СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.

СПРАВКИ (с места работы, о прохождении муниципальной службы).

ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.

_____________

Приложение

к подпункту 2.5.3

	Герб края		Герб муниципального образования
АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ПРОТОКОЛ
25.01.2008	№	1
г. Амурск
заседания коллегии при главе муниципального района

Председатель	-

Секретарь	-

Присутствовали:		члены коллегии: , ,
, , и т. д.
Приглашенные: 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О ходе формирования местных бюджетов...

Докладчик: – начальник финансового управления администрации муниципального района…

2. Об итогах работы органов местного самоуправления Болоньского сельского поселения.

Докладчик: – глава Болоньского сельского поселения.

1. СЛУШАЛИ:

– текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

1. – краткая запись выступления.

2. – краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1. Одобрить...

2. ...

2. СЛУШАЛИ:

В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня.

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель подпись расшифровка подписи

Секретарь подпись расшифровка подписи

Образец оформления протокола

___________________

Приложение

к подпункту 2.5.3.3

	Герб края		Герб муниципального образо - вания	УТВЕРЖДАЮ Глава района подпись дата

АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
ПРОТОКОЛ
25.01.2008	№	1
г. Амурск

заседания рабочей группы по

реформированию местного

самоуправления

Председатель	-

Секретарь	-

Присутствовали:		, , и т. д.

Приглашенные: , ,

ПОВЕСТКА ДНЯ

О ходе формирования местных бюджетов на 2007 год.

Докладчик: – руководитель финансового управления администрации муниципального района.

РЕШИЛИ:

1. В целях увеличения доходной части бюджета руководителю муниципальной телерадиокомпании разработать мероприятия по оказанию платных услуг и до 14 марта 2008 г. представить в финансовое управление администрации муниципального района план доходов по платным услугам с поквартальной разбивкой.

2. Главам сельских поселений учесть при формировании бюджета на 2008 год распределение фонда финансовой поддержки поселений…

(далее текст не приводится)

Секретарь

Образец оформления краткого протокола

Приложение

к подпункту 2.5.4.3

	Герб края
АДМИНИСТРАЦИЯ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края Мира пр., д. 11, г. Амурск Хабаровского края, 682640 Тел. (421Факс (421E-mail: *****@ , , ИНН//		Первому заместителю Председателя Правительства Хабаровского края по вопросам строительства и топливно-энергетического комплекса
	04.02.2008	№	21-04/258
На №	3-23/317	от	18.12.2007

О подготовке котельной пос. Известковый Амурского района

Довожу до Вашего сведения, что администрацией Амурского муниципального района приняты дополнительные меры по завершению капитального ремонта котельной пос. Известковый. В результате 21.01.2008 полностью завершены работы на котле № 3: заменены трубы фронтового экрана, выполнена обмуровка. В настоящее время ведутся работы по замене фронтового экрана на котле № 2 и замене конвективного пучка котла № 1. Срок окончания работ по котлу № 2 установлен 30 сентября 2007 года, по котлу № 1 работы ведутся специализированной организацией со сроком окончания 30 октября 2007 года. Вспомогательное котельное оборудование: насосы, тягодутьевые механизмы, рубительная машина и транспортеры топливоподачи к работе готовы на 100%.

Задержка в проведении подготовительных работ вызвана тяжелым финансовым положением МУП ЖЭУ пос. Известковый, отключением электроснабжения котельной по задолженности предприятия за потребленную электроэнергию в сумме 521 тыс. рублей, погасить которую в ближайшее время не представляется возможным.

В связи с этим администрация Амурского муниципального района просит оказать помощь в восстановлении электроснабжения котельной пос. Известковый, что позволит ускорить работы по ремонту котельной.

Первый заместитель главы

администрации района

2 58 74

Образец оформления письма

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

к подпункту 3.3.1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные для сведения.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

3. Сводки и информации, присланные в копиях, для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний.

6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты.

7. Бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел).

8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т. д.).

9. Формы статистической отчетности.

_____________

Приложение

к подпункту 3.3.1

Администрация Амурского муниципального района

Хабаровского края

Входящий №____________________

"____"______________ _____ г.

Размер регистрационного штампа

не более 19 х 41 мм

Образец регистрационного штампа

___________

Приложение

к подпункту 6.1.3

Администрация Амурского

муниципального района

Хабаровского края

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

10.01.2008 № __________

г. Амурск

на 2008 год

УТВЕРЖДАЮ

Глава Амурского муниципального района

подпись

11.01.2008

Индекс дела	Заголовок дела (томов, частей)	Количе - ство дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник общего отдела	подпись
10.01.2008

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Амурского муниципального

района Хабаровского края

от ____________ № ___________

Протокол ЭПК архивного отдела администрации Амурского муниципального района

от ____________ № __________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в администрации

По срокам хранения	Всего	в том числе
переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник общего отдела	подпись
дата

Формат А4 (210 ´ 297 мм)

Форма номенклатуры дел

____________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

к подпункту 7.2.2

______________________________________________	Ф. № _____________
______________________________________________	Оп. № ____________
______________________________________________	Д. № _____________

__________________________________________________________________

(наименование архива)

____________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование учреждения)

ДЕЛО № _________ том № _______

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

На _________ лист(ах)

Хранить _____________

Ф. № _______

Оп. № ______

Д. № ________

Формат С4 (230 х 320 мм)

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

____________

Приложение

к подпункту 7.2.2

Лист - заверитель дела № ________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов)

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________________

в том числе:

литерные листы __________________

пропущенные номера __________________

листов внутренней описи ___________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Начальник отдела экономики

и промышленности

Формат А4 (210 ´ 297 мм)

Форма листа - заверителя дела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 19

к подпункту 7.2.2

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _____________________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись

подпись

расшифровка подписи

дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

_______________

Приложение

к подпункту 7.3.6

Администрация Амурского муниципального района

Хабаровского края

Фонд №

ОПИСЬ № 1

дел постоянного хранения

за 2004 год

УТВЕРЖДАЮ

Глава района

подпись

дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6
125.	1-1	Постановления главы района по основной деятельности и документы к ним	24 января – 30 декабря 2004 г.	19
126.	1-2	Распоряжения главы района по основной деятельности и документы к ним	05 января - 25 июня 2003 г.	150
…
129.	1-6	Документы (информация, справки, указания) о проведении комплексной проверки состояния делопроизводства…	2004 г.	41
...		…

В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с № 000 по № 000.

Начальник общего отдела

подпись

дата

СОГЛАСОВАНО

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК администрации

Амурского муниципального района Хабаровского края

Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края

от ____________ № __________

от ____________ № ___________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма описи дел постоянного хранения

__________

Приложение

к подпункту 7.3.6

Администрация Амурского

муниципального района

Хабаровского края

Фонд №

ОПИСЬ № 2

дел по личному составу

за 2004 год

УТВЕРЖДАЮ

Глава района

подпись

дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
14.	10-2	Распоряжения главы района по личному составу	29 января - 26 декабря 2004 г.	75 лет ЭПК	128
15.	9-10	Лицевые счета работников администрации	2004 г.	75 лет ЭПК	12
...		…

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 14 по № 19.

Начальник общего отдела	подпись
дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Амурского муниципального района Хабаровского края

Протокол ЭПК архивного отдела администрации Амурского

муниципального района

Хабаровского края

от ____________ № ________

от ____________ № __________

Формат А4 (210 ´ 297 мм)

Форма описи дел по личному составу

____________

Приложение

к подпункту 7.3.7

Администрация Амурского муниципального района Хабаровского края		УТВЕРЖДАЮ
	Глава Амурского муниципального района
АКТ		подпись
07.02.2008	№
г. Амурск		07.02.2008

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании Перечня управленческих документов, образующихся в

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000) отобраны

к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номен-клатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Количе-ство дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Приказы по административно-хозяй-ственным вопросам	2гг.		1-7	3	5 лет ст. 6-в ТУ
2.	Проекты приказов	2гг.		1-9	6	1 год ст. 7 ТУ
…	…

Итого __________________________________ дел за ______________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного отдела администрации Амурского муниципального района (протокол от ____________ № ________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу	подпись
07.02.2008
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Амурского муниципального района Хабаровского края от ____________ № ____________

Документы в количестве ________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в _____________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________

№ __________.

Наименование должности

специалиста администрации,

сдавшего документы

подпись

расшифровка подписи

дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

специалиста администрации,

внесшего изменения в учетные

документы

подпись

расшифровка подписи

дата

Формат А4 (210 ´ 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

_____________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 23

к подпункту 7.4.3

СТРУКТУРА

исторической справки о фондообразователе и фонде

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, хозяй - ственной или общественно-культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в архив организации;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на постоянное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т. д.

Справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве организации. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки. (Основные правила работы архивов организаций. М., 2003, п. 9.9).

____________

Распоряжение «Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации Амурского муниципального района»

Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ АМУРСКОГО

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ

АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О командировке

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ПРОТОКОЛ

заседания коллегии при главе муниципального района

…

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы