УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Генерального директора
Открытого акционерного общества
"Объединенная регистрационная компания"
от «____» _____________ 2006 г. № _______
ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ № 4
в Правила ведения реестра владельцев ценных бумаг
Открытого акционерного общества
"Объединенная регистрационная компания"
Дополнить раздел 5 «Правила приема и требования к документам, поступающим Регистратору» пунктом 5.27. «Обмен документами между Регистратором и номинальным держателем, а также Регистратором и эмитентом в электронной форме допускается в случаях и в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, договором или соглашением сторон. Порядок обмена документами в электронной форме и перечень документов, обмен которыми осуществляется в электронной форме, определяется договором или соглашением». Изложить Приложение к Правилам ведения реестра владельцев ценных бумаг Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации в новой редакции (Приложение к настоящим Изменениям и дополнениям № 4 в Правила ведения реестра владельцев ценных бумаг Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»). Изложить в Приложении № 5 к Правилам ведения реестра владельцев ценных бумаг Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» Должностные инструкции текст Должностной инструкции Контролера-Заместителя Генерального директора в новой редакции (Приложение к настоящим Изменениям и дополнениям № 4 в Правила ведения реестра владельцев ценных бумаг Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания»).Приложение
к Изменениям и дополнениям № 4
в Правила ведения реестра владельцев ценных бумаг
ПРАВИЛА
регистрации, обработки и хранения входящей документации
(новая редакция)
Москва
2006
1. Поступление информации
1.1. В Открытое акционерное общество «Объединенная регистрационная компания» (далее – Регистратор) поступают документы, электронные документы, факсимильные сообщения, электронные сообщения, телефонные звонки.
На телефонные звонки даются только устные ответы общего содержания.
Копии документов, факсимильные и электронные сообщения могут быть только приняты к сведению.
Оригиналы документов и копии документов, удостоверенные нотариально или заверенные регистрирующим органом, а также электронные документы, поступившие от трансфер-агентов в соответствии с Договором об оказании трансфер-агентских услуг и от номинальных держателей и эмитентов в соответствии с заключенными договорами или соглашениями, подлежат регистрации.
Порядок поступления документов и электронных документов из филиалов регламентирован Порядком взаимодействия Открытого акционерного общества «Объединенная регистрационная компания» с его филиалами (далее – Порядок взаимодействия).
1.2. Документы могут быть предоставлены Регистратору зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем. Документы также могут быть предоставлены представителем эмитента или уполномоченного государственного органа (судебного, правоохранительного, налогового, а также иного уполномоченного государственного органа), который в соответствии с законодательством Российской Федерации вправе требовать от Регистратора исполнения определенных операций в Реестре.
Перечисленные выше лица могут предоставить документы лично или средствами почтовой связи.
Электронные документы предоставляются трансфер-агентами, номинальными держателями и эмитентами средствами электронной связи.
1.3. Все документы, поступившие в Регистратор, обратно не возвращаются, за исключением случая, когда по личному заявлению лица и решению Регистратора могут быть возвращены оригиналы нотариально удостоверенных документов требующих доработки, если данные документы не служили основанием для внесения записей в реестр.
Запрещается отзыв электронного документа после его отправки получателю.
1.4. Прием документов осуществляется на основании Инструкции о порядке приема, регистрации и выдачи документов.
1.5. Установление личности лица, предоставившего документы Регистратору, производится на основании документа, удостоверяющего личность.
1.6. Проверка полномочий лиц, подписавших распоряжение, производится на основании документов, указанных в Правилах ведения реестра владельцев ценных бумаг.
1.7. После принятия документов Регистратор выдает обратившемуся лицу документ, подтверждающий факт приема документов.
2. Регистрация, обработка и хранение документов
2.1. Регистрация документов
2.1.1 Для регистрации документов в Регистраторе используются следующие виды журналов:
2.1.1.1. Журнал учета входящих документов (далее по тексту – Журнал входящих документов).
2.1.1.2. Журнал входящей корреспонденции.
2.1.1.3. Журнал отправленных (принятых) документов.
2.1.2.Все документы, на основании которых проводятся операции в системе ведения реестра или предоставляется информация из системы ведения реестра (далее - документы системы ведения реестра), регистрируются в Журнале входящих документов.
2.1.3.Документы, не относящиеся к системе ведения реестров, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции.
2.1.4.Регистрация документов в Журнале входящих документов и Журнале входящей корреспонденции осуществляется на основании Инструкции о порядке приема, регистрации и выдачи документов. Входящий номер присваивается документу с использованием сертифицированного программного обеспечения нарастающим номером с начала календарного года.
2.1.5.Документы, поступающие от трансфер-агентов, регистрируются в Журнале отправленных (принятых) документов и Журнале входящих документов с использованием сертифицированного программного обеспечения.
2.2. Обработка документов
2.2.1. На основании входящих документов, зарегистрированных в Журнале входящих документов, формируются соответствующие поручения с использованием сертифицированного программного обеспечения, используемого Регистратором. По документам системы ведения реестра производится экспертиза.
2.2.2. Экспертиза документов системы ведения реестра осуществляется уполномоченным работником Регистратора на основании Инструкции о порядке проведения экспертизы документов.
Экспертиза документов включает в себя проверку на соответствие требованиям нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг России (далее – Федерального органа), наличие оплаты (гарантий по оплате), отсутствие причин для отказа в проведении операции и отсутствие исправлений и помарок.
2.2.3. По завершении экспертизы документа, работник Регистратора, проводивший ее, принимает решение о проведении операции в реестре или отказе во внесении записей в реестр и обрабатывает документ согласно принятому решению.
При наличии оснований для отказа в установленные сроки составляется уведомление об отказе во внесении записей в реестр или предоставлении информации из реестра, которое подписывается уполномоченным на это работником Регистратора.
2.2.4. Уведомление об отказе регистрируется в Журнале входящих документов в части «Исходящие документы».
2.2.5. Все операции в системе ведения реестра и выдача информации из неё осуществляются с использованием сертифицированного программного обеспечения.
2.2.6. После внесения записи в систему ведения реестра или выдачи информации из системы ведения реестра на основании предоставленного документа работник Регистратора, уполномоченный на проведение экспертизы, ставит на исполненном документе штамп «Исполнено», дату, фамилию, имя, отчество и свою подпись. В случае подготовки уведомления об отказе во внесении записей в реестр работник Регистратора, уполномоченный на проведение экспертизы, ставит на исполненном документе штамп «Отказано», дату, фамилию, имя, отчество и свою подпись.
2.2.7. Исходящие документы, полученные после обработки (выписки, справки, уведомления) подготавливаются и подписываются уполномоченным работником Регистратора. Исходящие документы, полученные после обработки электронных документов, поступивших из филиала, (выписки, справки, уведомления) готовятся в виде электронного документа и передаются в филиал в соответствии с инструкциями Порядка взаимодействия. Исходящие документы регистрируются в Журнале входящих документов в части «Исходящие документы».
2.2.8. После обработки документы системы ведения реестра с отметками об исполнении документа или отказе в исполнении передаются в архив согласно Правилам внутреннего документооборота и контроля Регистратора.
2.3. Передача документов
2.3.1.Подготовленные исходящие документы передаются эмитенту, трансфер-агенту, зарегистрированным лицам и их уполномоченным представителям лично (при этом они расписываются в получении) либо направляются по почте по адресу, указанному в анкете зарегистрированного лица или эмитента, или в договоре с трансфер-агентом. Почтовая квитанция подшивается в папку почтовых отправлений.
2.3.2.Электронные документы, содержащие исходящие документы, направляются в соответствующие филиалы по каналам электронной связи в соответствии с инструкциями Порядка взаимодействия.
2.4. Хранение документов
2.4.1.Порядок защиты информации системы ведения реестра, хранящейся на электронных и бумажных носителях, устанавливается Порядком хранения и защиты информации, а также другими локальными нормативными актами Регистратора.
2.4.2.Сроки хранения документов системы ведения реестра определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов Федерального органа.
2.4.3.Хранение документов в Регистраторе организуется следующим образом. Документы хранятся в Регистраторе по разделам:
2.4.3.1 Документы системы ведения реестра;
2.4.3.2 Документы службы внутреннего контроля;
2.4.3.3 Документы отдела по работе с эмитентами;
2.4.3.4 Документы отдела расчета и выплаты доходов по ценным бумагам;
2.4.3.5 Документы юридического отдела;
2.4.3.6 Документы кадрового обеспечения;
2.4.3.7 Документы бухгалтерии;
2.4.3.8 Документы канцелярии.
2.4.4.Хранение документов системы ведения реестра имеет следующие особенности:
2.4.4.1 Информация об эмитенте (пакет документов) хранится в отдельной папке по каждому эмитенту. Папка делится на части разделителями для документов различных типов. По разделам документы подшиваются в хронологическом порядке по дате поступления;
2.4.4.2 Документы для открытия лицевых счетов и внесения изменений в информацию лицевого счета юридических лиц в реестре владельцев ценных бумаг (пакет документов) размещаются в папках в алфавитном порядке по сокращенному наименованию юридического лица (исключая организационно-правовую форму);
2.4.4.3 Анкеты зарегистрированных физических лиц – для каждого эмитента заводится отдельная папка (папки). На корешке папки указывается наименование эмитента. Анкеты помещаются в папку в алфавитном порядке;
2.4.4.4 Доверенности зарегистрированных физических лиц хранятся в папках в алфавитном порядке по фамилии доверителя;
2.4.4.5 Акты приема-передачи документов хранятся в папках по дате приема и по входящему номеру документа;
2.4.4.6 Документы, на основании которых вносились записи в реестр, хранятся в папках отдельно по эмитенту, по дате приема документа и входящему номеру;
2.4.4.7 Распоряжения на получение информации из реестра (кроме запросов нотариусов и представителей государственных органов) хранятся в папках по дате приема и входящему номеру документа без разделения по эмитентам;
2.4.4.8 Запросы нотариусов и представителей государственных органов хранятся в папках по дате приема и входящему номеру документа без разделения по эмитентам;
2.4.4.9 Распоряжения эмитента - документы хранятся в папках по эмитентам в хронологическом порядке;
2.4.4.10 Документы, по которым отказано во внесении записей в реестр хранятся в папках по дате приема и входящему номеру документа;
2.4.4.11 Акты о приеме и передаче реестра - документы хранятся в папках в алфавитном порядке по названию эмитента;
2.4.4.12 Акты приема-передачи документов к общему собранию акционеров и протоколы счетных комиссий хранятся в папках по годам проведения собраний.
2.4.5.Хранение документов службы внутреннего контроля осуществляется следующим образом:
2.4.5.1 Отчетность контролера хранится в хронологическом порядке;
2.4.5.2 Отчеты контролера хранятся в хронологическом порядке;
2.4.5.3 Отчеты о проведенных проверках и материалы проверок головной организации и филиалов хранятся в хронологическом порядке;
2.4.5.4 Переписка с федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг России, ПАРТАД и филиалами – документы хранятся по каждой из переписок в отдельных папках в хронологическом порядке;
2.4.5.5 Материалы рассмотрения обращений и жалоб зарегистрированных лиц накапливаются в порядке поступления.
3. Регистрация, обработка и хранение электронных документов
3.1. Обработка электронных документов и проставление на электронных документах служебных отметок
3.1.1.Электронные документы поступают в Регистратор с использованием электронного либо документарно-электронного документооборота. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с обязательным проставлением на нем электронной цифровой подписи. Электронный документооборот представляет собой обмен электронными документами, при котором не предусматривается обмен документами в бумажном виде. Под документарно-электронным документооборотом понимается обмен электронными документами, содержащими информацию о принятых в бумажном виде документах, которые поступают к Регистратору после обработки электронных документов.
3.1.2.Порядок обмена электронными документами между Регистратором и номинальным держателем, а также Регистратором и эмитентом, в том числе порядок подтверждения получения электронного документа и перечень документов, передаваемых с использованием электронного документооборота, определяется договором или соглашением, регламентирующим электронный документооборот между Регистратором и номинальным держателем, а также Регистратором и эмитентом.
3.1.3.Порядок обмена электронными документами с трансфер-агентом и порядок подтверждения получения электронного документа от трансфер-агента определяется дополнительным соглашением к Договору об оказании трансфер-агентских услуг, регламентирующим документарно-электронный документооборот между Регистратором и трансфер-агентом.
3.1.4.Сразу после получения электронных документов, переданных с использованием электронного документооборота, работником Регистратора создаются их копии, которые передаются на хранение как данные системы ведения реестра согласно Порядка хранения и защиты информации.
3.1.5.Электронный документ, полученный Регистратором с использованием электронного документооборота, и информация о принятых документах, содержащаяся в электронном документе, переданном с использованием документарно-электронного документооборота, регистрируются с использованием сертифицированного программного обеспечения в соответствии с разделом 2 Регистрация документов настоящих Правил.
3.1.6.По электронным документам и информации о принятых документах, содержащейся в электронном документе, зарегистрированным в Журнале входящих документов, производится экспертиза уполномоченным работником Регистратора на основании Инструкции о порядке проведения экспертизы документов. По завершении экспертизы документа, работник Регистратора, проводивший ее, принимает решение о проведении операции в реестре или отказе во внесении записей в реестр или предоставлении информации из реестра, и обрабатывает документ согласно принятому решению.
3.1.7.Отметки о приеме и об исполнении электронных документов проставляются работником Регистратора в электронном виде в сертифицированном программном обеспечении, используемом Регистратором. В случае если электронный документ передан с использованием документарно-электронного документооборота, отметки о приеме и об исполнении электронных документов дополнительно проставляются работником Регистратора на бумажной копии документа.
3.1.8.Исходящие электронные документы, полученные после обработки электронных документов, полученных с использованием электронного документооборота, передаются по каналам электронной связи номинальным держателям или эмитентам в соответствии с заключенным договором или соглашением.
3.1.9.На исходящих электронных документах, предоставляемых Регистратором, электронная цифровая подпись равносильна подписи уполномоченного лица Регистратора.
3.1.10. Исходящие документы (выписки, справки, уведомления), полученные после обработки электронных документов, полученных с использованием документарно-электронного документооборота, подготавливаются и подписываются уполномоченным на это работником Регистратора, а сами обработанные документы передаются после получения оригиналов в Архив Регистратора.
3.2. Порядок удостоверения личности лица, от которого получен электронный документ с использованием электронного документооборота
3.2.1.Удостоверение личности лица, от которого исходит электронный документ, производится путем подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием сертификата открытого ключа электронной цифровой подписи. Подтверждением подлинности электронной цифровой подписи является положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе.
3.2.2.Сверка подписи зарегистрированного лица на распоряжениях, предоставляемых Регистратору в виде электронного документа, посредством сличения подписи зарегистрированного лица с имеющимся у Регистратора образцом подписи в анкете зарегистрированного лица не производится. Сверка подписи на распоряжениях, предоставляемых Регистратору в виде электронного документа, производится посредством подтверждения подлинности электронной цифровой подписи электронного документа с помощью сертификата открытого ключа электронной цифровой подписи.
3.2.3.Для подтверждения полномочий лица, подписавшего электронный документ, выступать во взаимоотношениях с Регистратором от имени номинального держателя или эмитента, Регистратор использует соответствующие документы, подтверждающие полномочия лица, предоставленные Регистратору в бумажной форме.
3.3. Хранение электронных документов и предоставление доступа к ним
3.3.1.Порядок хранения электронных документов, а также подразделение Регистратора, ответственное за хранение электронных документов, устанавливаются Порядком хранения и защиты информации и другими локальными нормативными актами Регистратора.
3.3.2.Доступ к переданным на хранение электронным документам имеют только Генеральный директор и подразделение Регистратора, назначенное ответственным за хранение электронных документов.
Приложение
к Изменениям и дополнениям № 4
в Правила ведения реестра владельцев ценных бумаг
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Контролера-Заместителя Генерального директора
Открытого акционерного общества “Объединенная регистрационная компания”
(далее – Контролер Регистратора)
1. Общие положения
1.1. Контролер Регистратора подчиняется Генеральному директору Открытого акционерного общества “Объединенная регистрационная компания” (далее – Регистратор).
1.2. Контролер в своей работе руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Правилами ведения реестра владельцев ценных бумаг, Инструкцией о внутреннем контроле, другими внутренними документами Регистратора, настоящей должностной инструкцией.
1.3. На должность Контролера назначаются лица с высшим образованием и со стажем работы на рынке ценных бумаг не менее одного года, удовлетворяющие квалификационным требованиям, предъявляемым федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг России.
1.4. Контролер осуществляет руководство Службой внутреннего контроля (далее – СВК).
2. Обязанности
2.1. Организовать бесперебойную работу СВК по контролю соблюдения Регистратором законодательства РФ, внутренних правил и процедур Регистратора;
2.2. Организовать работу СВК по выявлению и оценке рисков Регистратора при осуществлении профессиональной деятельности, а также ведение их мониторинга;
2.3. Организовать работу СВК по рассмотрению поступающих Регистратору обращений, заявлений и жалоб;
2.4. Организовать работу СВК по рассмотрению фактов возможного нарушения законодательства Российской Федерации, внутренних правил и процедур Регистратора;
2.5. Организовать работу СВК по контролю устранения выявленных нарушений и соблюдения мер по предупреждению аналогичных нарушений;
2.6. Организовать работу СВК по подготовке необходимых сведений для их представления в уполномоченный орган Российской Федерации по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
2.7. Докладывать Генеральному директору обо всех выявленных ошибках и нарушениях в пределах своей компетенции.
3. Права
3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.2. Пользоваться доступом к информации в пределах своей компетенции.
3.3. Докладывать руководству о действиях сотрудников и специалистов, результатом которых может стать нарушение законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов федерального исполнительного органа по рынку ценных бумаг России, стандартов профессиональной деятельности и Правил ведения реестра владельцев ценных бумаг.
4. Ответственность
Контролер несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.
