МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по прохождению преддипломной практики и оформлению отчета

для студентов специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления

Ростов-на-Дону

2012

Составители:

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПРОХОЖДЕНИИ ПРАКТИКИ

Преддипломная практика является завершающим этапом закрепления и обобщения теоретических знаний и формирования практических навыков у выпускников. Преддипломная практика не столько связана с получением общих представлений о деятельности организации (базы практики), сколько с ее непосредственной деятельностью, преломляемой через призму конкретного дипломного исследования.

Методическое руководство практикой осуществляется преподавателем университета – научным руководителем. Преддипломная практика рассчитана на 4 недели.

Цель практики – сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалификационной работы специалиста. Преддипломная практика должна быть непосредственно связана с тематикой дипломной работы и иллюстрировать ее теоретические аспекты. В целях накопления фактического материала студенты в период практики обязаны вести записи в дневнике, которые впоследствии обобщаются в отчете. Перед практикантами стоят следующие задачи:

- сбор рабочего материала по теме, его анализ, структурирование и подготовка к оформлению в качестве квалификационной работы;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

- углубление и закрепление теоретических знаний, полученных студентами в период обучения на практике в реальной ситуации;

-применение теоретических знаний в решении управленческих задач и проблем, связанных с системой документационного обеспечения управленческой деятельности;

-приобретение студентами навыков анализа практических ситуаций и возможности получения ответов на теоретические вопросы, вынесенные на Междисциплинарный государственный аттестационный экзамен.

Характер преддипломной практики должен соответствовать специализации и будущей работе студента, а также теме выпускной квалификационной работы.

Преддипломную практику студенты могут проходить в организации[1], выбранной как объект оргпроектирования. Местом практики могут быть выбраны органы государственной власти и управления, муниципальные образования любого уровня, коммерческие структуры, производственные, промышленные предприятия и т. д., в службе документационного обеспечения управления в любом из ее подразделений.

В ходе практики студент-дипломник знакомится со структурой, направлениями деятельности организации, порядком документирования управленческой деятельности, организацией документационного обеспечения управленческой деятельности. Для сбора материала используются методы изучения документов, интервьюирования, анкетирования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня.

В первый день практики руководитель от организации проводит со студентом инструктаж. Он знакомит студента с историей организации, правовым статусом, структурой, функциями, полномочиями, направлениями конкретной деятельности, а также может уточнить задачи практики. Кроме того, студентов знакомят с характером их работы, внутренним распорядком и с правилами противопожарной безопасности, а для режимных предприятий – с особенностями режима. По окончании инструктивной части студента направляют в определенное структурное подразделение, в котором ему предстоит работать. Корректировка режима работы студентов возможна только с разрешения руководителя принимающей организации.

Перечень вопросов, которые необходимо изучить студенту-практиканту в период практики зависит от темы дипломной работы и определяется студентом вместе с научным руководителем.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ План ПРЕДДИПЛОМНОЙ ПРАКТИКИ

При написании работы теоретического характера студенты – дипломники собирают материал в архивах, справочно–информационных фондах, библиотеках и т. п. Теоретические исследования проводятся по проблемам документирования, документообразования, развития документа, систем документации и истории делопроизводства.


Для написания отчета о практике по тематике, связанной с историей, современными задачами, функциями и структурой организации, службы ДОУ (кадровой службы), изучением организационно-правовых документов организации, студенты должны изучить организационно-правовые документы, регламентирующие юридический статус организации, организационно-правовую форму, организационную структуру организации: Устав; Положения о структурных подразделениях и коллегиальных органах; Должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; Положение о службе ДОУ; Инструкцию по делопроизводству и т. п.; проанализировать лингвистические особенности текстов документов.

Студент – дипломник разрабатывает графическую схему структуры организации и службы ДОУ.

Для написания отчета о практике по тематике, связанной документированием управленческой деятельности студенты должны проанализировать бланки документов, системы документации, используемые в организации, используемые технические и программные средства для создания документов, способы передачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников организации и службы делопроизводства и определить правильность оформления и особенности основных видов документов.

Для написания отчета о практике по тематике, связанной с организацией и технологией работы с документами и механизмами их составления студенты должны изучить маршруты движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков на основе анализа схемы организационной структуры организации, сделать выводы о его оперативности, целенаправленности, оптимальности, отразив общий объем документооборота.

При изучении информационно-поисковой системы организации студенты, прежде всего, должны обратить внимание на форму регистрации, определить рациональность ее применения, проанализировать состав реквизитов, фиксируемых при регистрации, степень соответствия нормативным документам, описать картотеки и базы данных о документах организации.

Студенты должны выявить применяемые в организации классификационные справочники, схемы классификации и типы классификатора, определить качество номенклатуры дел организации. Рассматривая практику формирования дел, студенты должны отметить соответствие существующим правилам и номенклатуре дел, ознакомиться с процедурой экспертизы ценности в организации.

При наличии обращений граждан в организацию, анализируется специфика работы с этой категорией документов.

Преддипломная практика включает в себя следующие этапы:

Теоретический. Задачами этого этапа является изучение документов и научных публикаций по соответствующей сфере деятельности в целях формирования теоретических представлений о проблеме.

Практический. Сбор материалов и получение представления о реализации теоретических положений на практике. Детальное обследование объекта (например: системы информационно-документационного обеспечения организации или структурного подразделения; системы документооборота организации и т. д.)

Исследовательский. Состоит в сопоставлении теоретических представлений и практических особенностей. Анализ собранного рабочего материала, его компоновка по структуре работы. Для работ, представляющих собой законченную локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения конкретной организации исследование необходимо дополнить выявлением проблем в функционировании объекта исследования; дисфунциональности в изучаемом объекте, выбранном для исследования в дипломной работе.

Написание отчета о ПРЕДДИПЛОМНОЙ практикЕ

Отчет о прохождении преддипломной практики представляется в машинописном виде и брошюруется в следующей последовательности:

·  Титульный лист. Образец оформления титульного листа отчета (Приложение 1).

·  Оглавление (с обозначение номеров страниц).

·  Дневни­к практики (Приложение 2)

·  Характеристика с места прохождения практики

·  Введение

·  Основная текстовая часть

·  Заключение

·  Список использованных источников

·  Приложения

В Дневнике практикант указывает, какие виды работ выполнялись ежедневно.

Характеристика оформляется на бланке учреждения (организации), где осуществлялась практика, подписывается руководителем организации по месту прохождения практики, заверяется печатью и является обязательным приложением к отчету. В характеристике со стороны организации могут быть отражены следующие моменты: отношение студента к выполняемой работе; самостоятельность, творческое отношение к поручениям; оценка теоретической подготовки студента и умение применять ее в решении практических задач; оценка готовности студента к самостоятельной профессиональной деятельности; оценка деловых, личных качеств, а также специальных навыков, умений, знаний и т. д.

Введение содержит обоснование актуальности выбранной темы, формулируются цель и задачи, которые автор ставит и решает в ходе выполнения отчета.

Основная текстовая часть включает :

·  краткую характеристику обследуемого объекта;

·  краткий анализ его основной деятельности, включая общий анализ компетенции данного учреждения, его структурные подразделения и функциональную специфику;

·  основные данные, собранные студентами в ходе проведения обследования организации в целом, службы ДОУ и технологий документирования информации;

·  анализ собранных в ходе обследования материалов с приложением таблиц, схем, графиков, диаграмм, вопросников и т. п., а также даются предложения по совершенствованию документационному обеспечению деятельности и документированию и рассчитываются показатели эффективности предлагаемых мер (по возможности).

Заключение отражает основные итоги проделанной практикантом работы, делаются выводы.

Список использованных источников включает издания, использованные при написании отчета, и составляется в соответствии с методическими указаниями для студентов-дипломников специальности 032001 Документоведение и ДОУ «Общие требования к оформлению списка литературы» .

Приложения (схемы, образцы ОРД, УФД, виды бланков, список и образцы документов и т. д.) включают основные и промежуточные материалы. Состав материалов, исследуемых студентом–дипломником в ходе практики определяется темой дипломной работы и согласовывается с научным руководителем и руководителем практики от организации.

Объем отчета о прохождении преддипломной практики - 20-25 машинописных страниц. Отчет должен быть напечатан на писчей бумаге формата А4 с одной стороны листа 14 шрифтом Times New Roman через 1,5 интервала. Размеры полей: правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм.

Материалы, собранные во время практики для дипломного проекта (проектирования), прилагаются к отчету, если они отражают степень проделанной на практике работы.

Отчет должен быть сдан научному руководителю дипломной работы не позднее трех дней со дня окончания практики.

Отчет о преддипломной практике защищается студентом по ее окончании.

Отчет о преддипломной практике должен:

·  продемонстрировать сформированные у студента навыки анализа, структурирования материала;

·  представлять собой логически построенный и завершенный текст;

·  являться практической частью дипломной работы, непосредственно связанной с теоретическим исследованием проблемы.

Отчет оценивается научным руководителем при условии выполнения студентом задания на практику и правильного оформления в соответствии с методическими указаниями. По итогам выставляется оценка (отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно).

Оценка «ОТЛИЧНО» ставится, если студент:

- в полном объеме выполнил задания на практику;

- своевременно и корректно заполнил Дневник практики;

-составил Отчет о прохождении практики в соответствии с требованиями и своевременно представил его руководителю;

- получил оценку «отлично» в характеристике от руководителя практики.

Оценка «ХОРОШО» ставится, если студент:

- частично выполнил задание на практику;

- своевременно и корректно заполнял Дневник практики;

- написал Отчет о прохождении практики в соответствии с требованиями и своевременно представил его руководителю;

- получил оценку «хорошо» в характеристике от руководителя практики.

Оценка «УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО» ставится если, студент:

- частично выполнил задание на практику;

- несвоевременно оформил Дневник практики;

-частично провел анализ поставленной руководителем практики от предприятия проблемы;

- получил оценку «удовлетворительно» в характеристике от руководителя практики.

Оценка «НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО» ставится если, студент:

- не выполнил задание практики;

- несвоевременно заполняет Дневник практики;

- не предоставил Отчет о прохождении практики.

Студент, не выполнивший программу практики, получивший отрицательную характеристику и неудовлетворительную оценку или не сдавший отчет в установленный срок, не допускается к сдаче междисциплинарного государственного экзамена.

Приложение 1

Дневник преддипломной практики

Студента ___ курса ДГТУ группа ___, обучающегося(-щейся) по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

__________________________________________________________________

(ФИО студента)

Дата

Содержание практики

Вопросы, возникшие

в ходе практики/ Достигнутые

результаты

Подпись руководителя практики от предприятия

00.00.

0000

00.00.

0000

Должность ответственного

за преддипломную практику Подпись Расшифровка подписи

от предприятия

Печать

Приложение 2 - Титульный лист отчета

о преддипломной практике

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

ОТЧЕТ

о преддипломной практике по специальности 032001 Документоведение и

документационное обеспечение управления

в ___________________________________________________________

(наименование подразделения организации)

студента (-ки)______________________________________________________

ФИО

группы ____

Руководители:

от организации ______________

от кафедры _________________

Ростов-на-Дону

2012

[1] Термин «организация» используется как обобщающий, практика может проходить в учреждении, предприятии, фирме, компании и др.