Только системному технологу СЭД должна давать возможность устанавливать ограничения на показ пользователям дел. Исходя из этих ограничений, СЭД должна показывать пользователям только те дела, в которые пользователи могут помещать документы.
СЭД должна обеспечить возможность создания для документа связей и ссылок на связанные документы и файлы.
СЭД должна давать возможность системному технологу создавать и модифицировать различные типы связей.
СЭД должна давать возможность именовать связи, для указания вида взаимосвязи между документами, а также указывать направление связи.
СЭД должна давать возможность устанавливать и отменять связи между документами как во время процесса регистрации документа в системе, так и на дальнейших стадиях обработки документа.
СЭД не должна накладывать каких-либо существенных ограничений на число документов, которые можно поместить в одно дело, или на максимальное число документов в СЭД.
При работе с проектами документов, СЭД должна давать возможность увеличения номера версии проектов документов при их вводе в систему. СЭД должна ассоциировать и связывать версии проектов документов. Каждая версия проекта документа должна иметь собственный набор метаданных.
Электронная почта используется для пересылки электронных документов в виде простых сообщений и сообщений с приложениями (присоединёнными файлами). СЭД должна предоставлять возможность регистрации полученных по электронной почте документов.
СЭД должна предоставлять пользователям возможность обрабатывать и регистрировать в СЭД в качестве документов входящие почтовые сообщения из почтовой системы.
СЭД должна предоставлять возможность для:
· выборочной регистрации в СЭД входящих электронных документов, поступивших по электронной почте, вместе с присоединенными файлами;
· отправке по электронной почте исходящих документов, предварительно зарегистрированных в СЭД, вместе с присоединенными файлами.
При регистрации документа из электронной почты, СЭД должна извлекать и автоматически сохранять в качестве значений реквизитов документа данные, указанные в паспорте РК передаваемого электронного документа.
СЭД должна давать возможность редактировать значения реквизитов в процессе регистрации документа из электронной почты.
СЭД не должна требовать от пользователей предварительного сохранения на жёсткий диск или другой носитель файлов, прикрепленных к паспорту РК документа, поступившего по электронной почте и регистрируемого в системе.
10. Контроль исполнения
СЭД должна поддерживать роль «Контролера», выполняющего функции контроля за исполнением поручений, выданных определенным (определенными) должностными лицами.
СЭД должна поддерживать управление правами постановки на контроль, снятия с контроля, просмотра информации о стоящих на контроле документах, создания соответствующих отчетов.
СЭД должна поддерживать элементы метаданных, содержащие необходимую информацию о постановке документа на контроль и снятии документа с контроля.
В СЭД должна иметься возможность формирования отчетов по загруженности сотрудников, по исполнительской дисциплине, получения информации о сроках исполнения документов и перечни подлежащих исполнению документов.
СЭД должна поддерживать следующие механизмы постановки документа на контроль:
· ввод авторизованным лицом контрольной резолюции;
· автоматическая постановка на контроль по принадлежности к определенной группе документов.
СЭД должна предоставлять возможность указать срок исполнения документа в РК документа.
СЭД должна предоставлять возможность пользователям, обладающим соответствующими правами, изменить сроки исполнения для ещё не законченных документов и действий.
Дата, время, причины продления срока исполнения документа должны быль сохранены в РК документа.
СЭД должна предоставлять возможность пользователям, обладающим соответствующими правами, снять документ с контроля. Дата, время, причины снятия с контроля, а также другая информация, связанная со снятием документа с контроля, должны быть сохранены в РК документа.
СЭД должна предоставлять возможность снять с контроля документ, введя отчет исполнителя. СЭД должна автоматически установить дату исполнения равной текущей дате, но должна быть возможность корректировки даты.
СЭД должна предоставлять возможность снять документ с контроля отдельно для каждого исполнителя.
В СЭД должна иметься возможность протоколировать операции, связанные с контролем исполнения документа.
11. Отчетные формы
Желательно, чтобы в СЭД имелась возможность создания стандартных отчетных форм:
· Статистические сведения о документообороте;
· Статистические сведения об исполнении документов;
· Сведения о находящихся на контроле подлежащих исполнению документах;
· Статистические сведения о работе сотрудников организации с документами.
СЭД должна предоставлять возможность настройки параметров отчетных форм.
Результаты формирования отчетов СЭД должна выводить на экран и на печать.
12. Идентификаторы объектов
Идентификаторы нужны для различных объектов СЭД, таких как документы, рубрики, дела, тома дел.
Всякий раз при создании в СЭД нового объекта следующих типов:
· документ;
· рубрика;
· дело;
· том дела.
СЭД должна присваивать ему уникальный идентификатор.
Все уникальные идентификаторы в СЭД должны быть:
· либо уникальны в рамках СЭД,
· либо уникальны в рамках следующего, более высокого уровня соответствующей ветви иерархической структуры.
Идентификаторы для дел, томов и документов должны быть уникальными, как минимум, в пределах года.
СЭД должна сохранять уникальные идентификаторы в качестве элементов реквизитов тех объектов, к которым они относятся.
СЭД должна позволять задать формат уникального идентификатора при настройках системы.
Идентификатор может быть числом или набором букв и цифр, или же может включать в себя идентификаторы тома и дела, расположенных в классификационной схеме «над» документом.
СЭД должна использовать один из следующих механизмов:
· либо автоматически создавать уникальные идентификаторы и не давать пользователям возможности вводить вручную или же модифицировать уникальные идентификаторы;
· либо разрешать пользователям вводить идентификаторы вручную (или корректировать созданные СЭД идентификаторы), но, прежде чем принять их, проводить проверку их уникальности.
Если СЭД создает уникальные идентификаторы автоматически и он включает в себя порядковый номер, необходимо, чтобы у системного технолога имелась возможность определить при настройке системы начальный номер, с которого начнется отсчет.
13. Поиск и визуализация
Доступ ко всем средствам и функциональным возможностям поиска и визуализации должен контролироваться и ограничиваться средствами управления доступом (включая средства обеспечения безопасности). СЭД не должна предоставлять пользователю информацию, на получение которой у него нет прав. Для простоты, это правило подразумевается по умолчанию, и не повторяется в формулировках детальных требований.
В СЭД должна иметься возможность вести поиск по любым реквизитам документов.
В СЭД должна иметься возможность вести поиск по текстовому содержанию документов.
СЭД должна давать пользователю возможность в рамках одного поискового запроса комбинировать поиск по реквизитам и/или поиск по текстовому содержанию документа.
СЭД должна поддерживать поиск по любой комбинации значений элементов реквизитов документов.
СЭД должна предоставлять возможность настраивать и изменять поля поиска в поисковом запросе.
СЭД должна иметь средства поиска, поддерживающие:
· свободный поиск (заданного текста одновременно в содержании документов и в реквизитах документов;
· использование логических операторов при поиске по реквизитам.
СЭД должна поддерживать использование символов-заместителей при поиске по реквизитам. Символы-заместители могут располагаться в начале, в конце и в середине соответствующих элементов поискового запроса.
СЭД должна давать пользователю возможность вести поиск «на частичное совпадение».
СЭД должна выводить пользователю список документов, удовлетворяющих критериям поиска, или же извещать пользователя об отсутствии таких документов.
СЭД должна давать пользователю возможность выбирать и группировать результаты, а также отбирать столбцы информации из таблицы результатов поиска для просмотра, вывода на печать и т. д.
Желательно, чтобы СЭД давала пользователю возможность сохранять и повторно использовать поисковые запросы.
Желательно, чтобы СЭД поддерживала использование поименованных временных интервалов при формировании поисковых запросов, например, «прошлая неделя», «текущий месяц». Эта возможность используется как альтернатива заданию временных интервалов при помощи календарных дат или числа дней.
СЭД не должна предоставлять пользователю в процессе поиска получить информацию (реквизиты или текстовое содержание документов), к которой он, согласна правилам управления доступом и обеспечения безопасности не имеет права доступа.
СЭД должна иметь возможность визуализировать документы, найденные в процессе поиска.
Если СЭД сохраняет документы в защищённом правами собственности формате определённого программного приложения, может быть допустимым использование для визуализации внешнего по отношению к СЭД программного приложения.
Желательно, чтобы СЭД могла визуализировать найденные в процессе поиска документы, не загружая ассоциированных с ними внешних программных приложений.
СЭД должна обеспечить средства вывода на печать, дающие возможность пользователям получить печатные копии документов и их реквизитов, и другой информации. Подразумевается, что «вывод на печать» происходит на уровне программного приложения, с поддержкой всех обычных свойств и средств управления (таких, как многостраничные отчёты, заголовки, использование любого, подходящим образом сконфигурированного принтера). Вывод на принтер копий экрана, не считается приемлемым решением для удовлетворения данного требования.
СЭД должна предоставить пользователям гибкие средства вывода на печать документов и соответствующих реквизитов.
СЭД должна обеспечить возможность вывести на печать все документы дела, в последовательности, определенной пользователем.
СЭД должна давать возможность пользователям выводить на печать списки результатов поиска.
СЭД должна давать возможность системному технологу выводить на печать параметры настроек системы.
СЭД должна давать возможность выводить на печать список (опись) дел.
14. Требования к метаданным
СЭД должна использовать элементы метаданных для того, чтобы обеспечить поддержку функциональных возможностей системы в части управления документами.
При вводе значений элементов метаданных (реквизитов документов и дел) СЭД должна выполнять проверку значений вводимых элементов, наследования и присвоения значений по умолчанию.
Там, где значение элемента метаданных связано с функциональным поведением СЭД, СЭД должна использовать значение элемента метаданных при управлении соответствующей функциональной возможностью. Например, если СЭД хранит категории защиты (грифы) документов и права доступа пользователей, то она должна использовать значения грифов для определения того, может ли пользователь получить доступ к документу. Если СЭД сохраняет категории защиты и права доступа как текстовые поля, не используемые механизмом управления доступом, то данное требование не выполнено. Следует иметь в виду, что данное требование - общее, распространяющее своё действие на многие элементы метаданных; случаи, в которых оно применимо, специально не оговариваются.
СЭД должна давать возможность при настройке определить для разных типов электронных документов различные наборы метаданных (реквизитов).
СЭД должна давать возможность указать при настройке, является ли данный элемент метаданных обязательным для заполнения.
СЭД должна, как минимум, поддерживать следующие типы полей элементов метаданных:
· текстовый;
· числовой;
· дата;
· флаг
Желательно, чтобы СЭД допускала автоматическое заполнение метаданных значениями, определенными на более высоком уровне иерархии классификационной схемы.
СЭД должна давать возможность системному технологу определить, какие элементы метаданных должны вводиться с клавиатуры или выбираться из списка возможных значений.
При вводе значений метаданных пользователями или при их импорте, СЭД должна поддерживать проверку значений метаданных, используя, как минимум, следующие механизмы:
· проверку формата содержимого элемента метаданных;
· проверку на соответствие установленному диапазону значений;
· проверку на соответствие списку возможных значений, определенному системным технологом;
· правильность ссылок на элементы классификационной схемы.
При использовании ввода значений элементов метаданных вручную пользователем, желательно, чтобы СЭД поддерживала механизм подстановки значений из заранее заполненного списка или справочника.
Для элементов метаданных, имеющих формат даты, желательно, чтобы СЭД допускала выполнение поиска в определенном диапазоне значений даты.
Для элементов метаданных, имеющих числовой формат, желательно, чтобы СЭД допускала выполнение поиска, использующего значение числа.
СЭД должна давать возможность системному технологу настраивать и корректировать настройки наборов метаданных, и должна сохранять сведения о таких операциях в составе контрольной информации.
СЭД должна:
· поддерживать возможность автоматического извлечения метаданных из поступивших по электронной почте или сформированных с помощью шаблона документов при их регистрации;
· поддерживать возможность ввода метаданных пользователем вручную в момент регистрации документа;
· поддерживать возможность корректировки метаданных пользователем в процессе работы с документом и делом;
· поддерживать возможность автоматического формирования метаданных с использованием правил генерации метаданных, определенных при настройке СЭД.
СЭД должна предоставлять возможность запретить внесение изменений в метаданные.
15. Другие возможности
Данная глава содержит требования к прочим техническим возможностям СЭД, взаимосвязанным с электронным делопроизводством и документооборотом. Сюда включены требования к управлению процессами, к ЭЦП, взаимодействии. С другими системами, администрированию, резервному копированию и восстановлению данных.
Во всех случаях требования сформулированы в общем виде, и, поскольку они не относятся к ключевым функциям СЭД.
Управление процессами (Workflow)
В контексте СЭД, механизм управления процессами используется для перемещения электронных документов между пользователями и подразделениями. Обычно он используется для:
· управления критически-важными процессами или задачами, такими, как процедуры регистрации и решения судьбы документов и дел по истечении сока хранения;
· проверки и одобрения документов перед их регистрацией;
· контролируемой маршрутизации документов от пользователя к пользователю для выполнения необходимых действий, например, для проверки документа, одобрения новой версии, исполнения документа;
· передачи документов.
Средства СЭД по управлению процессами должны организовывать процессы, состоящие из ряда шагов. Каждый шаг - это (например) перемещение документа от одного участника к другому для выполнения действий документом.
Желательно, чтобы СЭД не накладывала практически значимых ограничений на число шагов в каждом процессе.
В СЭД должно иметься средство, позволяющее уведомить участника процесса - пользователя о поступлении документа, требующего его участия в работе надо документом (исполнения, контроля, ознакомления и т. п.)
СЭД должна давать возможность создавать и поддерживать готовые процессы – маршруты движения документов (проектов документов). При этом СЭД должна предоставлять пользователю возможность корректировки заданного маршрута (шага маршрута).
СЭД должна документировать продвижение документа по шагам процесса, с тем, чтобы пользователи могли определить текущее состояние документа в процессе.
Желательно, чтобы СЭД давала возможность участникам просматривать очереди адресованных им заданий и выбирать задания на исполнение.
Желательно, чтобы СЭД допускала при реализации движения документов (проектов документов) использование условий, зависящих от вводимых пользователем или системных данных.
Желательно, чтобы СЭД позволяла устанавливать ограничения по времени на выполнение отдельных шагов и/или процессов, и позволяла получать информацию об объектах, обработка которых была просрочена.
ЭЦП
СЭД должна иметь возможность работы с СКЗИ, сертифицированными в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг.
СЭД должна иметь возможность использования средств СКЗИ для формирования и проверки ЭЦП в электронных документах.
СЭД должна иметь возможность собирать и сохранять в качестве реквизитов сведения о процессе проверки ЭЦП, включая:
· факт проведения проверки подлинности ЭЦП;
· дату и время проведения проверки;
· информацию о сертификате ключа подписи.
СЭД должна иметь возможность сохранять вместе с электронным документом:
· все связанные с ним ЭЦП;
· любые подтверждающие кросс-подписи, добавленные удостоверяющей организацией, таким образом, чтобы их можно было извлечь вместе с документом, не компрометируя при этом целостность закрытого ключа.
«Открытость» и взаимодействие с другими системами
СЭД должна взаимодействовать с ЦУ Единой СЭД в части обмена информацией посредством Подсистемы электронной почты Единой СЭД.
Желательно, чтобы СЭД могла взаимодействовать с другими программными приложениями. В частности, с приложениями для создания документов на основе шаблонов.
Администрирование
СЭД должна давать возможность администратору и системному технологу извлекать, просматривать и перенастраивать параметры системы и решения, принятые во время конфигурирования системы (например, выбор индексируемых элементов) и изменять взаимосвязи пользователей и функций с ролями пользователей.
СЭД должна иметь или использовать средства резервного копирования и возможность произвести «накат» изменений, используя восстановленные резервные копии и контрольную информацию, и сохраняя при этом целостность системы.
СЭД должна иметь или использовать средства восстановления и «отката» на случай системного сбоя или ошибки при обновлении, и должна извещать администратора о результатах.
СЭД должна давать системному технологу возможность производить массовые изменения в классификационной схеме, постоянно обеспечивая полноту и правильность обработки реквизитов и контрольной информации, с тем, чтобы выполнить, в частности, следующие структурные изменения:
· разделение одного структурного подразделения на два;
· слияние двух структурных подразделений в одно;
· перемещение или переименование структурного подразделения;
· разделение всей организации на две организации.
Резервное копирование и восстановление
В СЭД должны быть предусмотрены автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, позволяющие проводить регулярное резервное копирование документов и параметров администрирования хранилища СЭД.
Возможность восстановления информации с резервных копий должна иметься только у администратора СЭД. Должна быть обеспечена целостность данных по завершении процесса восстановления.
Только администратор системы должен иметь возможность провести, начиная от предыдущего восстановленного состояния, «накат» изменений, обеспечивая при этом целостность данных.
Целостность данных
СЭД должна постоянно поддерживать внутреннюю целостность (ссылочная целостность и пр.), несмотря на:
· действия других пользователей;
· сбои компонентов системы.
Не должно возникать ситуаций, когда действия пользователей или сбои в работе программного обеспечения приводят к несогласованностям в СЭД или в её базе данных.
|
Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
