В случае установления факта утраты документов содержащих конфиденциальные сведения немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.
На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В “Журнал регистрации документов содержащих конфиденциальные сведения вносятся соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы, содержащие конфиденциальную информацию, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к конфиденциальной информации, обязательства о не разглашении конфиденциальных сведений действуют в течении 2 лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.
При передаче дел в архив на документы содержащих конфиденциальные сведения составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих не санкционированный доступ.
На документы, содержащие конфиденциальные сведения, отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
5.1.3. Оформление и организация доступа к конфиденциальной информации
Регламентация доступа персонала организации к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных является одной из главных составных частей технологии защиты информации. важно четко и однозначно определить, кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает.
При разработке разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации в полной мере учитываются характер направлений деятельности и структура организации, сложившаяся система управления, производственные связи внутри организации, распределение обязанностей между заместителями первого руководителя организации и другие факторы. Чрезмерные ограничения в выдаче разрешений к защищаемой информации приводят к снижению оперативности в решении производственных вопросов, а излишняя либерализация создаеь условия для утраты конфиденциальной информации.
Количество сотрудников организации, допускаемых к конфиденциальным сведениям, должно быть строго ограничено кругом лиц, которым указанные сведения действительно необходимы для выполнения возложенных на них служебных обязанностей.
Разрешительная система допуска к конфиденциальной информации обычно разрабатывается службой безопасности организации, а в некрупных фирмах – первыми руководителями.
При этом под допуском понимается процедура оформления права сотрудника организации или иного лица на допуск к сведениям (информации) ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу.
Оформление допуска, т. е. согласия лица на определенные ограничения в использовании информации, всегда носит добровольный характер. Наличие допуска предоставляет сотруднику формальное право работать со строго определенным кругом конфиденциальных документов, баз данных и отдельных сведений.
К ценной конфиденциальной информации допускаются, как правило, люди, проработавшие в организации определенное время и зарекомендовавшие себя с положительной стороны.
В предпринимательских структурах разрешение на допуск обычно дает первый руководитель организации. Разрешение оформляется соответствующим пунктом в контракте (трудовом договоре). Допуск может также оформляться приказом первого руководителя с указанием типового состава сведений, с которыми разрешается работать данному сотруднику или группе сотрудников.
Оформление допуска обязательно сопровождается подписанием работником обязательств о неразглашении доверяемых ему конфиденциальных сведений – при поступлении на работу и при увольнении с работы.
Допуск может носить временный характер на период выполнения определенной работы и пересматриваться при изменении профиля работы сотрудника.
Доступ – практическая реализация каждым сотрудником предоставленного ему допуском права на ознакомление и работу с определенным составом конфиденциальных сведений, документов и баз данных.
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям является всегда персонифицированным – индивидуальным как с точки зрения того, кто дает разрешение, так и с точки зрения того, кому дается такое разрешение. Руководители, имеющие право давать разрешение на доступ, несут персональную ответственность за принятое решение. неправильное решение трактуется как разглашение конфиденциальных сведений.
Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, несут персональную ответственность за сохранение в тайне содержания документов, сохранность носителя и соблюдение установленных правил работы с документами. сотрудники могут получать разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям только в пределах своих должностных (функциональных) обязанностей и в объемах, действительно необходимых для выполнения служебных обязанностей.
Разрешение (санкция) на доступ к конкретной информации может быть дано при соблюдении следующих условий:
- наличии подписанного приказа первого руководителя о приеме на работу (переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и т. п.) или назначении на должность, в состав функциональных обязанносте которой входит работа с данной конкретной информацией;
- наличии подписанного сторонами трудового договора (контракта), имеющего пункт о сохранении тайны организации, и подписанного обязательства о неразглашении ставших известными лицу конфиденциальных сведений и соблюдения правил их защиты;
- прямом отношении функциональных обязанностей сотрудника передаваемым ему документам и информации;
- знании сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранению тайны;
- наличии необходимых условий в офисе для работы с конфиденциальными документами и базами данных.
Структура процедуры разграничения доступа должна быть многоуровневой, иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу «чем выше уровень доступа, тем уже круг допущенных лиц», «чем выше ценность сведений, тем меньшее число сотрудников могут их знать».
В соответствии с иерархической последовательностью доступа определяется структура рубежей защиты информации, которая предусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархической вертикали возрастания уровня конфиденциальных сведений. Этим обеспечивается недоступность этих сведений для случайных людей, злоумышленников и определяется уровень защищенности информации. Достигается также минимизация привилегий по доступу персонала к информации.
При составлении конфиденциального документа следует учитывать, что его содержание не только определяет функциональное назначение документа, но и лежит в основе разрешительной процедуры доступа персонала к данному документу. Поэтому документ необходимо посвящать только одной тематической группе вопросов, предназначенной по возможности одному конкретному сотруднику или подразделению. Документ, следовательно, должен быть по возможности простым и посвящен одному вопросу.
Для эффективных контрдействий в случае утери информации следует соблюдать правило, по которому в обязательном порядке регистрируются все лица, которые имели или имеют доступ к определенным документам, коммерческим или иным секретам.
5.1.4. Особенности доступа сотрудников к электронной конфиденциальной информации
Организуя доступ сотрудников организации к конфиденциальным массивам электронных документов, базам данных необходимо помнить о его многоступенчатом характере. Можно выделить следующие главные составные части доступа этого вида:
- доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;
- доступ к машинным носителям информации, хранящимся вне ЭВМ;
- непосредственный доступ к базам данных и файлам;
В свою очередь доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции, которые используются для обработки конфиденциальной информации, предусматривает:
- определение и регламентацию первым руководителем организации состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находятся соответствующая вычислительная техника и средства связи;
- регламентацию первым руководителем временного режима нахождения этих лиц в указанных помещениях; персональное и временное протоколирование (фиксирование) руководителем подразделения или направления деятельности организации наличия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (например, в вечерние часы, выходные дни и др.);
- организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отключения охранных технических средств информирования и сигнализации; определения правил постановки помещений на охрану; регламентацию работы указанных технических средств в рабочее время;
- организацию контролируемого (в необходимых случаях пропускного) режима входа в указанные помещения и выхода из них;
- организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;
- организацию выноса из указанных помещений материальных ценностей. машинных и бумажных носителей информации; контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом личных вещей.
Доступ к машинным носителям конфиденциальной информации, хранящимся вне ЭВМ, предполагает:
- организацию учета и выдачи сотрудникам чистых машинных носителей информации;
- организацию ежедневной фиксируемой выдачи сотрудникам и приема от сотрудников носителей с записанной информацией (основных и резервных);
- определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, имеющих право оперировать конфиденциальной информацией с помощью компьютеров, установленных на их рабочих местах, и получать в службе КД учтенные машинные носители информации;
- организацию системы закрепления за сотрудниками машинных носителей информации и контроля за сохранностью и целостностью информации, учета динамики изменения состава записанной информации;
- организацию порядка уничтожения информации на носителе, порядка и условий физического уничтожения носителя;
- организацию хранения машинных носителей в службе КД в рабочее и нерабочее время, регламентацию порядка эвакуации носителе в экстремальных ситуациях;
- определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, не сдающих по объективным причинам технические носители информации на хранение в службу КД в конце рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компьютеров этих сотрудников.
Работа сотрудников службы конфиденциальной документации и персонал фирмы в целом с машинными носителями информации вне ЭВМ должна быть организована по аналогии с бумажными конфиденциальными документами.
Доступ к базам данных и файлам подразумевает:
- определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, допускаемых к работу с определенными базами данных и файлами; контроль системы доступа администратором базы данных;
- наименование баз данных и фалов, фиксирование в машинной памяти имен пользователей и операторов, имеющих право доступа к ним;
- учет состава базы данных и файлов, регулярную проверку наличия, целостности и комплектности электронных документов;
- регистрацию (протоколирование) входы в базу данных или файл, автоматическую регистрацию имени пользователя и времени работы; сохранение первоначальной информации;
- регистрацию (протоколирование) попытки несанкционированного входа в базу данных или файл, регистрацию ошибочных действий пользователя, автоматическую передачу сигнала тревоги охране и автоматическое отключение компьютера;
- установление и бессистемное по сроку изменение имени пользователей, массивов и файлов (паролей, кодов, классификаторов, ключевых слов и т. д.), особенно при частой смене персонала;
- отключение ЭВМ при нарушениях в системе регулирования доступа или сбое системы защиты информации;
- механическое (ключом или иным приспособлением) блокирование отключенной, но загруженной ЭВМ при недлительных перерывах в работе пользователя.
Коды, пароли, ключевые слова, ключи, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и тому подобные атрибуты системы защиты информации в ЭВМ разрабатываются, меняются специальной организацией и индивидуально доводятся до сведения каждого пользователя работником этой организации или администратором базы данных. Применение пользователями собственных кодов не допускается.
5.1.5. Обязанности и ответственность сотрудников организации, имеющих дело с конфиденциальной информацией
Руководителя структурных подразделений фирмы обязаны:
- выполнять требования разрешительной системы доступа к конфиденциальным сведениям и обеспечивать их исполнение подчиненными сотрудниками;
- систематически контролировать выполнение требований разрешительной системы доступа сотрудниками подразделения;
- своевременно выявлять нарушения требований разрешительной системы доступа сотрудниками подразделения, применять к ним меры ответственности;
- не разрешать неоправданное расширение числа сотрудников, допускаемых к конфиденциальной информации, и принимать меры к исключению неправомерного ознакомления сотрудников с подобной информацией;
- вести воспитательную и разъяснительную работу с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведения при работе с конфиденциальными документами и изделиями.
Руководители структурных подразделений несут ответственность за нарушение требований разрешительной системы ими лично и подчиненными сотрудниками.
Исполнители имеют право:
- требовать от руководителей всех уровней необходимых условий для работы с конфиденциальными документами;
- вносить предложения по совершенствованию разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации и документам.
Исполнители обязаны знать и выполнять требования разрешительной системы.
Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение ими требований разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации и документам.
5.1.6. Необходимые дополнения в кадровые документы
Прежде всего необходимо внести дополнение в трудовой договор с работником. необходимо также подписать у работника обязательство о неразглашении коммерческой тайны и подписку в случае его увольнения. Это может выглядеть примерно так:
ДОПОЛНЕНИЕ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР РАБОТНИКА
Для выполнению функций трудовой деятельности по специальности и должности Работодатель в лице ОАО ______________ обязуется предоставить Работнику необходимые ему сведения, составляющие коммерческую тайну Работодателя.
При условии, что Работнику предоставлены все документы, регулирующие коммерческую тайну в ОАО, и проведен подробный инструктаж о том, что данные сведения составляют коммерческую тайну, Работник обязуется:
не разглашать их и не излагать в любой форме;
не подвергать физическому, логическому изменению, уничтожению, а также модификации, кроме случаев, когда это предусмотрено соответствующими нормативными актами Работодателя и специальными письменными указаниями уполномоченных должностных лиц.
Работник обязуется предоставить все результаты своего интеллектуального, творческого труда и иную информацию, не связанные с основной деятельностью, предлагаемые для передачи третьим лицам, для оценки принадлежности прав на эту информацию и возможности ее опубликования или сообщения третьим лицам в экспертную комиссию, с заключением которой Работодатель обязуется ознакомить Работника.
При несогласии Работника с заключением комиссии или соответствующим решением первого руководителя ОАО __________ Работник обязуется до рассмотрения возникшего спора в суде не публиковать и не предоставлять третьим лицам сведения, права на которые, возможность опубликования или предоставления третьим лицам которых явились предметом спора между Работником и Работодателем.
Работник обязуется информировать руководителя службы безопасности ОАО __________ обо всех фактах нарушения режима конфиденциальности.
Работник после окончания срока найма обязуется вернуть ОАО ______ все материалы, относящиеся к его деятельности, в том числе: чертежи, отчеты, инструкции, переписку, списки Заказчиков, компьютерные программы и все прочие материалы, а также все копии названных материалов, имеющих какое-либо отношение к деятельности компании – полученные им каким-либо образом в течение срока найма.
За грубое нарушение требований по защите коммерческой тайны, повлекшие экономические потери для ОАО __________, Работодатель имеет право досрочно расторгнуть с Работником трудовой договор, являющийся объектом соглашения сторон, и передать материалы служебного расследования в судебные органы.
Работник обязуется после увольнения из компании ОАО ____________ соблюдать обязательства, принятые им на себя при поступлении, в отношении сведений, составляющих коммерческую тайну, а также не вступать в конкуренцию с Работодателем в течение ________________ после увольнения из ОАО ____________.
Работник в случае нарушения им обязательств, взятых на себя в настоящем документе, несет дисциплинарную, материальную и другую ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Работодатель вправе принимать решение об отстранении от работы (вплоть до увольнения) Работника в случае нарушения им требований режима безопасности и обеспечения сохранности коммерческих секретов.
Работник может уведомить любого будущего или возможного Работодателя о существовании настоящего договора.
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО О СОХРАНЕНИИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ
Приступая к исполнению своих обязанностей в качестве работника открытого акционерного общества _______________ (ОАО ______________), я понимаю, что получу доступ к информации, касающейся его бизнеса, маркетинга и другой деятельности.
Я также понимаю, что во время исполнения своих служебных обязанностей буду заниматься анализом, составлением схем, таблиц, чертежей, докладов и других конфиденциальных документов, относящихся к делам ОАО.
Я обязуюсь, что ни во время моей работы, ни после увольнения не буду обсуждать с кем-либо или раскрывать (за исключением случаев выполнения обязанностей в качестве работника компании) какую-либо информацию или коммерческие секреты ОАО ____________, которые я узнал либо разработал как сотрудник. Я также согласен с тем, что все аналитические разработки, схемы, чертежи, доклады и иные документы, подготовленные лично мною либо в сотрудничестве с другими служащими, будут являться собственностью ОАО ___________. Обязуюсь, что не буду сам и не позволю никому другому снимать копии или делать аннотации с вышеупомянутых документов.
Я подтверждаю, что не имею перед кем-либо никаких обязательств, которые входят в противоречие с настоящим Обязательством или ограничивают мою деятельность в ОАО ______________ и за его пределами.
Дата Подпись Работника
Дата Подпись Свидетеля
Дата Подпись работника
службы безопасности
ПОДПИСКА ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
Ф. ____________________
Дата увольнения ______________________
Я, нижеподписавшийся, подтверждаю свои обязательства перед открытым акционерным обществом ______________ (ОАО ______________) о неразглашении коммерческой тайны и его собственной информации. За время моей работы я никогда не нарушал принятых на себя обязательств, не использовал в своих целях и не раскрывал какую-либо частную или конфиденциальную информацию, за исключением случаев выполнения моих обязательств в интересах ОАО.
Подтверждаю, что был проинструктирован в отношении коммерческих секретов ОАО _____________ и ее собственной информации, к которой имел доступ во время моей работы. При приеме на работу я подписал Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, и позже меня неоднократно предупреждали, что я не могу в свих интересах использовать собственную информацию и коммерческие секреты ОАО _____________.
Я подтверждаю, что передал ОАО ___________ все доклады, чертежи, схемы, таблицы и другие письменные и находящиеся в памяти ЭВМ материалы и не имею больше в своем распоряжении или где-либо еще таких документов, выдержек из них или их копий.
Со всей ответственность заявляю, что я не участвовал в какой-либо деятельности, составляющей конкуренцию ОАО _____________ или противоречащей моим обязанностям как работника.
Дата Подпись Работника
Дата Подпись Свидетеля
Дата Подпись работника
службы безопасности
5.2. Практические занятия
5.2.1. Вопросы практических занятий
Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
Защита документов, содержащих коммерческую тайну.
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
5.2.2. Задания на самостоятельную работу
Перечислите сведения конфиденциального характера.
Перечислите условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне.
Опишите порядок работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Опишите процедуру допуска работника к документам, содержащим конфиденциальные сведения.
Поясните разницу в понятиях допуска и доступа.
Заполните дополнение к трудовому договору (контракту) работника.
Подпишите обязательство о неразглашении коммерческой тайны на предприятии малого бизнеса.
Возьмите у работника подписку о неразглашении коммерческой тайны при его увольнении с предприятия.
Раздел. 6. Тесты для самоконтроля и подготовки к экзамену
* - правильные ответы.
Как располагаются реквизиты документа при центрованном способе их размещения?
Начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов. *
Каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Сокращенное наименование организации располагают:
выше полного наименования.
ниже полного наименования. *
на одном уровне с полным наименованием.
Гриф утверждения документа располагают:
в правом нижнем углу документа.
в левом нижнем углу документа.
в правом верхнем углу документа. *
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают:
на одном уровне.
одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности. *
в произвольном порядке.
Когда при написании документов используют сокращенное название организации?
по усмотрению составителя документа.
когда оно закреплено в учредительных документах организации.*
при любых обстоятельствах.
Наименование организации на иностранном языке воспроизводят на документе:
когда оно закреплено в уставе организации.*
по усмотрению составителя документа.
при адресовании документа иностранному партнеру.
Наименование организации на иностранном языке следует располагать:
выше наименования на русском языке.
ниже наименования на русском языке.*
на одной строке с наименованием на русском языке.
Наименование филиала, структурного подразделения организации, являющегося автором документа, располагают:
ниже наименования организации.*
выше наименования организации.
на одной строке.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают:
по алфавиту.
на одном уровне.*
произвольно.
В расшифровке подписи инициалы проставляются:
1. после фамилии.
2. перед фамилией.*
3. вообще не проставляются.
Отметка о контроле ставится:
в верхнем правом углу первого листа документа.
на поле документа рядом с заголовком.*
в нижнем правом углу первого листа документа.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется:
в верхнем поле первого листа документа.
у нижнего поля первого листа документа.*
на оборотной стороне первого листа.
Документы должны иметь нижнее и левое поля:
не менее 10 мм.
не менее 15 мм.
не менее 20 мм.*
Отметка для автоматического поиска документа ставится:
1.в границах нижнего поля документа.*
2. в границах верхнего поля документа.
3. на оборотной стороне первого листа.
Отметка о заверении копии документа ставится:
выше реквизита «Подпись».
ниже реквизита «Подпись».*
в правом верхнем углу документа.
Отметку об исполнителе располагают:
на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.*
только на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Грифы согласования документа располагаются:
ниже текста или на отдельном листе согласования.
ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.*
на отдельном листе согласования.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут:
произвольно.
Какой максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, установлен Госстандартом:
32 реквизита.
28 реквизитов.
30 реквизитов.*
Каков срок хранения трудовых контрактов?
50 лет.
75 лет.*
15 лет.
Назовите основной документ, подтверждающий стаж работы
справка пенсионного фонда:
трудовой контракт.
трудовая книжка.*
Общий бланк документа используется для составления:
любых видов документов.
любых документов, кроме писем.*
для писем.
Сроки исполнения документов исчисляются:
в рабочих днях.
в календарных днях.*
в часах.
Каков срок хранения невостребованных трудовых книжек?
не менее 50 лет.
не менее 75 лет.*
не менее 20 лет.
Как называются документы, составляемые работниками предприятия?
внутренние.*
исходящие.
входящие.
Как называются документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц?
внутренние.
исходящие.
входящие.*
Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать распорядительным?
приказ.
распоряжение.
Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать организационным?
устав
правила внутреннего трудового распорядка.
распоряжение.*
Какой из ниже перечисленных документов не относится к информационно-справочным?
акт.
личное дело.*
протокол.
Как нумеруются многостраничные документы?
нумеруются все страницы.
нумеруются все страницы, кроме первой.*
не нумеруются вообще.
Чем можно заменить слово, повторяющееся в таблице, не имеющей горизонтальных линий?
прочерком.
кавычками.*
словами «то же».
В конце заголовков и подзаголовков таблиц:
1. ставятся точки.
2. точки не ставятся.*
3. возможны оба варианта.
Какие формы регистрации документов существуют?
централизованная.
централизованная, децентрализованная, смешанная.*
централизованная, децентрализованная.
Сколько экземпляров номенклатуры дел необходимо составлять?
два экземпляра.
один экземпляр.
три экземпляра.*
Как называется совокупность документов, содержащих сведения о работнике?
личная карточка.
резюме.
личное дело.*
Как называется список заголовков дел, заводимых на предприятиях, с указанием сроков их хранения?
журнал регистрации.
номенклатура дел.*
акт регистрации.
Каков оптимальный срок использования документов в делопроизводстве?
3 года.*
5 лет.
50 лет.
Как называется документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка?
акт.
объяснительная записка.*
инструкция.
Датой протокола является:
день его утверждения.
день проведения заседания.*
день его подписания.
Каков срок хранения протоколов?
не менее 15 лет.
не менее 10 лет.*
не менее 5 лет.
Как называется письмо, составляемое с целью подтверждения определенных обещаний?
письмо-ответ.
Назовите сведения, которые не могут являться коммерческой тайной?
сведения деловой переписки.
кадровый состав.
сведения об участии должностных лиц предприятия в организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.*
Какая информация составляет коммерческую тайну?
план развития предприятия.*
документы о платежеспособности.
документы об уплате налогов.
Защита служебной и коммерческой тайны от неправомерных посягательств может осуществляться:
на основе норм уголовного права.
на основе норм гражданского, административного и уголовного права.*
на основе норм гражданского права.
При исчислении сроков хранения документов учитываются:
месяцы и годы.
дни, месяцы и годы.
только годы.*
Как называется совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую оболочку, оформленную по определенным правилам?
папка.
дело.*
коробка.
Какой документ не включается в номенклатуру дел?
учредительные документы.
научно-технические документы.*
приказы по личному составу.
Как называется заранее заготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией?
трафарет.*
таблица.
бланк.
Как называется письмо, содержащее предложение принять участие в семинарах, совещаниях?
письмо-просьба.
письмо-предложение.
письмо-приглашение.*
Как называется письмо, составленное для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей?
сопроводительное письмо.*
письмо-предложение.
письмо-просьба.
Акт подписывается:
только руководителем организации.
лицом, непосредственно составляющим документ.
всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.*
Как называется правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные или иные специальные стороны деятельности организации?
положение.
инструкция.*
распоряжение.
Как называется документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий?
объяснительная записка.
докладная записка.
справка.*
Как называется документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя?
докладная записка.
заявление.*
объяснительная записка.
Как называется документ, предоставляемый составителем, при устройстве на работу и содержащий биографические данные, изложенные в обратно хронологическом порядке?
заявление.
письмо.
резюме.*
Как называется документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке?
резюме.
заявление.
Как называется нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач?
письмо.
инструкция.
приказ.*
Приказы оформляются:
на общем бланке предприятия.*
на бланке письма.
на чистом листе бумаги.
Датой приказа является:
дата его написания.
дата его подписания руководителем.*
дата его визирования юристом.
Нумерация приказов производится:
в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.*
в валовом порядке с момента государственной регистрации организации.
с даты государственной регистрации организации в пределах года.
Каков срок хранения приказов по личному составу?
75 лет.*
50 лет.
25 лет.
Каков срок хранения докладных записок по вопросам деятельности предприятия?
10 лет.
15 лет.
5 лет.*
Как называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события?
протокол.
акт.*
записка.
Как называется документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями?
объяснительная записка.
акт.
докладная записка.*
Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях?
акт.
протокол.*
докладная записка.
Как называется нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия?
устав.
положение.
Датой документа является:
дата составления документа.
дата подписания документа.*
дата регистрации документа.
Укажите дату, оформленную неверно:
20.05.98
1 сентября 2003 г.
10.16.02 *
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является:
дата первой подписи на документе.
наиболее поздняя дата подписания.*
возможны 1 и 2 варианты.
Какое количество адресатов может содержать документ?
только 1 адрес.
не более 10 адресатов.
не более 4 адресатов.*
Если приложения к документу сброшюрованы:
то указывается общее количество листов.
то количество листов не указывается.
Раздел 7. Рекомендуемая литература
7.1. Основная литература
1. Федеральный закон «О коммерческой тайне» –ФЗ.
2. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 №24-ФЗ. – Собрание законодательства РФ №8 20.02.95.
3. Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.94 №52-ФЗ.
4. Трудовой Кодекс Российской Федерации. Изд. «РИПЭЛ плюс», 2002.
5. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, 2003.
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.
7. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. СЗ РФ, 1998, № 49. Ст. 6007.
8. Положение о Федеральной архивной службе России. СЗ РФ, 2003, №30. Ст.3075.
9. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. ВНИИДАД, М.,1996.
7.2. Дополнительная литература
1. Андреева . Практическое пособие на основе новых нормативов. М., персоналом», 2005.
2. , , Овчинникова : управление, кадры, документы. М.,”Атлант-центр”,1993.
3. , Аксенов делопроизводства. Учебное пособие. Москва-Новосибирск, 1998.
5. Стенюков и делопроизводство. М.,2002.
6. , Кудряева , документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
7.Ларьков . Уч. пособие. Томск, 2000.
Раздел 8. Образцы некоторых распространенных документов
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86
РАСПОРЯЖЕНИЕ
"__"_________ ____ г. город _________ Nо. _____________
О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 15 общежития № 2 ОБЯЗЫВАЮ:
1. Провести ремонтные работы в комн. № 15.
Ответственный __________________________________________.
Срок исполнения - "_____"________ 20 ____ г.
2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
___________________________________________________________.
(должность, ф. и.о.)
_______________________ __________________ __________________
(должность руководителя) (личная подпись) (расшифровка)
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86
ПРИКАЗ
"___"__________ ____ г. №. __________
город ______________
О приеме на работу по контракту
на должность главного бухгалтера
1. _______________________________________ считать принятым
(указать фамилию, имя, отчество)
на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного с ним контракта № __________ от "___"__________ _____ г.
2. С целью обеспечения исполнения условий указанного контракта главному бухгалтеру в срок до "___"____________ ____ г. подготовить проекты:
- распоряжения директора предприятия, предусматривающего информирование подразделений, служб, должностных лиц и иных работников предприятия о касающихся их условиях контракта;
- приказов директора об обеспечении реализации главным бухгалтером прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.
Основание: контракт от "___"__________ ____ г.
Директор ____________________________________________________
(подпись и ее расшифровка)
С приказом ознакомлен "___"___________ ____ г.
Главный бухгалтер _____________________________
(подпись и ее расшифровка)
ПРОТОКОЛ № _____
заседания Совета директоров
___________________________________
г. ____________ "___"__________ ____ г.
ПРИСУТСТВУЮТ:
На заседании Совета директоров ______________ присутствуют ______ из _________ членов Совета директоров _______________________________: _________________________________, __________________________________, ___________________________.
Совет директоров в соответствии с Уставом вправе принимать решение.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Избрание Председателя Совета директоров.
СЛУШАЛИ:
____________________ с предложением об избрании Председателем
(Ф. И.О.)
Совета директоров ___________________.
(Ф. И.О.)
ГОЛОСОВАЛИ:
По первому вопросу: "ЗА" - ____________. "ПРОТИВ" - _______________
"ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - _________________.
СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ РЕШИЛ:
1. Назначить _________________________ председателем Совета
(Ф. И.О.)
директоров __________________________________________.
(наименование акционерного общества)
ПОДПИСИ:
____________________ (____________________)
____________________ (____________________)
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс:(8632)228596 _______________________
(наименование руководителя предприятия)
СПРАВКА _______________________
(Ф. И.О.)
"__"_______ ____ г.
№. ______________
город _______________
О закупке мебели и оборудования
В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в __ квартале ____ г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:
Стулья офисные - 25 шт.
Столы офисные - 30 шт.
Справка составлена на основании _____________________________________________________________
Главный бухгалтер _______________________________________
(подпись) (Фамилия, И. О.)
В дело №. ________
"__"_______ ____ г. ______________________________
(подпись исполнителя) (ф.,и.,о.)
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86Директору предприятия
________________________
(Ф. И.О.)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
"__"_______ ____ г.
№. _______________
Настоящим, сообщаю, что мной были проведены маркетинговые исследования рынка кабельно-проводной продукции. Результаты и отчетные таблицы приведены в служебной записке № 000 от 01.01.2001г.
Начальник цеха № 3
В дело №. ________
"__"_______ 199_ г.
_________________________________ (подпись исполнителя)
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86Директору предприятия
________________________
(Ф. И.О.)
ОБЬЯСНИТЕЛЬНЯ ЗАПИСКА
"__"_______ ____ г.
№. _______________
В ответ на претензию, прозвучавшую на производственном совещании, сообщаю, что задержка поставки продукции в Филиал №1 г. Краснодар, произошла из-за поломки на трассе тормозной системы автомобиля МАЗ (госномер А 256 РО 61).
В настоящее время поломка устранена и продукция в филиал 1 доставлена.
Начальник транспортного цеха
В дело №. ________
"__"_______ 200__ г.
_________________________
(подпись)
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86
АКТ № _______
сдачи-приемки дел
город _____________ "___"________ _____ г.
Настоящий акт составлен бывшим _____________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
____________________________________________________________
(название предприятия)
и вновь назначенным главным ________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
в том, что на основании приказа №. ____ от "___"__________ ____ г.
ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"____ ___ г.
Сдача-приемка производилась в присутствии ________________ _________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
В результате сдачи-приемки дел установлено, что:
1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на "___"____________ г. Данные синтетического учета полностью соответствуют соответствующим позициям аналитического учета.
2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.
3. Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.
4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и III кварталы _____ г.
5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за _____ и _____ гг.
6. Передан архив за _____ - _____ гг. в количестве _____________ (_____________________) дел по описи.
7. Сдана по описи справочно-нормативная литература.
Приложение:
1. Опись дел архива предприятия.
2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах.
Дела сдал __________________
(подпись)
Дела принял __________________
(подпись)
При сдаче-приемке дел присутствовали:
_____________________ ________________
(должность) (подпись)
___________________________________
(руководителю)
____________________________________
(наименование предприятия или учреждения)
От _________________________________
(фамилия, имя, отчество)
проживающего по адресу: _____________
____________________________________
____________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня с "__"__________ _____ г. на работу в (цех, отдел) _______________________________ на должность (или по профессии) __________________________________________________________________
"___"____________ ____ г. __________________
(подпись)
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, , родился 20.02.1969 г. в г. Красный Луч, Ворошиловградской области. С 1971 г. проживаю в г. Ростов-на-Дону.
В 1984 г. окончил школу №37, затем поступил в Ростовский Радиотехнический Техникум. В 1988 г. защитил диплом по специальности – радиолокация.
С 1988 по 1990 г. г. проходил службу в армии.
В настоящее время работаю в коммерческой организации и обучаюсь на заочном отделении в Академии Сельскохозяйственного Машиностроения.
28.10.2005 г. Подпись
ХАРАКТЕРИСТИКА
, работающего в инженером отдела снабжения.
за время работы в , зарекомендовал себя, как ответственный и обязательный работник и человек. Олег обладает нестандартным складом ума, инициативен и коммуникабелен, с коллегами по работе легко находит общие интересы, что позитивно сказывается на сплоченности коллектива. Олег неоднократно был отмечен и поощрен руководством за достигнутые результаты в работе.
Характеристика выдана для предоставления в клуб «Гигант»
Директор __________________
Начальник отдела снабжения _______________
25.10.2005 г
КОНТРАКТ № _____________
г. _______________ "___"___________ 199_ г.
__________________________________________________________________,
(полное наименование организации)
аккредитованный в качестве Государственного центра испытаний средств измерений (регистрационный номер __________), органа по сертификации приборостроительной продукции (регистрационный номер ________________) и испытательного центра приборостроительной продукции (регистрационный номер _______________), именуемый далее ИСПОЛНИТЕЛЬ, в лице _____________________________________, с одной
(должность, фамилия, имя, отчество)
стороны, и фирма _______________________, именуемая далее ЗАКАЗЧИК, _______________________,
(Ф. И.О.)
с другой стороны, заключили настоящий КОНТРАКТ о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА
1.1. ЗАКАЗЧИК поручает, а ИСПОЛНИТЕЛЬ принимает на себя проведение работ по исследованию и сертификации приборов, приведенных в Приложении 1 к настоящему КОНТРАКТУ.
2. ЦЕНА И ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ КОНТРАКТА
2.1. Цена устанавливается в долларах США. Сумма КОНТРАКТА составляет _________________(_______________________) долларов США.
(сумма цифрами и прописью)
3. СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА
3.1. Первая часть исследований и сертификации проводится на фирме производителя в ______________ в течение __ дней, вторая - на фирме ИСПОЛНИТЕЛЯ в течение ________ месяцев.
3.2. Результаты исследований и сертификации аппаратуры передаются ЗАКАЗЧИКУ в течение ______ месяцев после окончания первой части работ.
3.3. Работа по КОНТРАКТУ завершается выдачей Сертификатов Госстандарта России установленного образца, удостоверяющего регистрацию средств измерения в Государственном Реестре и разрешающего их ввоз и применение на территории Российской Федерации и считается принятой после подписания СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.
4. УСЛОВИЯ ПЛАТЕЖА
4.1. Оплата по КОНТРАКТУ производится в два этапа:
- _________________(_______________________) долларов США
(сумма цифрами и прописью)
выплачиваются в течение _____ дней после окончания работ на фирме изготовителя;
-_________________(_________________________) долларов США
(сумма цифрами и прописью)
выплачиваются в течение _______ рабочих дней после подписания
СТОРОНАМИ АКТА об окончании работ по КОНТРАКТУ.
4.2. Все банковские издержки при переводе денег несет ЗАКАЗЧИК.
4.3. Во всех платежных документах ссылка на номер КОНТРАКТА и дату заключения обязательна.
5. ПРЕТЕНЗИИ
5.1. В случае получения неполного перечня документов ЗАКАЗЧИК имеет право заявить ИСПОЛНИТЕЛЮ претензии в течение _____ дней с даты подписания Акта. Документом, подтверждающим обоснованность претензии, стороны признают АКТ экспертизы Арбитражной комиссии г. _____________.
5.2. ИСПОЛНИТЕЛЬ обязан рассмотреть конкретную претензию в течение _______ дней с даты ее получения и представить ЗАКАЗЧИКУ предложения по урегулированию претензий с указанием сроков ее урегулирования.
6. САНКЦИИ
6.1. В случае, если подготовка документации будет продлена не в сроки, указанные в КОНТРАКТЕ, ИСПОЛНИТЕЛЬ выплачивает ЗАКАЗЧИКУ штраф в размере ______% от стоимости КОНТРАКТА за каждый день просрочки, но не более _____% от общей стоимости КОНТРАКТА.
7. ФОРС-МАЖОР
7.1. Ни одна из сторон не будет нести ответственность за неисполнение своих обязанностей, вследствие наводнения, землетрясения, войны и других стихийных бедствий, подтвержденных в трехдневный срок Торгово-Промышленной Палатой страны, в которой эти обстоятельства произошли. В этом случае исполнение обязательств в срок, установленный в КОНТРАКТЕ, соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.
8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
8.1. ____________________________________________________________
Применимое право является законодательство _______________.
Настоящий КОНТРАКТ подписан в двух экземплярах на английском и русском языках, оба текста имеют одинаковую юридическую силу.
9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН
ЗАКАЗЧИК: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ИСПОЛНИТЕЛЬ: ____________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ПОДПИСИ СТОРОН:
Заказчик: Исполнитель:
___________________ ____________________
«____»_________ 200 __ г. «____»_________ 200 __ г.
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86
ПРИКАЗ № ______
по личному составу
"___"_____________ ____ г.
Назначить __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
на должность _________________________________________________________
(по спецификации, квалификации)
с "___"___________ ____ г. по "___"_____________ ____ г.
Условия оплаты и срок работы - в соответствии с заключенным трудовым контрактом.
___________________________ __________________
(должность руководителя) (подпись)
С приказом ознакомлен: ___________________
(подпись)
г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (86
Факс: (86Директору АО «Стройресурс»
Г-ну
Москва,
О поставки товара в филиал
!
Просим Вас, рассмотреть возможность поставки товара согласно договора № 000 от 01.01.2001г. непосредственно в филиал находящийся в г. Краснодар. Способ доставки уточните отдельным сообщением.
С уважением к Вам,
коммерческий директор ________________
02.07.2000 г.
Директору ПКФ «РУНО»
г. Ростов на Дону г. Липецк
ул. 2-я Краснодарская 147 г-ну
Тел.: (86
Факс: (86
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО К ДОГОВОРУ
"__"__________ 199__ г.
№ _________
Направляю Вам 2 экземпляра проекта договора на поставку
___________________________________ от "___"_________ 199__ г.
(наименование продукции (товара))
Прошу Вас подписать договор, скрепить печатью и в течение ___
дней один экземпляр договора возвратить в наш адрес.
Приложения: 2 экз. проекта договора (всего на ___ листах).
Руководитель организации ____________________________________
(подпись) (Фамилия, И., О.)
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Выдано (ФИО):
Должность: Члену Президиума
Кем: Томской областной общественной организацией «Радуга»
Командированному в г. Москва
Срок командировки: 10 дней.
Цель командировки: Участие в работе семинара «Налогообложение некоммерческих организаций
Основание: Приказ (распоряжение) Президента организации
От 12 сентября 2001 г. № 94
Действительно по предъявлении паспорта.
Президент ______________________________
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения и выбытии из них: (печатается на обороте листа)
Выбыл из ____________________ Прибыл в ______________________
«___»________________2001 г. «___»_________________ 2001 г.
М. П. М. П.
Выбыл из ____________________ Прибыл в ______________________
«___»________________ 2001 г. «___»_________________ 2001 г.
М. П. М. П.
Выбыл из ____________________ Прибыл в ______________________
«___»_______________ 2001 г. «___»_________________ 2001 г.
М. П. М. П.
Выбыл из ____________________ Прибыл в ______________________
«___»______________ 2001 г. «___»________________ 2001 г.
М. П. М. П.
АКТ ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
№ _____________ от «______»_________ 200 __ г.
От кого: ТОО «ИРИНА». Томск, пр. Ленина, 298-24. Тел. 775-524.
Кому (через кого): _____________________________________________
Основание передачи: ___________________________________________
_______________________________________________________________
№№ Наименование Кол-во Цена Стоимость
-----
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Итого на сумму: _________________________________________руб.
НДС в том числе: _____________ руб.
Отпустил: Получил:
М. П.
_____________ ______________
УТВЕРЖДАЮ
Директор
______________
«____»_____________ 2005 г.
КАССОВАЯ ВЕДОМОСТЬ № 4
выдачи заработной платы за ноябрь 2005 г.
|
№№ п/п |
Начислено |
НДФЛ |
Получено |
Роспись | |
Ведомость закрыта «___»__________ 2005 г.
Фамилия и подпись кассира ______________________
Учебное издание
СОВРЕМЕННОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Учебное пособие с практикумом
Научный редактор
доктор философских наук
Редактор
Верстка
Дизайн обложки нет
|
Подписано к печати 00.00.0000. Формат 60х84/16. Бумага «Снегурочка». Печать XEROX. Усл. печ. л. 6,25. Уч.-изд. л. 000. Заказ ХХХ. Тираж 000 экз. | ||
|
|
Томский политехнический университет Система менеджмента качества Томского политехнического университета сертифицирована NATIONAL QUALITY ASSURANCE по стандарту ISO 9001:2000 |
|
|
|
. г. Томск, пр. Ленина, 30.
|
Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
