Документоведение. Учебно-методический комплекс

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ
ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ

СИСТЕМА КАЧЕСТВА

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии

Одобрено НМС ПГИИК

Протокол № __

«__»________________ 200___г.

Председатель_______________

Документоведение

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

специальности: 032001 Документоведение и ДОУ

Рекомендовано кафедрой:

Протокол №____

«___»_______________200_г.

Зав. кафедрой_____________

Пермь 2009

Авторы - составители:

, канд. пед. наук, доцент кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии

, преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии

Учебно-методический комплекс Документоведение составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, Профессиональной образовательной программой по специальности, Примерной программой по дисциплине по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла общепрофессиональных дисциплин.

Согласования с библиотекой ПГИИК:

Зав. библиотекой ПГ

СОДЕРЖАНИЕ

Часть 1 Рабочая учебная программа дисциплины ……………………………….4

1.1 Цели, задачи и предмет дисциплины………………………………….............4

1.2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины…………………..4

Общее документоведение

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1.3 Объем дисциплины…………………………………………………………......6

1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы……………………………….6

1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы………………….8

1.4 Содержание дисциплины……………………………………………….……..12

1.5 Темы практических и семинарских занятий ………………………………...18

1.6 Список литературы ……………………………………………………………26

Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок проведения промежуточной и итоговой аттестации……………………………..……………33

2.1 Темы рефератов и методические рекомендации по их выполнению………………………………………………………………………...33

2.2 Вопросы для подготовки к экзамену и / или зачету………………………….34

2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины………………….…………36

2.3.1 Методические указания для преподавателей…………………………..36

2.3.2 Методические указания для студентов…………………………….…...36

2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины………………………….……37

2.3.4 Материально-техническое и информационное

обеспечение дисциплины……………...…………………………………37

Специальное документоведение. Часть 2. Теоретические подходы к изучению специального документоведения

1.3 Объем дисциплины…………………………………………………………......6

1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы……………………………….6

1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы………………….8

1.4 Содержание дисциплины……………………………………………….……..12

1.5 Темы практических и семинарских занятий ………………………………...18

1.6 Список литературы ……………………………………………………………26

2.2 Вопросы для подготовки к экзамену и / или зачету………………………….34

2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины………………….…………36

2.3.1 Методические указания для преподавателей…………………………..36

2.3.2 Методические указания для студентов…………………………….…...36

2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины………………………….……37

2.3.4 Материально-техническое и информационное

обеспечение дисциплины……………...…………………………………37

Специальное документоведение. Часть 3. Системы документации

1.3 Объем дисциплины…………………………………………………………......6

1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы……………………………….6

1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы………………….8

1.4 Содержание дисциплины……………………………………………….……..12

1.5 Темы практических и семинарских занятий ………………………………...18

1.6 Список литературы ……………………………………………………………26

2.2 Вопросы для подготовки к экзамену и / или зачету………………………….34

2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины………………….…………36

2.3.1 Методические указания для преподавателей…………………………..36

2.3.2 Методические указания для студентов…………………………….…...36

2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины………………………….……37

2.3.4 Материально-техническое и информационное

обеспечение дисциплины……………...…………………………………37

Часть 1 Рабочая учебная программа дисциплины

1.1 Цели, задачи и предмет дисциплины

Курс «Документоведение» является общепрофессиональной дисциплиной учебного плана по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление». Вторая и третья часть дисциплины посвящена специальному документоведению.

Цель курса – сформировать у студентов теоретические представления о документе и документальной деятельности как сложных социальных системах, а также подготовить специалиста, способного работать с различными видами управленческих (деловых) документов на разных материальных носителях и использовать их в информационном обеспечении управленческой деятельности.

Реализация этой цели обеспечивается следующими задачами:

1) осмыслить понятийный аппарат теории документа;

2) познать особенности различных видов документов;

3) ознакомиться с процессами создания, хранения, распространения документов;

4) постичь структуру, содержание документоведения и его роли в системе документально-коммуникационных наук;

5) изучить теоретические основы функционирования документов и систем документации, образующихся в управленческой деятельности;

6) проследить эволюцию развития служебного (управленческого) документа в разные исторические периоды, процессы формирования формуляра документа и систем документации;

7) овладеть комплексом знаний по документированию управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности на основе нормативных требований;

8) получить навыки составления, анализа и проектирования унифицированных форм документов и систем документации, а также информационно-документационной системы учреждения в целом;

В «Документоведении» рассматриваются: понятие «документ»; эволюция носителей информации; структура, функции, свойства и виды документов; цели, субъекты, объекты, процессы, средства и результаты документальной деятельности. В рамках курса изучаются теоретические основы функционирования документов и систем документации; этапы создания и развития служебных документов и систем документации; организационно-технологические аспекты составления и оформления управленческих документов на основе нормативных требований.

Особенность изучаемого курса «Общего документоведения» состоит в том, что он является теоретической основой по отношению к специальным дисциплинам. Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение семинарских и практических занятий, индивидуальное изучение студентами рекомендованной литературы.

По своему содержанию курс в полном объеме учитывает профессиональные требования к специалистам документационного обеспечения управления.

1.2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины

В процессе теоретического освоения второй и третьей части курса «Документоведения» студенты должны знать:

· понятийный (терминологический) аппарат общего и специального документоведения, теоретический и дискуссионный материал по важнейшим темам курса;

· закономерности развития документа как носителя информации;

· функции и свойства документов;

· виды и типы существующих источников документной информации;

· процессы создания, хранения, распространения документов;

· структуру и содержания документоведения;

· историю развития официального (управленческого) документа и систем документации, способы и средства документирования, материальные носители информации;

· нормативно-методическую базу создания документов и документирования управленческой деятельности;

· состав унифицированных систем документации и особенности составления комплексов документов, функционирующих в деятельности учреждений, организаций, предприятий разнообразных форм собственности.

· проблемы классификации систем документации;

В результате изучения данных разделов курса студенты должны уметь:

- пользоваться специальной терминологией и ориентироваться в литературе по документоведческой проблематике;

- выделять особенности, преимущества и недостатки тех или иных разновидностей документов;

- проектировать бланки официальных документов;

- составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;

- унифицировать тексты документов;

- профессионально исследовать типовой состав систем документации в учреждениях;

- составлять и актуализировать перечни, табели и альбомы форм документов;

- определять историческую и практическую ценность документов и порядок организации документов в комплексы.

Практические работы, которые выполняют студенты по данному разделу курса, должны способствовать приобретению практических навыков в освоении особенностей процессов:

- исследования состава документации конкретного учреждения, организации или предприятия;

- составления и оформления различных видов документации в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных документов.

Общее документоведение

1.3. Объем дисциплины

1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

Специальность032001 «Документоведение и ДОУ»

Форма обучения – очная и заочная

Вид учебной работы	№ семестра	Количество часов по формам обучения
очная	заочная
Аудиторные занятия	1	36	30 ч. (4 года обучения), 30 ч. (5,5 лет обучения)
лекции	1	24	22 ч. (4 года обучения), 22 ч. (5,5 лет обучения)
семинарские занятия	1	4	8 ч. (4 года обучения), 8 ч. (5,5 лет обучения)
лабораторные работы	1	8	---
Самостоятельная работа	1	36	150 ч. (4 года обучения), 150 ч. (5,5 лет обучения)
Всего часов	1	72	180 ч. (4 года обучения), 180 ч. (5,5 лет обучения)
Текущий контроль (количество, №№ семестров)	1	---	Контрольная работа (4 года обучения и 5,5 лет обучения)
Виды итогового контроля	1	1 семестр – экзамен	1 семестр – экзамен (4 года обучения), 1 семестр – экзамен(5,5 лет обучения)

1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы

Форма обучения – очная

Группа ДМ-14

Наименование разделов и тем курса

Количество часов

Всего часов

Аудиторные

Всего

лекц

сем.

практ.

СРС

Раздел I. Основы теории документа

Тема 1. Сущность «документа», его признаки и соотношение со смежными понятиями

7

5

1

4

2

Тема 2. Информационные барьеры в системе документальных коммуникаций

6

2

2

4

Тема 3. Свойства и функции документа

7

3

1

2

4

Тема 4. Информационная и материальная составляющие документа

8

4

2

2

4

Тема 5. Структура документа

8

4

2

2

4

Тема 6. Эволюция документа как материального носителя информации

6

2

2

4

Тема 7. Классификация и типологизация документов

9

5

1

4

4

Раздел II. Виды и типы документов

Тема 8. Основные типы непериодических текстовых изданий

22

18

6

12

4

Тема 9. Периодические и продолжающиеся издания

10

6

2

4

4

Тема 10. Непериодические нетекстовые издания

7

3

3

4

Тема 11. Неопубликованные, деловые, патентные документы

6

2

2

4

Тема 12. Аудиовизуальные документы

6

2

2

4

Тема 13. Машиночитаемые документы

10

6

2

4

4

Раздел III. Основы теории документальной деятельности

Тема 14. Документальная коммуникационная система

5

1

1

4

Тема 15. Документирование

6

2

2

4

Тема 16. Документальная коммуникация

6

2

2

4

Раздел IV. Документоведение как научная дисциплина

Тема 17. Объект, предмет, структура документоведения

5

1

1

4

Тема 18. Основные этапы развития, современное состояние документоведения и его взаимосвязь с другими науками

6

2

2

4

Итого

140

70

36

18

16

70

1.4. Содержание дисциплины

Раздел I. Основы теории документа

Тема 1. Сущность «документа», его признаки и соотношение

со смежными понятиями

Возникновение и развитие понятия «документ». Широкие и узкие его трактовки в документоведении, библиотековедении, архивоведении, библиографоведении, информатике. Определение понятия «документ» в современных терминологических стандартах и справочных изданиях.

Отличительные признаки документа: наличие смыслового содержания; стабильная вещественная форма; предназначенность для использования в коммуникационных каналах; завершенность сообщения.

Соотношение «документа» с понятиями «произведение», «произведение печати», «издание», «книга», «публикация».

«Документ» и производные от него термины: «документный», «документальный», «документационный», «документарный», «документированный», «документовый».

Семинар 1. Терминологические проблемы документоведения.

Тема 2. Информационные барьеры

в системе документальных коммуникаций

Основные понятия системы документальных коммуникаций: информация, документ, документальная коммуникация, потребитель информации. Определение понятия «система документальных коммуникаций».

Три основные группы информационных барьеров: 1. объективные (не зависящие от самих документов и потребителей); 2. зависящие от потребителей информации; 3. возникающие из-за создателей документов и посредников в системе «документ-потребитель информации».

Тема 3. Свойства и функции документа

Наиболее существенные свойства документа: атрибутивность, функциональность, структурность. Информационные свойства документа: знаковость, семантичность, отражение мыслительной деятельности человека, дискретность, непрерывность, сохранение содержания и материальной формы документа, «кто, о чем, кому» сообщает, деятельностный характер.

Главная функция документа – хранение и передача информации во времени и/или пространстве. Общие функции документа (информационная, коммуникативная, кумулятивная). Специальные функции документа (познавательная, общекультурная, мемориальная, правовая, управленческая, гедоническая и др.). Полифункциональность документов.

Семинар 2. Свойства и функции документов.

Тема 4. Информационная и материальная составляющие документа

Социальная информация как способ передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Основания классификации социальной информации (социальное назначение, способ отражения информации человеческим сознанием, физиологические особенности восприятия информации человеком, способ распространения информации, степень переработки информации, сферы получения и использования информации).

Материальная основа документа. Естественные документы (природные материалы). Искусственные материалы (бумажные и полимерные). Форма носителя информации: листовой, кодекс, карточный, ленточный, дисковый.

Семинар 3. Информационная и материальная составляющие документа.

Тема 5. Структура документа

Структура документа как способ организации всех его компонентов в единое целое.

Простой и составной документ. Монодокумент и полидокумент.

Внутренняя структура документа: выходные сведения, содержание (оглавление), предисловие, основной текст, послесловие, вспомогательные указатели, приложения.

Внешняя структура документа: обложка, суперобложка, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифра, футляр.

Реквизиты документа. Реквизиты - основания и реквизиты – признаки. Особенности реквизитов различных видов документов.

Семинар 4. Структура и реквизиты различных видов документов.

Тема 6. Эволюция документа как

материального носителя информации

Понятие «носитель информации». Историческая обусловленность появления и распространения определенных видов носителей информации.

Документы на добумажной основе (глиняные таблички, папирус, пергамент и другие материалы).

Бумажные носители информации. Виды бумаги. Перфорационные картонные носители информации.

Материалы для киновидеофотофонодокументирования (кинопленки, магнитные ленты и диски, оптические диски, фотопленки, фотобумаги, грампластинки).

Машиночитаемые носители информации, используемые в компьютерных технологиях (гибкие, жесткие магнитные диски; оптические диски).

Влияние особенностей, преимуществ носителя на характер и объем фиксируемой информации, долговечность, стоимость документа.

Тема 7. Классификация и типологизация документов

Понятие о классификации и типологизации документов. Класс, вид, подвид, разновидности документов. Соотношение видовой и типологической классификации документов.

Фасетно-блочная схема классификации документов. Виды документов по: информационной составляющей; материальной составляющей; обстоятельством бытования документов во внешней среде.

Типологическая классификация документов. Типообразующие признаки: функциональное назначение, потребительское назначение, характер информации, материальная конструкция.

Семинар 5. Различные подходы к классификации и типологизации документов.

Раздел II. Виды и типы документов

Тема 8. Основные типы непериодических текстовых изданий

Официальные, научные, научно-популярные, производственные, учебные, литературно-художественные, справочные, информационные издания. Их определение, функциональное и потребительское назначение, характер информации, материальная конструкция. Особенности типов, подтипов и разновидностей текстовых изданий.

Практическое занятие 1. Анализ научно-исследовательских изданий.

Практическое занятие 2. Анализ производственных изданий.

Практическое занятие 3. Анализ учебных изданий для вузов.

Практическое занятие 4. Анализ библиографических изданий.

Тема 9. Периодические и продолжающиеся издания

Определение понятий «сериальное», «периодическое», «продолжающееся» издание. Специфика периодических и продолжающихся изданий: газеты, журналы, сборники, бюллетени, календари. Их определение, дифференциация по периодичности, функциональному и потребительскому назначению, характеру информации, издающим организациям, территориальному, языковому признаку, материальной конструкции.

Тенденции мирового развития периодических и продолжающихся изданий. «Электронные» газеты, журналы. Их роль в современной системе социальных коммуникаций.

Практическое занятие 5. Сравнительный анализ периодических изданий по проблемам системы документальных коммуникаций.

Тема 10. Непериодические нетекстовые издания

Нотные, картографические, изографические издания. Их определение, функциональное и потребительское назначение, характер информации, материальная конструкция. Особенности типов, подтипов, и разнотипностей нетекстовых изданий.

Тема 11. Неопубликованные, деловые, патентные документы

Понятия «опубликованный», «неопубликованный», «непубликуемый», «управленческий», «деловой», «служебный», «патентный» документ. Функциональное и потребительское назначение, характер информации, материальная конструкция неопубликованных, деловых, патентных документов. Особенности типов, подтипов и разнотипностей этих документов.

Тема 12. Аудиовизуальные документы

Кинофотофонодокументы как группа ценных источников зрительной и звуковой информации. Их определение, функциональное и потребительское назначение, характер информации, материальная конструкция. Особенности типов, подтипов и разнотипностей аудиовизуальных документов.

Тема 13. Машиночитаемые документы

Микрографические, магнитные, оптические документы. Их определение, функциональное и потребительское назначение, характер информации, материальная конструкция. Особенности типов, подтипов и разнотипностей машиночитаемых документов.

Семинар 6. Документы на бумажных и небумажных материальных носителях: соотношение, проблемы, перспективы.

Раздел III. Основы теории документальной деятельности

Тема 14. Документальная коммуникационная система

Определение понятия «документальная коммуникационная система». Процессы документальной деятельности: документирование, обработка, распространение, хранение и утилизация документов.

Документные потоки, массивы, ресурсы, фонды.

Тема 15. Документирование

Определение понятий «документирование», «метод», «способ», «средство» документирования.

Кодирование информации (код, знак, язык). Письменное документирование. Виды письма.

Способы документирования: ручной, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный.

Средства документирования: ручные, механизированные, автоматизированные. Инструменты, оборудование для составления, копирования, тиражирования документов. Виды полиграфической техники.

Этапы документирования: подготовительный, редакционный, производственный, заключительный.

Система коммуникационных служб, создающих документные ресурсы.

Тема 16. Документальная коммуникация

Определение понятия «документальная коммуникация». Модель документальной коммуникации и ее элементы. Соотношение документальной и недокументальной коммуникации.

Обработка документов (издательская, техническая, аналитико-синтетическая).

Распространение документов (посредством книжной торговли, подписки, предоставления документных ресурсов информационных центров, библиотек, архивов и т. п.).

Хранение документов (обеспечение длительной физической сохранности и защиты их от преждевременного разрушения).

Использование документов (извлечение из них необходимой информации).

Утилизация документов (выявление и отбор для переработки документов с истекшими сроками хранения, утративших свое значение).

Система коммуникационных учреждений, обеспечивающих функционирование документных ресурсов.

Раздел IV. Документоведение как научная дисциплина

Тема 17. Объект, предмет, структура документоведения

Определение документоведения как науки, его объект и предмет. Общее и специальное документоведение.

Структура общего документоведения: теория документа (документология); история документа и документальной деятельности: общие вопросы организации, методики, технологии документальной деятельности.

Теоретические проблемы общего документоведения.

Тема 18. Основные этапы развития, современное состояние

документоведения и его связь с другими науками

Этапы формирования отечественного документоведения. Развитие документоведческой мысли в России и за рубежом.

Ведущие направления и методы исследовательской работы в области документоведения, научные центры, известные ученые.

Взаимосвязь документоведения с книговедением, библиотековедением, архивоведением, музееведением, библиографоведением, информатикой.

1.5. Список литературы

Основная

1. Кушнаренко, : учебник / . 2-е изд., перераб. и доп. – Киев, 2000. – 460 с.

2. Столяров, ресурс : учеб. пособие / . – М. : Либерея, 2001. – 152 с.

Дополнительная

1. Зиновьева, : учеб.–метод. пособие / . – М. : Профиздат, 2001. – 208 с.

Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок

проведения промежуточной и итоговой аттестации

2.1 Вопросы для подготовки к экзамену

1. Определение понятия «документ» в терминологических стандартах, словарях и в научных публикациях. Соотношение и взаимосвязь «документа» с понятием «произведение». «произведение печати», «публикация», «литература», «книга», «издание»

2. «Документ» и производные от него термины («документный», «документальный», «документационный», «документарный», «документированный», «документовый»). Их значение и примеры употребления

3. Информационные барьеры в системе документальных коммуникаций

4. Свойства, признаки, функции документа

5. Информационная составляющая документа

6. Материальная основа документа и форма носителя информации

7. Внутренняя и внешняя структуры документа

8. Реквизиты документа

9. Определение понятий «документирование», «метод», «способ», «средство» документирования. Способы и средства записи информации

10. Понятия «род», «вид», «подвид», «разновидность», «тип», «подтип», «разновидность» документов. Соотношение видовой и типологической классификации документов

11. Классификация документов по их информационной составляющей

12. Классификация документов по их материальной составляющей

13. Классификация документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде

14. Издание как вид документа (особенности и классификация)

15. Документальная коммуникационная система и документальная деятельность. Их структура, процессы

16. Документоведение как научная дисциплина (объект, предмет, структура, взаимосвязь с другими науками)

17. Официальное издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

18. Научные издания (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

19. Производственные издания (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

20. Учебные издания (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

21. Научно-популярные издания (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

22. Досуговое издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

23. Рекламное издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

24. Литературно-художественное издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

25. Справочное издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

26. Информационное издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

27. Газета (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

28. Журнал, периодический или продолжающийся сборник (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

29. Бюллетень (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

30. Календарь (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

31. Нотное издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

32. Картографическое издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

33. Изографическое издание (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

34. Неопубликованный документ (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

35. Деловой документ (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

36. Патентный документ (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

37. Кинодокумент (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

38. Фотодокумент (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

39. Фонодокумент (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

40. Микрографический документ (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

41. Магнитный документ (определение, типологические особенности, подтипы, разнотипности)

42. Оптический документ (определение, типологические особенности, подтипы, разновидности)

2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины

2.3.1 Методические указания для преподавателей

2.3.2 Методические указания для студентов

2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины

2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение

дисциплины

Специальное документоведение. Часть 2. Теоретические основы специального документоведения

1.3 Объем дисциплины

1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы

Для специальности «Документоведение и ДОУ» при продолжительности изучения дисциплины в течение 2-х семестров.

Форма обучения – очная.

Вид учебной работы	Количество часов по группам
гр. ДМ-14	гр. ДМ-24
Аудиторные занятия:	54	70
лекции	30	42
практические / семинар.	20	10
лабораторные работы (практикум)	18	18
Самостоятельная работа
Всего часов	74	76,3
Текущий контроль (количество)
Консультации	2	2
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) (экзамен, зачет) №№ семестров	Экзамен -4	Экзамен – 4,3

Специальное документоведение (Часть 2)

Форма обучения - заочная.

Вид учебной работы	Количество часов по группам
гр. ЗДМ-14, 15э
1-й семестр	2-й семестр
Аудиторные занятия:	18	26
лекции	10	10
практические / семинар.	4*2=8	6*2=12
лабораторные работы (практикум)
Самостоятельная работа
Курсовые работы
Консультации		2*2=4
Всего часов	18	69,3
Текущий контроль (количество)		Контрольные работы – 30 ч.
Лабораторные работы (лабор. практикум) (количество)
Виды итогового контроля (экзамен, зачет)		Экзамен – 13,3

Специальное документоведение (Часть 3)

Форма обучения - заочная.

Вид учебной работы	Количество часов по группам
гр. ЗДМ-14, 15э
2-й семестр
Аудиторные занятия:	12
лекции	8
практические / семинар.	2*2=4
лабораторные работы (практикум)
Самостоятельная работа
Курсовые работы
Консультации
Всего часов	12
Текущий контроль (количество)
Лабораторные работы (лабор. практикум) (количество)
Виды итогового контроля (экзамен, зачет)

Форма обучения - заочная.

Вид учебной работы	Количество часов по группам
гр. ЗДМ-24, 25э
1-й семестр	2-й семестр
Аудиторные занятия:
лекции	6	10
практические / семинар.	8*2=16	6*2=12
лабораторные работы (практикум)
Самостоятельная работа
Курсовые работы
Консультации	2*2=4	2*2=4
Всего часов	70,45	69,3
Текущий контроль (количество)	Контрольные работы – 30,75 ч.	Контрольные работы – 30 ч.
Лабораторные работы (лабор. практикум) (количество)
Виды итогового контроля (экзамен, зачет)	Экзамен – 13,7	Экзамен – 13,3

1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы

Документоведение

Форма обучения - очная

Группа ДМ-14

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по курсу	Виды учебных занятий
Аудиторные занятия, в т. ч.
Лекции	Семинарские, практические занятия	Лабораторные работы
1	2		3	4	5
	Тема 1. Введение. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения. Источниковедческая и исследовательская база курса	2	2
1.	Раздел 1. Специальное документоведение как научная дисциплина	15	9	2	4
1.1.	Тема 2. Объект и предмет специального документоведения, его структура	1	1
1.2.	Тема 3. Становление и развитие специального документоведения	1	1
2.	Раздел 2. Управленческий (официальный) документ, его сущность и характеристика	2		2
2.1.	Тема 4. Понятие «управленческая информация» и «официальный», «служебный документ». Сущность управленческого документа	2	2
2.2.	Тема 5. Функции управленческого документа	2	2		4
2.3.	Тема 6. Свойства и признаки управленческого документа	2	2
2.4.	Тема 7. Классификация управленческих документов	1	1
3.	Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его становление и оформление	51	19	18	14
3.1.	Тема 8. Формуляр документа и его составные части	2	2
3.2.	Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа	21	5	8	8
3.3.	Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа	10	2	4	4
3.4.	Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению	4	2		2
3.5.	Тема 12. Состав реквизитов документов, их оформление	9	5	4
3.6.	Тема 13. Текст делового документа, его унификация	5	3	2
	Экзамен
	Всего:	68	30	20	18

Форма обучения - заочная.

Группы ЗДМ-14, 15 э

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по курсу	Виды учебных занятий
Аудиторные занятия, в т. ч.
Лекции	Семинарские, практические занятия	Лабораторные работы
1	2		3	4	5
	Тема 1. Введение. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения. Источниковедческая и исследовательская база курса	1	1
1.	Раздел 1. Специальное документоведение как научная дисциплина	1	1
1.1.	Тема 2. Объект и предмет специального документоведения, его структура	0,5	0,5
1.2.	Тема 3. Становление и развитие специального документоведения	0,5	0,5
2.	Раздел 2. Управленческий (официальный) документ, его сущность и характеристика	7	7
2.1.	Тема 4. Понятие «управленческая информация» и «официальный», «служебный документ». Сущность управленческого документа	2	2
2.2.	Тема 5. Функции управленческого документа	2	2
2.3.	Тема 6. Свойства и признаки управленческого документа	2	2
2.4.	Тема 7. Классификация управленческих документов	1	1
3.	Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его становление и оформление	45	25	4	16
3.1.	Тема 8. Формуляр документа и его составные части	3	3
3.2.	Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа	18	6	2	10
3.3.	Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа	9	4	2	3
3.4.	Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению	4	3		1
3.5.	Тема 12. Состав реквизитов документов, их оформление	7	5		2
3.6.	Тема 13. Текст делового документа, его унификация	4	4

	Всего:	54	34	4	16

1.4 Содержание дисциплины

Тема 1. Введение. Предмет, содержание, задачи курса и методы

его изучения. Источниковедческая и исследовательская база курса

Официальный (управленческий) документ и системы документации как объект изучения курса. Роль документов в обществе и системе управления социальными процессами.

Назначение курса и его место в подготовке документоведов. Цель и задачи учебной дисциплины. Связь специального документоведения с дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Структура курса и особенности методики его изучения. Основные источники и литература. Методическая обеспеченность дисциплины. Формы учебной работы по курсу, организация самостоятельной работы студентов.

Раздел 1. Специальное документоведение как научная дисциплина

Тема 2. Объект и предмет специального документоведения

Определение объекта изучения курса. Терминологическая (понятийная) база для освоения дисциплины. ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и основные понятия, связанные с характеристикой официального документа.

Процессы документирования официальных документов и функционирование систем документации в учреждениях (обществе) как предмет изучения и исследования специального документоведения.

Структура специального документоведения: теоретические и методологические аспекты изучения научной дисциплины; история документа и документальной деятельности; организационно-методические основы функционирования официального документа в коммуникационных (информационных) системах; технология создания официального документа. Общенаучные и специальные методы исследования документоведческих проблем.

Тема 3. Становление и развитие специального документоведения

Основные этапы в развитии общего и специального документоведения. Труды «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство…», В. Вельдбрехта «Общие основы делопроизводства» и П. Отле «Трактат о документе» и их значение в формировании теоретических и прикладных основ специального документоведения.

Направления деятельности ученых и специалистов кафедры документоведения РГГУ (МГИАИ) и ВНИИДАД по исследованию теоретических, исторических и организационно-методических проблем документационного обеспечения управления. Работы , , и их роль в становлении и развитии специального документоведения.

Соотношение общего и специального документоведения. Связь специального документоведения с информатикой, архивоведением, источниковедением.

Достижения исторической науки, правоведения, менеджмента, лингвистики и других смежных дисциплин и их использование в развитии специального документоведения. Значение данной научной дисциплины в совершенствовании процессов управления.

Современные проблемы специального документоведения.

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 4. Понятия «управленческая информация» и «управленческий документ»

Функции управления и документирование информации. Управленческая информация и ее виды. Требования, предъявляемые к управленческой информации.

Определения понятий «официальный», «деловой», «служебный», «управленческий» документ в нормативной и специальной литературе. Специфика и сущность официального документа, особенности его функционирования в управленческой среде.

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Документ как сложное информационное образование. Понятие «функция» и основной критерий классификации функций. Полифункциональность документа.

Общие функции служебного документа: информационная, социальная, культурологическая, коммуникативная, их сущность.

Специальные функции официального документа: управленческая, правовая, политическая, учетная. Функция документа как исторического источника. Зависимость структуры документа от его функционального назначения.

Тема 6. Свойства и признаки управленческого (официального) документа

Понятия «свойство» и «признак» документа и их соотношение. Документообразующие признаки. Информационные свойства документа и особенности их проявления.

Юридическая сила документа – основное свойство официального документа. Требования к обязательным элементам, обеспечивающим это свойство. Назначение юридически значимых реквизитов.

Признаки официального документа: оригинальность, подлинность, копийность. Стандартизированное определение этих понятий, сущность и назначение перечисленных признаков документов.

Понятие «качество» документа, основные его параметры и характеристики.

Тема 7. Классификация управленческих (официальных) документов

Понятие «классификация». Основания и объекты классификации. Фасетная классификация управленческих документов и ее назначение для процессов совершенствования работы с документами.

Классификация документов по происхождению; по функциям управления; видам и направлениям деятельности; наименованиям; месту составления; по сложности; по юридической силе; степени гласности; конфиденциальности; унификации; по срокам исполнения и хранения; по стадиям подготовки (создания); по способу фиксации и обработки информации; по видам носителей документной информации.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 8. Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит документа». Основные группы реквизитов. Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр» документа. Особенности формуляра документов, изготовленных различными способами документирования. Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Понятие «формуляр-образец».

Основные части формуляра-образца и требования ГОСТа к их составлению и оформлению. Задачи формуляра-образца в установлении единообразия форматов бумаги, размеров служебных полей и схемы расположения унифицированного документа. Назначение координатной конструкционной сетки. Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной, текстовой (содержательной) и оформляющей частей документа.

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Формуляр служебного документа XVI – XVII веков. Характеристика основных видов и формы документа. Основные реквизиты документов и особенности их оформления. Влияние традиций и законодательных актов (Судебников XVI века) на формирование текстового документа. Специфика обозначения автора, адресата, даты, удостоверения документов, помет (резолюций) и отметок на документе. Особенности изложения текстовой части различных видов документов.

Формуляр служебного документа XVIII века. Законодательное регламентирование порядка документирования в «Генеральном регламенте» 1720 года и других актах.

Появление новых видов и разновидностей документов, их характеристика. Изменение формы документа. Правила и особенности оформления основных реквизитов: автор документа, адресат, дата, удостоверение документа, резолюции и отметки на документе. Специфика текстовой части документа. Расположение реквизитов в формуляре документа.

Формуляр служебного документа XIX - начала XX веков. Регламентация порядка документирования в законодательных и нормативных актах («Общее учреждение министерств» 1811 года, «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 года и др.).

Особенности адресования документов и оформления дат, обозначение вида и автора документа. Проставление печатей и отметок на документах. Структура текста и стиль документов. Появление бланков и расположение реквизитов в формуляре документов. Использование методов унификации документов и структуры текстов.

Формуляр служебного (официального) документа XX века. Отражение вопросов документирования в советских законодательных и нормативных актах 20-30 гг. Поиск оптимальных подходов к рационализации и совершенствованию документационного обеспечения управления деятельности советских учреждений и организаций.

Развитие унификации и стандартизации документов в 70-80-е гг. Внутривидовая унификация. Государственные стандарты на документы. ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты, регламентированные государственным стандартом.

Автор документа. Роль бланка в оформлении документа. Состав реквизитов в бланке, порядок их расположения.

Вид документа. Развитие видов документов советского периода. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления.

Попытки определения отдельных видов документов в основных положениях ЕГСД и в «Кратком словаре видов документов».

Правила написания и оформления адресата, дат документа, состав удостоверения. Утверждение и согласование документа. Отметки на документах. Расположение основных реквизитов в формуляре документа. Язык и стиль служебных документов.

Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах последнего десятилетия. Роль российского ГОСТа Р 6.30-97 в организации документирования и оформления управленческих документов.

Государственный стандарт РФ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Структура ГОСТа, его особенности и отличие от предшествующего стандарта.

Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению

Бланки документа и их виды. Состав реквизитов бланка, порядок расположения. Бланки с угловым и центрованным способом расположения реквизитов. Особенности изображения государственного герба, герба субъекта РФ и эмблемы организации. Правила конструирования бланка.

Тема 12. Состав реквизитов документов, их оформление

Реквизит «Наименование организации» - автора документа, правила его оформления. Справочные данные об авторе, их состав и размещение на бланке.

«Наименование вида документа», его назначение и место в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Дата документа. Значение различных видов дат. Авторские даты (составление и подписание), даты, относящиеся к содержанию документа. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Особенности оформления дат, их зависимость от бланка и вида конкретного документа.

Состав реквизитов, удостоверяющих документ. Назначение подписания документов. Правила оформления подписи документов различных видов. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» и особенности оформления электронной подписи.

Печати и их назначение, виды печатей. Законодательство об изготовлении и пользовании государственными гербовыми печатями. Порядок проставления оттиска печати на документах.

Утверждение документов и способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа и его виды. Виза и гриф согласования, их оформление, расположение в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, расположение в формуляре документа. Назначение резолюции, требования к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, об исполнителе и исполнении документа, о поступлении в организацию, о заверении копии.

Тема 13. Текст делового документа, его унификация

Текст документа. Общие требования к изложению текста. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Элементы текста и их назначение. Заголовок текста документа и его место в формуляре документа. Приложения к тексту и правила их оформления.

Унификация текстов управленческих документов и ее сущность. Формы представления текста унифицированных документов (связный текст, трафарет, анкета, таблица). Методы содержательной и формальной унификации. Унификация структуры текста. Унификация языковых средств.

1.5 Темы практических и семинарских занятий

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Практическая работа 1

Документ и его функции

Цель занятия:

а) получить представление об эволюции и взаимосвязи понятий «информация» и «документ»;

б) ознакомиться с различными функциями документов;

в) приобрести навыки функционального анализа конкретных видов документов.

Содержание и методика выполнения работы:

Практическая работа состоит из 2-х частей:

1. Первая часть включает задания, связанные с анализом понятий «информация» и «документ», встречающихся в нормативно-методической и справочной литературе.

Задание 1. На основе предложенных законодательных и справочных изданий выпишите определения понятия «информация».

Задание 2. Используя федеральные законы, ГОСТы и справочные издания выпишите из них определения понятия «документ».

Задание 3. Проанализируйте формулировки этих понятий и установите, какие аспекты (носитель информации, способы ее документирования, юридическая сила документа и пр.) и функции документа заложены в этих определениях.

Задание 4. Установите, какие из этих определений являются наиболее приемлемыми для использования в сфере управления и почему.

Задания 1 и 2 следует оформить в виде таблиц с заголовками «Определения понятия «информация» и «Определения понятия «документ» соответственно.

№

п/п

Законодательные

акты

ГОСТы

Справочные издания

2. Вторая часть задания предполагает отработку навыков определения функций документов (их целевого назначения).

Задание 1. На основе ознакомления с перечисленными ниже документами укажите роль документа в данной ситуации документообразования, а затем его функции:

1. Закладная кабала Нефеда Семенова, жителя Соли Камского уезда 1646 г.;

2. Указ Правительствующего Сената о производстве рекрутского набора от 6 сентября 1780 г.;

3. Рапорт екатеринбургского полицмейстера пермскому губернатору о представлении копий циркулярных предписаний по учебному округу от 01.01.01 г.;

4. Декрет СНК «О возобновлении утраченных документов» от 01.01.01 г.;

5. Указ Президиума ВС СССР «Об ответственности за разглашение государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну» от 9 июня 1947 г.;

6. Постановление Совета Министров РСФСР «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» от 8 мая 1964 г.;

7. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.01 г.

Результаты анализа студент должен занести в таблицу:

№ документа	Роль документа	Общие функции	Специальные функции

Задание 2. Приведите примеры документов, обладающих общими и специальными функциями (информационной, социальной, культурологической, управленческой, правовой, учета, исторического источника). Укажите вид документа, его заголовок и дату. Задание выполняется самостоятельно.

Вид документа	Заголовок	Дата	Функции

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 4. Понятия «управленческая информация» и «управленческий документ»

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Тема 6. Свойства и признаки управленческого (официального) документа

Тема 7. Классификация управленческих (официальных) документов

Семинар 1

Управленческий документ: его сущность и характеристика

Цель семинара – обсудить и углубить знания по проблемам теории управленческого документа: его сущности, функций, свойств и признаков.

Вопросы для обсуждения:

1. Управленческая информация и управленческий (официальный) документ: анализ понятий и терминов.

2. Назначение, сущность и особенности управленческого документа.

3. Общие и специальные функции управленческого документа.

4. Информационные свойства управленческого документа и особенности их проявления.

5. Юридическая сила как основное свойство управленческого (официального) документа.

6. Основные признаки управленческого (официального) документа. Стандартизированные определения этих понятий и их сущность.

7. Понятие «качество» управленческого документа. Основные его параметры и характеристики.

8. Проблемы общей классификации управленческих документов.

Литература:

1. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8 с.

2. Делопроизводство: учебник для вузов / , , ; под общ. ред. . – М.: МЦФЭР, 2004. – Гл. 3. Документирование управленческой деятельности. – С. 84-102.

3. Демушкин, распознать подделки документа / // Отеч. архивы. – 2000. - № 1. – С. 86-100.

4. Демушкин, распознания подделок документов / // Секретар. дело. – 1999. - № 4. – С. 21-27.

5. Илюшенко, документной информации / // Секретар. дело. – 1999. - № 1. – С. 9-13.

6. Илюшенко, анализ документа / // Делопроизводство. – 1999. - № 2. – С. 43-46; 2000. - № 1. – С. 20-23.

7. Косов, документом юридической силы / // Секретар. дело. – 1998. - № 1. – С. 40-45.

8. Кузнецова, и копии документов / // Секретар. дело. – 2003. - № 10. – С. 6-9.

9. Кузнецова, документа (функции документа) / // Секретар. дело. – 2004. - № 12. – С. 14-16.

10. Кулешов, С. Г. О понятии «электронный документ» // Документация в информ. обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: докл. и сообщ. на VI междунар. науч.-практ. конф. – М., 2000. – С. 54-57.

11. Ларин, понятия «документ» / // Делопроизводство. – 2000. - № 1. – С. 5-9.

12. Митченко, стандарты ИСО в сфере информации и документации / // Секретар. дело. – 2005. - № 2. – С. 46-49.

13. Сафиуллина, как ведущий носитель смысла в социально-коммуникационных процессах / // Делопроизводство. – 2004. - № 1. – С. 22-24.

14. Семилетов, как продукт технологического процесса документирования / // Делопроизводство. – 2002. - № 3. – С. 20-23.

15. Сокова, вида в документоведении / // Делопроизводство. – 2002. - № 3. – С. 7-12.

16. Старицына, Н. К. К определению понятий «качество документа» / // Унификаций систем документации : история, современное состояние, перспективы: сб. статей / ВНИИДАД. – М., 1989. – С. 100-109.

17. Тихонов, характеристики, состав и классификация электронных документов / // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: докл. и сообщ. на VI междунар. науч.-практ. конф. – М., 2000. – С. 204-218.

18. Янковая, документационного обеспечения управления (ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / // Делопроизводство. – 1999. - № 1. – С. 41-46.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 2

Формуляр документа XVI-XVII веков

Цель занятия:

а) получить представление о развитии формуляра текстового документа XVI-XVII вв. в приказном делопроизводстве;

б) изучить основные виды служебных и личных документов XVI-XVII вв., составные части формуляра, порядок оформления основных реквизитов;

в) приобрести навыки анализа отдельных видов документов и умения определить автора, адресат, дату, состав удостоверения и характер отметок на документах.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Используя Краткий словарь видов и разновидностей документов, необходимо выписать названия и определения основных видов и разновидностей документов, получивших распространение в XVI-XVII вв. (грамоты, памяти, книги, списки, отписки, кабала, челобитные и др.). Задание выполняется самостоятельно и оформляется по следующей схеме:

Вид документа

Определение

Разновидность документа

Определение разновидности документа

1. Грамота

1.1. Договорная

1.2. Жалованная

Задание 2. На основе предложенной коллекции документов XVI-XVII вв. проанализировать каждый документ и установить:

а) вид документа;

б) автора документа;

в) адресат;

г) дату документа;

д) состав удостоверения;

е) отметки на документе.

Задание выполняется в лабораторных условиях по следующей схеме:

Вид

документа

Автор

Адресат

Дата

Состав

удостоверения

Отметки на документе

Задание 3. Осуществить анализ двух документов и установить характерные для каждого вида структуру текста и устойчивые словосочетания. Задание выполняется по следующей схеме:

Вид

документа

Введение

Основная часть

Заключение

Задание 4. Схематически изобразить на листе бумаги формата А4 формуляр служебного документа и личного документа XVI-XVII вв. с указанием основных их реквизитов (использовать на выбор копии документов коллекции).

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 3

Формуляр документа XVIII веков

Цель занятия:

а) ознакомиться с законодательными актами XVIII века, регулирующими процесс документирования управленческой деятельности;

б) получить представление об особенностях развития формуляра служебного документа XVIII века;

в) изучить основные виды служебных и личных документов XVIII века, составные части формуляра, правила оформления реквизитов;

г) приобрести навыки анализа и описания отдельных видов документов и составления их формуляров.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Используя Краткий словарь видов и разновидностей документов и Приложение к Генеральному Регламенту 1720 г., определяющие значение иностранных слов, выявите названия и определения основных видов документов, получивших распространение в XVIII в. Задание выполняется самостоятельно и оформляется по следующей схеме:

Вид документа	Определение

Задание 2. Изучите «Общее губернское учреждение» 1775 г. (ст. 194-196) и выпишите виды переписки между учреждениями различных уровней управления.

Задание 3. На основе предложенной коллекции документов XVIII века изучите и проанализируйте каждый документ, обращая внимание на технику документирования, гербовую бумагу. Опишите эти документы по следующей схеме:

а) вид документа;

б) автора документа;

в) адресат;

г) дату документа;

д) состав удостоверения;

е) отметки на документе.

Задание выполняется в лабораторных условиях по следующей схеме:

Вид

документа

Автор

Адресат

Дата

Текст

Состав

удостоверения

Отметки на документе

Задание 4. На примере копий документов XVIII века Государственного архива Пермского края схематически изобразить на листе бумаги формата А4 формуляры четырех документов XVIII в. с указанием основных их реквизитов (указ, инструкция, промемория, предложение).

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 4

Формуляр документа XIХ-ХХ веков

Цель занятия:

а) получить представление об основных видах и разновидностях документов XIX - начала XX вв.;

б) изучить особенности формуляров служебных документов XIХ-начала ХХ вв., их составные части и правила оформления основных реквизитов;

в) приобрести навыки анализа и описания отдельных видов документов и составления их формуляров.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Используя Краткий словарь видов и разновидностей документов, выпишите названия и определения основных видов документов, получивших распространение в XIХ – начале ХХ вв. (издаваемые вышестоящими органами; посылаемые равным учреждениям; предоставляемые в вышестоящие учреждения; оформляющие внутреннюю деятельность). Задание выполняется самостоятельно и оформляется по следующей схеме:

Вид документа	Определение

Задание 2. На основе предложенной коллекции документов XIХ – начала ХХ века осуществите их анализ по следующим аспектам:

3.1. Выпишите несколько примеров разных типов бланковых надписей. Определите их состав и порядок оформления. Установите, какие виды документов оформлялись на бланках.

3.2. Приведите примеры адресования документов в вышестоящие, равные и нижестоящие учреждения.

3.3. Выпишите примеры датировки и переведите даты на новый стиль. В XIX веке разница между стилями составляла 12, а в начале ХХ века – 13 дней. Укажите место расположения дат.

3.4. Приведите примеры подписания документов в инстанциях разной подчиненности. Опишите состав подписи.

3.5. Выпишите отметки на документах, укажите их виды, назначение и место проставления.

3.6. На основе анализа текстов нескольких документов приведите примеры трафаретных текстов. Выпишите случаи применения канцеляризмов.

Задание 3. Составьте формуляр нескольких документов по следующей схеме:

Вид

документа

Автор

Адресат

Дата

Текст

Состав

удостоверения

Отметки на документе

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 5

Формуляр документа ХХ века

Цель занятия:

а) получить представление о нормативно-методической регламентации процессов документирования организационно-распорядительной деятельности учреждений, организаций и предприятий;

б) ознакомиться с требованиями ГОСТов к оформлению унифицированной системы организационно-распорядительных документов;

в) изучить особенности формуляров управленческих документов ХХ века.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Изучите второй раздел ГСДОУ (Документирование управленческой деятельности) и выпишите основные виды организационно-распорядительных документов, включенных в унифицированную систему ОРД.

Задание 2. Осуществите анализ ГОСТов на организационно-распорядительные документы, изданных в 1972, 1990 и 1997 годах по следующей схеме:

Схема анализа	ГОСТ 6.38-72	ГОСТ 6.38-90	ГОСТ Р 6.30-97
1. Область применения
2. Структура ГОСТа (основные разделы)
3. Приложения
4. Состав и наименования реквизитов: 4.1. 4.2. 4.3. … 4.10. ….

Задание 3. На основе предложенной коллекции документов ХХ века осуществите их анализ по следующим аспектам:

3.1. Приведите примеры разных типов бланков первой и второй половины ХХ века. Установите их общие черты и отличия.

3.2. Укажите примеры адресования документов в вышестоящие, равные и нижестоящие учреждения.

3.3. Выпишите примеры датировки документов. Укажите разновидности и место расположения дат.

3.4. Приведите примеры подписания документов в инстанциях разной подчиненности. Опишите состав подписи.

3.5. Выпишите отметки на документах, укажите их виды, назначение и место проставления.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа

Практическая работа 6

Формуляр современного управленческого документа. Требования к оформлению документов

Цель занятия:

б) ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению унифицированной системы организационно-распорядительных документов;

в) изучить состав реквизитов управленческого документа, их назначение, особенности оформления и местонахождение в формуляре документа;

г) познакомиться с разными видами бланков и основными требованиями к их проектированию.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. На основе изучения ГОСТ Р 6.30-2003 и наглядного пособия «Реквизиты служебных документов» заполнить предложенную схему соответствующими данными:

Наименование

реквизитов

Номер реквизита

Место расположения реквизита

Требования к оформлению

Примечания

Задание 2. Используя Приложение А (справочное) к ГОСТ Р 6.30-2003, начертить схему полноразмерного формуляра-образца формата А4 с угловым и продольным расположением реквизитов. В установленных местах проставить требуемые реквизиты.

Задание 3. Используя Приложение Б (справочное) к ГОСТ Р 6.30-2003 и материалы лекций необходимо самостоятельно спроектировать на формате бумаги А4 образцы следующих видов бланков в двух вариантах (с угловым и продольным расположением реквизитов):

- общий бланк организации;

- общий бланк структурного подразделения;

- бланк письма организации;

- бланк конкретного вида документа;

- бланк должностного лица.

Задание 4. В табличной форме необходимо представить сравнительный анализ отличий в оформлении различных видов бланков. В графах 2, 4, 6 знаком «+» необходимо отметить реквизиты, которые могут быть в указанных бланках. В графах 3, 5, 7 отмечаются имеющиеся реквизиты конкретных бланков документов организаций (из коллекции документов).

Код и наименование реквизита	Виды бланков
Общий бланк	Бланк письма	Бланк конкретного вида документов
1	2	3	4	5	6	7
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления документа

Задание 5. На основе коллекции документов, предложенных преподавателем, осуществить их анализ по следующей схеме:

а) указать вид бланка, способ расположения реквизитов;

б) выявить недостатки и ошибки в оформлении реквизитов бланка;

в) перечислить состав имеющихся реквизитов;

г) установить ошибки в оформлении реквизитов документа.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению

Практическая работа 7

Тема «Оформление управленческих документов»

Цель занятия – научиться проектировать и оформлять различные виды бланков управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Содержание и методика выполнения заданий

На основе полученных в ходе лекций знаний и с опорой на наглядные материалы, ГОСТ студенты выполняют следующие задания:

Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (приложения А).

Задание 2. Создайте следующие виды бланков:

- общий бланк организации;

- бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);

- бланк письма;

- бланк должностного лица;

- бланк структурного подразделения.

Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.

Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов. В справочных целях примените для выполнения задания ГОСТ Р 6.30-2003 и приложения к практической работе.

Исходные параметры для оформления бланков:

Организация – общество с ограниченной ответственностью «Удача»;

Вышестоящая организация – открытое акционерное общество «Восход»;

Структурное подразделение – служба ДОУ;

Должностное лицо – генеральный директор;

Справочные данные об организации – 4, оф. 16, , ;

ИНН//

1.6 Список литературы

Основная

1. Делопроизводство: учебник для вузов / , , ; под общ. ред. . – М.: МЦФЭР, 2004. – Гл. 3. Документирование управленческой деятельности. – С. 84-102.

2. Кузнецова, (документационное обеспечение управления): 5-е изд., испр. и доп. / . – М.: «Управление персоналом», 2007. – 200 с.

3. Пшенко, документации в организации / // Секретар. дело. – 2004. - № 3. – С. 6-8.

Дополнительная

1. Делопроизводство. Более 120 видов документов. Образцы документов. Организация и технология работы. – М.: Велби», 2003. – 448 с.

2. Илюшенко, документа : учеб. пособие / , ; МГИАИ. – М., 1986. – 85 с.

3. Кирсанова, переписка : учеб. пособие / , , – М.: ИНФРА-М, 2001.

4. Пшенко, обеспечение управления : учеб. пособие / – М.: ФОРУМ, 2002. – 256 с.

Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок

проведения промежуточной и итоговой аттестации

2.1 Темы рефератов и методические

рекомендации по их выполнению

Рефераты должны быть выполнены на основании трех и более источников, что отражается в списке литературы. В тексте реферата обязательно должны быть ссылки на источники. Структура реферата включает в себя:

- титульный лист;

- содержание;

- введение;

- разделы;

- заключение;

- список использованных источников.

Работа оформляется на листах формата А4, в печатном варианте (шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5). Поля – левое, верхнее, нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.

Темы:

1. Сравнительный анализ ГОСТов «Делопроизводство и архивное дело» (16487, Р ).

2. Документирование управленческой информации: способы и средства.

3. Общая классификация управленческих (официальных) документов.

4. Свойства и признаки управленческого (официального) документа.

5. Формуляр-образец управленческого документа, его составные части.

6. Бланки служебных документов: история и современность.

7. Создание и развитие русской традиционной формы служебных документов XVI-XVII вв.

8. Создание и развитие традиционной формы служебных документов XVIII в.

9. Создание и развитие русской традиционной формы служебных документов XIX – начала ХХ в.

10. Создание и развитие формуляра управленческого (официального) документа ХХ века.

11. Государственный стандарт Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов». Его структура, особенности и отличие от предшествующего ГОСТа.

12. Текстовая (содержательная) часть документа, особенности ее оформления. Унификация текстов управленческих документов.

13. Способы удостоверения документов: история и современность.

14. Использование современных технологий в документировании управленческих документов.

15. Проблема качества и дизайна управленческого документа.

16. Отражение вопросов документирования в законодательных и нормативно-методических актах.

2.2 Вопросы для подготовки к экзамену

1. Специальное документоведение как научная дисциплина. Объект и предмет изучения курса.

2. Становление и развитие специального документоведения.

3. Специальное документоведение в системе смежных дисциплин. Современные проблемы специального документоведения.

4. Содержание, задачи и методы изучения специального документоведения. Источниковедческая и исследовательская база курса.

5. Управленческая информация и управленческий (официальный) документ. Назначение, специфика и сущность управленческого документа.

6. Общие и специальные функции управленческого документа.

7. Информационные свойства управленческого (официального) документа.

8. Юридическая сила как основное свойство управленческого (официального) документа.

9. Основные признаки управленческого (официального) документа. Стандартизированное определение этих понятий и их сущность.

10. Понятие «качество» управленческого (официального) документа. Основные его параметры и характеристики.

11. Классификация управленческих документов.

12. Способы и средства документирования управленческих документов.

13. Формуляр управленческого документа и его составные части. Требования к построению формуляра-образца.

14. Формуляр служебного документа XVI-XVII веков. Основные реквизиты документов и особенности их оформления.

15. Формуляр служебного документа XVIII века. Правила и особенности оформления основных реквизитов документа.

16. Формуляр служебного документа XIX - начала XX веков. Особенности оформления основных реквизитов документа.

17. Формуляр служебного (официального) документа ХХ века. Унификация и стандартизация документов в 70-90-е гг. Требования к оформлению документов.

18. Формуляр современного официального (управленческого) документа и его особенности.

19. ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»: его структура, особенности и отличие от предшествующего стандарта.

20. Бланки документов: их назначение, виды, состав и расположение реквизитов.

21. Гербовые бланки и печати: требования к их изготовлению, учету и использованию.

22. Реквизиты современного управленческого (официального) документа, их типовой состав. Схема расположения реквизитов в заголовочной, основной и оформляющей части документа.

23. Реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»: их состав и правила оформления.

24. Реквизиты, удостоверяющие документ: их состав, особенности оформления.

25. Наименование вида документа, его назначение и место в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

26. Даты документа и их виды. Особенности оформления дат.

27. Согласование и утверждение документа: их виды и способы. Состав реквизитов, порядок оформления и место в формуляре документа.

28. Отметки на документах и их роль в прохождении и исполнении документа. Расположение отметок в формуляре документа и правила оформления.

29. Текст документа и его элементы. Типы текстов, особенности текстовой (содержательной) части документа.

30. Особенности текстов служебных документов учреждений дореволюционной России.

31. Унификация текстов управленческих документов, требования к их составлению.

2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины

2.3.1 Методические указания для преподавателей

Более качественном и глубокому освоению дисциплины способствует проведения лекционных занятий, материал которых закрепляется в ходе выполнения практических (лабораторных) работ (например, по системам документации, по реквизитам документов). По отдельным темам – стандартизация и унификация документации в России, например - знания студентов должны быть расширены и закреплены путем их самостоятельной подготовки к семинарским занятиям и их проведения. В качестве дополнительного задания на семинары можно предложить разработку схем и наглядных материалов, электронных презентаций по обсуждаемым вопросам.

2.3.2 Методические указания для студентов

Комплексное изучение студентами учебной дисциплины «Документоведение (часть 2, 3)» включает в себя: овладение материалами лекций, учебной и дополнительной литературы, указанными в программе (в том числе нормативной базой курса), творческую работу студентов в ходе проведения семинарских и практических занятий.

В ходе лекций раскрываются основные вопросы в рамках предусмотренных тем, делаются акценты на наиболее сложные и интересные положения изучаемого материала, которые должны быть приняты студентами во внимание.

Основной целью семинарских занятий является контроль степени усвоения пройденного материала и хода выполнения студентами самостоятельной работы, обсуждение наиболее сложных и спорных вопросов в рамках заявленной темы. Семинарские занятия проводятся таким образом, чтобы максимально задействовать студентов в учебном процессе, заслушиваются подготовленные студентами сообщения (10-15 мин.). Далее по представленному материалу могут быть сделаны замечания и заданы вопросы как преподавателем, так и остальными студентами группы. Оценка доклада зависит от самостоятельности и глубины преподнесения материала, творческого подхода, подготовки дополнительных материалов (иллюстраций, схем, списков источников). Тема, форма проведения семинара предполагает дискуссионность, свободный обмен мнениями. Студентам при подготовке к семинару следует сформировать свою точку зрения по каждому из вопросов, выносимых на обсуждение.

Основой для подготовки студента к семинарским занятиям являются лекции и издания, рекомендуемые преподавателем. При изучении источников студентам рекомендуется законспектировать основные идеи публикации, предлагаемые определения, зафиксировать существенные факты, суть приводимых примеров.

Основной целью практических занятий является приобретение и закрепление навыков работы по оформлению управленческих документов, отдельных их видов в рамках систем документации. Предусмотрено проведение индивидуальной работы (консультаций) со студентами в ходе изучения материала данной дисциплины.

2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины

Для более глубокого и эффективного изучения и усвоения материала студенты могут пользоваться:

– Наглядными материалами с примерами оформления реквизитов документов, бланков документов, видов организационно-распорядительных документов;

- Комплектом ГОСТов в сфере ДОУ и Общероссийских классификаторов;

2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение

дисциплины

В ходе проведения лекционных и семинарских занятий необходимо использовать компьютерное и мультимедийное оборудование для показа презентаций преподавателя и студентов, использования ресурсов электронной базы данных «Консультан Плюс», оформления результатов анализа по ходу практических работ.

Специальное документоведение. Часть 3. Системы документации

Форма обучения - очная

Группа ДМ-24

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по курсу	Виды учебных занятий
Аудиторные занятия, в т. ч.
Лекции	Семинарс-кие и практичес-кие занятия	Лаборатор-ные занятия
1.	Раздел 1. Общие проблемы формирования систем документации	10	10
1.1.	Тема 1. Классификация документов и систем документации		3
1.2.	Тема 2. Развитие систем документации		3
1.3.	Тема 3. Унифицированные системы документации		4
2.	Раздел 2. Системы документации	49	25	10	18
2.1.	Тема 4. Состав управленческой документации		1
2.2.	Тема 5. Система организационно-правовой документации		4	2	3
22.3.	Тема 6. Система договорной документации		2	1	1
2.4.	Тема 7. Систем распорядительной документации		4	2	2
2.5.	Тема 8. Система плановой и отчетной документации		2		2
2.6.	Тема 9. Система информационно-справочной документации		4	2	5
2.7.	Тема 10. Официальные (служебные) письма		4	2	3
2.8.	Тема 11. Система кадровой документации		4	1	2
3.	Раздел 3. Документообразование и процессы совершенствования документационных процессов	5	5
3.1.	Тема 12. Регламентация процессов документообразования		2
3.2.	Тема 13. Использование новых технологий в документировании		3
4.	Раздел 4. Комплексы документов	1	1
4.1.	Тема 14. Комплексы документов		1
5.	Раздел 5. Научная и практическая ценность управленческих документов	1	1
5.1.	Тема 15. Научная и практическая ценность управленческих документов		1
	Итого:	70	42	10	18

Форма обучения - заочная

Группа ЗДМ-14, 15э

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по курсу	Виды учебных занятий
Аудиторные занятия, в т. ч.
Лекции	Семинарские и практические занятия	Лабораторные занятия
1	Раздел 1. Общие проблемы формирования систем документации	4	4
1.1.	Тема 1. Классификация документов и систем документации		1
1.2.	Тема 2. Развитие систем документации		1
1.3.	Тема 3. Унифицированные системы документации		2
2.	Раздел 2. Системы документации	6	4	2
2.1.	Тема 4. Состав управленческой документации		1
2.2.	Тема 5. Система организационно-правовой документации		3	2
2.3.	Тема 6. Система договорной документации
2.4.	Тема 7. Систем распорядительной документации
2.5.	Тема 8. Система плановой и отчетной документации
2.6.	Тема 9. Система информационно-справочной документации
2.7.	Тема 10. Официальные (служебные) письма
2.8.	Тема 11. Система кадровой документации
3.	Раздел 3. Документообразование и процессы совершенствования документационных процессов
3.1.	Тема 12. Регламентация процессов документообразования
3.2.	Тема 13. Использование новых технологий в документировании
4.	Раздел 4. Комплексы документов
4.1.	Тема 14. Комплексы документов
5.	Раздел 5. Научная и практическая ценность управленческих документов
5.1.	Тема 15. Научная и практическая ценность управленческих документов
	Итого:	10	8	2

Группы ЗДМ-24, 25э

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по курсу	Виды учебных занятий
Аудиторные занятия, в т. ч.
Лекции	Семинарские и практические занятия	Лабораторные занятия
1	Раздел 1. Общие проблемы формирования систем документации
1.1.	Тема 1. Классификация документов и систем документации
1.2.	Тема 2. Развитие систем документации
1.3.	Тема 3. Унифицированные системы документации
2.	Раздел 2. Системы документации	11	3	8
2.1.	Тема 4. Система организационно-правовой документации
2.2.	Тема 5. Система договорной документации			1
2.3.	Тема 6. Систем распорядительной документации		1	1
2.4.	Тема 7. Система плановой и отчетной документации			1
2.5.	Тема 8. Система информационно-справочной документации		1	2
2.6.	Тема 9. Официальные (служебные) письма		1	2
2.7.	Тема 10. Система кадровой документации			1
3.	Раздел 3. Документообразование и процессы совершенствования документационных процессов	1	1
3.1.	Тема 11. Регламентация процессов документообразования		0,5
3.2.	Тема 12. Использование новых технологий в документировании		0,5
4.	Раздел 4. Комплексы документов	1	1
4.1.	Тема 13. Комплексы документов		1
5.	Раздел 5. Научная и практическая ценность управленческих документов	1	1
5.1.	Тема 14. Научная и практическая ценность управленческих документов		1
	Итого:	14	6	8

1.4 Содержание курса Системы документации

Раздел 1. Общие проблемы формирования систем документации

Тема 1. Классификация систем документации

Определение понятия «система документации». Системообразующие признаки. Система документации как часть единой документно-информационной системы.

Категория классификации систем документации. Общероссийские системы документации. Функциональные системы документации, их состав. Отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь с функциональными. Основания выделения подсистем документации.

Тема 2. Развитие систем документации

Тема 3. Унифицированные системы документации

Унификация и систематизация документации: ее цели, принципы, объекты. Понятие «унифицированная система документации». Характеристика действующих унифицированных систем документации. Стандарты на унифицированные системы документации.

Проектирование унифицированных форм документов. Метод содержательной и формальной унификации.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов. Унифицированные формы документов предприятия, порядок их введения в действие. Альбом унифицированных форм документов.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Общероссийский классификатор управленческой информации как нормативный документ по использованию унифицированных форм документации. Табель форм докуентов.

Раздел 2. Системы документации

Тема 4. Система организационно-правовой документации

Назначение организационно-правовых документов и их роль в организации системы и процессов управления учреждением, предприятием, фирмой.

Виды организационно-правовых документов: учредительный договор, устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание, должностная инструкция. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.

Тема 5. Система договорной документации

Договоры и соглашения как разновидности нормативно-правовых актов. Международные и внутрифедеральные договоры, их цели. Разновидности договорных документов, фиксирующих отношения между учреждениями, предприятиями, гражданами. Особенности документирования договорных отношений.

Тема 6. Система распорядительной документации

Назначение и состав распорядительной документации. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности и единоличного принятия решений. Сферы их действия и степень нормативности. Основные этапы подготовки и издания распорядительных документов.

Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления постановлений, приказов, распоряжений, указаний.

Тема 7. Система плановой документации

Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления. Назначение плановой документации, ее особенности, источники составления. Виды плановых документов: программы, планы, графики, схемы. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления отдельных видов плановых документов.

Тема 8. Система отчетной документации

Назначение отчетной документации, ее функции и роль в деятельности учреждений. Государственная статистическая отчетность, ведомственная и внутриучрежденческая отчетность. Виды отчетных документов. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления отдельных видов отчетных документов.

Тема 9. Система информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы в системе управленческих документов. Их особенности и различия. Состав и назначение информационно-справочных документов. Составление и оформление заявлений, представлений, предложений, докладных и объяснительных записок. Формы протоколов, правила их ведения и оформления.

Состав и назначение справочно-аналитических документов. Составление и оформление сводок, справок, заключений, отзывов. Разновидности актов, правила их составления и оформления.

Служебные письма, их роль и место в системе коммуникации между организациями. Классификация писем по тематическому признаку (деловые и коммерческие); функциональному (инициативные и письма-ответы); по признаку адресата (обычные и циркулярные); по структурным признакам (регламентированные и нерегламентированные). Правила составления и оформления различных видов и разновидностей служебных писем.

Оперативные информационно-справочные документы: телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения как особые способы передачи текстов документов. Особенности составления, оформления и передачи документов по каналам телеграфной, телексной, телефонной, факсимильной связи.

Тема 10. Система кадровой документации

Основные функции кадровой службы (службы персонала). Роль и значение документации по личному составу в службе ДОУ.

Система кадровой документации, ее назначение и состав. Составление и оформление трудовых договоров.

Документирование процессов движения кадров. Особенности составления и оформления приказов по личному составу. Ведение и оформление личных карточек, трудовых книжек, личных дел. документирование оценки труда сотрудников учреждений.

Раздел 3. Документообразование и совершенствование

документационных процессов

Тема 11. Регламентация процессов документообразования

Процессы регулирования документообразования. Анализ причин неоправданного роста количества документов и их видового разнообразия. Основные критерии создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов управления. Правовое регулирование процесса документообразования.

Тема 12. Использование новых технологий в документировании

Особенности функционирования управленческих документов в электронной форме. Правовое регулирование процессов создания электронных документов. Порядок согласования и подписания электронных документов.

Технология создания и особенности оформления документов с помощью компьютера. Создание шаблонов, использование текстовых редакторов и словарей, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Раздел 4. Комплексы документов

Тема 13. Комплексы документов

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов, их виды. Комплексы технических и аудиовизуальных документов.

Сложные комплексы документов. Понятие «документный» и «архивный» фонды. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция документов». Государственные и ведомственные архивы как хранилище комплексов документов.

Раздел 5. Научная и практическая ценность официальных (управленческих) документов

Тема 14. Научная и практическая ценность официальных (управленческих) документов

Определение понятий «ценность документа» и «экспертиза ценности». Основные принципы и критерии оценки ценности документов.

Внешняя и внутренняя оценка документов. Анализ авторства, времени и места возникновения документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа. Документы с повторяющейся информацией и ее виды.

Значимость явлений, событий и фактов в первичных и вторичных документах. Соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов.

Специальные критерии оценки научно-технической документации. Критерии ценности аудиовизуальных документов. Особенности оценки электронных документов.

1.5 Темы практических и семинарских занятий

Раздел 1. Общие проблемы формирования систем документации

Тема 3. Унифицированные системы документации

Лабораторно-практическое занятие 1.

Унифицированные системы управленческой документации

Цель занятия:

а) закрепить лекционный материал по теоретическим основам формирования унифицированных систем документации;

б) познакомиться с общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ); овладеть навыками анализа ОКУД;

в) получить представление о составе УСД, функционирующих в деятельности организаций.

В результате выполнения заданий студент должен:

- ориентироваться в различных видах общероссийских классификаторов ТЭСИ;

- знать состав унифицированных систем документации, включенных в ОКУД;

- иметь представление о комплексе документов, входящих в УСОРД;

- освоить технологические процессы подготовки Табеля форм документов организации.

Задания для лабораторной работы:

Задание 1. На основе предложенного комплекта ОК ТЭСИ осуществить их анализ по следующей схеме:

- библиографическое описание классификатора;

- его назначение;

- кем и когда разработан и введен в действие;

- сфера использования;

- структура и состав отраженной информации.

Задание 2. Изучить общероссийский классификатор управленческой документации. Выписать из него в виде списка УСД.

Задание 3. Проанализировать УСОРД. Выписать виды УД.

Задание 4. Изучить несколько вариантов Табеля форм документов. Разработать типовую структуру Табеля для конкретной организации (задание выполняется самостоятельно).

Раздел 2. Системы документации

Тема 4. Система организационно-правовой документации

Лабораторно-практическое занятие 2

Система организационных документов

Цель занятия:

а) закрепить лекционный материал по изученной теме и познакомиться с основными видами ОПД;

б) получить представление об особенностях документирования организационной деятельности учреждений;

в) овладеть навыками составления и оформления отдельных видов ОПД.

В результате выполнения заданий студент должен:

- знать все виды и разновидности ОПД, требования к формуляру каждого вида ОПД;

- уметь разрабатывать положения, инструкции, должностные инструкции и оформлять их в соответствии с правилами, предъявляемыми к УСОРД.

Задания для самостоятельной работы:

Задание 1. На основе комплекта образцов ОПД внимательно ознакомиться с текстами учредительного договора, положения, регламента, инструкции, обращая внимание на основные реквизиты названных видов документов. В результате изучения необходимо составить формуляр-образец этих документов с указанием наименований их структурных частей.

Задание 2. Проанализировать исходные материалы к должностной инструкции и самостоятельно, в соответствии с требованиями, подготовить должностную инструкцию документоведа, оформив все необходимые реквизиты.

Задания для лабораторной работы:

Задание 1. На основе изучения содержания и структуры предложенных вариантов уставов проанализировать их по следующей схеме:

Схема анализа	Устав государственного предприятия	Устав акционерного общества	Устав индивидуального частного предпринимателя
1. Полные реквизиты титульного листа устава
2. Структура текста
3. Особенности составления и оформления

Задание 2. Изучите различные виды типовых договоров (купли-продажи, аренды, оказания услуг, поставки и т. п.). Проанализируйте тексты не менее 3-х договоров по следующей схеме:

Виды договоров	Реквизиты, входящие в формуляр-образец договора	Составные части договора	Предмет договора	Наименование сторон договора
1.
2.
3.

Раздел 2. Системы документации

Тема 6. Система распорядительной документации

Лабораторно-практическое занятие 3

Система распорядительной документации

Цель занятия:

а) получить представление об основных разновидностях распорядительных документов;

б) овладеть навыками составления и оформления постановлений, решений, приказов, распоряжений, указаний.

В результате выполнения заданий студент должен:

- иметь представление о типовых ситуациях в сфере распорядительной деятельности, осуществимой в условиях коллегиального и единоличного принятия решений;

- знать виды и разновидности распорядительных документов, требования к формуляру каждого вида;

- уметь составлять и оформлять все виды распорядительных документов.

Задание 1. Составьте приказ по предприятию "Сайл" об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Задание 2. Составьте приказ по открытому акционерному обществу "Новосибирский завод химконцентратов" об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 N 1118, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Задание 3. Составьте приказ по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

Раздел 2. Системы документации

Тема 9. Система информационно-справочной документации

Лабораторно-практическое занятие 4

Система информационно-справочной документации

Цель занятия:

а) получить представление об основных разновидностях справочно-информационных документов и их назначении;

б) овладеть навыками составления и оформления докладных, объяснительных записок, заявлений, справок, протоколов, актов.

В результате выполнения заданий студент должен:

- иметь представление о типовых ситуациях, оформляемых унифицированными формами информационно-справочных документов;

- знать виды и разновидности справочно-информационных документов, требования к формуляру каждого вида;

- уметь составлять и оформлять все виды справочно-информационных документов, иметь навыки их оформления на компьютере.

Задание 1. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива "Запуск", на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

Задание 2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 3. Составьте докладную записку бухгалтера главному бухгалтеру фирмы "Рубин" от 01.01.2001 о произведенной проверке выполнения приказа директора фирмы N 92 т 12.01.2000 "О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря". В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 4. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 5. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Раздел 2. Системы документации

Тема 9. Система информационно-справочной документации

Лабораторно-практическое занятие 5

Официальные (служебные) письма

Цель занятия:

а) получить представление об основных разновидностях писем и их назначении;

б) овладеть навыками составления и оформления отдельных писем.

В результате выполнения заданий студент должен:

- иметь представление о типовых ситуациях, оформляемых унифицированными формами официальных писем;

- знать основные требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению официальных писем;

- уметь составлять и оформлять тексты отдельных разновидностей официальных писем по заданным ситуациям и иметь навыки их оформления на компьютере.

Задание 1. В связи с предстоящей в 2009 году аттестацией специальности «Документоведение и ДОУ» учебно-методическое управление ПГИИК (начальник ) просит декана факультета ДИК представить к 00.00.0000 данные о трудоустройстве выпускников данной специальности за последние 2 года.

Задание 2. Учебно-методический центр прости типографию «Звезда» в срок до 00.00.0000 изготовить 500 удостоверений о повышении квалификации. Оплата гарантируется. Образец удостоверения прилагается. Банковские реквизиты указываются.

Задание 3. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Звезда» на ректора ПГ

Задание 4. Составьте письмо-сообщение оргкомитета ВНИИДАД по проведению международной научной конференции «Документация в информационном обществе» об изменении сроков проведения и проинформируйте об этом вузы культуры и искусства – участников конференции.

Раздел 2. Системы документации

Тема 9. Система информационно-справочной документации

Лабораторно-практическое занятие 6

Документирование деятельности коллегиальных органов

Цель занятия:

а) получить представление о документах, создаваемых в ходе подготовки и проведения совещаний (заседаний);

б) овладеть навыками составления и оформления документов к проведению заседания коллегиального органа управления.

В результате выполнения заданий студент должен:

- иметь представление о видах коллегиальной деятельности и порядке ее документирования;

- знать состав документов, создаваемых при подготовке совещаний (заседаний), требования к формуляру протокола, порядку его составления и оформления;

- уметь составлять и оформлять протокол и документы в процессе подготовки совещания.

Задание 1. Составьте повестку дня совещания коллегиального органа управления (по выбору студента) и приглашение на заседание.

Задание 2. Составьте и оформите в соответствие с установленными правилами полный и краткий протокол заседания Совета директоров . Оформите выписку из протокола.

Раздел 2. Системы документации

Тема 7. Система плановой документации

Тема 8. Система отчетной документации

Лабораторно-практическое занятие 7

Система плановой и отчетной документации

Цель занятия:

а) закрепить лекционный материал о специфике плановой и отчетной документации;

б) познакомиться с видами и разновидностями плановых и отчетных документов, функционирующих на федеральном и территориальном уровнях;

б) усвоить особенности документирования плановой и отчетной деятельности организаций.

В результате выполнения заданий студент должен:

- получить представление о видовом разнообразии плановой и отчетной документации конкретного учреждения;

- приобрести навыки составления и оформления отдельных видов плановой и отчетной документации.

Задание 1. Познакомиться с текстами конкретных федеральных и краевых целевых программ. Изучить их структуру. Оформить задание в виде формуляра-образца с указанием всех элементов программы и реквизитов оформления.

Задание 2. Познакомиться с текстами отчетов об исполнении территориальных целевых программ. Оформить задание в виде схемы формуляра-образца с указанием всех элементов отчета и реквизитов его офомления.

Задание 3. Изучить систему плановой и отчетной документации структурного подразделения вуза. На основе комплекта плановых и отчетных документов кафедры, факультета (индивидуального плана и отчета преподавателя, годового плана и отчета о работе кафедры, факультета) составить формуляр-образец каждого вида документа с указанием всех структурных частей реквизитов оформления.

Раздел 2. Системы документации

Тема 10. Система кадровой документации

Лабораторно-практическое занятие 8.

Система кадровой документации

Цель занятия:

а) закрепить лекционный материал о специфике кадровой документации;

б) познакомиться с видами и разновидностями кадровых документов, функционирующих на федеральном и территориальном уровнях;

б) усвоить особенности документирования процесса приема, перевода и увольнения сотрудника.

В результате выполнения заданий студент должен:

- получить представление о видовом разнообразии кадровой документации конкретного учреждения;

- приобрести навыки составления и оформления отдельных видов кадровых документации.

Задание 1. Познакомиться с унифицированными формами документации по движению кадров. В виде схемы зафиксировать видовой состав этих документов.

Задание 2. Составить и оформить комплекс документов о приеме на работу конкретного сотрудника (резюме, заявление о приеме на работу, проект приказа о приеме на работу, личная карточка Т-2, запись в трудовой книжке).

1.6 Список литературы

Основная

4. Делопроизводство: учебник для вузов / , , ; под общ. ред. . – М.: МЦФЭР, 2004. – Гл. 3. Документирование управленческой деятельности. – С. 84-102.

5. Кузнецова, (документационное обеспечение управления): 5-е изд., испр. и доп. / . – М.: «Управление персоналом», 2007. – 200 с.

6. Пшенко, документации в организации / // Секретар. дело. – 2004. - № 3. – С. 6-8.

Дополнительная

5. Делопроизводство. Более 120 видов документов. Образцы документов. Организация и технология работы. – М.: Велби», 2003. – 448 с.

6. Илюшенко, документа : учеб. пособие / , ; МГИАИ. – М., 1986. – 85 с.

7. Кирсанова, переписка : учеб. пособие / , , – М.: ИНФРА-М, 2001.

8. Пшенко, обеспечение управления : учеб. пособие / – М.: ФОРУМ, 2002. – 256 с.