, информационное обеспечение управления Учебно-методический комплекс, специальности: 032001.65 «Документоведение и ДОУ»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ»

СИСТЕМА КАЧЕСТВА

факультета)

Факультет ___документально-информационных коммуникаций____

Кафедра _____документоведения, библиотековедения и библиографии___

Одобрено НМС «ПГИИК»

Протокол №

«______»___________200_г.

Председатель ____________

Н. Н.ПОДОПЛЕЛОВА

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебно-методический комплекс

специальности: 032001.65 «Документоведение и ДОУ»

Рекомендовано кафедрой:

ПРОТОКОЛ №_________________

«_____»___________200_г.

Зав. кафедрой___________

Пермь 2009 г.

Автор - составитель:

,

старший преподаватель

кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии

Учебно-методический комплекс «ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, по специальности 032001.65 «Документоведение и ДОУ».

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения.

Согласования со смежными кафедрами и библиотекой ПГИИК:

Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание

Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание

Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание

Зав. библиотекой ПГИИК…………………………………………

СОДЕРЖАНИЕ

Часть 1. Рабочая учебная программа дисциплины…………………

1.1. Цели и задачи и предмет дисциплины...................................................

1.2. Требования к уровню освоения содержания дисциплины...................

1.3. Объем дисциплины...................................................................................

1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы................................................

1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы..............................

1.4. Содержание курса.....................................................................................

1.5. Темы семинарских и практических занятий.........................................

1.6. Список литературы …………………………………………………

Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок промежуточной и итоговой аттестации

2.1. Задания для самостоятельной работы студентов..................................

2.2. Темы курсовых (контрольных работ), рефератов и методические рекоменда­ции по их выполнению.................................................................................................

2.3. Вопросы для подготовки к экзамену......................................................

2.4. Учебно-методическое обеспечение........................................................

2.4.1. Методические указания преподавателей………………………………

2.4.2. Методические указания для студентов………………………………

2.4.3. Методическое обеспечение дисциплины....................................................

2.4.2. Материально-техническое и информационное обеспечение дисциплины...

Часть 1. Рабочая учебная программа дисциплины

1.1. Цели и задачи и предмет дисциплины

Цель курса – дать студентам системное представление о теоретических, методических и практических вопросах разработки, внедрения и совершенствования информационного обеспечения управления (ИОУ) в условиях широкого внедрения в управление средств вычислительной и организационной техники и новых информационных технологий.

В результате изучения дисциплины решаются следующие задачи:

– изучение студентами унифицированных систем документации как основных носителей информации;

- изучение студентами классификаторов технико-экономической и социальной информации как стандартного языка формализованного описания данных;

- изучение студентами процессов их разработки и применения; процессов анализа и проектирования систем ИОУ.

Предмет изучения курса – унифицированные системы документации как основные носители информации и классификаторы технико-экономической и социальной информации как стандартный язык формализованного описания данных, а также важнейшие технологические процессы, связанные с их разработкой и применением.

1. 2. Требования к уровню

освоения содержания дисциплины

Курс «Информационное обеспечение управления» относится к циклу специальных дисциплин специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В результате изучения курса студенты

должны знать:

·  основную терминологию курса, законодательные акты, нормативно-технические и организационно-методические документы по вопросам ИОУ;

·  требования, предъявляемые к структуре и составу ИОУ;

·  состав и структуру УСД и ЕСКК ТЭСИ РФ;

·  новейшие теоретические исследования и практические разработки в области ИОУ как в нашей стране, так и за рубежом;

уметь:

·  анализировать существующее информационное обеспечение управления и проектировать новые технологические процессы по ИОУ;

·  разрабатывать организационно-методические документы по ИОУ, первичные унифицированные документы и классификаторы ТЭСИ и осуществлять их ведение.

Курс «Информационное обеспечение управления» предназначен для студентов, обучающихся по специальности № 000 – «Документоведение и ДОУ», и базируется на знаниях, полученных студентами при изучении курсов: «Документоведение», «Технология и организация ДОУ», «Информатика».

Лабораторно-практические занятия выполняются по темам, имеющим сугубо практическую направленность и прививающие студентам навыки работы. Они проводятся с использованием наглядных, учебно-методиче­ских пособий и других раздаточных материалов. При изучении III раздела курса занятия проводятся в компьютерном классе.

Программа курса составлена в соответствии с учебным планом и рассчитана на 72 часов (дневное отделение). Контроль за усвоением знаний осуществляется в ходе проведения семинарских занятий, зачета по итогам выполнения лабораторно-практических заданий. Изучение курса завершается сдачей экзамена.

1.3. Объем дисциплины

1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

Виды учебной работы	Количество часов по формам обучения
Очная	Заочная
Аудиторные занятия:	72	18
лекции	40	10
Семинарские занятия	2	2
тематические дискуссии, деловые игры
Практические работы	30	6
Самостоятельная работа	72	18
Всего часов	144	36
Текущий контроль (количество, №№ сем.)	-	-
Практические работы	лаб. раб. №№ 1,2,3,4,5,6	•
Курсовая работа (№ семестра)	-	-
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) №№ семестров	экзамен - 8 сем.	экзамен – 8 сем.

1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы Форма обучения - очная

№ п/п	Наименование разделов и тем	Количество часов
Всего	В т. ч.
Лек.	Сем.	Прак.	СРС
1	Раздел I. «Информационное обеспечение управления»: назначение курса, источники и литература	2	2
	1.1.Предмет, задачи и содержа­ние курса	1	1
	1.2.Источники и литература по курсу	1	1
2	Раздел II. Задачи и струк­тура информационного обеспечения управления	8	2		2	4
	2.1.Задачи информационного обеспечения	2	1			1
	2.2.Структура ИОУ	6	1		2	3
3	Раздел III. Унифицирован­ные системы документации	36	12		8	18
	3.1.Задачи, принципы и ме­тоды унификации доку­ментов	8	2		2	4
	3.2.Разработка унифицирован­ны­х систем документации	12	6		2	4
	3.3.Внедрение унифицирован­ных систем документации	8	2		2	4
	3.4.Ведение унифицированных систем документации	8	2		2	4
4	Раздел IV. Документы, изго­товляемые средствами вы­чис­лительной техники	4	4
	4.1.Виды документов, изготов­ляемых средствами ВТ	2	2
	4.2.Требования, предъявляемые к документам, изготовляе­мым средствами ВТ	2	2
5	Раздел V. Классификаторы технико-экономической и со­циальной информации	56	18	2	10	30
	5.1.Методы классификации и ко­дирования ТЭСИ	10	4		2	4
	5.2.Международные класси­фика­ции информации	6	2			4
	5.3.Единая система классифи­ка­ции и кодирования ТЭСИ	16	4	2	2	8
	5.4.Организация разработки классификаторов ТЭСИ	12	4		6	2
	5.5.Внедрение классификато­ров ТЭСИ	6	2			4
	5.6.Ведение классификаторов ТЭСИ	6	2			4
6	Раздел VI. Обеспечение дос­то­верности и защиты ин­форма­ции в ИОУ	8	2			6
	6.1.Понятие достоверности ин­формации	4	1			6
	6.2.Защита информации в ИОУ	4	1			3
	ВСЕГО	144	40	2	30	72

Форма обучения – заочная

№ п/п	Наименование разделов и тем	Количество часов
Всего	В т. ч.
Лек	Сем	Пр.	СРС
1	Раздел I. Назначение курса, источники и литература	2	2
	1.1.Предмет, задачи и содержание курса	1	1
	1.2.Источники и литература по курсу	1	1
2	Раздел II. Задачи и структура ИОУ	2	2
	2.1.Задачи информационного обеспечения	1	1
	2.2.Структура ИОУ	1	1
3	Раздел III. Унифицированные системы документации	14	4		2	8
	3.1.Задачи, принципы и методы унифика­ции документов	2	2
	3.2.Разработка, внедрение унифицирован­ных систем документации	6	2			4
	3.3.Ведение унифицированных систем до­кументации	6			2	4
4	Раздел IV. Документы, изготовляемые средствами вычислительной техники	1	1
	4.1.Виды документов, изготовляемых средствами ВТ. Требования, предъяв­ляемые к документам, изготовляемым средствами ВТ	1	1
5	Раздел V. Классификаторы технико-экономической и социальной информа­ции	16	4	2		10
	5.1.Методы классификации и кодирования ТЭСИ	2	1			1
	5.2.Международные классификации ин­формации	2	1			1
	5.3.Единая система классификации и ко­дирования ТЭСИ	6		2		4
	5.4.Организация разработки, внедрения и ведения классификаторов ТЭСИ	6	2			4
6	Раздел VI. Обеспечение достоверности и защиты информации в ИОУ	1	1
	6.1.Понятие достоверности информации. Защита информации в ИОУ	1	1
	ВСЕГО	36	14	2	2	18

1.4. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

Раздел I.

Назначение курса, источники и литература

1.1. Предмет, задачи и содержание курса

Информационные проблемы организации управления. Соотноше­ние функций управления и информационных процессов, обеспечиваю­щих эти функции. Взаимосвязь функций управления, систем докумен­тации, систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации технологических процессов ИОУ. Задачи комплексного совершенствования ИОУ в условиях новых информаци­онных технологий. Необходимость гармонизации информационной системы РФ с международными и зарубежными информационными системами.

1.2. Источники и литература по курсу

Конституция РФ. Гражданский кодекс РФ. Законодательные акты РФ. Стандарты РФ. Классификаторы ТЭСИ РФ. Правила по стандарти­зации РФ. Межгосударственные и международные классификаторы ТЭСИ. Унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Литература. Справочные издания. Периодические издания.

Раздел II.

Задачи и структура

информационного обеспечения управления

2.1. Задачи информационного обеспечения

Роль информации в управлении. Общая классификация видов ин­формации, используемой в аппарате управления. Документированная и бездокументная информация. Понятие системы документации. Функ­циональные и отраслевые системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 фев­раля 1995г. об информации как важнейшем виде ресурсов. Классифи­кация документированной информации по категориям доступа. Потоки информации и их структура.

2.2. Структура информационного обеспечения управления

Назначение и особенности отдельных составных частей ИОУ: сис­тем документации; систем классификации и кодирования ТЭСИ; сис­тем обработки, хранения и поиска управленческой информации. Ин­формационная взаимосвязь систем документации и классификаторов ТЭСИ. Информационная система как организационная форма реализа­ции ИОУ. Коммуникации как среда реализации ИОУ. Формальные и неформальные коммуникации.

Раздел III.

Унифицированные системы документации

3.1. Задачи, принципы и методы унификации документов

Цели и задачи унификации документов управления. Нормативная база унификации документов. Направления, принципы и методы уни­фикации документов. Использование классификаторов ТЭСИ при про­ведении унификации документов. Системная и межсистемная унифи­кация. Машиноориентация управленческих документов. Унифициро­ванные формы документов как результат унификации и последующего нормативного закрепления. Структура УФД. Категории УФД.

3.2. Разработка унифицированных систем документации

Цели и задачи создания УСД. Структура УСД. История разработки и состав УСД, используемых в аппарате управления. Состав органов, участвующих в разработке УСД. ПР 50.. о стадиях разра­ботки УСД. Состав исходных данных для разработки УСД. Техниче­ское задание на разработку УСД. Цель и методика проведения деталь­ного обследования документооборота и информационных потоков. Ин­струментарий обследования. Формуляр-образец как база проектирова­ния УФД, входящих в состав УСД. Требования, предъявляемые к про­ектированию документов на основе формуляра-образца. Инструкции по заполнению УФД.

Согласование проектов УФД и инструкций по их заполнению. Опытная проверка проектов УФД. Оформление результатов согласова­ния и опытной проверки.

Порядок разработки отраслевых (ведомственных) УФД и УФД предприятий.

Порядок утверждения УФД. Задачи и организация регистрации УФД. Внесение изменений в ОКУД. Включение утвержденных УФД в отраслевой (ведомственный) табель применяемых форм документов или табель документов предприятия. Коды, присваиваемые УФД.

Организация издания и распространения УФД.

3.3. Внедрение унифицированных систем документации

Нормативно-методические документы по внедрению УСД. Органи­зация внедрения УСД. Опытное и промышленное внедрение УСД. Приказ о внедрении УСД. Содержание плана организационно-техниче­ских мероприятий по внедрению УСД.

Государственный надзор и отраслевой (ведомственный) контроль за внедрением УСД. Организационно-методические документы по кон­тролю за внедрением УСД. Порядок осуществления государственного надзора и отраслевого (ведомственного) контроля за внедрением УСД.

3.4. Ведение унифицированных систем документации

Цели и задачи системы ведения УСД. Организационно-методиче­ские документы по ведению УСД. Структура системы ведения УСД. Задачи и функции органов системы ведения УСД. Состав информаци­онной базы системы ведения УСД. Формирование эталонов и кон­трольных экземпляров УСД и их корректировка. Технология внесения изменений в УФД, входящих в УСД. Справочно-информационное об­служивание абонентов системы ведения УСД.

Раздел IV.

Документы, изготовляемые средствами

вычислительной техники

4.1. Виды документов, изготовляемых средствами ВТ

Носители информации, применяемые в системах обработки дан­ных, и их особенности. Документы на бумажном носителе (машино­граммы) и их виды. Особенности документов на машинных носителях и машинограмм.

4.2. Требования, предъявляемые к документам,

изготовляемым средствами ВТ

ГОСТ 6.10.4-84 о придании юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмм. ГОСТ 6.10.3-83 о коммуникативном формате записи информации унифицированного документа на машин­ный носитель.

Раздел V.

Классификаторы технико-экономической и

социальной информации

5.1. Методы классификации и кодирования ТЭСИ

Классификация как универсальный метод изучения явлений объек­тивной действительности и как основа построения систем хранения и обработки информации. Общие требования, предъявляемые к методам классификации ТЭСИ. Факторы, влияющие на выбор методов класси­фикации. Иерархический и фасетный методы классификации, их пре­имущества и недостатки. Формально-логические правила использова­ния методов классификации в классификаторах ТЭСИ.

Кодирование как процесс преобразования данных, направленный на их приспособление к каналу передачи данных или техническому устройству их переработки и хранения. Общие требования, предъяв­ляемые к методам кодирования ТЭСИ. Порядковый, серийно-порядко­вый, последовательный и параллельный методы кодирования ТЭСИ, их преимущества и недостатки. Критерии выбора методов кодирования ТЭСИ.

Формулы структур записи кодов. Автоматизация кодирования ТЭСИ. Штриховые (Линейные) коды и возможности их использования для кодирования информации.

5.2. Международные классификации информации

Значение международных классификаций информации для обеспе­чения информационной совместимости информационных систем раз­ных стран. Международные организации, осуществляющие разработку классификаций информации.

5.3. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ (ЕСКК ТЭСИ РФ)

История разработки ЕСКК ТЭСИ РФ. Задачи и состав ЕСКК ТЭСИ РФ. Нормативно-методические документы по ЕСКК ТЭСИ РФ.

Категории классификаторов ТЭСИ, их статус, особенности, место и функции в ИОУ. Взаимодействие классификаторов разных категорий при их использовании в ИОУ. Сопряжение классификаторов между со­бой и с УСД. Виды структур построения классификаторов ТЭСИ. Функции классификаторов ТЭСИ в ИОУ. Виды информации, по кото­рым осуществляется разработка общероссийских классификаторов. Гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификациями инфор­мации.

5.4. Организация разработки классификаторов ТЭСИ

Нормативно-методические документы по разработке классифика­торов ТЭСИ. ПР 50.1. о технологическом процессе разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ. Условия разработки класси­фикаторов в качестве общероссийских классификаторов ТЭСИ. Осно­вания для пересмотра или разработки ОК ТЭСИ. Задачи предваритель­ного обследования и важнейшие источники для сбора исходных данных для разработки классификатора. Предложение по разработке ОК ТЭСИ (техническое задание). Разработка проекта классификатора и его согла­сование. Требования к построению наименований объектов классифи­кации и классификационных группировок. Оформление проекта клас­сификатора. Экспертиза представленного на утверждение ОК ТЭСИ. Порядок утверждения ОК ТЭСИ. Задачи и организация регистрации классификаторов. Структура регистрационного индекса ОК ТЭСИ.

Особенности разработки классификаторов ТЭСИ других категорий.

Подготовка утвержденного классификатора ТЭСИ к изданию. Виды издания ОК ТЭСИ.

5.5. Внедрение классификаторов ТЭСИ

Нормативно-методические документы по внедрению классифика­торов ТЭСИ. Органы, осуществляющие руководство и координацию работ по внедрению классификаторов ТЭСИ. Направления применения классификаторов ТЭСИ в ИОУ. Комплекс документов, регламенти­рующих процесс внедрения классификаторов ТЭСИ в конкретных ор­ганизациях. Технология внедрения ОК ТЭСИ в действующие автомати­зированные системы обработки данных. Назначение и структура пере­кодировочной таблицы.

Назначение и организация контроля за внедрением классификато­ров ТЭСИ. Уровни контроля. Органы, участвующие в осуществлении контроля за внедрением классификаторов ТЭСИ.

5.6. Ведение классификаторов ТЭСИ

Цели и задачи системы ведения классификаторов ТЭСИ. Норма­тивно-методические документы по внедрению классификаторов. Структура системы ведения ОК ТЭСИ. Задачи и функции органов сис­темы ведения ОК ТЭСИ.

Основные технологические процессы в системе ведения классифи­каторов ТЭСИ. Неавтоматизированное ведение классификаторов ТЭСИ. Автоматизированная система ведения ОК ТЭСИ. Задачи и функции распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов.

Раздел VI.

Обеспечение достоверности и защиты информации в ИОУ

6.1. Понятие достоверности информации

Допустимый уровень недостоверности информации в условиях традиционных методов обработки информации и в условиях автомати­зации информационных процессов. Виды контроля достоверности дан­ных.

6.2. Защита информации

в информационном обеспечении управления

Необходимость защиты информации в системах обработки данных. Объективные и субъективные факторы, представляющие угрозу сохранности информации. Классификация средств защиты документной информации. Причины большей уязвимости информации в условиях новых информационных технологий. Каналы утечки информации. Методы и средства защиты информации.

1. 5. Темы семинарских и практических занятий

1. 5.1 Семинарские занятия

Раздел V.

Классификаторы технико-экономической и

социальной информации

Тема: «История разработки, состав и задачи

единой системы классификации и кодирования

технико-экономической и социальной информации РФ»

План семинара

1.  История разработки ЕСКК ТЭСИ РФ.

2.  Задачи ЕСКК ТЭСИ РФ.

3.  Состав ЕСКК ТЭСИ РФ.

4.  Нормативно-методические документы по ЕСКК ТЭСИ РФ.

5.  Категории классификаторов ТЭСИ, их статус, особенности и место в ИОУ

Список литературы:

1.  Костомаров, система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ. Ее задачи возможности. / // Секретарское дело. – 1998. – № 3. – С. 66-71.

2.  Костомаров, система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ / // Делопроизводство. – 2002. – № 1. – С.42-46.

3.  Костомаров, классификаторы информации о продукции, видах экономической деятельности, работах и услугах / // Делопроизводство. – 2003. – № 1. – С.

4.  Костомаров, общероссийских классификаторов ТЭСИ / // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С.

5.  Костомаров, язык описания данных / // Делопроизводство№ 2. - С.

6.  Костомаров, язык описания данных в автоматизированных системах управления производством / // Секретарское дело№ 4. - С.

7.  Костомаров, язык описания данных в автоматизированных системах управления производством и финансами / // Делопроизводство№ 2. - С.

8.  Костомаров, язык описания данных в информа­ционных системах / // Секретарское дело№ 1. - С. 56-60.

9.  Саков, работ по общероссийским классификаторам / // Делопроизводство№ 4. - С.

1.5.2 Практические занятия

Раздел II. Задачи и структура

информационного обеспечения управления

Практическое занятие №1

Тема: Задачи и структура

информационного обеспечения управления

Цель: изучение задач ИОУ и их реализации в различных организационных формах на предприятии.

Вопросы для изучения:

1. Взаимосвязь задач управления, информационной системы и ДОУ в организации.

2. Задачи службы ИОУ.

3. Варианты организации решения задач ИОУ на предприятии.

Практическое задание: разработка комплекса документов, регламентирующих работу службы ИОУ в организации.

Методические рекомендации:

Все задачи по организации ИОУ условно можно разделить на 3 группы:

1) связанные с организацией документационного обеспечения управления;

2) связанные с организацией движения и хранения бездокументной информации;

3) связанные с автоматизацией управления.

На практике, чаще всего, эти задачи распределены между различными службами или отдельными специалистами в организации. В условиях комплексной автоматизации деятельности предприятий всё актуальнее становится вопрос о единой службе, которая решала бы, во-первых, все поставленные задачи и, во-вторых, делала бы это комплексно, на единой концептуальной и методологической основе.

Поэтому главное требование к разрабатываемому студентами оргпроекту по службе ИОУ – это ее комплексность, т. е. выполнение всех задач по организации единого информационного пространства предприятия. Пакет документов должен давать представление о роли службы ИОУ в данной организации, основных направлениях ее деятельности, увязывать задачи и функции Службы с текущими и перспективными задачами организации. Для этого в пакет должны входить следующие документы:

1) Справка об организации. Ее задача – дать представление о направлениях деятельности организации, ее масштабе, численности работников, территориальной распределенности, структуре. Данный документ позволит оценить предлагаемую структуру и численность Службы, правильность содержания организационно-правовых документов Службы.

2) Положение о службе ИОУ. (Точное название службы ИОУ определяется разработчиками, исходя из ее задач, структуры, а также традиций предприятия). При разработке Положения авторы должны увязывать функции и задачи подразделения со стратегией предприятия. Из этого документа должна быть четко видна взаимосвязь работы службы с предприятием, ее роль в общей стратегии предприятия. Структура службы должна быть обоснована и исходить как из особенностей предприятия, так и из поставленных перед службой задач.

3) Должностные инструкции работникам Службы. Эти документы должны конкретизировать Положение о Службе. Основная учебная задача – увязать все направления работы Службы с конкретными задачами, стоящими перед исполнителями, не должно быть лакун, «пропадающих», «дополнительных» задач и функций.

4) Справка об информационной системе организации необходима для анализа содержания двух последующих документов. В справке должно быть отражено состояние информационный системы на данный момент времени. Из ее содержания должны быть видны достоинства и недостатки существующей системы. Содержание справки должно включать характеристику организации делопроизводства на предприятии, используемых систем автоматизации деятельности, технической и программной оснащенности организации.

5) Программа работы Службы на 5 лет. Должна быть увязана со справкой об организации, справкой об информационной системе, Положением о подразделении. Главная задача Программы – комплексное развитие, увязка всех действий в единое целое, вписывание результатов работы Службы в стратегию развития организации. Поэтому в программе должны быть не столько перечислены планируемые мероприятия, сколько представлена целостная, обоснованная картина предполагаемой деятельности Службы.

6) План-график работы Службы на ближайший год. При разработке данного документа студенты должны рассматривать возможность параллельного выполнения работ разных направлений Программы, учитывать их взаимозависимость и взаимосвязь. Немаловажной проблемой является и распределение конкретных видов работ между исполнителями – работниками Службы (в соответствии с их должностными инструкциями), а также организация взаимосвязи с другими подразделениями предприятия.

Все документы должны быть грамотно оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Литература:

1. Годин, информационными ресурсами / . - М., 1999.

2. Степанова, обеспечение управленческой деятельности : учеб. пособие / , . - М., 2002.

3. Ларин, методологии информационного менеджмента в документационном обеспечении управления [Электронный ресурс] / // Материалы к конференции "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы". – Режим доступа : http://www. *****/meropr/081002/081002o13.htm.

Раздел III.

Унифицированные системы документации

Тема: Классификация и унификация документов

на предприятии

Практическое занятие №2

Цель: отработка методики создания локального классификатора документов и Табеля унифицированных форм документов подразделения.

Вопросы для изучения:

1. Значение классификатора документов для предприятия. Применение на предприятии классификаторов документов разных категорий.

2. Применение методов классификации и кодирования ТЭСИ для разработки локального классификатора документов (ЛКД).

3. Табель унифицированных форм как ограничительная номенклатура УФД, применяемых на предприятии.

Практическое задание:

1. Разработка локального классификатора документов и Табеля унифицированных форм для подразделения организации.

2. По предложенным нормативным документам выписать и проанализировать развитие терминов:

1)  унифицированная форма документов

2)  первичный (входящий документ)

3)  машинограмма (выходной документ)

4)  машинограмма, обладающая юридической силой

5)  машиноориентированный (человекочитаемый) документ

6)  структура унифицированного документа

7)  зона формуляра-образца

8)  зона перфорации

9)  межотраслевая (межведомственная) форма документа

10)отраслевая (ведомственная) УФД

11)УФД предприятия.

Данные представить в виде таблицы:

№ п/п	Термины	ГОСТ 6.10.1-88	ГОСТ 6.10.4-84	ГОСТ 6.10.5-87	ПР 50.1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Методические рекомендации:

Классификация и унификация документов на предприятии – необходимый для создания единого информационного пространства предприятия этап. Локальный классификатор документов и Табель унифицированных форм являются основными ограничительными номенклатурами действующих на предприятии УФД. Однако, ЛКД является не единственным классификатором, который используется в организации. Часть документов относится к общероссийским УФД, закрепленным в ОКУД. При наличии у предприятия отраслевого подчинения в документировании его деятельности обязательно применение отраслевых УФД, закрепленных в отраслевом классификаторе. Т. о., на предприятии могут использоваться три категории классификаторов документов, в то время, как Табель УФД включает в себя все документы, объединяя их не по принципу уровня (общероссийский, отраслевой, локальный), а по структурному или функциональному признакам.

Главной целью разработки студентами ЛКД подразделения является отработка методики создания классификатора, т. е. получение навыка увязки задач управления, видов информации и документов, в которых данная информация по данной задаче управления фиксируется. В этой работе одной из важнейших задач является правильный выбор методов классификации и кодирования исходного множества объектов. Не менее важен выбор структуры ЛКД и его оформление. Первым этапом разработки ЛКД является сбор исходных материалов. К ним относятся: законодательные и нормативные материалы по документированию того вида деятельности, в сфере которой разрабатывается ЛКД; организационно-правовая документация предприятия и подразделения, где обозначены направления деятельности; существующие для выполнения данных задач документы. На втором этапе происходит определение методов классификации и кодирования, а также структуры классификатора. Выбор метода классификации и кодирования информации зависит от объема исходного множества, принадлежности к системам документации и сферы использования классификатора. При иерархическом методе глубина классификации может быть небольшой (т. к. разрабатывается классификатор подразделения), в этом случае особое внимание необходимо уделить первому, основному признаку деления. Чаще всего, это либо функциональный, либо структурный признаки. При фасетном методе признаки для создания фасетов необходимо выделять на основании сферы использования ЛКД. Допустима и более сложная классификация (например, сочетание ИМК и ФМК) и, наоборот, отсутствие классификации, когда происходит лишь группировка документов по какому-либо признаку и затем производится их кодирование одним из регистрационных методов. На третьем этапе происходит собственно классификация исходного множества и присвоение кодов объектам классификации и классификационным группировкам. При подготовке и оформлении текста ЛКД особое внимание необходимо уделить введению, которое должно содержать следующие разделы: указание на систему классификации и кодирования, к которой относится ЛКД; перечисление сферы использования классификатора (направления деятельности предприятия, для документирования которой применяются документы); цели и задачи разработки ЛКД; характеристика методов классификации и кодирования; описание структуры кода; описание структуры классификатора. Структура основной части зависит от примененных методов классификации и кодирования документов, а также задач, при решении которых предполагается использовать классификатор.

Литература:

1. Костомаров, и кодирование документов и документной информации (классификация документов) / М. Н Костомаров // Секретарское дело№ 11. - С. 28 – 33.

2. Соколов, классификаторов документов / // Секретарское дело№ 10.

3. Костомаров, и стандартизация документов управления / // Секретарское дело№ 4.

4. Костомаров, разработки унифицированных форм документов / // Секретарское дело№ 1. - С. 35 – 40.

Раздел V.

Классификаторы технико-экономической и

социальной информации

Тема: Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ

Цель: знакомство с системой кодирования Российской Федерации.

Вопросы для изучения:

1. Нормативные документы по Единой системе классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации.

2. Функции и структура общероссийских классификаторов.

3. Группы информации в ЕСКК ТЭСИ РФ.

Методические рекомендации:

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (система кодирования РФ, ЕСКК ТЭСИ РФ) представляет собой свод общероссийских классификаторов ТЭСИ и нормативных документов по их разработке и ведению. Изучение системы кодирования Российской Федерации необходимо как с точки зрения анализа ее содержания (состав системы; классы, подклассы и фасеты общероссийских классификаторов), так и с методическими целями, рассматривая систему кодирования РФ как единый комплекс взаимоувязанной, унифицированной и структурированной информации.

Представляется целесообразным начинать изучение ЕСКК ТЭСИ РФ с Общероссийского классификатора информации об общероссийских классификаторах (ОКОК), который является связующим, центральным звеном всей системы кодирования РФ. При изучении конкретных общероссийских классификаторов особое внимание следует уделить сочетанию применяемых методов классификации, структуры классификатора и возможных способов использования классификаторов в деятельности предприятий и организаций.

Темы докладов:

1. Общероссийские классификаторы информации по социальной защите населения.

2. Общероссийские классификаторы информации по описанию организации экономики.

3. Общероссийские классификаторы информации о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах.

4. Общероссийские классификаторы информации о природных и трудовых ресурсах.

5. Общероссийские классификаторы информации о финансово-кредитной сфере.

6. Общероссийские классификаторы информации об управленческой документации, показателях и единицах измерения.

7. Общероссийские классификаторы информации о стандартах и технологических процессах.

8. Общероссийские классификаторы прочих видов информации.

Основная литература:

1. Костомаров, и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. - М., 2000.

2. Костомаров, язык описания данных в информационных системах // Секретарское дело№ 1.

3. Костомаров, язык описания информации в автоматизированных системах управления производством // Секретарское дело - 2000. - №4. - С. 43 – 46.

4. Костомаров, классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей // Делопроизводство№4. - С. 42 – 47.

Документы:

1. ГОСТ ПР 50.1.. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. Основные положения.

2. ГОСТ ПР 50.1.. Порядок разработки общероссийских классификаторов.

3. ГОСТ ПР 50.1.. Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата РФ.

4. ОК . Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах.

1.6. Список литературы

Основная:

1. Информационные технологии управления : учебник / под ред. . - М., 2004.

2. Костомаров, и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных : учеб. пособи / . - М., 2000.

3. Степанова, Е. Е., Информационное обеспечение управленческой деятельности : учеб. пособие / , . - М., 2002.

Дополнительная:

1. Аверков, проблемы унификации / // Моск. журн. междунар. права№ 3. - С25-30.
2. Годин, информационными ресурсами / . - М., 1999.
3. Костомаров, и кодирование документов и документной информации (классификация документов) / // Секретарское дело№ 11. - С. 28 – 33.
4. Костомаров, как среда реализации функций информационного менеджмента / // Секретарское дело№ 4. - С. 58 – 62.
5. Костомаров, классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей / // Делопроизводство№ 4. - С. 42 – 47.
6. Костомаров, язык описания информации в автоматизированных системах управления производством / // Секретарское дело№ 4. - С. 43 – 46.
7. Костомаров, разработки унифицированных форм документов / // Секретарское дело№ 1. - С. 35 – 40.
8. Костомаров, и стандартизация документов управления / // Секретарское дело№ 4.
9. Кузнецова, предпроектного обследования при рационализации документооборота / , // Делопроизводство№ 3. - С. 18 – 23.
10. Максимович, документоведа на начальных этапах разработки автоматизированной информационной системы / , // Делопроизводство№ 2. - С. 67 – 71.
11. Митченко, стандарты ИСО в сфере информатизации и документации / // Секретарское дело№ 2. - С. 46 – 50.
12. Митченко, к документации в стандартах ИСО серии 9000 / , // Секретарское дело№ 12. - С. 10 – 14.

Рекомендуемая литература для углубленного изучения содержания курса:

1. ФЗ от 01.01.01 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
2. ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании».
3. Закон РФ №1-ФЗ от 01.01.2001 «Об электронной цифровой подписи».
4. ГОСТ 19.201-78. Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.
5. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения.
6. ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
7. ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.
8. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
9. ГОСТ ПР 50.1.. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. Основные положения.
10. ГОСТ ПР 50.1.. Порядок разработки общероссийских классификаторов.
11. ГОСТ ПР 50.1.. Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата РФ.
12. ГОСТ Р 1.2-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены.
13. ГОСТ Р ИСО/МЭК . Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств.
14. ОК . Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах.

Контрольная работа

для студентов заочного отделения

Цель контрольной работы:

·  помочь студентам освоить понятийную базу дисциплины;

·  овладеть учебным материалом;

·  детально изучить наиболее значимые темы.

Контрольная работа предполагает выполнение ряда заданий.

Содержание и методика выполнения заданий

Задание 1. Понятийный аппарат курса «Информационное обеспечение управления».

Используя справочную, учебную, научную литературу составить словарь основных терминов в области информационного обеспечения управления: составные части ИОУ, коммуникация, система документации, унифицированная система документации, содержательная унификация, формальная унификация, формуляр-образец, конструкционная сетка, структура унифицированного документа, категории УФД, табель форм документов, альбом форм документов, документ на машинном носителе, машинограмма, классификация, иерархический метод классификации ТЭСИ, фасетный метод классификации, кодирование ТЭСИ, регистрационный метод кодирования ТЭСИ, классификационный метод кодирования ТЭСИ, формулы структур записи кодов, достоверность информации, защита информации.

Задание оформляется в табличной форме:

№ п/п	Термин	Определение понятия	Цитируемый источник
			Может быть научное издание, учебник, учебное пособие, периодическое издание, ГОСТ, Интернет и т. п.

Цитируемый источник характеризуется с помощью аналитического описания, где студент указывает, на какой странице содержится указанное определение.

Задание 2. Правовая и нормативно-методическая база информационного обеспечения управления в современной России.

Основываясь на конспекте лекционного занятия и изучении источников и литературы по курсу отразить структуру правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей информационное обеспечение управления; перечислить основные документы. Данные оформляются в виде таблиц.

Задание 3. Унифицированные системы документации. Технология разработки, внедрения и ведения.

3.1. На основе анализа конспекта лекционного занятия и изучения указанных источников составить схему «Технология разработки унифицированных форм документов».

3.2. Подробно изучить методику проведения второго этапа разработки УФД и составить Табель форм документов организации (выбор организации по усмотрению студента), выявив необходимый исходный материал – различные типы и виды документов управления. Затем согласно указанной методике составить карточки на каждый выявленный документ, составить картотеку видов документов с содержащимися в них показателями, и на основе сопоставления данных создать Табель форм документов.

Источники и литература для выполнения задания:

1.  ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М. : Изд-во стандартов, 1987.

2.  ГОСТ 6.1Унифицированные системы документации. Основные положения. - М. : Изд-во стандартов, 1988.

3.  РД . Типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, ис­пользуемых в АСУ. - М. : Изд-во стандартов, 1983.

4.  РД . Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов ТЭИ, используемых в АСУ. - М. : Изд-во стандартов, 1982.

5.  РДИ 77-76. Инструкция по государственному надзору за внедрением унифицированных систем документации и общесоюзных классифика­торов ТЭИ, используемых в АСУ - М. : Изд-во стандартов, 1976.

6.  РДТП 70-76. Типовое положение о системе ведения унифицированных систем документации. - М. : Изд-во стандартов, 1984.

7.  Костомаров, разработки унифицированных форм документов / // Секретарское дело. – 2001. - № 4. – С. 28-32 ; 2002. - № 1. - С.

8.  Подольская, и практика стандартизации и унифика­ции документов : учеб. пособие / , . - М., 19с.

Задание 4. Классификаторы технико-экономической и со­циальной информации

На основе изучения перечисленных ниже нормативно-методических документов составить схемы:

·  «Технологический процесс разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ»

·  «Технология внедрения классификаторов ТЭСИ»

·  «Организация ведения классификаторов ТЭСИ»

Источники и литература для выполнения задания:

1.  ПР 50.. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономических и социальных показателей и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М. : Изд-во стандартов, 2000. – 26 с.

2.  ПР 50.1.. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов. – М. : Изд-во стандартов, 2000. – 11 с.

3.  ПР 50.1.. Правила по стандартизации. Положение о введении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата РФ. - М. : Изд-во стандартов, 2000. – 15 с.

4.  Костомаров, и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных / . - М. : РГГУ, 2000. – 127 с.

5.  Костомаров, документов и документной информации / // Делопроизводство№ 2. - С.

6.  Костомаров, и кодирование документов и документной информации (классификация документов) / // Секретарское дело№ 10. - С.; № 11. - С.

7.  Костомаров, общероссийских классификаторов ТЭСИ / // Секретарское дело№ 3. - С.

8.  Костомаров, язык описания данных / // Делопроизводство№ 2. - С.

9.  Костомаров, язык описания данных в информационных системах / // Секретарское дело№ 1. - С. 56-60.

10.  Костомаров, разработки унифицированных форм документов / // Секретарское дело. – 2001. - № 4. – С. 28-32 ; 2002. - № 1. - С.

11.  Саков, работ по общероссийским классификаторам / // Делопроизводство№ 4. - С.

Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок

промежуточной и итоговой аттестации

2.1. Задания для самостоятельной работы студентов

Разделы и темы для самостоятельного изучения	Виды и содержание самостоятельной работы
Раздел I. «Информационное обеспечение управления»: назначение курса, источники и литература
1.1.Предмет, задачи и содержа­ние курса	Составление схемы нормативно-правовой базы по ИОУ
1.2.Источники и литература по курсу	Историографический анализ литературы по курсу
Раздел II. Задачи и структура информационного обеспечения управления
2.1.Задачи информационного обеспечения	Тестовые испытания
2.2.Структура ИОУ	Составление словаря терминов по курсу ИОУ
Раздел III. Унифицированные системы документации	Оформление документов по индивидуальному заданию (резюме, характеристика, рекомендательное письмо)
3.1.Задачи, принципы и ме­тоды унификации доку­ментов
3.2.Разработка унифицирован­ны­х систем документации	Составление схемы технологии УСД
3.3.Внедрение унифицирован­ных систем документации	Проектирование Табеля форм документов структурного подразделения организации
3.4.Ведение унифицированных систем документации
Раздел IV. Документы, изго­товляемые средствами вы­чис­лительной техники
4.1.Виды документов, изготов­ляемых средствами ВТ	Подготовка и защита реферата
4.2.Требования, предъявляемые к документам, изготовляе­мым средствами ВТ
Раздел V. Классификаторы технико-экономической и социальной информации
5.1.Методы классификации и ко­дирования ТЭСИ	Презентация
5.2.Международные класси­фика­ции информации	Тестовые испытания
5.3.Единая система классифи­ка­ции и кодирования ТЭСИ	Ролевая игра, защита проекта обучающей инструкции
5.4.Организация разработки классификаторов ТЭСИ	Составление схемы технологии разработки ОК ТЭСИ
5.5.Внедрение классификато­ров ТЭСИ
5.6.Ведение классификаторов ТЭСИ
Раздел VI. Обеспечение дос­то­верности и защиты ин­форма­ции в ИОУ
6.1.Понятие достоверности ин­формации	Сообщение по теме
6.2.Защита информации в ИОУ	Сообщение по теме

2.2. Темы реферативных работ

1.  Новые информационные технологии в информационном обеспечении

2.  Информационное обеспечение автоматизированных систем обработки данных

3.  Унификация и стандартизация документов

4.  Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления

5.  Терминологические проблемы информационного обеспечения управления

6.  Кодирование информации в системах обработки данных

7.  Нормативное регулирование информационных процессов

8.  Проблемы проектирования информационного обеспечения управления

9.  Внутримашинное информационное обеспечение управления

10.  Комплекс проектных документов по информационному обеспечению управления

11.  Проблемы обеспечения юридической силы документов в условиях новых информационных технологий

12.  Задачи и организация применения УСД и ОК ТЭСИ в ИОУ

13.  Задачи и организация системы ведения УСД и ОК ТЭСИ

14.  Состав информационного обеспечения управления

15.  Информационное обеспечение руководителей

16.  Информационное обеспечение автоматизированных рабочих мест

17.  Выбор программных средств для информационного обеспечения разных категорий служащих

18.  Анализ АРМов для разных категорий служащих

19.  Анализ современных текстовых процессоров, используемых в ИОУ

20.  Использование приложений WINDOS специалистами ИОУ

21.  Автоматизированный офис на примере конкретного предприятия

22.  Анализ задач ИОУ, подлежащих автоматизации

23.  Обзор публикаций отечественных авторов по проблемам ИОУ

24.  Обзор публикаций зарубежных авторов по проблемам ИОУ

25.  Зарубежный опыт информационного обеспечения управления

26.  Обеспечение достоверности и сохранности информации в системах обработки данных

27.  Информационные сети в информационном обеспечении управления

28.  Проблемы гармонизации ИОУ России и международных информационных систем

29.  Международная стандартизация информационных процессов и ее роль в ИОУ

30.  Законодательное регулирование информационных процессов за рубежом

31.  Законодательное регулирование информационных процессов в России

2.3. Вопросы для подготовки к экзамену

1.  Состав и задачи ИОУ

2.  Коммуникации как основа ИОУ

3.  Влияние новых информационных технологий на структуру ИОУ

4.  Цели и принципы унификации документов

5.  Нормативные и организационно-методические документы по УСД

6.  Назначение и структура УСД

7.  Содержательная унификация документов

8.  Формальная унификация документов

9.  Разработка проектов унифицированных форм документов

10.  Стадии разработки УСД

11.  Состав и задачи организаций, участвующих в разработке, внедрении ведении УСД

12.  Назначение и структура системы ведения УСД

13.  Категории УФД, их особенности и область применения

14.  Структура унифицированного документа

15.  Организация издания и распространения унифицированных форм документов

16.  Организация внедрения УСД

17.  Утверждение и регистрация унифицированных форм документов

18.  Организация контроля за внедрением УСД

19.  Машиночитаемые и машиноориентированные документы в ИОУ

20.  Юридическая сила документов на машинных носителях

21.  Обеспечение достоверности и сохранности документной информации

22.  Структура и задачи ЕСКК ТЭСИ РФ

23.  Нормативные и организационно-методические документы по ЕСКК ТЭСИ РФ

24.  Функции классификаторов ТЭСИ

25.  Категории классификаторов ТЕСИ и их статус

26.  Иерархический метод классификации ТЭСИ

27.  Фасетный метод классификации ТЭСИ

28.  Порядковый и серийно-порядковый методы кодирования ТЭСИ

29.  Последовательный метод кодирования ТЭСИ

30.  Параллельный метод кодирование ТЭСИ

31.  Формулы структуры кодов

32.  Обеспечение достоверности кодов

33.  Стадии разработки классификаторов ТЭСИ

34.  Разработка проекта классификатора ТЭСИ

35.  Утверждение и регистрация классификаторов ТЭСИ

36.  Издание и распространение классификаторов ТЭСИ

37.  Структура классификаторов ТЭСИ

38.  Организации, участвующие в разработке классификаторов ТЭСИ, и их функции

39.  Организация внедрения классификаторов ТЭСИ

40.  Назначение и структура ведения классификаторов ТЭСИ

41.  Технология ведения классификаторов ТЭСИ

42.  Структура ОК органов государственной власти и управления

43.  ОК занятий

44.  ОК валют

45.  Буквенные и цифровые коды стран в ОК стран мира

46.  ОК информации о населении

47.  Кодирование унифицированных документов в ОК управленческой документации

48.  Коды классификаторов и их фасетов по ОК информации об общероссийских классификаторах

2.4. Учебно-методическое обеспечение

2.4.1. Методические указания преподавателей

Ознакомившись с программой курса, студенты приступают к подбору источников и литературы по темам дисциплины. Рекомендуется начать подготовку с изучения общих работ по делопроизводству таких авторов как , , и др. Затем необходимо поработать со специализированными статьями по различным аспектам информационного обеспечения управления. Приветствуется самостоятельный поиск студентом дополнительной и специальной литературы.

Задания для самостоятельной работы содержатся в разделе, посвященном тематике практических занятий. Преподаватель осуществляет контроль за подготовкой студентов, проводит устный опрос, проверку документов. Студенты выбирают одну из рекомендованных тем сообщений, но могут предложить свои вопросы, интересные для обсуждения. Рекомендуется по отдельным темам делать историографический анализ статей, опубликованных в периодических изданиях.

По итогам изучения дисциплины студенты должны оформить реферат по теме доклада (сообщения), разработать Табель форм документов организации, спроектировать, оформить разнообразные управленческие документы по индивидуальным заданиям.

Для студентов заочного отделения учебным планом предусматривается выполнение контрольной работы и реферата.

Оформление реферата и контрольной работы обязательно с соблюдением установленных требований. Структура письменных работ включает следующие элементы: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список источников и литературы, приложения. Ссылки на источники и литературу в контрольной работе обязательны, оформляются в соответствии с требованиями, в реферате их можно не указывать. Объем реферата и контрольной работы от 10 до 15 страниц. Все формы документов должны быть заполнены, служебная документация, относящаяся к УСОРД, оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 и других нормативных актов по делопроизводству и архивному делу.

Пакет подготовленных студентом документов (по индивидуальным и коллективным заданиям) сдается преподавателю на проверку. Качество проектов учитывается при итоговой оценке знаний.

Общая оценка знаний студента по дисциплине включает: сдачу промежуточных отчетностей; оформление проектов документов; выступление с сообщениями на практических занятиях; подготовку доклада; активное участие в обсуждении вопросов, предлагаемых преподавателем; правильное оформление реферата, тестовые испытания; сдачу коллоквиума; подготовку презентации, участие в ролевой игре; экзамен по билетам (устный). Для студентов заочной формы обучения проводится защита контрольной работы. Студент, набравший в ходе текущего контроля не менее 35 баллов, допускается к экзамену. Если накапливается недостаточное количество баллов, предусматривается собеседование по курсу в часы консультаций. Каждый правильный ответ на практических занятиях оценивается по системе (2 балла, 3 балла, 4 балла, 5 баллов) в зависимости от содержательности ответа. За пропуск занятия без уважительной причины предусматривается снятие 5 баллов; за отказ отвечать на занятии – 2 балла). Выступления студентов оцениваются по критериям: логика изложения материала, содержание, выводы. За дополнение и хорошо сформулированный вопрос на занятии добавляется 1 балл. Полученные результаты преподаватель фиксирует в журнале в соответствии с критериями.

Шкала перевода баллов в оценки для экзамена

Шкала баллов	Оценка
1	2
60 баллов и менее	неудовлетворительно
от 61 до 75 баллов	удовлетворительно
от 76 до 90 баллов	хорошо
от 91 до 100 баллов	отлично

2.4.2. Методические указания для студентов

Комплексное изучение студентами учебной дисциплины предполагает: овладение материалами лекций, учебной и дополнительной литературы, указанными в программе, творческую работу студентов в ходе проведения семинарских и практических занятий, а также систематическое выполнение заданий для самостоятельной работы.

В ходе лекций раскрываются основные вопросы в рамках рассматриваемой темы, делаются акценты на наиболее сложные и интересные положения изучаемого материала, которые должны быть приняты студентами во внимание.

Основной целью семинарских занятий является контроль степени усвоения пройденного материала и хода выполнения студентами самостоятельной работы, обсуждение наиболее сложных и спорных вопросов в рамках заявленной темы. Занятие предполагает всестороннее обсуждение темы при максимальном участии студентов учебной группы. Ряд вопросов дисциплины, требующих авторского подхода к их рассмотрению, заслушиваются на семинарских занятиях в форме подготовленных студентами сообщений (10-15 минут) с последующей их оценкой всеми студентами группы. Тема, форма проведения семинара предполагает дискуссионность, свободный обмен мнениями. Студентам при подготовке к семинару следует сформировать свою точку зрения по каждому из вопросов, выносимых на обсуждение. Основой для подготовки студента к семинарским занятиям являются лекции и издания, рекомендуемые преподавателем. При изучении источников студентам рекомендуется законспектировать основные идеи публикации, предлагаемые определения, зафиксировать существенные факты, суть приводимых примеров.

Основной целью практических занятий является приобретение и закрепление навыков работы с профессиональными документами различных видов в целях выявления, анализа и усвоения профессионально и учебно-значимой информации,

2.4.3. Методическое обеспечение дисциплины

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ И

ЗАКРЕПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛА ПО ТЕМАМ КУРСА

«КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ И ИХ АНАЛИЗ»

1. Чем отличаются выходные документы (машино­граммы) от первичных документов?

2. Что такое зона перфорации?

3. Что представляет собой структура унифицированного документа?

4. Какие существуют категории унифицированных документов?

5. В чем заключается специфика нормативно-справочной документации?

6. Каковы признаки машиноориентации документов?

«СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ»

1.Каковы основные направления унификации документов?

2.Каковы основные этапы работ по унификации?

3.В чем заключается назначение карточки документа?

4.Требования, предъявляемые к унификации содержания документов.

5.Состав обязательных реквизитов заголовочной части.

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ»

1.Что такое конструкционная сетка?

2.Что такое формуляр-образец и для чего он служит?

3.Из каких частей состоит формуляр-образец?

4.Какие требования предъявляются к проектируемому формуляру-
образцу?

5.Каково содержание инструкций по заполнению унифицированных
форм документов?

«ВНЕДРЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ»

1. Каковы основные направления внедрения УСД?

2.Каковы основные задачи государственного надзора за внедрением УСД?

3.В чем заключается отличие отраслевого (ведомственного) контро­ля за внедрением УСД от государственного надзора?

4.Почему необходимо осуществлять отраслевой (ведомственный)
контроль за внедрением УСД?

5.Каковы основные задачи головной организации по УСД в части
внедрения УСД?

6.Какими документами регулируется процесс внедрения УСД в ми­нистерствах (ведомствах), учреждениях и организациях.?

«ВЕДЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ»

1. Каковы задачи системы ведения УСД?

2.В чем состоят функции по ведению УСД: ВНИИКИ Госстандарта,
министерства - разработчика УСД, головной организации по УСД мини­стерства?

3.Что включает в себя информационная база СВ УСД?

4.В чем отличие эталонного массива информационной базы СВ УСД
от контрольного?

«ИЗУЧЕНИЕ МЕТОДОВ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЭСИ»

1.Какие методы классификации используются в классификаторах ТЭСИ?

2.Какие методы кодирования используются в классификаторах?

3.Что такое формула структуры кода?

4.Что такое контрольное число?

5.Как рассчитать контрольное число?

УЧЕБНО-НАГЛЯДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ КУРСА

Технологический процесс разработки унифицированных форм

 

ОСНОВА Для проведения головной организацией и организациями-исполнителями детального обследования документооборота и всех информационных потоков

Состав ЕСКК ТЭСИ РФ

Состав:

Основные задачи ЕСКК ТЭСИ РФ

 

Категории классификаторов ТЭСИ, их статус

Перечень общероссийских классификаторов

и организаций, участвующих в их ведении

№ п/п	Наименование общероссийского классификатора, его аббревиатура	Учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов	Головные Организации по ведению общероссийских классификаторов	Организации обязательного согласования
1.	Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)	Госстандарт России	ВНИИКИ Госстандарта России
2.	Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН)	Госстандарт России	ВНИИКИ Госстандарта России	Минэкономразвития России, Госкомстат России
3.	Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН)	Госстандарт России совместно с Минтрудом России	ВНИИКИ Госстандарта России совместно с ВЦОПТ Минтруда России	Госкомстат России
4.	Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП)	Минэкономразвития России		Госкомстат России
5.	Общероссийский классификатор продукции (ОКП)	Госстандарт России совместно с федеральными органами исполнительной власти, ответственными за техническую политику по данной продукции	ВНИИКИ Госстандарта России совместно с головными организациями по ведению классов и (или) группировок ОКП	Госкомстат России
6.	Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ)	Госкомстат России	ГМЦ Госкомстата
7.	Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)	Госкомстат России	ГМЦ Госкомстата
8.	Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)	Минобразование России	НИИ ВО Минобразования России
9.	Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ)	Минтруд России	НИИ труда, Минтруда России
10.	Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)	Госстандарт России совместно с Росархивом, Госкомстатом России, Банком России, Минфином России, Минтрудом России, Пенсионным фондом России, Минэкономразвития России по соответствующим классам ОКУД	ВНИИКИ Госстандарта России совместно с ВНИИДАД Росар хива, ГМЦ, НИПИ статинформ Госкомстата России, Банком России, ОАО "Финтех" Минфина России, Минтрудом России, ПФ России, Объединением"ИнформВЭС" Минэкономразвития России по соответствующим ОКУД
11.	Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (Классификатор ЕСКД)	Госстандарт России совместно с федеральными органами исполнительной власти, ответственными за техническую политику поданной продукции	ВНИИКИ Госстандарта РФ совместно с организациями по ведению классов Классификатора ЕСКД
12.	Общероссийский классификатор (ОКОФ)	Госстандарт России совместно с Госкомстатом России, Минфином России	ВНИИКИ Госстандарта России
13.	Общероссийский классификатор валют (ОКВ)	Госстандарт России совместно с Банком России	ВНИИКИ Госстандарта РФ совместно с Банком России
14.	Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)	Госстандарт России	ВНИИКИ Госстандарта России
15.	Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)	Минтруд России	НИИ труда Минтруда России
16.	Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК)	Минобразование России	НИИ ВО Минобразования России
17.	Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)	Госстандарт России	ВНИИКИ Госстандарта России	Госкомстат России
18.	Общероссийский классификатор объектов административнотерриториального деления (ОКАТО)	Госкомстат России	ГМЦ Госкомстата России
19.	Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД)	Госстандарт России	ВНИИНМАШ Госстандарта России
20.	Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД)	Госстандарт России	ВНИИНМАШ Госстандарта России
21.	Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения (ОТКСЕ)	Госстандарт России	ВНИИНМАШ Госстандарта России
22.	Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО)	Минобразование России	НИИ ВО Минобразования России
23.	Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)	Минэкономразвития России	СОПС Минэкономразвития России и РАН
24.	Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ)	Госстандарт России	ВНИИКИ Госстандарта России
25.	Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)	Госстандарт России	ВНИИКИ Госстандарта России
26.	Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС)	Госкомстат России	ГМЦ Госкомстата России
27.	Общероссийский классификатор организационно - правовых форм (ОКОПФ)	Госкомстат России	ГМЦ Госкомстата России

Примечания:

1. Порядок расположения общероссийских классификаторов соответствует последовательности их государственной регистрации.

2. Ведение ОКПО и взаимосвязанных с ним общероссийских классификаторов, ОКДП и Классификатора ЕСКД осуществляется по отдельным положениям по их ведению.

Территориальные органы Гомстата России

Организации обязательного согласования

Организационная структура ведения общероссийских классификато

Головные организации по ведению общероссийских классификаторов, их классов и (или) группировок

ВНИИКИ Госстандарта России

ГМЦ Госкомстата России

Учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов

Госстандарт России

Госкомстат России

ров

Наглядно-презентационные материалы по курсу

Раздел II.

Задачи и структура

информационного обеспечения управления

Тема:

Задачи информационного обеспечения.

Структура информационного обеспечения управления

Конспекты лекций

Раздел I. «Информационное обеспечение управления»:

назначение курса, источники и литература

Тема 1.1.Предмет, задачи и содержа­ние курса

Информация и ее роль в управлении

Информация (от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С середины 20-х годов ХХ века информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления. (Определение из ФЗ «Об ИИиЗИ» 1995 г.).

Существует 2 подхода к сущности информации:

1.  Атрибутивный – информация рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объектов

2.  Функциональный – информации в неживой природе не существует, т. к. она образуется лишь в процессе деятельности.

Информация состоит из данных, которые приобретают характер информации когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот информации в системе управления, движение информации от объекта к субъекту и наоборот.

Информация бывает (характеристики):

1)  постоянная и переменная

2)  первичная и производная

3)  системная (=унифицированная) и несистемная

4)  по форме отображения:

- визуальная

- аудио

- видео

- в электронном виде

5)  входящая и исходящая

6)  ретроспективная и оперативная.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв­ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуют­ся связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управле­ния, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами обществен­ной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодей­ствие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами. (Из диссертации ).

Тема 1.2.Источники и литература по курсу

Законодательная и нормативная база ИОУ

1.  Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

2.  Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 01.01.2001

3.  Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.2001

4.  Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 01.01.2001

5.  Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 01.01.2001

6.  Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 000 от 1 ноября 1999 г.

7.  Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ

8.  ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.

9.  ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов

11. ПР 50-0.19-2003. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.

12. ПР 50-0.20-2003. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.

13. Унифицированные системы документации

14. ОК ТЭСИ

Раздел II. Задачи и струк­тура

информационного обеспечения управления

Тема 2.1.Задачи информационного обеспечения

Большинство организаций представляют собой открытые системы, каждая имеет внешнюю и внутреннюю среду. Под внутренней средой понимаются элементы системы: люди, технологии, цели, задачи, структура, т. е. то, чем управляют с помощью менеджмента. Внешняя среда – то, чем нельзя управлять. В основе взаимодействия сред лежит обмен информацией, тогда внешняя среда = внешняя информационная среда. Она делится на:

1.  Среду прямого информационного воздействия. Факторы влияния среды прямого воздействия: поставщики, законы и органы государственной власти, потребители, конкуренты.

2.  Среду косвенного информационного воздействия. Ее факторы влияния: технологии, состояние экономики, социокультуры, политическое состояние, международное окружение, региональные и национальные факторы, экологические факторы.

Информационная среда организации – то, на основе чего, создается информационная инфраструктура организации. Информационная среда представляет собой совокупность источников информации, оказывающих воздействие на систему в целом. Информационная инфраструктура организации – это система жизнеобеспечения организации, она обеспечивает все элементы системы соответствующей информацией. (Элемент системы – пользователь). Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Еще две составляющие – информационная технология и информационный персонал.

То же самое другими словами: Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал

ИО рабочего места любого работника складывается из:

·  личного информационного массива работника;

·  информации, получаемой от источников внутри рабочей группы;

·  информации, получаемой из других структурных подразделений или функциональных зон;

·  информации, получаемой. из других организаций;

·  информации, получаемой из информационных систем (внутренняя и внешняя сети);

·  неформальной информации, полученной любым путем из любого источника.

Таким образом, информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая отдельные рабочие места в эффективно действующий механизм достижения целей организации. Центральное место в информационной структуре занимает человек и особенно руководитель.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые техно­логии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци­онных потребностей организации. Информация, информационные процессы и информацион­ные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организа­ции, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе созда­ваемых информационных ресурсов.

Раздел III. Унифицирован­ные системы документации

Тема 3.1.Задачи, принципы и ме­тоды унификации доку­ментов

Унификация в широком смыс­ле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов за­данного множества".Под унифи­кацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рациональ­ного количества их форм и типи­зации построения.

Основная цель унификации документов заключается в созда­нии стабильных комплексов доку­ментов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач уп­равления как в традиционных ус­ловиях, так и в условиях исполь­зования новых информационных технологий, при минимальных зат­ратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унифика­ции могут быть документы на лю­бых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствова­ния документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация яв­ляется нормативным закреплени­ем результатов унификации.

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и го­сударственные стандарты РФ на унифицированные системы доку­ментации (УСД);

- Типовые методические ука­зания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканс­кой унификации документов, ис­пользуемых в автоматизирован­ных системах управления;

- Основные положения Еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информа­ции и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие доку­менты Госстандарта РФ;

- общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Боль­шое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Госу­дарственную систему стандарти­зации РФ.

Проведение унификации опи­рается на реализацию следую­щих принципов:

1)  унификация от общего к частному, заключающаяся в по­строении формуляра-образца документов, а на его основе раз­работке конкретных форм доку­ментов;

2)  единообразие построе­ния форм документов и правил по­строения и оформления, обеспе­чиваемое путем максимальной ти­пизации и трафаретизации тек­стов, выработки единых требова­ний к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

3)  комплексность унифика­ции. При ее проведении должны предусматриваться все требова­ния к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обра­ботки и хранения;

4)  информативность, т. е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

5)  группировка реквизитов в документах в соответствии с пос­ледовательностью их заполнения,

6)  обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

7)  стабильность требований к документам, исходя из исполь­зования форм документов в тече­ние достаточно длительного пери­ода времени;

8)  экономичность за счет обоснованного включения доку­ментов в систему документации и широкого применения бланков;

9)  сопряжение с действую­щими системами классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации.

При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относятся:

·  установление ограничительных номенклатур действующих форм;

·  создание типовых форм;

·  построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

·  унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой является ОКУД, представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях РФ. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов. Они представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Для разработки такого табеля создается классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

Методами формальной уни­фикации документов являются:

·  унификация структуры докумен­тов;

·  создание общих синтаксичес­ких правил построения докумен­тов;

·  унификация методов контро­ля информации в документах;

·  унификация типов носителей и форматов документов

Структура унифицированного документа

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются унифицированные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей

Структура унифицированного документа представлена ниже в виде таблицы:

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)	Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
Наименование документа
Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы	Заголовок графы таблицы
Название количественно-суммового основания документа	Значение	Значение
Название количественно-суммового основания документа	Значение	Значение
Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа	Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

ТЕМА 3.2.Разработка унифицирован­ны­х систем документации

УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки:

1-я стадия - организация разработки общероссийской унифицированной формы документов.

Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:

- отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;

- руководящие документы;

- формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.

Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.

Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.

На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.

Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.

Раздел IV. Документы, изго­товляемые средствами вы­чис­лительной техники

Тема 4.2. Требования, предъявляемые к документам,

изготовляе­мым средствами ВТ

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Требования к составу основных реквизитов и их оформлению. Требования к минимальному составу информационных элементов доку­ментов - реквизитов определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмме. создаваемым средствами вычисли­тельной техники. Основные положения" и ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца".

Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих доку­ментной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обя­зательными. Состав и форма их записи почти идентичны в обоих стандар­тах:

- наименование организации-создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и его код;

-  наименование документа (формы) и его код;

-  дата документа;

- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления до­кумента, или код (подпись) лица, утвердившего документ;

- местонахождение организации - создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый то в состав обязательных (по ГОСТ 6.1, то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.1реквизитов.

Код организации и код формы документа указывают на юриди­ческое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Должны указывается в соответствии с классификаторами или табелем арабскими цифрами на верхнем поле до­кументов.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступаю­щих или создаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, во­просов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 - индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой индекс может быть дополнен буквенным, состав букв и их смысловое значение при этом определяется руководством фирмы, и должено доводиться до сведения сотрудников.

Все остальное отнесено к дополнительным реквизитам и использу­ется в соответствии со спецификой создания, использования и передачи конкретных документов.

Удостоверение документов. Важнейшей частью придания докумен­там юридической силы является выбор формы их удостоверения. Удосто­верение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. Основными способами удостоверения документа являются подписание, утверждение. заверение и проставление печати:

подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтвер­ждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Под­пись придает документу юридическую силу. Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанно­стей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, только первый экземпляр. В состав подписи входит; обозначение должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на доку­ментах, оформленных на бланках), собственно личная подпись ( до сего времени не имеющая русского термина для своего обозначения) и ее расшифровка.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиаль­ными органами. Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц. На­пример, финансовые документы; документы проверок (ревизий), до­кументы, составленные несколькими организациями, и т. д.

Если документы должны подписывать несколько лиц равных долж­ностей, то их подписи располагают на одном уровне. В документах, со­ставленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших доку­мент, а распределение обязанностей в составе комиссии;

утверждение - способ удостоверения документа после его подписа­ния, санкционирующий распространение действия документа на опреде­ленный круг организаций, должностных лиц и граждан. Документ, подле­жащий утверждению, приобретают юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение во­просов, изложенных в этих документах. Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень докумен­тов, подлежащих утверждению.

Утверждение документа производится посредством грифа или изда­ния соответствующего распорядительного документа. Оба способа утвер­ждения имеют одинаковую юридическую силу.

На документах, требующих дополнительного удостоверения подлин­ности, ставится оттиск печати. В государственных организациях приме­няют гербовую печать и печать организации. В негосударственных органи­зациях - печать организации. Каждая организация на основании дейст­вующего законодательства и других нормативных документов разрабаты­вает перечень документов, на которые ставится печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захваты­вал часть наименования должности лица, подписывающего документ, или его подписи и позволял прочитать их и надписи на оттиске печати.

Организации выдают по заявлениям граждан, запросам других орга­низаций, при доведении до большого числа адресатов копии документов, исходящих от этих организации, а также копии имеющихся у них доку­ментов других организации, если по месту создания получить их затрудни­тельно или невозможно. Организации обязаны также заверять верность копий документов, необходимых для представления в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких до­кументов, засвидетельствованных только и нотариальном порядке, например дипломы, свидетельства о рождении и т. п.

Копия документа должна быть заверена подписью руководителя ор­ганизации или уполномоченного на это должностного лица. При выдаче копии за пределы организации на ней также проставляется печать и дела­ется отметка о местонахождении подлинника документа (номер дела и номера листов).

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательс­твом Российской Федерации, а также специальными инструкциями министерств внутренних дел Российской Федерации и автономий.

Раздел V. Классификаторы

технико-экономической и со­циальной информации

ТЕМА 5.1.Методы классификации и ко­дирования ТЭСИ

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между объектами с целью определения места объекта в системе, которая указывает на его свойства. С этой точки зрения, классификация является важнейшим средством создания системы хранения и поиска информации. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она может играть как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Подлинно научная классификация отражает систему знаков, присущих отражаемым в ней объектам реальной действительности. Такая классификация содействует развитию науки. Являясь важнейшим инструментом научного и одновременно выполняя функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, классификация находит широкое практическое применение во всех областях человеческой деятельности.

Названные возможности классификации обусловили ее использование и в такой сфере как управление. Поскольку с момента зарождения аппарата управления и до настоящего времени функционирование этого аппарата невозможно без четко налаженной работы с документами, классификация документов и разработка специальных схем классификации документов является очень важной проблемой.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижении информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.

Иерархический метод классификации

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

При использовании иерархического метода происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальная информация классифицируемых объектов детализируется на каждой ступени классификации. Классификаторы, построенные на основе иерархического метода классификации, имеют неограниченную емкость, которая зависит от глубины классификации (число ступеней деления) и основания кода (число знаков в алфавите кода). Выбор необходимой глубины классификации и соответственно структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых и предназначен данный классификатор.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и их использованием по ступеням классификации. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или решаемых с помощью классификатора задач, требуется коренная перестройка всей классификационной схемы.

При разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификаторам, построенным на основе иерархического метода, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает качество классификатора и удобство его использования. Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на первой ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки, расположенные на первом уровне классификации, не должны включать аналогичных понятий.

2-е общее правило: на каждой ступени классификации для разделения вышестоящей группировки должны использовать только один признак.

3-е правило: логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие ступени и полнота этого деления. В соответствии с этим на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращаться наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножеств всегда должна давать делимое множество объектов и не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок. Таким образом, достоинства иерархического метода обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.

Фасетный метод классификации

В современных классификаторах ТЭСИ широко используется и второй метод классификации – фасетный. Под ним понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. Т. е. заранее жесткой классификационной схемы не создается. Разрабатывается лишь система таблиц по признакам объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасета и их объединение в определенной последовательности. Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов разрабатываются новые фасеты или дополнительными новыми признаками (значениями признаков) уп. существующие без коренной перестройки структуры всего классификатора.

При разработке классификатора на основе фасетного метода также должны соблюдаться определенные правила, несоблюдение которых затрудняет использование классификатора. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора. Второе правило: включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков на них, которые необходимы для решения конкретной задачи.

Порядковый и серийно-порядковый

методы кодирования

Кодирование представляет собой процесс перевода информации из одной системы знаков в другую, т. е. перевод записи на естественном языке в запись с помощь. Кодов

Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае каждый из объектов классификационного множества кодируется с помощью текущего номера.

Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Таким образом, этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора (каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер).

Недостатки:

1) отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта;

2) сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками;

3) не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, т. к. резервные коды располагаются в конце ряда.

Т. е. метод не часто применяется отдельно при создании классификатора ТЭСИ. Чаще всего применяется в сочетании с другими методами кодирования. (Пример – классификатор валют).

Серийно-порядковый метод кодирования (например, ОКПДТР, классификатор специальностей по образованию)

- это метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии кроме кодов имеющихся объектов классификации, как и при порядковом методе кодирования, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии, и это является большим преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.

Метод обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования. Несмотря на наличие в кодах построенных по этому методу кодирования определенных элементов классификации, они чаще всего используются для идентификации объектов в сочетании с классификационными методами кодирования.

Последовательный метод кодирования

Сложные классификационные методы кодирования предполагают предварительное разделение множества объектов на классификационные группировки в соответствии с выбранными признаками классификации. Классификационные методы бывают двух видов – последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования – метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных соподчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов коду вышестоящей группировки. Этот метод используется при иерархическом методе классификации.

Достоинства:

- логичность построения кода;

- большая емкость;

- возможность получения итогов по высшим разрядам кода.

Недостатки:

- обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации;

- ограниченные возможности идентификации объектов;

- использование этого метода связано с определенными трудностями: в результате зависимости значений последующих разрядов кодов от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетания имеющихся признаков также сложно и практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестрой классификатора.

Применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильна в течение длительного времени.

Параллельный метод кодирования

Относится к классификационным метод код-я, как и последовательный. Параллельный метод кодирования – это метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использование кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом методе кодирование признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода возможны два варианта записи кодов объектов:

1) каждый фасет или признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

2) для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т. е. устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать значения какого признака приведено в определенных разряда кода объекта.

Достоинства:

- гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения. Этот метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков;

- хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко указать набором каких характеристик описывается рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых меняется со временем. Этот метод целесообразно использовать для кодирования однородных объектов, т. к. в противном случае реальной становится лишь незначительная часть сочетаний признаков, и емкость классификатора будет использоваться неполностью. И это является недостатком данного метода кодирования.

Классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информацию по классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в отличие от них регистрационные методы, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, не несут информацию об их свойствах. Поэтому и идентификационные, и классификационные методы чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.

ТЕМА 5.2.Международные класси­фика­ции информации

Значение международных и

государственных стандартов

для проектирования систем ИОУ

Обмен опытом и координация давно стали необходимостью во всех отраслях экономики, и разработка и внедрение стандартов – один из старейших, но по-прежнему эффективных механизмов, обеспечивающих согласованность действий и широкое распространение наилучших методов работы. Как государственные, так и международные стандарты носят обычно рекомендательный характер, но если стандарт становится общепринятым в какой-либо отрасли, он становится обязательным де-факто. Так произошло со стандартами ИСО 9000 по управлению качеством, и со стандартом требований к системам электронного документооборота DoD 5015.2.

Среди требований ISO9000 большое место уделяется правильной организации делопроизводства и документооборота: созданию и поддержанию многочисленных внутренних нормативных документов, тщательному документированию всех производственных и деловых процессов. Чтобы пройти сертификации, компания должна иметь достойное управление документацией. Широкое внедрение ISO9000 стало одним из главных факторов, стимулирующим инвестиции в развитие делопроизводства, повышение статуса службы ДОУ и ее сотрудников во внутренней иерархией компании.

ТЕМА 5.3.Единая система классифи­ка­ции и кодирования ТЭСИ

Структура и задачи ЕСКК

ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов ТЭСИ, средств их ведения и нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Задачи:

1)  классификация и кодирование ТЭСИ;

2)  упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;

3)  обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов;

4)  создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;

5)  создание распределенного автоматизированного банка ОК;

6)  обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения ОК и общероссийских форм документов;

7)  создание комплекса взаимоувязанных ОК и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;

8)  использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта по классификации и кодированию информации;

9)  гармонизация ОК с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию объектов с учетом отечественной практики;

10)  развитие практики прямого применения международных классификаторов, стандартов по классификации и кодированию объектов ТЭСИ;

11)  упорядочение и минимизация информационных документопотоков.

Принципы функционирования:

- учет социально - экономических изменений в стране;

- открытость и общедоступность ЕСКК для пользователей в той части, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

- автоматизация процесса обработки технико-экономической и социальной информации;

- обеспечение методического и организационного единства ЕСКК;

- комплексность ЕСКК, предусматривающая наиболее полный охват технико-экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене;

- постоянная актуализация технико-экономической и социальной информации;

- обязательность применения ЕСКК при формировании государственных информационных систем и ресурсов;

- совместимость ЕСКК, государственных информационных систем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве Российской Федерации на основе использования ЕСКК;

- гармонизация ЕСКК с международными и региональными классификаторами и стандартами.

ТЕМА 5.4.Организация разработки классификаторов ТЭСИ

Категории классификаторов ТЭСИ и их статус

Классификатор ТЭСИ является нормативным документом, который представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации.

Уровни классификаторов/категории:

·  международные;

·  межгосударственные (внутри СНГ)

·  общероссийские;

·  отраслевые/вида экономической деятельности

·  предприятия

Сейчас в РФ действующими является 31 классификатор, из них 10 выровнены на международный уровень (ОКСМ, ОКВД). Межгосударственный - ОК стандартов.

Общероссийский классификатор – это классификатор, принятый Госстандартом РФ и обязательный для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с министерствами и ведомствами.

ОК разрабатывается в тех случаях, когда они:

1)  обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;

2)  когда эти классификаторы обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;

3)  когда они информационно связаны с действующими ОК;

4)  когда он используется в общероссийских УФД.

ОК ТЭСИ относится к нормативным документам и по своему статусу соответствует ГОСТу. Порядок разработки ОК должен соответствовать правилам ПР 50. «Порядок разработки ОК ТЭСИ».

Отраслевой классификатор – это классификатор, принятый министерством/ведомством и обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства/ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления научно-технической политики в отрасли. Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:

1)  Включают информацию, которая создается в УФД (отраслевых) и отсутствует в ОК;

2)  Представляют собой выборки из ОК, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и признаками классификации.

Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.

Классификатор предприятия - это классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый эти хозяйственными субъектами. Классификатор предприятия разрабатывается в тех случаях, когда:

1)  они включают информацию, которая создается в УФД предприятия и отсутствует в ОК и отраслевых классификаторах.

2)  КП может быть выборками из ОК или отраслевого классификатора, допускаются перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующих в них объектами и признаками.

Статус КП соответствует стандартам предприятия. Порядок разработки, принятия, учета, ведения, опубликования и применения отраслевого классификатора и классификатора предприятия устанавливается соответственно министерством/ведомством или предприятием.

Структура классификаторов ТЭСИ

Создание интегрированных систем обработки информации, реализованных на основании автоматизированных банков данных, предъявляет определенные требования к построению классификатора. В соответствии с этими требованиями структура классификатора, как правило, должна иметь блок кодов (блок идентификации) и блок дополнительных признаков объектов на естественном языке.

Блочное построение классификаторов удобно для использования их в АС при организации автоматизированных баз или банков данных. Так как структура массивов информации в банке данных тоже имеет блочный характер. При блочном построении классификаторов может войти в банк данных и по наименованиям объектов на естественном языке и по идентификационным кодам и по набору кодов признаков объектов. Блочное построение классификаторов удобно и при ведении классификаторов, т. к. наличие набора кодов признаков объекта позволяет решать поисковые задачи, возникающие в процессе ведения классификатора. Кроме того, в структуре классификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы.

Выбор структуры построения классификаторов определяются характером объектов классификации и типом задач, для решения которых предназначен классификатор.

Стадии разработки классификаторов ТЭСИ

Разработка любого ОК ТЭСИ, в том числе ОКУД в соответствии с Правилами по стандартизации 1994г., включает выполнение 5 стадий:

- организация разработки ОК;

- разработка первой редакции проекта ОК;

- разработки окончательной редакции и проекта ОК и представление его для принятия;

- принятие и государственная регистрация ОК;

- издание ОК.

Вносить изменения в технологический процесс разработки ОК можно только с согласия , Технология разработки ОК других категорий, т. е. отраслевых или классификаторов предприятий может включать выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.

РАздел VI.

Обеспечение достоверности и защиты информации в ИОУ

Тема 6.1. Понятие достоверности информации

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации доверительной вероятностью необходимой точности, то есть вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного в пределах необходимой точности.

Литература:

Информатика: Учебник, под ред. Макаровой.

Идентификация и установление подлинности информации на средствах ее отображения и печати

В вычислительных системах, с централизованной обработкой информации и относительно невысокими требованиями к ее подлинности на технических средствах отображения и печати, достоверность и сохранность информации гарантируется наличием системы защиты данной вычислительной системы.

Однако с усложнением вычислительных систем вероятность возникновения несанкционированного доступа к информации и ее модификации существенно увеличивается. Поэтому в более ответственных случаях отдельные сообщения или блоки информации подвергаются специальной защите, которая заключается в создании средств повышения достоверности информации и криптографического преобразования. Установление подлинности полученной информации, включая отображение на табло и терминале, заключается в контроле положительных результатов дешифрования полученной информации до отображения ее на экране. Подлинность информации на средствах ее отображения тесно связана с подлинностью документов. Достоверность информации на средствах отображения и печати, в случае применения средств защиты, зависит от надежности функционирования средств, доставляющих информацию на поле отображения после окончания процедур проверки ее достоверности. Чем ближе к полю отображения (бумажный носитель) приближается эта процедура, тем достовернее отображаемая информация.

Подлинность документа рассматривается с 2-х позиций:

1)  получение документа, сформированного непосредственно данной вычислительной системой и на аппаратуре ее документирования;

2)  получение готового документа с удаленных объектов вычислительной сети или АСУ.

В первом случае подлинность документа гарантируется вычислительной системой, имеющей средства защиты от несанкционированного доступа. Применение криптографического преобразования информации в этом случае является эффективным средством. Информация, закрытая кодом пароля, известным только передающему ее лицу и получателю, не вызывает сомнения в ее подлинности. Также используются также средства идентификации и установления подлинности документа как опечатывание и пломбирование носителей документов с обеспечением их охраны. При этом к носителю должны прилагаться сопроводительные документы с подписями ответственных должностных лиц, заверенными соответствующими печатями.

Литература:

Мельников информации в компьютерных системах / . - М.,1997.

Тема 6.2. Защита информации в ИОУ

Обеспечение достоверности информации в АСУ

Обработка информации в АСУ имеет целью получение конеч­ного результата, который предусмотрен алгоритмами функциональ­ных задач.

Естественно ожидать, что при правильно спроектированном ал­горитме и безошибочно написанной и отлаженной программе функциональной задачи результат не должен содержать ошибок.

Однако, как показывает опыт разработки и эксплуатации АСУ. Этих условий оказывается недостаточно для получения правиль­ного результата. Причиной является объективно существующий закон природы — второй закон термодинамики, согласно которому любая замкнутая система со временем увеличивает энтропию или, другими словами, приходит в состояние возможно большей неупорядоченности.

Состояние неупорядоченности в АСУ возникает в первую оче­редь из-за проникновения в систему ошибок информации, места возникновения которых и причины мы рассмотрим ниже. Здесь же заметим, что любую систему из состояния неупорядоченности можно привести в состояние некоторого порядка, лишь выполнив определенную работу.

Возвращаясь к технологии обработки информации в АСУ, сле­дует сказать, что для получения безошибочного результата обра­ботки технологический процесс должен включать такие операции, которые бы (путем выполнения определенной работы по проверке и устранению ошибок) уменьшали степень неупорядоченности (ошибочности) обрабатываемой информации на всех этапах, где такая неупорядоченность (ошибки) может возникнуть.

В противном случае полученный в процессе обработки резуль­тат с высокой вероятностью окажется ошибочным и к использо­ванию будет непригоден.

Теперь рассмотрим основные этапы технологического процесса обработки информации в АСУ и причины, порождающие ошибки информации на этих этапах.

Основными этапами обработки информации в АСУ (будем рас­сматривать АСУ организационного типа), как известно, являются:

1. Сбор информации на человекочитаемых документах.

2. Перенос информации на машинные носители.

3. Передача информации по каналам связи от мест се возник­новения до места обработки.

4. Ввод информации в ЭВМ.

5. Обработка информации в ЭВМ программами пользователя.

6. Вывод информации из ЭВМ в виде, необходимом для даль­нейшего использования.

Рассмотрим несколько подробней каждый этап.

1. Сбор информации на человекочитаемые документы.

Большая часть информации, поступающая для обработки в АСУ, находится первоначально на человекочитаемых документах, в которые человек вносит информацию ручным способом или с по­мощью устройств механической печати. При этом, разумеется, мо­гут возникать различного вида ошибки. В приводятся следу­ющие причины этих ошибок:

а) низкая квалификация сотрудников, заполняющих доку­менты;

б) неправильная интерпретация заносимых данных;

в) усталость работников;

г) несоответствие потока данных и физической способности че­ловека переработать поступающий поток;

д) неудачная для обслуживания конструкция технических средств;

е) неудачная модель представления информации;

ж) отсутствие или недостаточная ясность рабочих инструкций.

Помимо перечисленных причин, существенное значение имеют субъективные причины, зависящие от человека, выполняющего ра­боту: безразличие, небрежность, плохая организация, слабый конт­роль за выполняемой работой, преднамеренное искажение инфор­мации.

2. Перенос информации на машинные носители.

В этом случае причины ошибок могут быть связаны: с обору­дованием, на котором осуществляется перенос, с оператором, ко­торый осуществляет перенос, и с документами, с которых осуще­ствляется перенос.

Ошибками оборудования, как правило, являются:

1) перенос на носитель знаков, не соответствующих знакам» которые набираются на клавиатуре. Этот результат связан с не­исправностью механической или электронной части устройств под­готовки данных;

2) неудобство конструкции клавиатуры, которой пользуется оператор, и места размещения первичного документа.

Ошибки, вносимые оператором, имеют причины, сходные с ана­логичными причинами, перечисленными для этапа сбора инфор­мации на человекочитаемых документах в пунктах а), б), в), г) и др.

Ошибки, причиной которых является документ, с которого про­изводится перенос информации, связаны:

а) с неудачным форматом документа, неудобным для работы оператора;

б) с ошибочной информацией, занесенной в документ.

3. Передача информации по каналам связи.

В этом случае уместно рассмотреть причины, приводящие к искажению заведомо правильной информации, подготовленной для передачи.

Причинами искажения информации и появления в ней ошибок при передаче по каналам связи в большинстве случаен являются:

1) ошибки, вносимые оконечными комплектами аппаратуры пе­редачи данных, связанные с неверным считыванием, формирова­нием пакетов сообщений и их кодированием и декодированием;

2) искажения, вносимые каналом: шум канала, частотные ис­кажения в канале, потери информации в канале по причине вре­менной неработоспособности.

4. Ввод информации в систему.

Этап ввода информации в ЭВМ является наиболее ответствен­ным с точки зрения обеспечение достоверности информации. Имен­но на этом этапе должны быть выявлены и не допущены в систему ошибки, которые накопились во вводимой информации на предыдущих этапах и возникли на этапе ввода. Причины, приво­дящие К возникновению ошибок во вводимой информации, на эта­пе ввода, могут зависеть от состояния оборудования, на котором осуществляется ввод (устройствах ввода с перфокарт, перфолент, магнитных лент), либо от организации процесса ввода.

Неисправности оборудования проявляются в неверном считывании информации с носителей, неверном формировании электри­ческого аналога считанной информации, утере информации на участке-«устройство ввода—ОЗУ», в появлении лишней информа­ции в порции информации, вводимой в ЭВМ.

Несовершенство организации, как правило, влечет за собой пу­таницу в очередности номеров перфолент, колод перфокарт или магнитных лент, некомплектности носителей, с которых должна быть введена информация, утерю информации на бумажных или магнит­ных носителях из-за нарушения порядка их хранения и учета.

К этому же классу причин относятся ошибочные действия опе­раторов, осуществляющих ввод.

5. Обработка информации в ЭВМ программами пользователя. На этом этапе обработки система

также может пополниться ошибками даже в том случае, если благодаря усилиям проекти-ровщиков и эксплуатационного персонала введенная в спетому информация верпа. Причинами появления ошибок на этом этапе являются:

1) ошибочная работа внешних накопителей, в результате ко­торой неверно происходит запись и считывание информации;

2) сбои в работе процессора и каналов, происходящие из-за колебаний питающего напряжения, неправильных режимов функ­ционирования элементов аппаратуры, временных отказов элемен­тов вычислительного комплекса;

3) не полностью отлаженные программы пользователя, оши­бочно реагирующие па некоторую комбинацию входной инфор­мации;

4) нарушение персоналом порядка смены машинных носите­лей информации, предусмотренного технологией решения задачи;

5) неверная реакция оператора на консольные сообщения опе­рационной системы или программ пользователя.

6. Вывод информации из ЭВМ.

Это завершающий этап обработки информации в АСУ. Как и на всех предыдущих этапах обработки, здесь важно обеспечить достоверность выводимой информации и исключить возникновение ошибок.

Вывод информации производится посредством различных устройств вывода: АЦПУ, устройств вывода на перфокарты, пер­фоленты, магнитную лепту, телетайпы, дисплеи.

В процессе вывода и системе могут возникнуть ошибки, которые исказят информацию, уменьшат ее ценность или сделают непригодной к использованию.

Причинами ошибок, возникающих на этапе вывода, являются:

неисправная работа электронных и механических частей выводи­мых устройств, сбои в оборудовании вычислительного комплекса, плохая организация хранения и учета выдаваемой информации, приводящая к утере, некомплектности или путанице в многостроч­ной выходной документации, перфокартах и перфолентах.

Мы рассмотрели основные этапы обработки информации в АСУ и причины, приводящие к уменьшению достоверности ин­формации в системе на разных этапах ее обработки. Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

1) причины, приводящие к уменьшению достоверности инфор­мации в системе, многообразны, многочисленны и имеются на всех этапах обработки;

2) для обеспечения нужного уровня достоверности обработки информации в системе необходимы специальные меры борьбы с ошибками, возникающими на каждом из этапов обработки. Необ­ходима, иными словами, работа, предотвращающая увеличение энтропии в системе обработки информации.

Ниже рассмотрены 29 видов контроля информации, которые объединены в 5 групп.

I. Счетные методы.

II. Математические методы.

III. Методы, использующие избыточность информации.

IV. Логические методы.

V. Прочие методы.

К I группе отнесены следующие методы контроля;

1. Контроль методом двойного счета.

2. Контроль по методу усеченного алгоритма.

3. Просчет с выходом на контрольный результат.

4. Счетный контроль с получением контрольных сумм.

5. Счетный контроль с получением контрольных итогов.

6. Счет записей.

7. Контроль формата документа.

8. Перекрестный контроль.

9. Балансовые методы контроля и контроль по системе мат­ричных моделей.

К группе П отнесены:

10. Способ подстановок.

11. Проверка с помощью дополнительных связей, в том числе метод корреляционных связей.

12. Проверка предельных значений.

13. Метод статистического прогноза.

К группе III отнесены:

14. Метод избыточных цифр.

15. Сравнение данных из различных источников.

16. Сравнение с внешними данными.

17. Метод двойных точек.

18. Контроль с использованием принципа обратной связи.

К группе IV отнесены:

19. Смысловые проверки.

20. Контроль по отклонениям.

21. Контроль заданной последовательности записей.

22. Метод шаблонов.

23. Контроль за временем решения задач  на ЭВМ и перио­дичностью выдаваемых результатов.

24. Экспертная оценка полученных результатов.

К группе V отнесены:

25. Контроль по меткам.

26. Контроль методом следствия.

27. Метод контрольных испытаний.

28. Метод контрольных программ.

29. Комбинированные методы контроля.

Следует заметить, что применение перечисленных методов контроля для обеспечения достоверности требует определенной «платы» за достоверность, которая проявляется в первую очередь в снижении производительности системы и в необходимости иметь дополнительные ресурсы вычислительной системы, такие, напри­мер, как память.

Кроме того, программно-логические методы контроля не поз­воляют обнаружить ошибки, причиной которых являются устой­чивые сбои вычислительной системы, и не могут немедленно за­фиксировать ошибки, причиной которых являются случайные сбои или ошибки персонала. Результаты случайных сбоев и непра­вильных действий выявляются лишь со временем, по окончании некоторого этапа обработки.

Остановимся на содержании перечисленных методов контроля.

I. Счетные методы контроля.

1. Контроль с помощью метода двойного счета заключается в повторном пересчете задачи или отдельных ее частей и сравне­нии полученных результатов. В случае несовпадения производится анализ этапа, на котором результаты разошлись, вносится коррек­ция, и счет повторяется.

Ясно, что систематическую ошибку вычислительного оборудо­вания указанным методом обнаружить невозможно. Этот метод увеличивает время решения задачи, требует сохранности исходных и промежуточных данных и позволяет обнаружить лишь случай­ные ошибки, являющиеся следствием сбоев оборудования и не­верных действий персонала. В условиях АСУ этот метод практи­чески не применяется, поскольку в задачах АСУ промежуточные и выходные результаты представляют собой большие массивы дан­ных, и их хранение и сверка сами могут стать источниками серьез­ных проблем, связанных с обеспечением необходимой достовер­ности.

2. Суть метода контроля по усеченному алгоритму состоит в стремлении уменьшить время получения правильного результата по сравнению с предыдущим методом. Если задача позволяет со­здать усеченный алгоритм, работающий с меньшей точностью, то

производится просчет по указанному алгоритму, результаты срав­ниваются. Результат считается правильным, если расхождение меньше суммарной точности вычислений по грубому и точному методу.

К сожалению, не все задачи позволяют разработать усеченный алгоритм, а его разработка и программирование требуют большой затраты времени и средств. Применительно к наиболее массовым в условиях АСУ задачам обработки данных говорить об усечен­ном алгоритме по существу вообще не приходится.

3. Контроль, состоящий в просчете с выходом на известный результат, применяется в основном при поиске ошибок в отлажи­ваемых программах; при эксплуатации задач АСУ результат, ра­зумеется, заранее не известен и поэтому метод применить нс-возможно.

4. Счетный контроль с получением контрольных сумм широко распространен, в том числе и в области электронной обработки данных. Например, для контроля правильности вводимой с пер­фоленты или перфокарт информации в конце вводимой порции (пачки) перфорируется сумма, сосчитанная до ввода на клавиш­ных машинах. Автоматическое суммирование данных в ЭВМ долж­но обеспечить совпадение с контрольной суммой. Обратный ре­зультат является сигналом об ошибке.

5. Контроль по итогам—это разновидность метода контроль­ных сумм, характерная тем, что сумма представляет результат сложения однородных величии и имеет соответствующую размер­ность.

6. Контроль методом счета записей состоит в том, что обра­батываемый массив записей предварительно сосчитан, и число указывающее количество записей в массиве, записано на магнит­ном носителе. Сверка количества обработанных записей с указанными числом позволяет судить об утерянных по разным причинам и не попавших в обработку записях.

7. Контроль формата документа предусматривает либо конт­роль числа слов в документе, либо контроль наличия определен­ных групп слов, если число слов может быть переменным.

8. Метод перекрестного контроля является частным случаем балансовых методов и используется там, где между получаемыми числами имеется некоторая количественная связь, такая, напри­мер, как зависимость между количеством поступившего на склад товара, отпущенного товара и остатка.

9. Балансовые методы контроля используются особенно ши­роко в бухгалтерских расчетах.

Представление системы показателей в матричном виде, где имеются сбалансированные строки и столбцы, позволяет быстро выявить ошибку, нарушающую баланс,

II. Математические методы контроля. Они используются для обнаружения ошибок, являющихся следствием неверного порядка выполнения вычислительных операций или их содержащий.

 10. Способ подстановки состоит в том, что в результат реше­ния уравнении подставляются корни. Если левая и правая части уравнений оказываются равными с заданной погрешностью, то ре­зультат считается верным. Способ позволяет обнаружить случай­ные и систематические ошибки.

11. Проверка с помощью дополнительных связей может ис­пользоваться в том случае, если между контролируемыми вели­чинами имеются однозначные или корреляционные зависимости.

Примером однозначных связей являются зависимости между тригонометрическими величинами.

12. Проверка предельных значений используется для предот­вращения дальнейших вычислений, если контролируемая величина оказалась в недопустимых для нее пределах.

13. Метод статистического прогноза является развитием пре­дыдущего метода и используется в том случае, если пределы ве­личины могут изменяться в результате статистической обработки данных наблюдений за ее движением.

К сожалению, во многих задачах АСУ (за исключением в основном задач оптимального планирования) указанная группа методов малоприменима.

III. Методы контроля, использующие избыточность.

Ноли речь идет о контроле информации, то и случае примене­ния этой группы методов предусматривается введение в контро­лируемый покупатель некоторой информационной избыточности. Именно наличие избыточности (которая является своеобразной «платой» за достоверность) удается выявить искажения в контро­лируемой величине.

14. Контроль но методу избыточных цифр базируется на до­бавлении к контролируемому числу проверочной цифры н прове­дении затем некоторых преобразований полученного числа. Если н числе будет допущена ошибка, то результат преобразований не совпадет с заданным результатом. Метод позволяет обнаружите ошибки, допущенные при записи, перфорации и вводе в ЭВМ. Ме­тод практически всегда используется для защиты шифров эконо­мических и производственных объектов (номенклатурный номер, табельный номер, шифр предприятия, отрасли и т. д.).

15. Сравнение данных из различных источников, в которых контролируемые количества должны совпадать или находиться в некоторой зависимости, позволяет Обнаружить ошибки.

16. Способ контроля путем сравнения с внешними по отноше­нию к системе данными является разновидностью предыдущего метода.

17. Метод двойных точек является модификацией метода конт­роля с использованием избыточной информации.

18. Контроль, использующий принцип обратной связи, широко применяется при передаче данных по каналам связи. В случае обнаружения на приемной стороне ошибки на передающую посы­лается перезапрос. При использовании эхо-контроля переданное сообщение возвращается на пункт передачи и сравнивается с ис­ходным;

IV. Логические методы контроля.

Основаны на логической непротиворечивости контролируемых данных и знании характера поведения контролируемых величин.

19. Метод смысловых проверок базируется на оценке семанти­ческого значения контролируемых величин и реализуется в уста­новлении пределов их значений, превышение которых лишает контролируемую величину смысла. Так, число рабочих на пред­приятии не может быть дробным числом.

20. Контроль по отклонениям состоит в том, что контролиру­ются отклонения получаемых многократно величин от их предыду­щих значений. Если эти отклонения существенны, то это является сигналом для детальной проверки и выявления возможных оши­бок.

21. Контроль заданной последовательности записей. Осуществ­ляется по порядковому номеру, который присваивается записям, подлежащим обработке. Нарушение порядка в последовательно­сти номеров свидетельствует об ошибке (например, неверном ре­зультате сортировки).

22. Метод шаблонов является методом формальной проверки правомерности наличия символов и цифр в информации, участвую­щей в данной фазе обработки. Например, в шифре изделия, со­ставленном по общесоюзному классификатору, не должно быть букв.

23. Контроль за временем решения задачи—это по сути дела логический контроль, позволяющий в случае чрезмерного увеличе­ния времени решения задачи сделать вывод о неправильной работе-машины или зацикливании программы.

24. Метод экспертных оценок используется для окончательной оценки полученной информации после обработки. Так, распоряже­ние на выплату пенсий, полученное па ЭВМ, окончательно про­сматривается инспектором и подписывается им.

V. Прочие методы контроля.

25. Контроль по меткам.

По меткам, записанным на магнитный носитель, можно про­контролировать, соответствует ли данной задаче номер носителя, дата записи информации, сроки обновления и т. д.

26. Контроль методом следствия является выборочным конт­ролем.

Процедуры выборочного контроля могут включать описанные методы контроля. Оценка результатов такого контроля часто за­держивается во времени и требует хранения необходимой инфор­мации в системе для проведения проверок.

27. Метод контрольных испытаний заключается но существу в проверке работы программ па искусственно созданной инфор­мации. Если программа работает верно, в возникновении ошибок следует винить информацию, поступающую в процессе функциони­рования системы. По существу этот метод контроля представляет собой способ доотладки программ.

28. Метод контрольных программ состоит в использовании спе­циальных программ, с помощью которых осуществляется контроль выходных данных системы обработки данных.

29. Комбинированные методы контроля предполагают исполь­зование нужной комбинации описанных выше методов для конт­роля входной, выходной и хранящейся в системе информации, а также правильности выполнения процедур ее обработки.

Методы обеспечения достоверности при обработке информа­ции в ЭВМ, особенно в ЭВМ третьего поколения, реализуются аппаратурно и основаны на многократной записи-считывании и срав­нении результатов этих двух процедур, на использовании избыточ­ности информации и контроле по четности.

Обеспечение достоверности при передаче информации по кана­лам связи базируется на использовании методов перезапроса, из­быточных и самокорректирующнхся кодов. Устранение ошибок при сборе информации на человекочитаемые документы и переносе на машинные носители обеспечивается рациональными формами заполняемых документов, последующим контролем вносимой ин­формации, двойной перфорацией или верификацией, последующим использованием методов сравнения дважды введенной информации в ЭВМ или подсчетом контрольных сумм и сравнением с введен­ными в ЭВМ контрольными суммами. Обеспечение достоверности выходной информации базируется на применении методов контро­ля пределов получаемых величин, их взаимоувязанности и непро­тиворечивости, последовательности расположения.

Наиболее важным этапом обработки информации с точки зре­ния обеспечения достоверности является ввод информации в си­стему. Именно на этапе ввода должны быть исключены ошибки информации, вводимой в систему для обработки. Программы вво­да по существу—это программы преобразования формата вводи­мых машинных документов в формат, хранимый в массивах систе­мы. Однако около 80% объема этих программ занимают проце­дуры контроля достоверности вводимой информации и процедуры коррекции обнаруженных ошибок.

Наиболее часто используемыми методами контроля при вво­де информации являются: сравнение двух независимо отперфорированных машинных носителей, сравнение подсчитываемых сумм с введенной контрольной суммой, контроль пределов вводимых ве­личин, контроль полноты и последовательности вводимых доку­ментов, контроль правомерности наличия символов и цифр во вводимой порции информации (метод шаблонов), балансовый кон­троль и некоторые другие методы из числа упомянутых выше. Необходимо так строить программы ввода, чтобы процесс устра­нения ошибок был по возможности экономичным и требовал мини­мального количества повторно перфорируемой и вводимой инфор­мации для устранения обнаруженных ошибок. Важно также, чтобы правильная информация не задерживалась, немедленно на­правлялась на обработку и не зависела от процедуры устранения ошибок в обнаруженной ошибочной информации.

Вопросы создания достаточно совершенных программ ввода-вывода информации, обеспечивающих необходимые проверки на достоверность, являются весьма сложными и до конца не решены, Имеются попытки создать специальные генераторы программ вво­да-вывода, которые могут генерировать рабочие программы по заданию пользователя. Однако и они обладают рядом недо­статков. В частности, они требуют генерации отдельной програм­мы на каждый формат вводимой информации, что не всегда целе­сообразно.

ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

(Из Правил по стандартизации 2000 г.)

2.1. Классификация - разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации.

2.2. Объект классификации - элемент классифицируемого множества.

2.3. Признак классификации - свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация.

2.4. Классификационная группировка - подмножество объектов, полученное в результате классификации.

2.5. Ступень классификации - этап классификации при иерархическом методе классификации, результатом которого является совокупность классификационных группировок.

2.6. Глубина классификации - число ступеней классификации.

2.7. Код: Знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

2.8. Кодирование - присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации.

2.9. Алфавит кода - система знаков (символов), принятых для образования кода.

2.10. Иерархический метод классификации - метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества.

2.11. Фасетный метод классификации - метод классификации, при котором заданное множество объектов делится на подмножество независимо, по различным признакам классификации.

2.12. Последовательный метод кодирования - метод кодирования, при котором в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях.

2.13. Параллельный метод кодирования - метод кодирования, при котором признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения.

2.14. Порядковый метод кодирования - метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда.

2.15. Серийно - порядковый метод кодирования - метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками.

2.16. Классификатор технико-экономической и социальной информации (классификатор) - нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

2.17. Общероссийский классификатор (ОК) - классификатор, принятый Госстандартом России и обязательный для применения при межотраслевом обмене информацией.

2.18. Отраслевой (ведомственный) классификатор - классификатор, принятый федеральным органом исполнительной власти (министерством, ведомством), на который возложено выполнение определенных видов экономической деятельности, и не подлежащий применению при межотраслевом обмене информацией.

2.19. Классификатор организации - классификатор, принятый организацией, предприятием или их группами, занимающимися аналогичными видами экономической деятельности, применяемый только этими хозяйствующими субъектами.

2.20. Международная классификация - классификация, принятая международной организацией.

2.21. Ведение классификатора - поддержание классификатора в достоверном состоянии и информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц.

2.22. Гармонизация классификаторов - приведение данного классификатора в соответствие с классификатором, выбранным в качестве основы, установленными путями гармонизации.

2.23. Переходной ключ - таблица, устанавливающая соответствие каждой группировке или объекту классификации одного классификатора одной или нескольким группировкам или объектам классификации другого классификатора.

2.24. Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

2.25. Унифицированная система документации - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

2.26. Общероссийская унифицированная форма документа - унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской унифицированной системы документации и обязательная для применения на всей территории Российской Федерации в определенном виде экономической деятельности.

2.27. Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа - унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

2.28. Унифицированная форма документа организации - унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности.

Словарь по курсу Информационное обеспечение управления
Буква	Понятие	Определение
А	АНКЕТА	Форма представления унифицированного текста, которая дает характеристику определенного объекта по различным признакам
Д	ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ СИСТЕМА	Комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления
ДУБЛИКАТ	Все более поздние во времени аутентичные по содержанию записи документы на машинном или бумажном носителе и содержащие указание, что документы являются дубликатами
ДОСТОВЕРНОСТЬ	Свойство отражать реально существующие объекты с необходимой точностью
Е	ЕСТЕСТВЕННАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ	Классификация, в основе которой лежат существенные признаки, определяемые природой изучаемых предметов и явлений, а также признаки, имеющие значение с практической точки зрения для целей производимого исследования
З	ЗОНА ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА	Устанавливает унифицированную структуру документа и размещается в пределах основных частей формуляра-образца
И	ИНФОРМАЦИЯ (в широком смысле)	Разнообразные сведения или совокупность сведений, а также обмен сообщениями между объектами
ИНФОРМАЦИЯ	Сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
ИОУ	Единый взаимосвязанный комплекс информационной и документационной систем, включающий организацию ведения систем и технологию сбора, обработки, движения и хранения управленческой документации
ИНФОРМАЦИОННОАЯ СИСТЕМА	Организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами системы управления для ее эффективного функционирования
ИСКУССТВЕННАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ	Классификация, за основу которой взят признак, имеющий значение с практической точки зрения для целей производимого исследования
ИЕРАРХИЧЕСКИЙ МЕТОД КЛАССИФИКАЦИИ	Метод, при котором заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные классифицируемые группировки
ИНФОРМАЦИОННАЯ ЕМКОСТЬ ДОКУМЕНТА	Кол-во информации, которая вложена в объем носителя - выбор языка, стиль изложения, кол-во служебных слов, повторения, таблицы и формулы, площадь носителя
ИНФОРМАТИВНОСТЬ	Кол-во информации, которую может извлечь потребитель, воспроизводящий данный документ и позволяет оценить полезность и применимость сведений, содержащихся в документах для целей управления и принятия решений
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АСУ	Совокупность ЕСКК ТЭСИ, УСД, массивов информации, использованных в АСУ
К	КОПИЯ	Документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на другой носитель информации; они аутентичны по содержанию подлинника или дубликата и содержат указание, что являются копиями
КЛАССИФИКАЦИЯ	Разделение предметов какого-либо рода по наиболее существенным признакам, присущим предметам данного рода и отличающих их от других родов
КЛАССИФИКАТОР ТЭСИ	Систематизирующий свод наименований и кодов классифицируемых группировок и объектов классификации
КОД	Знак или совокупность знаков, принятых для обозначения какой-либо группировки или объекта классификации
М	МАШИНООРИЕНТИ- РОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ	Документ, предназначенный для обработки средствами вычислительной техники
МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ	Документ, приспособленный для автоматического считывания содержащейся в нем информации
МАШИНОГРАММА (выходной документ)	Первичный во времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание
МАШИНОГРАММА (выходной документ)	Документ, созданный средствами ВТ на бумажном носителе в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке
МАШИНОГРАММА, обладающая юридической силой	Первичный во времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий в оформляющей части формуляра-образца реквизиты, придающие юридическую силу документу (дата документа, подпись)
МЕЖОТРАСЛЕВАЯ (ведомственная) форма документа	УФД, обязательная для применения министерствами (ведомствами) СССР и союзных республик, а также объединениями, предприятиями и организациями, независимо от их отраслевой или республиканской подчиненности
Н	НМБ ИОУ	Совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документа, их обработки, хранения и исполнения
О	ОТРАСЛЕВАЯ СД	Совокупность информационно связанных функциональных СД, соответствующих составу и особенностям управленческих функций определенной отрасли народного хозяйства и отражающих ее специфику
ОТРАСЛЕВАЯ СД	СД, которая присуща только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности
ОКУД	Систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных для применения во всех учреждениях и организациях РФ
ОСНОВАНИЕ КОДА	Число знаков в алфавите кода и его длина
ОТРАСЛЕВАЯ (ведомственная) УФД	УФД, обязательная для применения министерством (ведомством) и всеми подведомственными объединениями, предприятиями и организациями
П	ПОЛЕЗНОСТЬ	Степень информационной приспособленности документов конкретным нуждам управления, полнота и обеспечение ими функций аппарата, процедуры принятия и реализации управленческого решения, гибкость в отношении реальных управленческих ситуаций
ПОДСИСТЕМА	Выделенная по какому-либо признаку часть системы, имеющая отличительные особенности
ПОДЛИННИК	Первый во времени напечатанный средствами ВТ экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником
ПОРЯДКОВЫЙ МЕТОД КОДИРОВАНИЯ	Метод, при котором код образуется из чисел натурального ряда
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ МЕТОД	Образование кода классификационной группировки и/или объекта классификации с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, получаемых при иерархическом методе классификации
ПАРАЛЛЕЛЬНЫЙ МЕТОД	Образование кода классификационной группировки и/или объекта классификации с использованием кодов независимых группировок, получаемых при фасетном методе
ПЕРВИЧНЫЙ (входящий документ)	Документ, содержащий исходную информацию
С	СИСТЕМНОСТЬ	Одна из важнейших характеристик объективного мира, прежде всего социального
СИСТЕМА	Множество элементов, находящихся в отношениях, связях друг с другом, которые образуют определенное единство
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ	Рационально организованная совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности
СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ УНИФИКАЦИЯ	Связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем
СЕРИЙНО-ПОРЯДКОВЫЙ МЕТОД КОДИРОВАНИЯ	Метод, при котором коды образуются из чисел натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками
СТАБИЛЬНОСТЬ	Требования к документам исходя из использованных форм документов в течение достаточного периода времени
СТРУКТУРА УФД	Включает заголовочную, содержательную, оформляющую часть, реквизит документа, длина реквизита документа, служебное поле УФД, зона УФД, шаг письма, шаг строки, конструкционная сетка, ячейка конструкционной сетки
Т	ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ	Классификационная схема разрешенных к применению форм документов необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками
ТАБЕЛЬ УФД	Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов
ТИПОВОЙ СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ	Текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при рационализации управленческих ситуаций по определенной функции управления
ТРАФАРЕТ	Форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию
ТАБЛИЦА	Форма представления унифицированного текста, имеющая две формы членения (графы и строки) и содержащая характеристики объектов по различным признакам
У	УНИФИКАЦИЯ	Приведение к единообразию элементов заданного множества по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ	Выбор рациональных структур построения документов, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения
УФД	Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
УСД	СД, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
УФД ПРЕДПРИЯТИЯ	УФД, обязательная для применения на конкретном предприятии
Ф	ФОРМАЛЬНАЯ УНИФИКАЦИЯ	Унификация структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов; унификация методов контроля за информацией, включенных в документ
ФАСЕТНЫЙ МЕТОД	Метод, при котором осуществляется параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ПОДХОД К ДОКУМЕНТАЦИИ	Наиболее эффективный и является основой систем документации и ИОУ
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СД	Всегда целенаправленна, т. е. является механизмом реализации целей управления

2.4.2. Материально-техническое и информационное

обеспечение дисциплины

перечень технических средств обучения,

используемых в учебном процессе

– компьютерное и мультимедийное оборудование;

– пакет прикладных обучающих программ.

ОБРАЗЕЦ ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КАФЕДРЫ

Кафедра __документоведения, библиотековедения и библиографии

ВЫПИСКА

из протокола № ______заседания кафедры от «_____»_________200___г.

Присутствовали:

(должности и ф. и.о.)

____________________________________________________________________

Слушали:

(название дисциплины)

Обсуждение УМК-Д ____Организация секретарского обслуживания________

(шифры и название специальностей)

для специальностей__032001.65 «Документоведение и ДОУ"________________

Автор (ы)_______, старший преподаватель_____________

(ф. и.о., ученые степень и звание)

 

Постановили:

Одобрить представленный УМК-Д и рекомендовать к утверждению на заседании научно-методического совета института.

(ф. и.о.)

(подпись)

Зав. кафедрой _____________________ ______________________

(ф. и.о.)

(подпись)

Секретарь ________________________ ______________________