Вестник Конституционного Суда Республики Северная Осетия-Алания № 7 (стр. 4 )

2.2. Прием информации по каналам факсимильной связи

2.2.1. Прием и передачу информации по каналам факсимильной связи и электронной почты осуществляют специалисты Секретариата либо, по поручению Председателя Суда, судей, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата, руководителей структурных подразделений в порядке подчиненности, работники, имеющие факсимильные аппараты и возможность выхода в сеть Интернет.

2.2.2. Принятые по электронной почте и факсимильной связи сообщения соответственно распечатываются и ксерокопируются на бумажные носители. В правом нижнем углу такого документа ставится штамп входящей корреспонденции.

В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.

2.2.3. Факсограммы и электронные сообщения, не адресованные Председателю Суда, передаются специалистом Секретариата по предназначенности судьям, Руководителю Аппарата, руководителям структурных подразделений.

2.3. Распределение входящей корреспонденции

2.3.1. Вся входящая корреспонденция (кроме нерегистрируемой) регистрируется в день поступления и передается Председателю Суда, а также судьям или в структурные подразделения Суда в случае указания их в качестве адресатов.

2.3.2. После принятия Председателем Суда (иным лицом в соответствии с п. 2.3.1) решения по документу он возвращается в Секретариат для отражения его движения в электронной карточке согласно резолюции и передачи исполнителю. Все процессуальные действия (т. е. регистрационные, учетные, контрольные, передаточные и т. п.) вводятся специалистами Секретариата в АСР не позднее следующего рабочего дня.

2.3.3. Срок исполнения, если он не указан в самом документе, устанавливается лицом, рассмотревшим документ и принявшим решение по его исполнению. Если срок в резолюции не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок, кроме случаев, когда законодательством предусмотрено иное.

Срок рассмотрения и исполнения документов по судебным делам регулируется Конституционным законом Республики Северная Осетия-Алания «О Конституционном Суде Республики Северная Осетия-Алания» (далее – Закон) и Регламентом Суда.

2.3.4. Исполнитель получает копию направленного ему документа с резолюцией в течение 1 рабочего дня с момента ее наложения. В случае направления документа на исполнение нескольким работникам его копию получает каждый из исполнителей.

Ответственность за сохранность документа несет последний из указанных в АСР исполнителей. При направлении документа нескольким работникам автором резолюции назначается ответственный за его исполнение.

2.3.5. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа-ответа, его согласование, оформление, представление на подписание (утверждение) лицу, направившему документ на исполнение, передачу в Секретариат для отправки.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Суда (иное лицо в соответствии с п. 2.3.1) делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.3.6. Представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей, при необходимости руководителя структурного подразделения и др.). К ним в хронологическом порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.

2.3.7 Исполненные документы и завершенные делопроизводством судебные дела в полном объеме и надлежащем состоянии сдаются в Секретариат для подготовки их для дальнейшего архивного хранения.

2.3.8. Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями Суда ведется без регистрации документов в Секретариате.

2.4.Порядок отправки исходящей корреспонденции

2.4.1. Документы, предназначенные для отправки, передаются в Секретариат, где производится их регистрация в АСР и отправка. Не прошедший регистрацию документ не является официальным и его отправка категорически запрещается.

2.4.2. На всех экземплярах документа, поступающего на отправку, проставляется исходящей номер и дата регистрации. Перед регистрацией документа проверяется правильность его оформления:

- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адреса получателя;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается;

- в случае направления документа нескольким адресатам наличие того количества экземпляров подписанного письма, которое необходимо для отправки. На документ, рассылаемый более чем в пять адресов, исполнитель готовит список рассылки, предварительно согласовав его с лицом, направившим документ на исполнение (при рассылке итоговых решений – с судьей-докладчиком по делу). Тиражирование (ксерокопирование) документа осуществляется исполнителем.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.

2.4.3. Корреспонденция, направляемая адресатам нарочно, сдается получателям под расписку в разносной книге корреспонденции (приложение № 2) либо до организации ее ведения в Суде на втором экземпляре, предназначенном для хранения в архиве Суда.

Материалы и корреспонденция по судебным делам направляются заказным письмом с уведомлением о вручении.

2.4.4. Служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

Для передачи текстов документов по каналам факсимильной связи устанавливаются следующие требования:

- запрещается передавать служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

2.4.5. Решения Суда рассылаются в соответствии с Законом и Регламентом Суда.

2.4.6. Решения Суда и исходящая корреспонденция проходят обязательную редакционную обработку.

III. Прохождение обращений, поступающих в Суд

3.1. После регистрации в АСР обращение в тот же рабочий день передается Председателю Суда. На основании его резолюции заявление передается начальнику (в случае его отсутствия заместителю начальника) правового отдела для рассмотрения, дачи заключения о подведомственности обращения и соответствия предъявляемым Законом требованиям, о чем делается соответствующая отметка в электронной карточке.

3.2. В случае принятия обращения к рассмотрению и вынесения Судом соответствующего определения специалист Секретариата помещает обращение, приложенные к нему документы, заключение правового отдела, определение Суда в твердую обложку «Дело №___». Судебному делу присваивается регистрационный номер, который включает в себя порядковый номер принятого к рассмотрению обращения в пределах текущего календарного года (номер состоит из трехзначного числа), через дробь – календарный год поступления документов в Суд (две последние цифры года).

Например: 015/06, где

015 – порядковый номер, присвоенный обращению,

06 – год регистрации – 2006.

Этот номер указывается на обложке судебного дела. Также делаются следующие отметки: наименование Суда, предмет обращения, сведения о заявителе и т. д. (приложение № 3).

3.3. Информация о принятии обращения к рассмотрению, присвоенном номере и дате вынесения итогового решения Суда вносится в электронную карточку.

3.4. Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (заключения экспертов, дополнительные материалы, письменные ходатайства и т. п.) производится как дополнение к делу. Всем дополнительным материалам присваивается порядковый номер с указанием, через дробь регистрационного номера основного обращения.

3.5. Дополнительные материалы после регистрации передаются судье, в производстве которого находится обращение. По резолюции судьи «В дело» на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся специалистом Секретариата в его опись с указанием входящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

Если документы представлены в судебном заседании и Суд решил приобщить их к материалам дела, об этом производится соответствующая запись в протоколе судебного заседания, документы подшиваются в дело перед протоколом судебного заседания и вносятся в опись документов дела.

3.6. В случае дачи правовым отделом заключения о неподведомственности обращения Суду либо вынесения определения Суда об отказе в принятии обращения к рассмотрению, обращение, приложенные документы, заключение правового отдела, дополнительные материалы и указанное определение подшиваются и хранятся в папке отказных обращений.

3.7. Если обстоятельства, послужившие основанием для отказа в принятии обращения, устранены, поступившие документы по исполненному уведомлению правового отдела регистрируются по номеру, уже присвоенному обращению.

3.8. При повторном обращении поступившие документы регистрируются по новому номеру в порядке очередности поступления обращений.

3.9. При объединении нескольких дел в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер, указанный в определении Суда об объединении дел. К делу, номер которого оставлен без изменения, приобщаются остальные объединенные с ним дела. В журнале учета дел указывается, какие дела были объединены.

3.10. После рассмотрения дела и вынесения итогового решения работник Аппарата (помощник судьи) обязан в течение 7 дней оформить дело (сформировать материалы судебного дела в хронологическом порядке поступления материалов, начиная с обращения и заканчивая уведомлениями по направлению итогового решения) и передать его в Секретариат.

3.11. Документы, подтверждающие направление Судом копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся.

При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

3.12. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. При подшивке дела должно быть обеспечено свободное чтение текста документов дела.

3.13. После получения дела специалист Секретариата проверяет правильность его оформления, составляет опись документов и нумерует его листы.

3.14. Листы судебного дела нумеруются простым карандашом или шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 250 листов.

Лицевая сторона обложки каждого отдельного тома судебного дела оформляется как лицевая сторона обложки первого тома. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. С единицы начинается и опись документов каждого тома.

В конце описи каждого тома цифрами и прописью указывается, количество листов, составляющих том, опись заверяется специалистом Секретариата, который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и ставит свою подпись.

3.15. После оформления дела специалист Секретариата передает его судье, рассмотревшему дело, который вторично проверяет правильность его оформления и на лицевой стороне обложки дела в строке «Сдать в архив» ставит свою подпись и дату проверки. Дело хранится в Секретариате в течение 3 лет, а затем сдается в архив Суда.

3.16. Судебные дела, не рассмотренные в истекшем календарном году, подлежат перерегистрации и в новом календарном году проходят под сдвоенным номером – новым и уже присвоенным, указываемым в скобках.

Например: 001/08 (007/07)

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после регистрации остатка дел предыдущего года.

3.17. Специалисты Секретариата ежемесячно составляют список дел, находящихся в производстве Суда (приложение № 4), и вывешивают его на информационном стенде Суда.

IV. Основные требования к оформлению документов

4.1. При подготовке исходящих документов Суда следует руководствоваться требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 01.01.2001 (ГОСТ Р 6.30-2003).

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Суде создаются следующие документы:

- судебные решения;

- распоряжения;

- инструкции, положения, правила;

- договоры (контракты);

- акты;

- протоколы;

- письма и факсы;

- заключения;

- запросы;

- и другие.

4.2. Документы, подготовленные структурными подразделениями Суда, должны быть предельно краткими, обоснованными и ясными по содержанию, не допускающими двояких толкований, отредактированы и при необходимости согласованы с другими структурными подразделениями, судьями.

При подготовке документов необходимо соблюдать следующие правила:

- рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), размером 13 или 14 через 1-1,5 межстрочных интервала;

- при оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы;

- официальные документы изготавливаются на бланках установленной формы (либо бланки писем, либо бланки распорядительных документов). При переписке между отделами Суда бланки не используются;

- в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;

- документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее печатная расшифровка с указанием инициалов;

- на лицевой стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Если у документа было несколько исполнителей, указывается только контактный телефон.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

4.3. Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

4.4. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например: Распоряжение о создании аттестационной комиссии; чего (кого), например: Должностной регламент ведущего специалиста Секретариата.

4.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия; для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом лично при утверждении документа либо специалистом Секретариата при регистрации документа. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т. п.).

Дата должна указываться словесно-цифровым способом написания. Например: 4 марта 2009 года.

В случае заполнения бланков установленной формы допускается написание даты цифровым способом. Например: 04.03.2009 года

4.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Суда, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (должностными лицами). Виза включает в себя личную подпись, при необходимости – ее расшифровку и дату визирования.

При несогласии с проектом распорядительного документа визирующее должностное лицо излагает свое мнение, приводя мотивированные возражения или новую формулировку. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются».

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации при внешнем согласовании), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Суде, ниже подписи в правом нижнем углу последнего листа документа. Проекты распоряжений визируются на первом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа в правом нижнем углу.

4.7. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются подписью Председателя Суда или его распоряжением.

При утверждении документа Председателем Суда гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), названия должности, фамилии и инициалов Председателя Суда, его подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания

Личная подпись (Ф. И.О.)

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания

Личная подпись (Ф. И.О.)

Дата

При утверждении документа распоряжением гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО») (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

распоряжением Председателя

Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания

от «___»________ 20___ г. № ___

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.8. Отметка о наличии приложения.

Приложения документов могут быть трех видов:

- приложение, утверждаемое или вводимое в действие соответствующими распорядительными документами;

- приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;

- приложение, являющееся самостоятельным документом, направляемое с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Приложения: 1. Проект постановления... на 2 л. в 3 экз.;

2. Справка о проверке... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение , Приложение и т. д.

4.9. Право подписи документов.

Документы, направляемые Судом первым лицам органов государственной власти, органов местного самоуправления, подписываются Председателем Суда либо в его отсутствие судьей, исполняющим его обязанности. В иных случаях документы подписываются судьями или руководителями структурных подразделений.

4.10. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документов. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, этот исполнитель указывается первым), например:

,

Прошу подготовить проект инструкции

по делопроизводству к 05.10.2006

Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Специалист Секретариата знакомит с документом и поручением, содержащимся в нем, всех работников структурных подразделений, которых касается исполнение документа, либо обеспечивает передачу им копий документа с резолюцией Председателя Суда, организует и контролирует исполнение документа.

4.11. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать Суда.

4.12. Распоряжения.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый для решения каких-либо задач. Распоряжения оформляются на бланке Суда, должны иметь название, дату и номер, наименование должности, фамилию и инициалы лица, подписавшего акт. Распоряжения по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения подписываются Председателем Суда, а в его отсутствие – заместителем Председателя или судьей-секретарем. Подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: «Распоряжения по основной деятельности» и «Распоряжения по личному составу», копии распределяются по назначению.

4.13. Протоколы.

4.13.1. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений Суда. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В Суде ведутся следующие виды протоколов:

- протоколы судебных заседаний;

- протоколы дачи объяснений;

- протоколы заседаний комиссий.

4.13.2. Протокол судебного заседания подписывается Председателем Суда и судьей-секретарем Суда.

4.13.3. Протокол дачи объяснений подписывается судьей, в чьем производстве находится дело, и специалистом, участвовавшим в получении объяснений.

4.13.4. Протокол заседания комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем. При необходимости в нем приводятся итоги голосования. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.

4.13.5. Протоколы судебных заседаний и дачи объяснений нумеруются порядковыми номерами в пределах одного судебного дела Протоколы заседаний комиссий нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.14. Положения, правила, инструкции.

4.14.1. Положения, правила, инструкции – это локальные нормативные правовые акты, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Суда, обязательные для выполнения.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Председателем Суда. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распоряжения.

В названии положений, правил, инструкций обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа.

4.14.2. Текст положений, правил, инструкций делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и др.

4.14.3. Текст положений, правил, инструкций излагается в повествовательном стиле от третьего лица единственного или множественного числа, с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т. п.

Сокращенное наименование Суда и его структурных подразделений употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее – Конституционный Суд).

4.15. Акты.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема-передачи документов и т. п.). Акт подписывается Председателем Суда либо иными уполномоченными им лицами.

4.16. Письма, факсы.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи с внешними организациями. Текст письма состоит из двух частей. В первой указываются основания, причины, цели составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

4.17. Документы по личному составу.

Трудовые правоотношения Суда с сотрудниками регулируются Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Законом Республики Северная Осетия-Алания «О государственной гражданской службе Республики Северная Осетия-Алания», Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами. На основании данных актов в Суде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

- служебные контракты;

- трудовые договоры;

- распоряжения по личному составу;

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2ГС(МС) и Т-2;

- личные дела.

4.18. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель Аппарата

Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания Личная подпись

или на бланке:

Руководитель Аппарата Личная подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись

Члены комиссии Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа, например:

Председатель Конституционного Суда Республики Северная Осетия-Алания

Председатель Верховного Суда Республики Северная Осетия-Алания

При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности, например:

Руководитель Аппарата

Начальник правового отдела

Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывается его заместителем или исполняющим обязанности этого должностного лица. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и. о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

4.19. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

Министерство труда и социального развития

Республики Северная Осетия-Алания

Правовой отдел

При направлении документа должностному лицу должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а название структурного подразделения и организации – в родительном, например:

Начальнику отдела Управления организационно-правового обеспечения юридической помощи Министерства труда и социального развития Республики Северная Осетия-Алания

При направлении документа физическому лицу, указывается ФИО гражданина-адресата в дательном падеже и место его жительства, например:

Гр. ,

прожив. по адресу:

7

4.20. Каждая строка реквизита «Адресат» выравнивается по правому краю листа. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

4.21. Оформление текста документов.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф, возможно также повторение заголовков.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.), а также документах, адресованных судьям и руководителям структурных подразделений Суда, текст излагают в императивной форме («установить», «утвердить»).

В документах, отражающих коллегиальное решение, текст излагают от третьего лица единственного числа («постановил», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комиссия считает возможным»).

4.22. При подготовке проектов нормативных правовых актов в качестве законодательной инициативы необходимо руководствоваться Сборником образцов документов Государственной Думы Российской Федерации, а также Правилами юридико-технического оформления законопроектов, утвержденными Постановлением Парламента Республики Северная Осетия-Алания /14.

4.23. Форматирование документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

При оформлении документа на бланке Суда необходимо проставить 8-10 знаков конца абзаца перед наименованием адресата. Между наименованием должности адресата, его фамилией и обращением в виде «Уважаемый ______!» ставится по одному знаку конца абзаца. Между текстом документа и подписью должностного лица ставится не более 3 знаков конца абзаца.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

V. Организация личного приема граждан

5.1. Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности Суда, а также по обращениям в связи с нарушением конституционных прав и свобод.

5.2. Прием граждан в Аппарате Суда в соответствии с графиком осуществляет начальник правового отдела Суда, заместитель начальника правового отдела либо по поручению вышеуказанных лиц (а в случае их отсутствия – по поручению Руководителя Аппарата) другой работник правового отдела. Лицо, осуществляющее прием граждан, в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя Председателем Суда или судьями.

5.3. Личный прием заявителей судьями производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленных работниками Аппарата Суда по поручению Руководителя Аппарата.

5.4. Список лиц, записанных на личный прием к Председателю Суда, формируется Секретариатом (приемной) не позднее 3 дней, предшествующих дню приема. В этот же срок производится согласование личного приема с Председателем Суда.

5.5. Учет принятых на личном приеме лиц и принятых письменных обращений ведется лицом, осуществляющим прием, в журнале установленной формы (Приложение ).

5.6. К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, а также не поддающиеся прочтению (последние, если возможно установить адрес, возвращаются заявителям).

Последующее движение обращения осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

VI. Составление номенклатуры дел и формирование дел

6.1. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Суде, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

6.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 01.01.2001, и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Суда (Приложение ).

6.3. Номенклатура дел Суда формируется в соответствии со структурой его Аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений Суда.

6.4. Номенклатура дел Суда разрабатывается на срок до 5 лет. Номенклатура на следующий период разрабатывается Секретариатом до 1 ноября последнего года ее действия, согласовывается с Экспертно-методической комиссией Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания и утверждается Председателем Суда.

6.5. Графы номенклатуры дел Суда заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05,

где: 01 – индекс Секретариата;

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Для дел, переходящих на следующий период, индекс должен сохраняться.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела. Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании периода, на который составлена номенклатура, специалистом архива. В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

6.6. По окончании календарного года, не позднее 31 января следующего за ним года, сотрудник Секретариата составляет итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (см. Приложение ).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в Суде.

6.7. Формирование дел.

Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников;

– раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т. д.

6.8. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет специалист Секретариата, ответственный за ведение архива, в соответствии с номенклатурой дел. На документе проставляется отметка: «В дело № ___», ставятся дата и подпись.

6.9. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители структурных подразделений Суда и соответствующие специалисты.

6.10. Оперативное хранение документов и дел.

С момента заведения и до передачи в архив Суда дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел сторонним организациям не допускается.

VII. Оформление для передачи в архив Суда судебных дел и дел по номенклатуре

7.1. Передача дел на хранение.

Документы, образовавшиеся в деятельности Суда, имеющие историческое, социальное, правовое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

7.2. Все судебные дела и дела по номенклатуре хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц, а затем сдаются в архив Суда.

7.3. Судебные дела подлежат оформлению для последующего архивного хранения не позднее одного месяца после направления лицам, участвующим в деле, копий решения.

Оформление дел осуществляется сотрудниками Суда при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

7.4. Полному оформлению подлежат судебные дела, а также предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает: подшивку и переплет дела, изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (Приложение ); составление внутренней описи документов дела (Приложение ); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

Сроки хранения судебных дел проставляются на лицевой стороне обложки судебного дела.

7.5. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или ручкой.

7.6. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в Секретариате, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.7. В архив Суда сдаются все судебные дела и дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям (Приложение .1 – для дел постоянного хранения; Приложение .2. – для дел временного (свыше 10 лет) хранения; Приложение .3 – для дел по личному составу; Приложение .4 – для документов, хранящихся на электронных носителях). Согласованные экспертной комиссией Суда описи всех видов дел постоянного хранения направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии Государственного архива через три года после сдачи дела в архив Суда.

7.8. Передача дел по номенклатуре в Государственный архив производится по графику, составленному специалистом архива.

7.9. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста, ответственного за ведение архива в Суде. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется соответствующим актом (Приложение ). Специальные акты составляются и при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение ), при обнаружении неисправимых повреждений документов (Приложение ), при необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение ).

7.10. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве Суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

VIII. Учет и хранение бланков, печатей и штампов

8.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

8.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 10 мм; нижнее – 10 мм.

8.3. В Суде устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки писем (приложение № 14);

- бланки нормативного и распорядительного характера (приложение № 15).

8.4. Печати и штампы Суда, бланки, а также трудовые книжки и вкладыши к ним подлежат обязательному учету.

Бланки Суда должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Изготовление бланков обеспечивается Секретариатом.

8.5. Печати, штампы, бланки должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним работников, не имеющих отношения к их использованию, а также посторонних лиц.

8.6. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются распоряжением Председателя Суда.

8.7. Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переводе в другое подразделение обязан сдать их в Секретариат.

8.8. Уничтожение печатей, штампов, устаревших бланков производится специально создаваемой комиссией, состав которой определяется распоряжением Председателя Суда, с составлением соответствующего акта путем сжигания или резки.

XI. Контроль за исполнением документов и поручений

9.1. Общий контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения обращений, своевременным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений Председателя Суда и его заместителей, планов работы, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет Руководитель Аппарата Суда.

Оперативный контроль по исполнению промежуточных определений или уведомлений правового отдела, устанавливающих сроки исполнения этих документов заявителями или иными лицами, возлагается на специалистов правового отдела (по поручению судьи – на помощника судьи).

9.2. По указанию Председателя Суда документы особой важности ставятся на особый контроль (ОК) с отметкой срока исполнения, о чем немедленно информируется Руководитель Аппарата и исполнитель.

Снятие с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль.

X. Контроль за ведением делопроизводства

10.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет движения в структурных подразделениях ведутся в АСР. Ежеквартально данная информация копируется на электронный носитель.

10.2. Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.

Секретариат Суда ведет учет объема документооборота по итогам года. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в Суде за соответствующий промежуток времени.

10.3. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.

10.4. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Приложение

к Инструкции, утвержденной

Распоряжением Председателя

Конституционного Суда РСО-Алания

от 29 марта 2010 года

ЖУРНАЛ

движения дел в Конституционном Суде Республики Северная Осетия-Алания

Дело №_______________________________________________

наименование дела____________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

заявитель _____________________________________________________________________________________________________________________

№ объединенного дела _______________________________

	Сотрудник правового отдела/Секретариата	Подпись в получении дела, дата	Судья	Подпись в получении дела, дата	Вид решения (номер, дата)	Разное
Предварительное изучение дела
Подготовка дела к слушанию
Рассмотрение дела по существу
Подготовка дела к архивному хранению
Выдача дела из архива Суда
С какой целью дело выдано из архива	Сотрудник правового отдела/Секретариата	Судья	Подпись в получении дела, дата	Подпись о возврате дела, дата	Разное

Приложение

к Инструкции, утвержденной

Распоряжением Председателя

Конституционного Суда РСО-Алания

от 01.01.01 года

Разносная книга для местной корреспонденции

№ п/п	Исходящий номер и дата	Наименование корреспонденции	Адресат	Дата получения	Ф. И.О. получившего корреспонденцию	Расписка в получении

Приложение

к Инструкции, утвержденной

Распоряжением Председателя

Конституционного Суда РСО-Алания

от 01.01.01 года

ДЕЛО № ___/___

По запросу _______________________________________________________________

ФИО или наименование заявителя

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(предмет обращения, принявший орган, наименование,

дата и номер обжалуемого акта)

Год _______

Хранить _______ лет

Приложение

к Инструкции, утвержденной

Распоряжением Председателя

Конституционного Суда РСО-Алания