Архив (стр. 10 )

В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

§ 7. Каталоги

372. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.

373. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов образуют систему каталогов архива.

374. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников.

375. Система каталогов архива должна соответствовать следующим требованиям:

1) соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;

2) рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;

3) исключение параллелизма в группировке информации в раз­личных каталогах системы;

4) исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

376. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории организаций, административно-территориального деления и другие), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

377. К каталогам создаются краткие или глухие указатели, заключающие в себе лишь обозначение предмета или наименование рубрики со ссылкой на индекс.

378. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности в соответствии с принятой схемой классификации документной информации. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

Состав реквизитов описания систематического каталога:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Индекс	2.	Способ воспроизведения
3.	Рубрика	3.	Фамилия составителя
4.	Подрубрика	4.	Дата составления
5.	Дата события
6.	Место события
7.	Содержание
8.	Название фонда
9.	Номер фонда
10.	Номер описи
11.	Номер дела
12.	Номер листа

379. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам и располагаются в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Состав реквизитов описания тематического каталога:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Индекс	2.	Способ воспроизведения
3.	Рубрика: Тема	3.	Фамилия составителя
4.	Подрубрика: Подтема	4.	Дата составления
5.	Содержание	5.	Персоналии
6.	Название фонда	6.	Дескрипторы (ключевые слова)
7.	Дата события	7.	Автор документа
8.	Место события	8.	Адресат
9.	Номер фонда	9.	География
10.	Номер описи
11.	Номер дела
12.	Номер листа

380. В каталоге по истории организаций документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам организаций (банки, заводы, фабрики, тресты и так далее) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.

Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Индекс отрасли
2.	Рубрика: Название учреждения	2.	Вид учреждения
3.	Содержание	3.	Структура
4.	Дата события	4.	Функции
5.	Место события	5.	Подчиненность
6.	Название фонда	6.	Подведомственность
7.	Номер фонда	7.	Указание на издание документа
8.	Номер описи
9.	Номер дела
10.	Номер листа

381. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований.

Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Рубрика: Название административно-территориальной единицы	2.	Способ воспроизведения
3.	Содержание	3.	Фамилия составителя
4.	Название фонда	4.	Дата составления
5.	Номер фонда
6.	Номер описи
7.	Номер дела
8.	Номер листа

382. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

1) Состав реквизитов описания именного каталога:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Дата события
2.	Фамилия	2.	Место события
3.	Имя	3.	Национальность
4.	Отчество	4.	Язык документа
5.	Общественное положение лица	5.	Способ воспроизведения
6.	Название фонда	6.	Фамилия составителя
7.	Номер фонда	7.	Дата составления
8.	Номер описи	8.	Содержание
9.	Номер дела
10.	Номер листа

2) Состав реквизитов описания географического каталога:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Индекс	2.	Способ воспроизведения
3.	Рубрика: название географического объекта	3.	Фамилия составителя
4.	Подрубрика: название географического объекта	4.	Дата составления
5.	Содержание
6.	Дата события
7.	Название фонда
8.	Номер фонда
9.	Номер дела
10.	Номер описи
11	Номер листа

383. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.