Хрестоматия по документоведению (стр. 9 )

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 01.01.2001 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 01.01.2001 N 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела
Личная подпись
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Инспектор службы кадров	Личная подпись
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав­ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизитили 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительные" href="/text/category/dokumenti_uchreditelmznie/" rel="bookmark">учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

1 - Образец общего бланка организации

2 - Образец углового бланка письма организации

3 - Образец продольного бланка письма организации

4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт, 2003.

Общероссийский классификатор

управленческой документации ОК 011-93

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департаментом информатизации Центрального Банка России, акционерным обществом "Финтех", Вычислительным центром (ВЦ) Госкомстата России, Всероссийским центром производительности (ВЦП) Минтруда России, Пенсионным фондом России, Объединением ИнформВЭС МВЭС России.

Введение

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (189012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

- регистрации форм документов;

- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

- сокращения количества применяемых форм;

- исключения из обращения неунифицированных форм документов;

- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

- контроля за составом форм документов и исключения

дублирования информации, применяемой в сфере управления;

- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

- блока идентификации;

- блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Класс форм X

Подкласс форм XX

Регистрационный номер XXX

Контрольное число X

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс"и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Код	КЧ	Наименование формы
0200000	2	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	0	Документация по созданию организации, предприятия
0211031	3	Договор об аренде
0211071	5	Заявление на государственную регистрацию
0211072	1	Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211101	1	Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111	7	Положение о структурном подразделении
0211151	9	Приказ о создании предприятия
0211161	4	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании
0211162	0	Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
0211171	3	Распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка
0211191	0	Свидетельство о регистрации
0211231	2	Устав
0211241	8	Учредительный договор
0212000	4	Документация по реорганизации организации, предприятия
0212151	2	Приказ о реорганизации
0212161	8	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
0212181	9	Решение совета директоров (правления) о реорганизации
0213000	8	Документация по ликвидации организации, предприятия
0213011	4	Акт о ликвидации
0213101	9	Письмо с сообщением о ликвидации
0213102	5	Письмо участника о выходе из совместного предприятия (сп)
0213151	6	Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
0213181	2	Решение совета директоров (правления) о ликвидации
0213161	1	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
0214000	1	Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий
0214061	0	Заявка на участие в конкурсе
0214161	5	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
0214191	1	Свидетельство о регистрации
0251000	1	Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121	3	Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
0251151	1	Приказ по вопросам основной деятельности
0251152	6	Приказ о распределении обязанностей между руководством
0251161	5	Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
0251221	8	Указание по вопросам основной деятельности
0252000	5	Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
0252031	8	Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051	9	Должностная инструкция
0252111	1	Положение о структурном подразделении
0252131	2	Правила внутреннего трудового распорядка
0252211	6	Структура и штатная численность
0252251	8	Штатное расписание
0253000	9	Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
0253011	0	Акт по вопросам основной деятельности
0253101	2	Письмо по вопросам основной деятельности
0253201	4	Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
0281000	0	Документация по приему на работу
0281071	4	Заявление о приеме на работу
0281081	6	Контракт о назначении на должность
0281151	8	Приказ о приеме на работу
0281161	3	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0282000	3	Документация по переводу на другую работу
0282071	8	Заявление о переводе на другую работу
0282141	6	Представление о переводе на другую работу
0282151	1	Приказ о переводе на другую работу
0283000	7	Документация по увольнению с работы
0283071	1	Заявление об увольнении
0283151	5	Приказ об увольнении
0283161	0	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
0284000	0	Документация по оформлению отпусков
0284021	8	График отпусков
0284071	5	Заявление о предоставлении отпуска
0284151	9	Приказ о предоставлении отпуска
0285000	4	Документация по оформлению поощрений
0285141	7	Представление о поощрении
0285151	2	Приказ о поощрении
0285161	8	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
0286000	8	Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041	6	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091	3	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151	6	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
0286161	1	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
0400000	8	Унифицированная система банковской документации
0500000	9	Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
0600000	1	Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000		Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0800000	5	Унифицированная система документации по труду
0900000	7	Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации
1000000	1	Унифицированная система внешнеторговой документации

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. М.: Изд-во стандартов, 1993.-51с.

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие	4
Конституция Российской Федерации	5
Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 01.01.01 г. N 2-ФКЗ	8
Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 01.01.01 г.	11
Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 01.01.01 г.	12
Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 01.01.01 г.	13
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 01.01.01 г. №77-ФЗ	17
Федеральный закон «О связи» от 01.01.01 г.	28
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 01.01.01 г.	35
Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 01.01.01 г.	50
Федеральный закон «О некоммерческих организациях» от 01.01.01 г. №7-ФЗ	61
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. №85-ФЗ	66
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 01.01.01 г.	75
Федеральный закон «Об ограниченной ответственностью (ООО)" href="/text/category/obshestva_s_ogranichennoj_otvetstvennostmzyu__ooo_/" rel="bookmark">обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г.	78
Федеральный закон «О юридического лица " href="/text/category/gosudarstvennaya_registratciya_yuridicheskogo_litca/" rel="bookmark">государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8 августа 2001 г.	85
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.01 г.	99
Федеральный закон «О техническом регулировании» от 01.01.01 г.	106
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ	122
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.01.01 г.	132
Гражданский кодекс Российской Федерации	152
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 01.01.01 г. № 195-ФЗ	154
Трудовой кодекс Российской Федерации	159
Федеральный закон «О документационном обеспечении управления» ПРОЕКТ	177
Указ Президента Российской Федерации «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена» от 01.01.01 г. № 000	188
Постановление правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 01.01.01 г. № 000	190
Постановление правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 01.01.01 г. № 000	192
Постановление Правительства Российской Федерации «О федеральных государственных архивах» от 01.01.01 г. № 000	194
Постановление правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 01.01.2001 г. № 000	196
Постановление Правительства Российской Федерации «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» от 01.01.01 г.  № 000	197
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 6 апреля 2001 г. № 26	198
Приказ Госстандарта России О реализации постановления Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» от 9 декабря 2003 г. № 000	200
ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения	202
ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца	206
ГОСТ 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения	210
ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам. Единая система конструкторской документации	220
ГОСТ 2.114-95 Единая система конструкторской документации. Технические условия	227
ГОСТ 2.102-68(95) Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов	231
ГОСТ 7.69—95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения.	234
ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения	238
ГОСТ Р Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Основные положения, форма, размеры и технические требования	248
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов	253
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93	273

[1] Определения терминов изложены с учетом определений этих терминов по Руководству ИСО/МЭК 2 Общие термины и определения в области стандартизации и смежных видов деятельности.