Управление положениями о подразделениях и должностными инструкциями (стр. 1 )

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯМИ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И

ДОЛЖНОСТНЫМИ (РАБОЧИМИ) ИНСТРУКЦИЯМИ

СТП СМК 5.5.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

Редакция № 4

КОНТРОЛЬНЫЙ

СОДЕРЖАНИЕ

1.	НАЗНАЧЕНИЕ ……………………………………………………...	3
2.	ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ………………………………..……….	3
3.	НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ………………………………………..	3
4.	ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ …………………………………….	4
4.1.	Термины и определения……………………………………………..	4
4.2.	Применяемые сокращения…………………………………………..	4
5.	ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ…………………………………………	6
5.1.	Основные положения ……………………………………………….	6
5.2.	Этапы управления ПСП, ДИ и РИ…………………………………..	6
5.3.	Общие требования к ПСП, ДИ и РИ…………………………………	6
5.4. 5.5.	Требования к оформлению ПСП, ДИ и РИ ………………………… Описание процедуры управления ПСП...…………………………….	7 8
5.6.	Описание процесса управления ДИ и РИ…………………………....	13
5.7.	Ответственность за выполнение этапов разработки, согласования и утверждения ПСП, ДИ и РИ………….………..……………………	17
6.	ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА, ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ…………...	18
Приложение 1	Форма журнала регистрации ПСП, ДИ и РИ…………….	19
Приложение 2	Форма штампа регистрации ПСП, ДИ и РИ ……………..	20
Приложение 3	Пример Положения о структурном подразделении….….	21
Приложение 4	Пример Должностной инструкции …………………….…	31
Приложение 5	Пример Рабочей инструкции …………………………..….	35
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ…………………………………………………..…..	40
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ………………...……..…………….….	41

Владелец документированной процедуры – генеральный директор.

СП, ответственное за актуализацию документированной процедуры – отдел труда и заработной платы.

1. Назначение

Настоящая документированная процедура устанавливает:

действия руководства по определению и доведению до сведения персонала предприятия ответственности и полномочий;

требования к содержанию и порядок управления Положениями о структурных подразделениях и Должностными (рабочими) инструкциями.

2. Область применения

Действия данной процедуры распространяется на Положения о структурных подразделениях и Должностные (рабочие) инструкции.

Выполнение процедуры является обязательным для всех сотрудников предприятия.

Данная документированная процедура является интеллектуальной собственностью предприятия. Несанкционированное снятие копий и передача за пределы предприятия запрещается.

3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Единые квалификационные справочники должностей служащих – М: НИИ труда;

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих – М: НИИ труда;

Устав РУП «Белпочта»;

Инструкция по ведению делопроизводства в Республиканском унитарном предприятии почтовой связи «Белпочта»;

СТП СМК 4.2.3-01 «Управление документами системы менеджмента качества»;

СТП СМК 4.2.3-02 «Термины и определения»;

СТП СМК 4.2.3-04 «Управление внутренними документами».

Примечание: при обозначении документа без указания года его введения в действие, действительны последние редакции документов.

4. Термины и сокращения

4.1. Термины и определения

В настоящем стандарте применяются термины, приведенные в СТП СМК 4.2.3-02 «Термины и определения», а также:

Бюро, сектор, группа, участок – структурное подразделение предприятия с определенной специализацией. Структурное подразделение может быть самостоятельно и как составляющая часть подразделения, входящая в его структурную схему, участвующая в производственной деятельности.

Должностная (рабочая) инструкция – организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им деятельности в определенной должности, профессии. Обязанности работника по его профессии, должности, определяются для служащих – должностной инструкцией, для рабочих – рабочей инструкцией.

Журнал регистрации Положений о структурных подразделениях и Должностных (рабочих) инструкций – документ, создаваемый как указатель необходимых для работы документов (Положений об управлениях, отделах, бюро, секторах, цехах, участках подразделений и Должностных (рабочих) инструкций), обеспечивающий ведение их учета на предприятии.

Производство, центр, управление, отдел – отраслевое и функциональное структурное подразделение предприятия, осуществляющее исполнительные и организационно-распорядительные функции, отнесенные к его ведению в пределах одного из направлений деятельности предприятия в соответствии с общими целями и задачами, стоящими перед предприятием.

Руководители – служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к предприятию, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, организационной деятельности.

4.2. Применяемые сокращения

В настоящем стандарте используются следующие сокращения:

ГД – генеральный директор предприятия;

ГИ – главный инженер филиала;

ДИ – должностная инструкция;

ДФ – директор филиала;

ЗГД – заместители генерального директора;

ЗДФ – заместитель директора филиала;

ЗНП – заместитель начальника производства;

ИОТ – инженер по охране труда;

НП – начальник производства;

ОК – отдел кадров;

ОТиЗ – отдел труда и заработной платы предприятия;

ОЭиТ – отдел экономики и труда филиала;

ПСП – Положение о структурном подразделении (производстве, узле почтовой связи, управлении, центре, отделе, бюро, секторе, цехе, участке, отделении почтовой связи и др.);

РИ–рабочая инструкция;

РСП – руководитель структурного подразделения;

РУП – Республиканское унитарное предприятие;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

СТП – стандарт предприятия;

УК – уполномоченный по качеству;

УМК – управление менеджмента качеством;

УПС – узел почтовой связи (городской / районный);

УПСН – начальник районного/ городского узла почтовой связи;

УПСНЗ – заместитель начальника районного/ городского узла почтовой связи;

УЭАиП – управление экономического анализа и планирования предприятия;

ЮрО – юридический отдел предприятия.

5.ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

5.1.Основные положения

Целью работ по управлению ПСП, ДИ, РИ является организация деятельности по документированию функций и обязанностей работников предприятия.

Функции, обязанности, права и ответственность руководителя предприятия устанавливаются Уставом РУП «Белпочта», утвержденным приказом Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, зарегистрированным Минским городским исполнительным комитетом, в реестре общереспубликанской регистрации.

Функции, обязанности, права и ответственность ДФ/УПСН/НП устанавливаются Положением о филиале /Положением о производстве/ Положением об УПС, утвержденным ГД /ДФ.

Функции, обязанности, права и ответственность ЗГД / ЗДФ/ГИ филиала / ЗНП/УПСНЗ устанавливаются в должностных инструкциях, которые утверждаются ГД / ДФ.

Функции, обязанности, права и ответственность начальников СП устанавливаются в ПСП.

5.2. Этапы управления ПСП, ДИ и РИ

Управление ПСП, ДИ и РИ включает в себя следующие этапы:

разработку ПСП, ДИ и РИ - общее методическое руководство разработкой ПСП, ДИ и РИ осуществляет ОТиЗ, экономист УЭАиП и ЮрО предприятия / ОЭиТ или ОК, юрисконсульт филиала / экономист, инженер по нормированию труда УПС или инспектор по кадрам УПС / группа по нормированию труда производства;

согласование, утверждение ПСП;

согласование и утверждение ДИ и РИ;

регистрацию и хранение;

ознакомление;

внесение изменений;

изъятие утративших силу ПСП, ДИ и РИ.

5.3. Общие требования к ПСП, ДИ и РИ

Основанием для разработки ПСП является утверждение организационной структуры предприятия /филиала /УПС и штатного расписания.

Разработку ПСП осуществляет РСП или работник подразделения, назначенный руководителем.

ДИ (РИ) составляется по каждой штатной должности (профессии). ПСП и ДИ (РИ) носят обезличенный характер и предъявляются сотруднику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность (профессию) и при временном исполнении обязанностей по должности (профессии)).

ДИ и РИ являются правовой основой для определения соответствия работников занимаемой должности (профессии) при приеме на работу, аттестации, увольнении ввиду несоответствия занимаемой должности (профессии), а также привлечения к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.

Основанием для разработки ДИ, РИ является утвержденное штатное расписание и утвержденные ПСП (о цехе, управлении, центре, отделе, бюро, секторе, группе, участке, отделении почтовой связи, производстве) и изменения к ним.

5.4. Требования к оформлению ПСП, ДИ и РИ

ПСП, ДИ и РИ оформляются согласно Инструкции по ведению делопроизводства в Республиканском унитарном предприятии почтовой связи «Белпочта».

Листы нумеруются арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Титульный лист является первой страницей. Номер на нем не ставится.

Текст документа разделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Разделы и подразделы могут состоять из одного или нескольких пунктов. В тексте документа допускаются нумерация позиций перечисления, выделенной абзацным отступом, так и её отсутствие (пример двоякого указания представлены в приложении 4 «Пример Должностной инструкции» и в приложении 5 «Пример Рабочей инструкции» раздел 3).

5.5. Описание процедуры управления ПСП

5.5.1. Структура и содержание ПСП

ПСП должно быть разработано не позже 30 дней после утверждения организационной структуры предприятия или изменения к ней.

ПСП оформляются в двух экземплярах и должны иметь следующий состав разделов и последовательность их изложения:

титульный лист;

общие положения;

основные задачи;

функции;

обязанности, права и ответственность руководителя;

взаимоотношения и связи;

реорганизация и ликвидация.

На Титульном листе ПСП указывается:

принадлежность подразделения к предприятию (в левом верхнем углу листа);

гриф утверждения руководителя предприятия / филиала / УПС / производства, расшифровка подписи и дата утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу листа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, заглавными буквами), наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты;

наименование документа и наименование подразделения, на которое он распространяется (для Положений о производстве, управлении, центре, отделе, бюро, секторе, УПС, цехе, участке, отделении почтовой связи - название подразделения и название подразделения, в которое входит бюро, сектор, группа, участок).

В разделе «Общие положения» указываются:

на основании каких документов разработано ПСП, и что ПСП является одновременно ДИ руководителю подразделения;

статус подразделения (самостоятельное или же входящее в состав самостоятельного, более крупного СП);

из каких подразделений состоит СП (для ПСП) или в состав какого СП входит данное подразделение (для Положений о бюро, секторе, группе, участке) и др.;

квалификационные требования, предъявляемые к руководителю подразделения, необходимые для занимаемой им должности (базовое образование, стаж работы, специальные знания, опыт, навыки и т. д.), наличие и количество заместителей руководителя, порядок распределения между ними обязанностей;

должность руководителя подразделения в соответствии со штатным расписанием и его подчиненность;

порядок назначения руководителя подразделения на должность, перемещения и освобождения от занимаемой должности;

документы, регламентирующие деятельность подразделения;

структура подразделения либо в виде текста, либо в виде схемы с отражением всех структурных единиц подразделения и их взаимосвязей.

В разделе «Основные задачи» указываются основные задачи, решаемые подразделением и определяющие направление деятельности подразделения.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы затем, в соответствии с каждой из выделенных задач, можно было определить функции каждой такой единицы.

В разделе «Функции» указывается содержание деятельности подразделения, направленной на решение стоящих перед подразделением задач, а также отражаются функции, закрепленные за подразделениями в документах СМК; указываются функции, учитывающие требования по охране труда.

В разделе «Обязанности, права и ответственность руководителя» указываются обязанности руководителя подразделения, вытекающие из основных задач и функций, стоящих перед подразделением, а также законодательных, нормативных и организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность подразделения, также указываются права, предоставленные руководителю подразделения для выполнения обязанностей и реализации поставленных перед подразделением задач и функций.

В ответственности руководителя указывается его ответственность, исходя из основных задач и функций подразделения и обязанностей руководителя.

В разделе «Взаимоотношения и связи» указываются подразделения предприятия/филиала/УПС, получающие от подразделения, на которое разрабатывается ПСП, или представляющие для него необходимые документы.

Информация по данному разделу представляется в виде таблицы 1.

Таблица 1

Наименование подразделения	Наименование подразделения
Получает документы от подразделения, указанного в графе 1	Отправляет документы подразделению, указанному в графе 1
1	2	3

В разделе «Реорганизация и ликвидация подразделения» указывается, на основании каких организационно-распорядительных документов осуществляется реорганизация и ликвидация подразделения.

После раздела «Реорганизация и ликвидация» указывается:

должность руководителя подразделения, подпись, расшифровка подписи и дата подписания - для ПСП;

должности руководителя подразделения и руководителя бюро, сектора, группы, участка, подпись, расшифровка подписи и дата подписания - для Положений о бюро, секторе, группе, участке;

необходимые согласующие визы с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания.

Пример Положения о структурном подразделении представлен в Приложении 3.

5.5.2. Согласование, утверждение и введение в действие ПСП

ПСП (два экземпляра) подписывает РСП.

Положение о производстве, управлении, центре, отделе, бюро, секторе, группе, цехе, участке, отделении почтовой связи (оба экземпляра) подписывает руководитель бюро, сектора, группы, участка и РСП, если подразделение не самостоятельно.

ПСП должно быть согласовано: с вышестоящим руководителем подразделения, с начальником ОТиЗ/экономистом УЭАиП (для производства «Минская почта» и Автотранспортного производства/начальником ОЭиТ/ экономистом, инженером по нормированию труда УПС /начальником группы по нормированию труда, начальником ЮрО /юрисконсультом, начальником УМК/инженером по качеству филиала /УК УПС, инженером по охране труда предприятия /филиала/УПС. При необходимости, по решению вышестоящего руководителя подразделения, ПСП согласовывается с РСП, с которыми у данного подразделения установлены взаимоотношения.

Положение о бюро, секторе, участке и др. дополнительно должно быть согласовано с начальником подразделения, если подразделение не самостоятельно.

Срок согласования ПСП согласующими лицами - не более пяти дней с момента предоставления документов на согласование.

ПСП согласовывается должностными лицами путем проставления подписи о согласовании на ПСП и даты согласования.

При наличии замечаний, полученных при согласовании ПСП, разработчик анализирует замечания и вносит соответствующие изменения в документ (доработку). После внесения изменений ПСП представляется лицу, выдавшему замечание для проверки, проставления подписи о согласовании и даты согласования.

Два экземпляра согласованного в установленном порядке ПСП разработчик направляет на утверждение ГД /ДФ / НП /УПСН.

В случае наличия замечаний от руководителя, при рассмотрении ПСП перед утверждением, разработчик ПСП вносит соответствующие изменения в ПСП и вторично представляет его руководителю на утверждение.

ПСП утверждается руководителем путем проставления подписи и даты в грифе утверждения. ПСП вступает в силу со дня его утверждения.

5.5.3. Регистрация, хранение и ознакомление с ПСП

Утвержденные ГД/ДФ/НП/УПСН два экземпляра ПСП разработчик направляет в ОТиЗ/ОЭиТ/ОК/ экономисту, инженеру по нормированию труда или инспектору по кадрам УПС/группу по нормированию труда для регистрации.

Регистрацию ПСП осуществляет работник, назначенный ответственным за регистрацию ПСП, ДИ и РИ (далее – ответственный за регистрацию).

Поступившие на регистрацию ПСП регистрируются ответственным за регистрацию работником в Журнале регистрации Положений о структурных подразделениях и Должностных (рабочих) инструкций (Приложение 1).

Ответственный за регистрацию ПСП работник на оборотной стороне каждого листа каждого экземпляра ПСП проставляет соответствующий штамп (форма штампа регистрации представлена в Приложении 2), указывает подчеркиванием необходимой аббревиатуры в штампе регистрации ПСП, вписывает в штамп регистрации: количество листов, регистрационный номер ПСП, дату регистрации, ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи.

Один экземпляр зарегистрированного ПСП со штампами регистрации хранится в ОТиЗ предприятия/отделе экономики и труда или отделе кадров филиала/экономиста или инспектора по кадрам УПС/группе по нормированию труда, второй экземпляр передается на хранение руководителю структурного подразделения.

Вторые экземпляры ПСП хранятся в материалах делопроизводства подразделений в соответствии с требованиями Инструкции по ведению делопроизводства в Республиканском унитарном предприятии почтовой связи «Белпочта».

Руководитель подразделения проводит ознакомление служащих и рабочих подразделения (в том числе вновь прибывших) с утвержденным ПСП под роспись на последнем листе ПСП.

5.5.4. Внесение изменений и изъятие утративших силу ПСП

По мере необходимости ПСП пересматриваются при изменениях нормативно-правовых актов, организационной структуры и штатного расписания предприятия/производства/филиала/УПС, при наличии замечаний по результатам комплексных проверок СП, в соответствии с приказом ГД/ДФ/ НП/УПСН о дополнении функций подразделений или перераспределении функций между подразделениями.

Внесение изменений в ПСП производится приказом ГД/ДФ/УПСН/НП. Проект приказа готовит РСП, либо ОТиЗ/ОЭиТ/экономист, инженер по нормированию труда. Порядок внесения изменений к ПСП аналогичен порядку разработки и согласования ПСП при их разработке. Приказы об изменениях хранят вместе с основным текстом ПСП. В структурные подразделения выдаются заверенные копии приказов. В них делается отметка об ознакомлении.

При изменениях основных задач и функций подразделения, а также изменении организационной структуры предприятия разрабатывают и утверждают новые ПСП. Отметка о внесенных изменениях делается в листе регистрации изменений по форме, представленной в Таблице 2.

Таблица 2

Изменения	Страница	№ приказа	Подпись	Инициалы, фамилия	Дата
1	2	3	4	5	6

Утверждение нового ПСП взамен ранее действующего или замена листов, является основанием для изъятия утративших силу экземпляров или листов ПСП. Руководитель подразделения-разработчика ПСП при направлении на регистрацию вновь разработанного и утвержденного ПСП направляет вместе с ним все утратившие силу экземпляры (листы) ПСП. Документы передаются работнику, ответственному за регистрацию.

Работник, ответственный за регистрацию, регистрирует представленное новое утвержденное ПСП, присваивает новый регистрационный номер и делает запись о замене документа в Журнале регистрации Положений о структурных подразделениях и Должностных (рабочих) инструкций.

После регистрации нового утвержденного ПСП с внесенными изменениями работник, ответственный за регистрацию, архивирует представленные утратившие силу подлинники ПСП, в соответствии с требованиями Инструкции по ведению делопроизводства в Республиканском унитарном предприятии почтовой связи «Белпочта», при этом в Журнале регистрации Положений о структурных подразделениях и Должностных (рабочих) инструкций производится отметка об изъятии этих экземпляров документов, с указанием даты изъятия.

При необходимости наличия в подразделении прежнего варианта ПСП, работник, ответственный за регистрацию, на первой странице такого ПСП делает надпись "Аннулирован. Справочный экземпляр", ставит свою подпись, дату подписи, перечеркивает все имеющиеся в документе штампы регистрации и передает документ подразделению.

5.6. Описание процедуры управления ДИ и РИ

5.6.1. Разработка ДИ и РИ

ДИ и РИ должны быть разработаны не позднее 30 дней после утверждения Устава предприятия или утверждения ПСП, на основании утвержденного штатного расписания.

ДИ специалистов и служащих, РИ рабочих подразделений предприятия оформляются в двух экземплярах и имеют следующий состав разделов и последовательность изложения:

общие положения;

функции;

должностные обязанности /профессиональные обязанности;

права;

ответственность.

ДИ, РИ специалистов, служащих и рабочих головного подразделения РУП «Белпочта»/филиала/УПС разрабатывают непосредственные руководители, в соответствии с ПСП.

В разделе «Общие положения» указывается:

на основании каких документов разработана ДИ (РИ) и для какой конкретной должности (профессии);

категория должности;

порядок назначения и освобождения от должности, замещения в случае отсутствия работника;

квалификационные требования, уровень специальной (профессиональной) подготовки, перечень специальных знаний работника, необходимых для выполнения возложенных на него функций, требования к стажу работы в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих;

подчиненность работника;

должностные лица, которым работник подчиняется (или которыми руководит);

нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности работника, занимающего данную должность, работающего по определенной профессии.

В разделе «Должностные обязанности (Профессиональные обязанности)» указывается полный перечень работ, которые работник должен выполнять в соответствии с занимаемой должностью и профессией, а также с учетом требований, правил и СТП СМК предприятия и системы управления охраной труда.

В разделе «Права» указывается перечень прав, предоставленных работнику в соответствии с занимаемой должностью и профессией и необходимых для выполнения возложенных на него задач и обязанностей, которые определены законодательством и внутренними документами предприятия.

В разделе «Ответственность» регламентируется персональная ответственность работника за несоблюдение своих должностных и профессиональных обязанностей и требований законодательства, ответственность за выполнение работ, отраженных в документах СМК, касающихся деятельности работника, а также за соблюдение правил охраны труда.

Пример ДИ представлен в Приложении 4.

Пример РИ представлен в Приложении 5.

5.6.2. Согласование и утверждение ДИ и РИ

ДИ и РИ подписывает вышестоящий руководитель.