История создания (стр. 4 )

Дополнительно были проведены рабочие совещания по разработке стратегии развития АО «Казпочта» с участием членов Совета директоров, представителей Единственного акционера, менеджмента Компании и консультантов. Кроме того, были проведены переговоры между директорами посредством конференц-связи.

Также были проведены рабочие совещания с участием членов Совета директоров АО «Казпочта» по вопросам строительства сельских отделений почтовой связи, финансово-хозяйственной деятельности АО «Казпочта», по исполнению поручений Единственного акционера АО «Казпочта», по результатам проверок Счетного комитета Республики Казахстан по эффективному использованию средств республиканского бюджета.

ИНФОРМАЦИЯ О ВЫПОЛНЕНИИ ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

План работы Совета директоров был утвержден 20 февраля 2009 года, протокол №04/09.

Планом было предусмотрено 38 вопросов, из которых 15 вопросов не было рассмотрено в течение года. Причинами этому явились, в основном, проблемы, связанные с выявленными расхождениями в бухгалтерском балансе за 2008 год, что отразилось на годовой финансовой отчетности и годовом отчете соответственно, разработкой стратегии развития. Также не все отчеты филиалов были заслушаны Советом директоров Общества.

При этом необходимо отметить, что вне плана было рассмотрено 53 вопроса.

ИНФОРМАЦИЯ О РАССМОТРЕННЫХ В 2009 ГОДУ ВОПРОСАХ

Совет директоров проводит заседания на регулярной основе, в соответствии с годовым планом работы Совета директоров, а также по мере необходимости.

В течение 2009 года Совет директоров АО "Казпочта" рассмотрел около 90 различных вопросов.

В ходе работы Совета директоров АО «Казпочта» в отчетном периоде Председателем Совета директоров АО «Казпочта» была введена традиция заслушивания на каждом очном заседании информации Правления АО «Казпочта» о ходе исполнения поручений предыдущего очного заседания Совета директоров АО «Казпочта», а также заслушивания отчетов о деятельности за 2008 год, соответствующий период работы в 2009 году и перспективах развития филиалов АО «Казпочта».

В течение года на периодической основе на заседаниях Совета директоров были рассмотрены такие вопросы, как корректировка бюджета, инвестиционные проекты, информация об исполнении решений Совета директоров, отчеты: Службы внутреннего аудита, о ходе реализации программы строительства сельских отделений почтовой связи, о состоянии закупочного процесса, изменения в составе Комитетов и Правления.

Совет директоров активно участвовал в разработке Стратегии развития Общества, в исследовании причин расхождений в бухгалтерском балансе за 2008 год, контролировал реализацию программы строительства сельских отделений почтовой связи и процесс надлежащего формирования финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2008 год. Особое внимание Совет директоров АО «Казпочта» в 2009 году уделял усилению систем внутреннего контроля, управления рисками и внутреннего аудита. Кроме того, Совет директоров принял необходимые меры по оптимизации численности, сокращению структурных подразделений и уровней управления, сокращению количества членов Правления, сокращению административных расходов.

В январе был назначен Корпоративный секретарь, утверждена организационная структура, создан филиал «Информационно-логистический центр «ЮГ».

В феврале были утверждены Учетная политика, годовой План работы Совета директоров, организационная структура в новой редакции, назначены Заместитель Председателя Правления и руководитель Службы внутреннего аудита.

В апреле утверждены Положение об Управляющем директоре, ответственном за выполнение процедур организации и проведения закупок, Положение о Правлении, Информационная политика, штатная численность работников Центрального аппарата, организационная структура в новой редакции, годовой аудиторский план Службы внутреннего аудита, согласована Карта областей аудита, назначен Управляющий директор, ответственный за выполнение процедур организации и проведения закупок.

В мае были внесены изменения в состав Правления, определены количественный состав и срок полномочий его членов.

В июле был утвержден Кодекс деловой этики, Положение о системе внутреннего контроля, Правила согласования, назначения (избрания) Советом директоров АО «Казпочта» работников на ключевые должности, внесены изменения в состав комитетов Совета директоров и Правления.

В сентябре были назначены руководитель, главные аудиторы и аудитор Службы внутреннего аудита, утверждены Основные параметры Портфеля АО «Казпочта», Правила оказания социальной поддержки административно-управленческому персоналу Центрального аппарата, Положение о Службе внутреннего аудита (в новой редакции), Положение о Комитете по аудиту (в новой редакции), Политика по организации внутреннего аудита (в новой редакции), штатное расписание Аппарата Корпоративного секретаря (в новой редакции), Положение об оплате труда работников Центрального аппарата (в новой редакции), схема должностных окладов работников Центрального аппарата, годовой аудиторский план Службы (в новой редакции), пакет документов по управлению рисками – Правила идентификации и оценки рисков, Положения по управлению риском ликвидности, Положения по установлению страновых лимитов, Положение по управлению валютными рисками, Положение по управлению процентными рисками.

В ноябре был создан Комитет по стратегическому планированию и утверждено Положение о Комитете по стратегическому планированию, одобрены проекты Стратегической карты и структуры Стратегии развития АО «Казпочта» на годы, утверждены Политика управления рисками, оценка эффективности деятельности Правления.

В декабре были рассмотрены проект Стратегии развития АО «Казпочта» на годы, отчет Службы по управлению рисками АО «Казпочта» о проделанной работе за 2009 год, утвержден План работ по внедрению Политики по управлению рисками АО «Казпочта» на годы.

Среди рассмотренных на заседаниях Совета директоров вопросах, на рассмотрение и утверждение Единственному акционеру в рамках его компетенции были направлены:

-  Положение о Совете директоров (одобрено решением Совета директоров от 20.02.09г., протокол №04/09, утвержден решением Правления АО «Самрук-Казына» от 22.05.09г., протокол №55/09);

-  Дивидендная политика (одобрена решением Совета директоров от 31.07.09г., протокол №10/09, по состоянию на 31.12.09г. не была утверждена решением Единственного акционера);

-  вопрос о прямом закупе услуг ТОО «Эрнст энд Янг Казахстан» по проведению аудита Годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2009 год и по проведению аудита информационных технологий и систем АО «Казпочта» (рассмотрен Советом директоров на очном заседании от 25.09.09г., протокол №15/09);

-  отчет об Оценке эффективности деятельности Правления АО «Казпочта».

АППАРАТ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ

В январе 2009 года от должности Корпоративного секретаря АО «Казпочта» была освобождена и назначена Найзабекова Акмарал Сериковна.

В Положении о Корпоративном секретаре АО «Казпочта» определены порядок назначения, задачи, функции, права, обязанности, ответственность, а также порядок образования и деятельности Аппарата Корпоративного секретаря Общества.

В 2009 году Аппарат Корпоративного секретаря был полностью укомплектован.

Найзабекова Акмарал Сериковна за время работы Корпоративным секретарем значительно улучшила уровень подготовки и проведения заседаний Совета директоров, способствовала повышению качества корпоративного управления в АО «Казпочта», регулярно проводила семинары и консультации.

Корпоративный секретарь Найзабекова Акмарал Сериковна получила Гран-при «Корпоративный секретарь Казахстана - 2009» II–го Национального конкурса, проводимого Казахстанской ассоциацией независимых директоров для выявления лучших специалистов в области корпоративного управления, обладающих профессиональным мастерством с высоким уровнем качества работы корпоративных секретарей.

КОМИТЕТЫ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

СОСТАВЫ КОМИТЕТОВ

В соответствии с Кодексом корпоративного управления АО «Казпочта», для содействия эффективному выполнению функций Совета директоров созданы Комитет по аудиту, по назначениям и по вознаграждениям, по стратегическому планированию.

В состав комитетов входят члены Совета директоров и, в случае необходимости, эксперты, которые обладают необходимыми для работы в комитете профессиональными знаниями. Сроки полномочий членов комитетов совпадают со сроками их полномочий в качестве директоров, но ежегодно могут быть пересмотрены.

По состоянию на начало 2009 года членами комитетов являлись:

№	Ф. И.О.	Совет директоров	Комитет по Аудиту	Комитет по назначениям	Комитет по вознаграждениям
1		Председатель		Член
2	Калле Тариен	Независимый директор	Член	Председатель	Председатель
3	Найджел Стейплтон	Независимый директор	Председатель	Член	Член
4		Член Совета директоров			Член
5		Эксперт	Член (эксперт без права голоса)

По состоянию на 31 декабря 2009 года в составы комитетов входили:

№	Ф. И.О.	Совет директоров	Комитет по Аудиту	Комитет по назначениям	Комитет по вознаграждениям	Комитет по стратегическому планированию
1		Председатель		Член
2	Калле Тариен	Независимый директор	Член	Председатель	Председатель	Член
3	Найджел Стейплтон	Независимый директор	Председатель	Член	Член	Член
4		Член Совета директоров			Член	Председатель
5	Питер Хауз	Эксперт				Член (эксперт без права голоса)
6		Эксперт	Член (эксперт без права голоса)

КОМИТЕТ ПО АУДИТУ

Состав Комитета по аудиту

В соответствии с Кодексом корпоративного управления Общества, а также Положением о Комитете, определение количественного состава, срока полномочий Комитета по аудиту, избрание его Председателя и членов, а также досрочное прекращение их полномочий относится к компетенции Совета директоров Общества. Состав Комитета по аудиту формируется из числа членов Совета директоров Общества и экспертов, обладающих необходимыми профессиональными знаниями для работы в Комитете по аудиту. Комитет по аудиту должен состоять как минимум из двух членов, включая независимого(ых) директора(ов). Председатель Комитета по аудиту избирается из числа независимых директоров.

Член Совета директоров Общества, не являющийся независимым, может быть избран в состав Комитета по аудиту, если Совет директоров Общества в порядке исключения решит, что членство данного лица в Комитете по аудиту необходимо в интересах Общества и его Единственного акционера. При возникновении данного назначения Совет директоров Общества должен раскрыть характер зависимости директора и обосновать решение о его принятии в Комитет по аудиту в отчете перед Единственным акционером Общества.

В составе Комитета по аудиту как минимум один из его членов должен иметь продолжительный опыт работы, соответствующий образованию в области бухгалтерского учета и подготовки финансовой отчетности и/или финансов и/или аудита.

В соответствии с решениями Совета директоров АО «Казпочта» в течение 2009 года имели место следующие изменения в составе Комитета по аудиту:

1)  Состав Комитета по аудиту включал (протокол от 4 июля 2008 года № 08/08):

Найджела Стейплтона, независимого директора, Председателя Комитета по аудиту;

Калле Тариена, независимого директора;

, директора Департамента аудита и риск-менеджмента АО «Холдинг «Самрук»;

, главного менеджера Департамента аудита и риск-менеджмента АО «Холдинг «Самрук».

При этом представители АО «Холдинг «Самрук» были избраны в качестве экспертов с правом присутствия на всех заседаниях Комитета по аудиту, участия в обсуждении рассматриваемых вопросов, выражения своего мнения по ним, без права голосования по вопросам повестки дня.

2)  в связи с прекращением трудовых отношений с директором департамента аудита и риск-менеджмента АО "Холдинг "Самрук" , его полномочия как члена Комитета по аудиту были досрочно прекращены (протокол от 15 января 2010 года № 01/09);

3)  в связи с истечением срока полномочий Совета директоров АО «Казпочта», Комитет по аудиту был избран (протокол от 01.01.01 года № 10/09) в следующем составе:

Найджел Стейплтон, Председатель, независимый директор АО "Казпочта";

Калле Тариен, член, независимый директор АО "Казпочта";

, Главный менеджер департамента аудита и контроля АО «ФНБ «Самрук-Казына», член Комитета по аудиту АО «Казпочта» (эксперт с правом совещательного голоса), имеющий опыт работы бухгалтерского учета и аудита. Является действительным членом Палаты профессиональных бухгалтеров Республики Казахстан, Сертифицированным бухгалтером-практиком САР (Certified Accountant Practitionner), проходил курсы повышения квалификации: CIA (Certified Internal Auditor), семинар HOCK international, LLC, ACCA DipIFR (rus). Academy of business Ernst & Young и т. д. Имеет опыт работы в качестве бухгалтера свыше 11 лет, в качестве специалиста по аудиту и риск-менедженту свыше 5 лет.

Деятельность Комитета в 2009 году

В 2009 году Комитетом проведено 9 заседаний: 4 заочных, 5 очных, в соответствии с повесткой дня заседаний рассмотрено 22 вопроса

Планом Комитета на 2009 год предусмотрено рассмотрение Комитетом 19 вопросов. Из плановых вопросов на Комитете было рассмотрено более 90% вопросов. В частности, не были рассмотрены вопросы в отношении премирования работников Службы внутреннего аудита АО «Казпочта» и о предварительном одобрении Годового аудиторского плана АО «Казпочта» на 2010 год. Кроме того, Комитет по аудиту рассматривал и внеплановые вопросы: о результатах ИТ-аудита, о причинах расхождений в бухгалтерском балансе АО «Казпочта» за 2008 год, о рассмотрении новых редакций внутренних документов АО «Казпочта» в области внутреннего аудита.

Все вопросы, подлежащие рассмотрению Комитетом на полугодовой и ежеквартальной основе, Комитетом в 2009 году рассмотрены в полной мере.

Финансовая отчетность

В соответствии с Положением о Комитете, Комитет в установленном порядке выполняет функции по вопросам финансовой отчетности Общества.

В этой связи, Комитетом в 2009 году были рассмотрены следующие вопросы:

1)  О предварительном одобрении проекта Учетной политики АО "Казпочта";

2)  О предварительном рассмотрении годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2008 год;

3)  О результатах проведенной работы по устранению ошибок в учете и бухгалтерских проводках, послуживших причинами возникновения отрицательных дебетовых оборотов в бухгалтерском балансе за 2008 год на сумму 1 089,5 млн. тенге;

4)  О промежуточных результатах ИТ аудита АО «Казпочта» и о предварительном рассмотрении проекта Годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2008 год;

5)  О мерах принятых по устранению несоответствий, выявленных в результате ИТ аудита АО «Казпочта»;

6)  О ходе подготовки годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2008 год и аудиторского заключения;

7)  О рассмотрении плана мероприятий АО «Казпочта» по подготовке к проведению аудита Годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2009 год.

При рассмотрении вопроса о предварительном рассмотрении годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2008 год (протокол от 01.01.01 года № 03/09) Обществом было сообщено о выявленных в ходе формирования финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2008 год расхождениях в бухгалтерском балансе, в результате чего Комитетом был дан ряд рекомендаций Совету директоров АО «Казпочта» в отношении: мер по установлению причин возникновения расхождений и устранению ошибок в бухгалтерском учете, проведения ИТ-аудита, выбора ТОО «Эрнст энд Янг» в качестве внешнего аудитора Годовой финансовой отчетности АО «Казпочта» за 2009 год, усиления систем внутреннего контроля, управления рисками и внутреннего аудита.

Управление рисками

В отношении управления рисками Комитет рассмотрел следующие вопросы:

1)  О предварительном одобрении Правил идентификации и оценки рисков АО «Казпочта»; Положения по управлению риском ликвидности АО «Казпочта»; Положения по установлению страновых лимитов АО «Казпочта»; Положения по управлению валютными рисками АО «Казпочта»; Положения по управлению процентными рисками АО «Казпочта»;

2)  О предварительном одобрении Политики по управлению рисками АО «Казпочта»;

3)  О рассмотрении отчета Службы по управлению рисками АО «Казпочта» о проделанной работе за 2009 год и Плане работ по внедрению Политики по управлению рисками АО «Казпочта» на годы.

В соответствии с рекомендациями ТОО «KPMG Tax and Advisory», Комитет проводил встречи с руководителем Службы по управлению рисками АО «Казпочта».

Внутренний аудит и внешний аудит

Внутренний аудит Общества осуществляется Службой внутреннего аудита Общества.

Комитет за отчетный период представлял рекомендации Совету директоров Общества в отношении кандидатур на должность Руководителя Службы внутреннего аудита, количественного состава и штатного расписания Службы внутреннего аудита, актуализированных внутренних документов в области внутреннего аудита. Комитет рассматривал и представлял заключения по квартальным отчетам, по Годовому аудиторскому плану на 2009 год.

Проводились встречи с Руководителем Службы внутреннего аудита в отношении укомплектования Службы внутреннего аудита.

Вопросы премирования работников Службы внутреннего аудита Общества на заседаниях Комитета в 2009 году не рассматривались.

В течение 2009 года Члены Комитета встречались с внутренними и внешними аудиторами Общества (ТОО «Эрнст энд Янг»). Внешние и внутренние аудиторы в 2009 году указывали на наличие вопросов, вызывающих особую обеспокоенность аудиторов, и требующих незамедлительного вынесения на рассмотрение Комитета и Совета директоров Общества. Комитет также был проинформирован, что руководство и сотрудники Общества обеспечивали необходимое содействие в работе аудиторов.

В целом, Комитетом положительно оценивается уровень взаимодействия, сложившийся между внутренними и внешними аудиторами Общества.

В течение 2009 года Члены Комитета неоднократно встречались с Руководителем СВА с целью обсуждения вопросов внутреннего и внешнего аудита, системы внутреннего контроля, системы управления рисками Общества и иных вопросов. По оценке Комитета, Обществом, во всех существенных аспектах, обеспечивается независимость внешних аудиторов.

КОМИТЕТ ПО НАЗНАЧЕНИЯМ

Состав Комитета по назначениям

В соответствии Положением о Комитете, определение количественного состава, срока полномочий Комитета, избрание его Председателя и членов, а также досрочное прекращение их полномочий относится к компетенции Совета директоров Общества.